«Travailler dans un environnement professionnel»: une déclaration personnelle (examen nvq business and administration)

Le but et les avantages du respect et du soutien des autres personnes au travail

L'appartenance à une équipe me fait sentir faire partie de quelque chose de plus grand que moi. Dans un environnement axé sur l'équipe, je comprends la mission et l'objectif de mon organisation, je contribue au succès global de l'organisation en travaillant avec mes confrères. Je pourrais avoir une fonction spécifique et appartenir à un département spécifique, mais même au-delà, je travaillerai avec d'autres pour contribuer aux objectifs généraux et au succès de l'organisation.

Pour travailler en équipe ou au sein d'une organisation, j'ai besoin d'apprendre à respecter les autres au travail et à soutenir les autres au travail aussi. J'ai besoin de savoir ce que fait l'organisation, quelle est la structure de l'organisation, pourquoi chaque équipe et service a été construit, ce qu'il fait et comment il y contribue. Chaque équipe et chaque individu doit comprendre où se situe son travail dans le contexte global d'une organisation.

Lorsque le travail est effectué avec un effort d'équipe, plutôt que par des individus assis seuls à accomplir des tâches, une organisation peut prospérer, car le travail sera achevé dans les délais et le budget. Afin de construire un bon travail d'équipe, les membres de l'équipe doivent communiquer entre eux et se soutenir les uns les autres. Cette connexion nous apprend à partager les buts de travail et les objectifs du plan, et aide également chacun à se développer en tant qu'individu. Lorsque nous travaillons en équipe, nous pouvons identifier les faiblesses et les forces de chacun. Cela conduit à donner et à recevoir du feedback pour améliorer son travail.

Je travaille dans un environnement de travail diversifié et je rencontre différentes personnes avec des personnalités différentes et de cultures différentes. En tant qu'organisation et en tant qu'équipe, je dois respecter et valoriser chaque individu, quelle que soit sa race, ses coutumes, ses croyances, son apparence, etc. Lorsque diverses personnes travaillent ensemble, elles rassemblent diverses compétences, talents et expériences. Cela aide l'équipe et l'organisation à fonctionner au mieux de leurs capacités.

Avant de juger qui que ce soit, je dois me mettre à leur place, afin de bien comprendre ce que ressent cette personne. De cette façon, je vais regarder les choses du point de vue de cette personne. Je pense toujours à ce que je ressentirais si j'étais dans la situation de cette personne. Je dois respecter leurs besoins, leurs valeurs culturelles et leurs différences raciales lorsque je règle les désaccords. De cette façon, je donne à la personne un sentiment d'importance et je lui montre que je me soucie de moi et que je suis là pour la soutenir de toutes les manières possibles. Je les fais se sentir valorisés en les écoutant, en soutenant leurs goûts et leurs intérêts, en valorisant leurs besoins et en respectant la confidentialité des informations là où la situation l'exige.

J'apprends aussi beaucoup des gens lorsque je travaille dans un environnement diversifié. Je demande une observation et des conseils lorsque j'ai besoin de soutien. Je comprends également l'importance de nouer des relations de travail avec des collègues et des supérieurs et j'utilise d'autres personnes comme source d'inspiration.

Maintenir la sécurité et la confidentialité au travail

La sécurité de l'information signifie la protection des informations et des systèmes d'information contre tout accès, utilisation, divulgation, perturbation, modification ou destruction non autorisés. La sécurité de l'information concerne la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données, qu'elles soient sous forme électronique, imprimée ou autre.

La confidentialité est importante pour diverses raisons. Les données relatives au recrutement et à la gestion des salariés sont automatiquement sensibles. En dehors de cela, dans mon organisation, nous traitons une énorme quantité de données confidentielles pour nos clients. Ils sont tous stockés dans les armoires et les serveurs de l'organisation. Si les données tombent entre de mauvaises mains, ces informations pourraient être utilisées à mauvais escient pour commettre des fraudes, des discriminations et d'autres violations.

Chaque organisation doit faire attention à la manière dont elle traite et respecte les données qui passent entre ses mains.

Voici les exigences légales et les meilleures pratiques:

• Loi de 1998 sur la protection des données (conçue pour protéger la collecte, la conservation et l'utilisation des données personnelles.)

• Loi de 1998 sur les droits de l’homme

• Common Law de la confidentialité

La confidentialité est le devoir de chacun. Le personnel doit toujours se sentir libre de discuter avec ses aînés ou gestionnaires de ce que cela signifie au quotidien dans la manipulation de tout matériel. De plus, tous les employés doivent savoir quelles sont les règles pour quel que soit leur secteur d'activité et connaître le processus sur leur lieu de travail pour faire face aux risques et violations présumés.

Protéger l'environnement commercial

Lorsque vous travaillez pour une organisation ou une entreprise ou tout environnement de travail, il est très important de suivre les procédures de sécurité, de sûreté et légales. Chaque organisation a ses propres informations confidentielles et il faut prendre soin de protéger ces documents du public, sinon cela entraînera des effets désastreux. La propriété doit être sécurisée avec des serrures qui ne peuvent être ouvertes que par du personnel autorisé. Dans notre organisation, nous avons des serrures sécurisées qui ne peuvent être ouvertes que par les employés de l'organisation à l'aide de leur carte magnétique. Les chambres des gérants sont sécurisées par des serrures numériques. Toutes les informations et fichiers confidentiels sont sécurisés dans des armoires qui ne sont accessibles que par les employés.

La porte principale d'entrée des bureaux est sécurisée par des serrures qui peuvent être ouvertes en glissant la carte. Lors de la gestion de l'organisation, tous les employés respectent également toutes les exigences légales relatives à l'utilisation des informations confidentielles et à la protection des données des clients. Des contrats sont également signés pour tous les services fournis et recherchés, indiquant toutes les nécessités juridiques et le résultat si le produit ou le service n'est pas satisfaisant.

Les employés travaillant dans l'organisation doivent porter leur carte d'identité personnelle, qui détaille leur nom, leur poste et le nom de l'organisation avec leur photo. De plus, tous les employés doivent s'assurer qu'aucun employé non identifié, non autorisé ou non-employé n'entre dans le bâtiment sans raison. Les visiteurs qui entrent dans le bâtiment doivent s'inscrire au registre à la réception et se déconnecter lorsqu'ils quittent les lieux. Un registre de tous les actifs - équipements de bureau, mobilier et tout élément appartenant à l'organisation est conservé dans chaque bureau, ainsi que les marques et les modèles. Chaque équipement est fourni avec des codes uniques qui sont apposés sur les équipements avec le nom et le numéro de téléphone de l'organisation. Tous les éléments qui (comme les ordinateurs portables) qui ne sont pas utilisés ou qui sont confidentiels sont enfermés en toute sécurité.

Tous les articles empruntés par les employés, comme les ordinateurs portables ou les projecteurs, etc. sont signés lors de l'emprunt et du retour. Les objets de valeur des employés doivent être enfermés en toute sécurité à tout moment. Des précautions doivent être prises pour éviter les vols après les heures d'ouverture au bureau, donc assurez-vous toujours que tous les objets de valeur et les informations confidentielles sont enfermés en toute sécurité. Tout élément manquant ou que vous pensez avoir disparu doit être signalé au responsable du bureau. Vous devez également signaler le vol et toute activité suspecte à la police et prendre les mesures juridiques nécessaires.

Les documents confidentiels ne doivent pas être simplement éliminés. Ils doivent être déchiquetés avant d'être éliminés.

Incidents impliquant la confidentialité

En matière de confidentialité et de sécurité concernant mon travail et les dossiers que je traite, je prends le plus grand soin dans la gestion des situations et des documents. Je verrouille toutes les informations et documents confidentiels relatifs aux employés et aux clients dans une armoire verrouillée. Les fichiers confidentiels enregistrés sur le disque dur sont également protégés par mot de passe, de sorte que toute personne ayant accès au lecteur partagé n'ouvre pas les documents. C'était le résultat d'un problème que j'ai rencontré l'année dernière. Le _________________ (supprimé à des fins de confidentialité) sont enregistrés dans le Drive partagé, auquel les autres collègues ont accès. Je ne les sauvegardais pas dans le dossier «Mes documents» qui est personnel, car mon responsable avait également besoin d'accéder à ces fichiers. J'ai constaté qu'un collègue avait essayé d'ouvrir les documents du dossier où tous les _____________ (supprimés à des fins de confidentialité) ont été sauvés. J'ai eu une discussion avec mon responsable à la suite de cet incident sur ce qui s'est passé, comment cela a affecté l'organisation, la confidentialité des détails des autres employés et lui ai expliqué comment cela affecterait également tous les autres membres de l'équipe. Mon responsable m'a alors demandé ce qui pouvait être fait, j'ai suggéré que nous protégions par mot de passe tous les fichiers qui étaient confidentiels. Depuis lors, tous les fichiers confidentiels, quel que soit l'endroit où ils sont enregistrés, sont protégés par mot de passe et un mot de passe est fourni uniquement à la personne concernée qui a l'autorisation d'ouvrir les fichiers.

Entretien de l'équipement

Au bureau, nous avons toujours affaire à des imprimantes, des télécopieurs et des fichiers à recycler. Les cartouches de toner et les rubans de télécopie vides peuvent provoquer des effets dangereux en raison des produits chimiques qu'ils contiennent. Cela concerne les questions de santé et de sécurité. Ils sont donc placés dans la zone où les déchets dangereux sont déposés et la société de collecte les récupère tous les mois. De plus, toutes les boîtes et couvercles dans lesquels arrivent les toners, cartouches et articles de papeterie sont jetés dans leurs bennes respectives, de manière à éviter les problèmes de santé et de sécurité.

Je m'assure également que tous les équipements, comme l'imprimante, le télécopieur et les ordinateurs, sont en bon état de fonctionnement. S'il y a des problèmes informatiques, j'enregistre un appel avec le service d'assistance informatique et je suis à l'affût des retards en citant le numéro de référence du dossier.

Annexe: «Données de rapport»

Cette réponse particulière ci-dessous a été ajoutée ici, car il y avait des demandes de deux candidats. Ceci n'est en aucun cas lié à la déclaration personnelle ci-dessus.

Livingsta

Décrivez les moyens de rapporter les données afin

a) Il répond aux buts et objectifs convenus

b) Est précis et sans biais

Les données sont un groupe d'informations qui sont utilisées à des fins diverses telles que l'analyse, les évaluations et pour arriver à certains résultats ou conclusions. La déclaration de données est un processus où les données sont extraites d'une source ou de nombreuses sources, puis converties dans un format pouvant être utilisé à des fins. Il est généralement présenté sous forme de rapport dans des tableaux ou des graphiques ou des statistiques ou des graphiques ou sur des feuilles de calcul, etc. Ces données peuvent être utilisées pour prendre des décisions importantes au sein de l'organisation ou avec des organisations externes. Le rapport de données doit donc être produit de manière à répondre aux buts et objectifs de l'exigence et doit également être précis et exempt de biais car la qualité des données est très importante.

Les moyens de rendre compte des données afin qu'elles répondent aux buts et objectifs convenus sont:

• Assurez-vous toujours que les données que vous collectez servent le but du rapport que vous allez préparer.
• Vérifiez que le rapport est dans le style et le format convenus et qu'il peut être facilement compris par les personnes impliquées.
• Vérifiez si l'exigence est un rapport détaillé ou résumé et préparez le rapport en conséquence.
• Gardez le langage aussi simple que possible si le rapport doit être distribué à un large public; encore une fois, cela dépend de l'objectif du rapport et de ce que vous essayez d'accomplir ou de signaler.
• Vérifiez que le rapport a une structure convenue / acceptable et que son contenu est conforme aux buts et objectifs de l'organisation. En bref, il doit avoir une structure logique, des idées claires et être bien organisé.
• Organisez les données clairement et proprement dans différentes sections avec des notes ou des explications si nécessaire.
• Il est préférable de ne pas nommer ni étiqueter les personnes dans le rapport.
• La partie conclusion doit être claire avec les résultats de votre recherche ou analyse.
• Incluez des recommandations, le cas échéant.
• Il est toujours bon de résumer au début le sujet du rapport, son objectif et ce qui est discuté. Vous pouvez également inclure la raison pour laquelle ce rapport a été créé. Vous pouvez mentionner ses limites, le cas échéant, et suggérer des domaines à améliorer.

Les moyens de rendre compte des données afin qu'elles soient exactes et exemptes de biais sont:

• Ne faites jamais d'hypothèses sur les données ou les conclusions car cela peut constituer une menace pour le fonctionnement de l'organisation.
• Vérifiez la grammaire, l'orthographe et l'exactitude des chiffres impliqués car ces rapports représentent la qualité de l'organisation. S'il y a des calculs impliqués, vérifiez-les deux fois pour voir s'il y a des erreurs. Il est toujours préférable de passer par une autre personne ou deux pour une révision, afin d'éviter toute erreur de grammaire ou numérique.
• Ne disposez d'aucune information répétitive ou non pertinente.
• Vous devez être très précis dans votre rapport, en utilisant des mots et des chiffres précis et clairs, afin que votre rapport ne soit pas biaisé.