Comment déléguer efficacement au travail

Êtes-vous en train de vous noyer dans une mer de paperasse?

À la fin de chaque journée de travail, avez-vous peur du nombre de choses qui n'ont pas encore été rayées de votre liste de choses à faire?

Vous sentez-vous dépassé par tous les engagements que vous avez pris envers les autres?

En même temps, alors que vous êtes stressé par tout ce que vous avez à faire, vous sentez-vous anxieux de laisser d'autres personnes intervenir pour vous aider?

Si cela vous ressemble, alors il est temps d'apprendre l'art de la délégation efficace.

Le travail s'accumule-t-il sur votre bureau? C'est un signe que vous devez commencer à prioriser votre temps et à déléguer davantage de travail à votre personnel.

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La délégation est cruciale

Si vous occupez un poste de direction au travail, vous devez apprendre à déléguer des tâches au personnel de manière juste et efficace, sinon vous serez celui qui sera débordé et commencera à sous-performer.

La raison la plus courante pour laquelle les gens ne délèguent pas plus de travail à d'autres personnes, même lorsqu'ils sont enterrés sous une montagne de paperasse, est la peur de lâcher prise. Déléguer une tâche à un employé, un ami ou un membre de la famille signifie que vous devez abandonner votre besoin de contrôler le résultat.

Quelle est la définition de déléguer?

Selon divers dictionnaires, le verbe déléguer signifie envoyer ou désigner comme député ou représentant; s'engager (pouvoirs, fonctions, etc.) envers un autre; pour transférer le pouvoir à quelqu'un ou pour attribuer une autorité. Avec des définitions comme celle-ci, est-il étonnant que certaines personnes aient peur de déléguer du travail à d'autres personnes, même lorsqu'elles sont débordées?

Une délégation efficace, cependant, ne consiste pas vraiment à céder le contrôle ou à abandonner le rôle de leadership. Il s'agit de choisir les bonnes personnes pour faire le bon travail afin que chacun atteigne des objectifs communs.

Comment décidez-vous quelles tâches doivent être attribuées à quelqu'un d'autre et lesquelles doivent être conservées dans votre folio de travail? Lorsque vous choisissez des projets que vous avez besoin de quelqu'un pour réaliser en votre nom, rappelez-vous que le leadership ne consiste pas à décharger des projets ennuyeux que vous ne voulez pas faire. Les gens qui se renvoient la balle comme ça ont tendance à gérer par autorité, plutôt que de montrer l'exemple. Si vous distribuez des emplois que vous ne toucheriez pas avec un poteau de dix pieds, votre personnel le saura. Une délégation efficace consiste à savoir quelles sont vos priorités de travail - et non vos préférences - et à décider ensuite où votre temps et votre énergie sont les plus nécessaires. Voici quelques exemples de tâches à déléguer:

• Fermez les emplois qui vous privent du temps et des ressources dont vous avez besoin pour résoudre des problèmes plus importants.
• Déléguez des projets pour lesquels vous n'êtes pas doué. Le vrai leadership ne signifie pas que vous devez être un expert en tout. Être un leader consiste à déterminer qui sont les experts parmi vous, puis à les recruter pour vous aider à faire le travail. Pourquoi passer 8 heures à bricoler un programme de conception graphique alors qu'il y a quelqu'un dans votre département qui connaît le logiciel de conception à fond et peut faire le travail en 1 / 10ème du temps?
• Ne vous accrochez pas à des tâches qui ne vous mettent pas au défi de travailler plus dur, plus intelligemment et plus efficacement. Faites attention à ces «projets de création de travail» qui peuvent vous inciter à vous sentir occupé sans réellement vous faire avancer.

Les leaders efficaces savent que la délégation de tâches est une compétence essentielle en matière de gestion du temps.

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Comment déléguer du travail à d'autres personnes peut-il améliorer vos chances d'être promu?

Attribuer du travail à d'autres personnes vous donne la possibilité de concentrer vos efforts sur des projets qui mettent en valeur vos talents naturels.

• Donnez à votre personnel des tâches qui les mettront au défi et leur donneront l'impression d'apporter une contribution significative à l'entreprise. (Parce qu'ils sont!)
• Toujours, toujours, toujours reconnaître et accorder le crédit nécessaire aux personnes qui ont accompli les tâches qui leur ont été assignées. Ne vous attribuez jamais le mérite du travail de quelqu'un d'autre, même si vous êtes un chef de projet. Le moyen le plus rapide de saper votre capacité à diriger les autres est de ne pas toujours remercier et reconnaître les efforts des autres.
• Comprenez la description de poste de la personne à qui vous demandez de vous aider. Avez-vous le pouvoir de demander leur aide ou font-ils rapport à quelqu'un d'autre? Sachez que la personne à qui vous demandez de vous aider peut avoir à dire non parce qu'elle relève de quelqu'un d'autre. Essayez de garder les voies de communication ouvertes avec toutes les parties concernées par votre demande. Ne mettez pas les gens dans une situation difficile et ne les menacez pas de "Très bien, je vais parler à votre patron et il vous le fera faire!"

Vous n'êtes pas le seul à gagner lorsque vous déléguez des tâches à votre personnel.

Vos employés y gagnent également car ils ont la possibilité de développer leurs propres compétences. Lorsqu'un membre du personnel aborde avec succès un projet difficile, sa confiance en soi augmente. En donnant à votre personnel des projets stimulants, vous dites à votre personnel: «Je crois en vous. Je sais que tu peux faire ça! Déléguer peut être une merveilleuse façon d'exprimer votre confiance en vos employés. Confier à un employé une tâche qui est si facile à faire qu'un singe pourrait la faire a l'effet inverse. Il dit: «Je ne pense pas que vous soyez capable d'autre chose que du travail subalterne.» Déléguer des tâches à un groupe de personnes dans le cadre d'un projet d'équipe est également un excellent moyen d'encourager les sentiments de connexion, de responsabilité partagée et d'inclusion sur le lieu de travail.

© 2016 Sally Hayes