Structure de répartition du travail (WBS) et liste des activités pour la réussite du projet

WBS et liste d'activités: y a-t-il une différence?

De nombreux chefs de projet ne connaissent pas la différence entre une structure de répartition du travail (WBS) et une liste d'activités. Sur les petits projets, la différence n'a pas beaucoup d'importance. Mais, à mesure que les choses se compliquent, il est crucial de comprendre la différence et de faire du bon travail en créant chacune d'elles.

WBS et liste d'activités: quelle est la différence?

De nombreux chefs de projet utilisent les termes Structure de répartition du travail (WBS) et Liste d'activités de manière interchangeable. Cela convient aux petits projets simples. Mais cela peut nous causer beaucoup de problèmes car nous devenons responsables de projets plus importants et plus complexes, en particulier ceux qui impliquent des équipes dotées de compétences particulières ou qui font appel à des sous-traitants.

Voici la façon déroutante de le dire:

• Un WBS est une liste de ce que nous faisons.
• Une liste d'activités est une liste de ce que nous faisons.

Pensez de cette façon, et ils sonnent à peu près les mêmes… et vous vous dirigez vers des ennuis.

Alors pensons-y différemment.

• Un WBS est une liste des composants du livrable.
• Une liste d'activités est une liste des activités que nous entreprendrons pendant le projet.

Maintenant, ils sonnent bien différents. Nous avons besoin des deux, et le bon ordre est le suivant: Créez d'abord la structure de répartition du travail, puis faites la liste d'activités en second.

Dans quelle mesure est-il important de séparer l'OTP de la liste d'activités?

Une fois, j'ai redressé un projet de 10 millions de dollars qui avait déjà gaspillé 600 000 dollars et qui n'allait nulle part pendant six mois. Ils n'avaient pas fait une liste d'activités distincte de leur WBS, et tout le monde faisait le mauvais travail. J'ai travaillé avec l'équipe pendant seulement deux semaines, et nous avons tout réglé. Une fois que les membres de l'équipe ont réfléchi à leur propre travail et créé leurs propres listes d'activités, tout est devenu clair et net, et le projet était de nouveau sur la bonne voie.

Pensez à un menu du dîner…

Imaginez que vous êtes un traiteur et que vous établissez une liste d'articles qui seront servis lors d'un dîner organisé à l'avance sans commande spéciale. Vous pourriez avoir une liste comme celle-ci:

• Bisque de fruits de mer
• salade César
• Poulet Marsala
• Mélange de légumes sautés
• Pâtes
• tiramisu

Charmant! Et ce que vous voyez ci-dessus est la structure de répartition du travail (WBS) de ce dîner. La liste des activités ressemblerait à ceci:

• le plan d'achat - dans quels magasins aller et quoi acheter dans chaque magasin
• les recettes de chaque article, avec les instructions de cuisson
• le travail de placage, de service et de nettoyage par la suite

Un WBS répertorie les éléments; une liste d'activités décrit les processus.

Quand faisons-nous la WBS et la liste d'activités?

La création de la structure de répartition du travail et de la liste des activités est un tournant dans la planification de projet. Le WBS est créé comme le plus fin niveau de détail de la portée du projet défini, après une élaboration progressive. Il termine notre travail sur la planification de la portée et nous prépare à planifier les huit autres domaines de la gestion de projet, y compris le temps. Et la première étape de l'estimation détaillée du temps et des coûts est la création de la liste d'activités. La liste d'activités doit être préparée afin que nous puissions créer notre diagramme PERT.

Un bon WBS facilite la transition de la planification de la portée à la planification du temps. Une fois que nous savons clairement ce que nous faisons, il est facile de planifier comment nous allons le faire.

Qui fait la WBS et la liste d'activités?

Entre le WBS et la liste d'activités, il y a un grand changement dans la personne qui travaille sur le projet. La création d'un WBS nécessite beaucoup de commentaires des clients. La communication client est réalisée ou coordonnée par le chef de projet. Et le travail de construction du WBS est effectué principalement par le chef de projet ou par des concepteurs qui savent comment susciter les exigences des clients.

En revanche, la liste des activités est mieux préparée par les travailleurs qui effectueront le travail. S'ils décrivent comment ils feront leur propre travail, alors la liste d'activités est plus précise. Plus important encore, guidée par le chef de projet, l'équipe peut trouver des moyens très efficaces de travailler rapidement et d'éviter les problèmes. Les équipes qui planifient leur propre travail et qui sont autogérées créent de superbes choses à faible coût. Lorsque les membres de l'équipe préparent la liste des activités, ils deviennent très motivés et concentrés, de sorte que le projet est en voie de réussir.

En construction, le WBS est réalisé par l'architecte ou un architecte designer de son équipe. Ensuite, l'entrepreneur général vérifiera et modifiera la WBS, et, en collaboration avec les contremaîtres de construction réels, élaborera la liste des activités.

En programmation informatique de nos jours, nous avons souvent des programmeurs-analystes qui font à la fois la conception et le développement d'applications. Dans ce cas, la personne qui effectue le travail ne change pas. Mais le rôle change. Si vous faites ce type de travail - et je le fais - c'est une bonne idée de vous imaginer en train de changer de chapeau. Mettez un chapeau pour écouter les clients et faire du design, et un chapeau différent pour être seul et planifier les activités de votre travail.

Mon étagère utilitaire

L'ensemble des étagères utilitaires que j'ai construites à l'aide du WBS et de l'une des listes d'activités de cet article.

Sid Kemp

Une étude de cas: construire une étagère utilitaire

Cette étude de cas devrait faire la différence entre une structure de répartition du travail (WBS) et une liste d'activités complètement claire.

J'ai construit un ensemble d'étagères utilitaires dans ma buanderie. Il y a trois étagères sur un mur, chacune de 3 pieds de long. Voici le WBS:

Structure de répartition du travail des étagères utilitaires

3 étagères en bois, 3 'x 8 "x 3/4"

6 entretoises, 9 "de long, deux pour tenir chaque étagère

2 supports muraux ajustables pour maintenir les entretoises

6 vis pour boulonner les étagères au mur

6 ancrages pour maintenir les vis dans le mur

La photo de gauche vous montre à quoi ressemblent les étagères, d'ailleurs.

Trois listes d'activités possibles pour un projet

Pour vous montrer à quel point une liste d'activités est différente d'un WBS, je vais créer trois listes d'activités différentes , chacune utilisant le même WBS pour créer le même ensemble d'étagères:

• La liste de bricolage (faites-le vous-même) peut être faite par une personne ayant des compétences en menuiserie.
• L'amateur de réparation à domicile le fait lui-même, mais ne fait pas de menuiserie.
• La solution de location d'un professionnel est bien différente!

Liste d'activités n ° 1: L'approche à faire soi-même (bricolage)

1. Achetez des ancres, des vis, des supports muraux et des entretoises.
2. Achetez deux planches d'étagères en pin de 8 'x 8 "x 3/4" et teinture de noyer
3. Découpez trois tablettes de 3 pi des planches.
4. Tachez les planches et laissez-les sécher.
5. Mesurez les emplacements dans le mur pour les supports muraux.
6. Marquez les emplacements des trous de vis.
7. Vérifiez les emplacements des trous de vis avec un niveau.
8. Percez 6 trous et placez 6 ancrages dans les murs.
9. Montez 2 supports muraux réglables avec 6 vis, vis sans serrer.
10. Serrez toutes les vis.
11. Fixez les accolades aux supports muraux.
12. Vérifiez les accolades avec un niveau.
13. Placez les étagères sur des accolades.
14. Nettoyer.

Liste d'activités n ° 2: L'approche des amateurs de réparation à domicile

1. Achetez tous les articles de la liste des tâches, y compris les étagères prédécoupées et pré-teintées.
2. Mesurez les emplacements dans le mur pour les supports muraux.
3. Marquez les emplacements des trous de vis.
4. Vérifiez les emplacements des trous de vis avec un niveau.
5. Percez 6 trous et placez 6 ancrages dans les murs.
6. Montez 2 supports muraux réglables avec 6 vis, vis sans serrer.
7. Serrez toutes les vis.
8. Fixez les accolades aux supports muraux.
9. Vérifiez les accolades avec un niveau.
10. Placez les étagères sur des accolades.
11. Nettoyer.

Liste d'activités n ° 3: Embaucher une solution professionnelle

1. Achetez tous les articles de la liste des tâches, y compris les étagères prédécoupées et pré-teintées.
2. Engagez un bricoleur pour installer les étagères et nettoyer après lui.
3. Payez le bricoleur.

Trois listes d'activités différentes pour un WBS

Comme le dit le vieil adage, il y a plus d'une façon d'écorcher un chat. Vous voyez ci-dessus trois façons différentes de faire le même projet; trois listes d'activités différentes. Et vous pouvez voir que chacun aurait un calendrier différent et un budget différent, aussi bien.

WBS et liste d'activités

Gardez votre WBS et votre liste d'activités droites

Donc, la leçon est la suivante: Gardez votre WBS et votre liste d'activités séparés, et gardez-les droits.

Sur un petit projet, surtout si vous faites tout le travail, vous pouvez les exécuter ensemble.

Mais sur un projet avec une équipe, ou un projet où il pourrait y avoir différentes approches à considérer, faites d'abord l'OTP, puis établissez la liste des activités. Et si vous le pouvez, demandez à l'équipe de créer sa propre liste d'activités.