Pourquoi il est important de mettre à jour les descriptions de poste

Il est important de mettre à jour régulièrement les descriptions de poste pour donner un reflet fidèle du travail effectué.

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Les descriptions de poste sont des outils efficaces que les employeurs peuvent avoir sur leur lieu de travail. En tant que résumé des tâches et des tâches assignées à un poste, les descriptions de poste peuvent être utiles à un employeur pour diverses raisons: pour recruter de nouveaux employés, pour effectuer des évaluations de rendement, pour enquêter sur les plaintes en milieu de travail et pour comprendre l'essentiel fonctions de l'emploi en ce qui concerne l'ADA.

Des descriptions de poste régulièrement mises à jour et précises peuvent être particulièrement importantes pour l'attribution des tâches, car elles se rapportent à l'atteinte des buts et objectifs de l'organisation. Ce sont des outils très utiles qui aident les superviseurs et les employés qui effectuent les travaux.

Pour créer correctement une description de poste, il faut inclure plusieurs éléments du poste.

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Qu'est-ce qu'une description de poste?

Il est utile de connaître la définition d'une description de poste afin de comprendre son rôle sur le lieu de travail. Les descriptions de poste sont créées après une analyse de poste. Cette analyse examine les fonctions essentielles du poste et les exigences minimales nécessaires pour exécuter avec succès les fonctions assignées. La liste des spécifications ou «description» est ce qui devient la description de poste. Le système d'apprentissage SHRM (Module 2, Workforce Planning and Employment 2006) définit une description de poste comme résumant les caractéristiques importantes d'un emploi, notamment:

Les gens de la Society for Human Resource Management (SHRM) reconnaissent l'importance d'une représentation précise des emplois grâce à des descriptions de travail efficaces sur le lieu de travail. Pour plus d'informations sur les descriptions de poste et d'autres questions relatives aux ressources humaines, on peut consulter le site Web de SHRM, www.shrm.org.

Tous les emplois, y compris temporaires, devraient avoir des descriptions de travail mises à jour pour fournir une description précise du travail.

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Pourquoi les gestionnaires devraient-ils régulièrement mettre à jour les descriptions de poste?

Les gestionnaires sont souvent chargés d'examiner et de modifier les descriptions de travail pour s'assurer qu'ils décrivent correctement le travail. Il existe plusieurs raisons de mettre à jour les descriptions de poste. Considérer ce qui suit:

1. Recrutement et embauche

Lorsqu'un poste est vacant sur le lieu de travail, le superviseur doit prendre des mesures pour trouver un remplaçant pour combler le vide. L'une des premières étapes du processus de recrutement consiste à sortir la description de poste la plus récente pour passer en revue les exigences minimales et les fonctions essentielles du poste à pourvoir.

Comme les buts et objectifs sont affectés par les changements dans les plans stratégiques globaux d'une organisation, les superviseurs découvriront que les descriptions de poste ne décrivent parfois plus vraiment le poste à pourvoir. Le changement de priorités dû à un personnel limité et / ou à des changements dans la structure organisationnelle du lieu de travail entraînera souvent un changement dans ce qui doit vraiment être accompli par le travail. Une fois que la description de poste est mise à jour pour refléter le travail à faire, l'employeur sera prêt à afficher le poste vacant pour que les candidats postulent.

En outre, certains employeurs affichent la description de poste sur leur site Web pour que les candidats les examinent avant de remplir la demande d'emploi en ligne. Lorsque les demandeurs d'emploi ont accès à la description de poste, ils peuvent mieux comprendre si leurs compétences correspondent à celles du poste affiché. L'employeur et l'employé peuvent éviter beaucoup de temps perdu lorsque la description de poste est affichée ou mise à la disposition des demandeurs d'emploi intéressés par le poste affiché.

2. Orientation des nouveaux employés

Les nouveaux employés devraient recevoir une copie de leur description de travail dès leur premier jour de travail. Lors de l'orientation des nouveaux employés, par exemple, les nouveaux employés reçoivent beaucoup de documents sur les politiques de l'employeur, les informations sur le chèque de paie, les avantages pour la santé et / ou d'autres avantages accordés aux employés à temps plein. En même temps qu'ils reçoivent ces informations, ils peuvent également obtenir une copie de leur description de poste.

Encore une fois, cette description de poste devrait être mise à jour pour donner au nouvel employé une description précise du travail pour lequel il a été embauché. Un nouvel employé deviendra facilement désenchanté par le nouvel emploi lorsque l'emploi pour lequel il pensait postuler est très différent de ce qui était affiché sur le site Web. Les employeurs peuvent perdre de bons employés qui choisissent de ne pas rester avec leur nouvel employeur pour cette raison.

Il est également conseillé de faire signer la description de poste par l'employé afin qu'une copie signée puisse être placée dans le dossier du personnel. La copie signée indiquera simplement que la personne a reçu une copie de la description de poste décrivant le travail pour lequel elle a été embauchée.

3. Hébergement ADA

Afin de déterminer si des aménagements raisonnables peuvent être apportés à un employé ou à un demandeur d'emploi handicapé, l'organisation doit revoir la description de poste de l'emploi. Les tribunaux jugeront probablement défavorables un employeur qui rédige une description de poste après qu'un employé a fait une demande d'accommodement. Les adaptations ne peuvent être effectuées que lorsqu'une description de poste mise à jour existe pour le poste.

4. Plaintes des employés

Les employés qui viennent aux Ressources humaines ou à leurs supérieurs directs pour se plaindre d'un aspect de leur travail, auront souvent intérêt à consulter leurs descriptions de travail. La description de poste énumère la fonction essentielle du poste qui est souvent en litige pour l'employé qui estime qu'on lui demande d'accomplir des tâches bien en dehors de sa description de poste.

Alors que de nombreux employeurs ont une ligne dans la description de poste pour «toutes les autres tâches assignées», les superviseurs ne doivent pas confier aux employés un travail qui est bien en dehors de leur description de travail. Un tel libellé est inclus pour donner une certaine souplesse à l'employeur lorsqu'il peut y avoir du travail temporaire ou en dehors des responsabilités normales. Lorsque les employés se voient régulièrement confier ces tâches, il y aura éventuellement un employé mécontent ou mécontent qui se sentira mal traité.

5. Problèmes de rémunération

Les professionnels de la rémunération évaluent les descriptions de travail pour déterminer les salaires qui devraient être payés pour l'exécution d'un travail. La détermination des salaires pour un emploi est une autre raison cruciale pour laquelle les descriptions de poste sont exactes et à jour. Puisqu'il n'est pas inhabituel d'avoir des changements importants sur le lieu de travail, la direction devrait revoir et / ou mettre à jour les descriptions de travail chaque année ou au besoin.

De plus, les employés peuvent contester les employeurs s'ils estiment qu'ils sont sous-payés pour un travail qui ne relève pas de leur description de travail qu'ils exécutent régulièrement. Ce problème peut être particulièrement gênant s'il existe des politiques dans un langage de contrat syndical qui dicte comment un employé doit être payé pour le travail supplémentaire effectué.

6. Frais EEOC

Lorsqu'un employeur reçoit une accusation de discrimination d'un employé ou d'un ancien employé par le biais du système de plainte de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC), la direction est chargée d'enquêter sur la réclamation et de fournir une réponse écrite aux détails de l'accusation. Souvent, la documentation fournie comprendra des descriptions de poste. Cette description de poste qui est extraite du dossier personnel de l'employé ou de l'affichage fournira une bonne description des tâches et des exigences du poste à l'enquêteur de l'EEOC.

7. Évaluations des performances

Lorsque les superviseurs se préparent à effectuer une évaluation du rendement d'un employé, il est utile de revoir la description de poste du poste pour remplir les divers facteurs de cotation sur le formulaire d'évaluation. Il fournira une structure à partir de laquelle évaluer le rendement en ce qui concerne les diverses tâches et responsabilités du poste.

Des descriptions de tâches précises sont importantes

Les descriptions de poste doivent être exactes pour répondre aux besoins des responsabilités professionnelles énumérées ci-dessus. Bien qu'ils ne soient pas censés être si détaillés dans le nombre exact de tâches effectuées ou dans tous les scénarios possibles auxquels un employé peut être confronté dans son travail, ils devraient inclure la portée générale et le niveau du travail à effectuer.

Les superviseurs devraient revoir régulièrement les descriptions de poste pour s'assurer qu'elles donnent une bonne idée des responsabilités du poste. Les activités liées à l'emploi telles que le roulement du personnel, les plaintes des employés et d'autres problèmes liés aux employés mettent souvent ce point au premier plan pour la direction.

Faire des descriptions de poste une priorité sur le lieu de travail

Les descriptions de poste sont des documents importants à conserver sur le lieu de travail. Comme mentionné ci-dessus, les descriptions de poste peuvent être utilisées dans de nombreux travaux de ressources humaines qui se produisent régulièrement ou dans des activités moins fréquentes (charges EEOC, évaluations annuelles des performances, etc.). Les informations contenues dans le dossier sont utilisées comme moyen de tenue de registres.

Comme tout autre document, une description de poste doit être conservée dans le dossier pendant les moments où elle doit être utilisée à certaines fins sur le lieu de travail. Lorsque leur importance n'est pas reconnue et qu'ils ne sont pas utilisés efficacement pour refléter les emplois qu'ils décrivent, les employeurs sont confrontés à une variété de problèmes inutiles.