Ce qu'il faut inclure dans un rapport hebdomadaire sur l'état du projet

introduction

Écrire des mises à jour hebdomadaires de l'état d'un projet peut sembler une corvée, mais c'est un outil essentiel qui aide les chefs de projet à garder un projet sur la bonne voie. Les rapports hebdomadaires sur l'état d'avancement du projet tiennent la haute direction et l'équipe de projet au courant de l'état du projet, vous donnent un forum pour mettre les risques et les problèmes devant tout le monde et vous donnent un autre moyen de continuer à pousser les dates limites devant tout le monde pour assurez-vous que les gens restent concentrés sur eux. Cet article décrit les éléments critiques que vous devez inclure dans chaque rapport hebdomadaire sur l'état du projet.

Un simple indicateur de feu vert, jaune ou rouge peut communiquer très rapidement sur l'état d'un projet.

Département d'État américain

État des feux stop

Un état des feux de signalisation est un indicateur vert, jaune ou rouge. Le vert indique que le projet respecte le calendrier et qu'il n'y a aucun problème. Le jaune indique qu'il existe des risques imminents qui, s'ils ne sont pas résolus, auront un impact certain sur le calendrier du projet ou sur le budget du projet. Le rouge indique que le projet connaît des problèmes importants et qu'un impact sur la portée, le calendrier ou le budget est inévitable. Après avoir traité un projet qui est dans un état rouge, vous devrez recalibrer le projet, auquel moment vous pouvez le déplacer hors de l'état de feu rouge.

Mise à jour du statut

La section de mise à jour de l'état est un bref résumé écrit indiquant la situation actuelle du projet. Idéalement, cela devrait être limité à quelques phrases qui frappent les notes aiguës. En règle générale, cela indiquera où l'équipe en est en ce qui concerne l'atteinte de la prochaine étape du projet. Sinon, si le projet connaît actuellement un revers majeur, c'est un bon endroit pour le signaler afin qu'il soit mis sur le radar des hauts dirigeants. De plus, si votre projet comporte plusieurs phases, incluez une brève mise à jour du statut associée au statut de chaque phase ou à un élément clé du projet.

Inclure les jalons du projet et leurs dates associées donne à chacun des cases de haut niveau à cocher pour s'assurer qu'un projet est sur la bonne voie.

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Calendrier des jalons

Les jalons sont les dates importantes qu'il est essentiel que l'équipe de projet atteigne pendant le développement du projet. Par exemple, un jalon peut être une démonstration de ce sur quoi vous travaillez pour les investisseurs ou les principales parties prenantes ou la date prévue d'achèvement. Vous devez appeler les dates d'étape sur votre rapport hebdomadaire sur l'état de votre projet pour vous assurer que les parties prenantes clés du projet et l'équipe de projet ne les perdent pas de vue.

Travaux en cours et à venir

Incluez une section dans votre mise à jour hebdomadaire de l'état du projet qui résume les travaux sur lesquels les membres de l'équipe de projet travaillent actuellement et le travail sur lequel ils passeront ensuite. Vous devriez être en mesure de glaner ces informations à partir d'une combinaison du calendrier du projet et de la structure de répartition du travail. Cela permet également de garder le chef de projet sous contrôle, car cela l'oblige à contacter tout le monde pour valider ce sur quoi il travaille et les tâches auxquelles il va passer ensuite. Cela donne également aux membres de l'équipe de projet un autre moyen de présenter les problèmes qu'ils rencontrent ou les risques qui se profilent à l'horizon.

Risques et problèmes

Les dernières sections, mais toujours essentielles, que vous devez inclure dans un rapport hebdomadaire sur l'état du projet concernent les risques et les problèmes. La section appelant les risques doit indiquer clairement tous les risques potentiels pour le projet que vous voyez à l'horizon et le plan dont vous disposez pour atténuer ces risques au cas où ils deviendraient des problèmes. Ce n'est pas une science exacte, et il n'y a aucun moyen de se préparer à tout, mais vous voulez vous assurer que vous avez identifié tout ce que vous pouvez et que vous avez une idée approximative de la façon dont vous le contrôleriez au cas où cela deviendrait un problème. La section des problèmes doit énumérer tous les problèmes actuellement rencontrés dans le cadre du projet et les mesures prises pour les résoudre.