Étiquette de messagerie de bureau pour les gestionnaires

L'envoi d'un e-mail à un employé depuis chez lui, tard dans la nuit ne doit être effectué qu'en cas d'extrême urgence. La plupart du temps, vous feriez mieux de dormir dessus et de composer votre courrier électronique au travail le lendemain, lorsque votre esprit est clair.

Quoi de mieux: e-mail ou communication en face à face?

Les gestionnaires comptent souvent sur le courrier électronique pour communiquer rapidement des informations importantes à leur personnel. Mais s'ils ne sont pas utilisés avec prudence, les gestionnaires qui comptent trop sur le courrier électronique alors qu'ils devraient avoir des conversations en face à face avec leurs employés peuvent faire plus de mal que de bien. Suivez ces conseils simples pour éviter les pièges courants des courriels qui sapent votre autorité et aliénent votre personnel.

7 erreurs courantes commises par les gestionnaires de courrier électronique

Dans la plupart des bureaux, le courrier électronique est la principale méthode de communication entre les bureaux lorsque les réunions en face à face ne sont pas possibles. Cela dit, il existe des situations où l'utilisation de communications par courrier électronique entre un gestionnaire et un subordonné est inappropriée.

Voici quelques erreurs courantes de messagerie à éviter si vous souhaitez conserver de bonnes relations avec vos employés.

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1. N'utilisez pas le courrier électronique pour éviter quelqu'un.

N'utilisez jamais le courrier électronique pour des actions disciplinaires, des évaluations de performances ou d'autres problèmes sensibles. La communication de mauvaises nouvelles par e-mail sape votre crédibilité en tant que leader. Vous voulez que le personnel sache que vous pouvez compter sur vous pour régler les problèmes difficiles en personne. Donnez à vos employés le respect qu'ils méritent, même lorsque vous les disciplinez, et organisez une réunion en personne.

En tant que manager, si vous recevez un e-mail déroutant de votre subordonné, au lieu de réagir en envoyant un autre e-mail, décrochez le téléphone ou l'interphone et demandez à votre subordonné de clarifier son e-mail en personne. Si la messagerie électronique ne répond pas à vos objectifs de communication, en tant que gestionnaire, il est de votre responsabilité d'arrêter le cycle des courriels circulaires et de commencer à communiquer clairement.

Avant d'envoyer un e-mail à votre collègue à deux bureaux, demandez-vous si une conversation en face à face serait plus appropriée.

2. Ne sous-estimez pas la permanence du courrier électronique.

N'oubliez pas que tout ce que vous écrivez dans un e-mail devient un enregistrement permanent de votre communication, avec une date et une heure. Tout ce que vous écrivez dans un e-mail peut être utilisé au tribunal pour des poursuites pour congédiement injustifié. Les e-mails sont beaucoup plus faciles à extraire, imprimer et / ou transférer à l'extérieur du bureau que les mémos papier traditionnels.

Si vous êtes bouleversé, faites une pause et calmez-vous avant d'envoyer un e-mail à un membre du personnel. Une fois qu'un e-mail en colère a été envoyé, il ne peut pas être repris, alors choisissez soigneusement vos mots.

3. N'utilisez pas de langage agressif passif dans un e-mail.

Si vous sentez que vous réagissez fortement à un e-mail, à un appel téléphonique ou à une discussion lors d'une réunion récente, restez assis avec vos sentiments pendant quelques minutes. Ensuite, décidez si l'écriture et l'envoi d'un e-mail sont la réponse la plus appropriée. (Lorsque les émotions sont chargées, ce n'est généralement pas le cas.)

Lorsque vous devez répondre à une situation difficile par e-mail, observez le ton que vous utilisez. Traitez vos communications par courrier électronique comme vous le feriez avec un mémo. Évitez à tout prix le langage enflammé, passif-agressif et le sarcasme, à moins que vous ne vouliez sérieusement démoraliser votre personnel et créer des barrières de communication insurmontables plus tard.

Afin d'éviter d'utiliser un langage passif agressif dans votre courrier électronique et d'améliorer la réceptivité après l'envoi de votre message, exprimez clairement vos sentiments, de la manière la plus positive possible, dès le début du message. Les gestionnaires efficaces savent que le renforcement positif est tout aussi important que la critique constructive. Mais si ce renforcement positif est trop vague ou enfoui au bas du message électronique, votre employé risque de ne pas «l'entendre».

4. N'incluez pas (CC) trop de personnes.

N'invitez pas d'autres personnes à participer à une conversation par e-mail sans demander au préalable la permission des participants d'origine. Si vous avez une conversation par e-mail avec un autre membre du personnel mais quelque part dans le fil de discussion en cours, vous pensez qu'une autre personne pourrait avoir besoin d'être impliquée, avant de simplement les CC, informez la personne avec laquelle vous avez communiqué auparavant. vous envoyez le message. Assurez-vous d'expliquer pourquoi vous voulez inviter cette personne amenée à participer à la discussion et soyez clair sur ce que vous avez l'intention de dire. Par exemple, vous pourriez écrire quelque chose comme: "Je pense vraiment que Jane pourrait nous aider à trouver des solutions au problème X. Elle travaille dans le département XYZ depuis 10 ans maintenant et j'aimerais avoir ses idées.Puis-je lui transmettre une copie de ce fil de discussion et lui demander ABC ? "

5. Utilisez BCC avec précaution.

La fonction BCC (copie carbone invisible) doit être utilisée pour garder confidentielles les adresses e-mail d'autres personnes dans un e-mail de groupe. Il ne doit pas être utilisé pour envoyer secrètement une conversation par e-mail privée à quelqu'un d'autre à l'insu de l'autre partie. À moins que vous n'ayez une raison valable (c'est-à-dire que la sécurité de quelqu'un est en danger si vous n'envoyez pas de message BCC) pour ne pas être transparent sur l'endroit où vous envoyez un message, utiliser la fonction BCC est un peu comme chuchoter derrière le dos de quelqu'un au travail. C'est impoli et non professionnel. Et dans certains cas, le transfert ou la copie d'un message à des destinataires involontaires pourrait vous mettre dans un pétrin juridique.

6. N'oubliez pas d'être juste.

Les gestionnaires efficaces cherchent toujours à être justes: si vous êtes un gestionnaire soucieux de traiter avec vos employés de manière juste, empathique et pourtant ferme, vous verrez que la messagerie électronique n'est pas toujours le meilleur moyen d'atteindre vos employés.

Lee Iacocca a ce conseil pour donner des commentaires aux autres:

Il s'agit d'un conseil pertinent et opportun lorsqu'il est appliqué à la communication avec les employés par e-mail.

7. Surveillez votre langue.

Si vous voulez être un leader et un communicateur efficace, portez une attention particulière à la langue que vous utilisez lorsque vous envoyez des courriels à votre personnel. Certaines phrases peuvent miner votre message et faire perdre du temps à votre lecteur. Les phrases ont été présentées dans une infographie pratique publiée sur Inc.com: 21 phrases que vous ne devriez jamais inclure dans un e-mail.

"Puis-je poser une question?" Allez-y et posez la question. Ne le précisez pas en demandant la permission de faire votre demande. Si vous utilisez l'expression "Puis-je vous poser une question?" pour aborder un sujet délicat, c'est le signe que votre question est beaucoup trop personnelle pour un e-mail. Si vous devez poser la question personnelle, faites-le en face à face; pas par e-mail lorsque votre destinataire pourrait avoir des préoccupations légitimes à ce qui pourrait arriver à leur réponse est partagé par e-mail.
"Cela pourrait ne pas s'appliquer à vous?" Le lecteur peut se demander pourquoi vous me l'envoyez.
"Cela a-t-il du sens?" Si vous n'êtes pas sûr que ce que vous avez écrit dans un e-mail au personnel va être compris, c'est le signe que vous devez réécrire votre e-mail jusqu'à ce que vous soyez certain que ce que vous dites est clair et direct.