NVQ niveau 3: travailler dans un environnement professionnel

Working in a Business Environment est une unité obligatoire de trois crédits de groupe A pour le diplôme national de qualification professionnelle de niveau 3 en commerce et administration, offert en Angleterre, au Pays de Galles et en Irlande du Nord. Ce module aide le candidat à acquérir une compréhension approfondie de la dynamique interpersonnelle, de la sécurité au travail, de l'efficacité, de la durabilité et de la sécurité.

Cet article abordera chacun des résultats du module, expliquera ce qu'ils signifient et comment les atteindre. Cela vous aidera à comprendre ce que les candidats sont généralement censés écrire. En fonction de votre travail spécifique, vous devrez modifier ce qui est écrit ici pour votre propre travail et organisation lors de la préparation de votre propre portfolio.

Comment utiliser cette page

Cet article couvre l'unité 303 pour le diplôme NVQ niveau 3 en commerce et administration, qui couvre les éléments de communication en milieu de travail.

Ce guide est informatif et destiné à vous guider tout au long du processus de compilation de votre propre portfolio. Ne copiez rien directement ici pour votre fichier, car votre fichier doit être adapté aux spécificités de votre travail et de votre organisation. Copier directement la langue de cet article n'est pas seulement malhonnête, mais cela affaiblira votre fichier.

Résultat 1: Comprendre le but et les avantages du respect et du soutien des autres personnes au travail

1.1 Expliquer l'objectif de soutenir d'autres personnes au travail

Le travail d'équipe contribue au succès global de l'organisation. En tant qu'individu, vous devez réfléchir à la manière dont vos actions aident ou entravent les objectifs de votre équipe. De même, votre équipe a un rôle dans le cadre d'un département ou des objectifs globaux d'une entreprise. Les membres d'une équipe doivent se soutenir mutuellement et considérer le travail de chacun comme le leur.

Le travail d'équipe présente de nombreux avantages:

• Cela peut être plus gratifiant que le travail individuel, car le succès est partagé et amplifié au sein d'un groupe.
• Lorsque les membres d'une équipe s'entraident, les choses se font plus rapidement.
• Si vous êtes aux prises avec une tâche individuelle, vous pouvez demander de l'aide à un collègue et vice versa.
• Un sentiment de responsabilité partagée encouragera les gens à prendre leurs tâches au sérieux, afin de ne pas laisser tomber leurs collègues.

1.2 Expliquer l'objectif d'aider d'autres personnes à travailler de manière efficace et efficiente

Aider d'autres personnes au travail améliore la productivité, les relations intra-bureau et le moral. De plus, les lieux de travail favorables et collaboratifs sont plus efficaces, car travailler ensemble accélère la résolution des problèmes et garantit le respect des délais.

Travailler avec d'autres personnes vous aide à:

• Communiquez plus efficacement et apprenez à respecter les autres.
• Partagez les buts, objectifs, priorités et responsabilités du travail.
• Travaillez de manière à utiliser au mieux vos capacités particulières, permettant aux membres de l'équipe de se spécialiser dans leurs forces personnelles.
• Résolvez les problèmes plus rapidement et plus efficacement.
• Livrer le travail dans les délais et le budget.
• Recevoir et fournir des commentaires, en aidant tous les membres de l'équipe à s'améliorer.

Cet élément demande également que vous compreniez l'objectif de travailler avec d'autres organisations, telles qu'une entreprise différente ou un service différent au sein de votre entreprise. Travailler avec d'autres organisations vous aide à:

• Comprendre différentes éthiques et valeurs de travail et comment s'adapter aux différentes attentes.
• Apprenez de nouvelles stratégies pour résoudre des problèmes similaires aux vôtres.
• Soyez exposé à de nouveaux services ou technologies.
• Partagez des informations et demandez conseil.

1.3 Expliquer ce que signifie la diversité et pourquoi elle devrait être valorisée

Valoriser la diversité dans un environnement professionnel signifie respecter les collègues quels que soient leur race, leur sexe, leur héritage, leurs coutumes, leurs croyances, leur sexualité, leur apparence physique, leurs capacités mentales ou physiques, etc.

Dans le monde du travail d'aujourd'hui, nous devons tous travailler avec des personnes qui sont différentes de nous par leurs origines ou leurs croyances. Non seulement vous devez tolérer de telles différences, mais vous devez également comprendre la manière dont elles enrichissent une organisation.

Divers lieux de travail:

• Exposez les gens à différents systèmes de valeurs, éthiques de travail et types de personnalité et apprenez de nouvelles façons d'aborder les problèmes.
• Contenir une variété de points de vue et d'opinions, obligeant chacun à affiner et à modifier ses propres positions tout en tenant compte des points de vue des autres.
• Trouvez des solutions créatives aux problèmes, en prenant en compte les contributions sous différents angles.

1.4 Décrire les avantages de la diversité pour une organisation

Le succès d'une organisation dépend de sa capacité à adopter la diversité et à en tirer les avantages.

Avantages de la diversité sur le lieu de travail:

• Vous obtenez une variété de solutions aux problèmes de service, d'approvisionnement et d'allocation des ressources.
• Les employés d'horizons divers apportent une variété de talents, d'expériences et de perspectives.

La recherche montre que la diversité n'est pas seulement bonne du point de vue des relations humaines, mais qu'elle peut apporter une réelle valeur ajoutée aux entreprises et contribuer au résultat net.

1.5 Expliquer comment traiter les autres d'une manière sensible à leurs besoins

Celui-ci est assez simple: traitez les autres comme vous aimeriez être traité si vous étiez dans leur situation. Traiter ses collègues avec gentillesse signifie:

• Être empathique et lié à la façon dont quelqu'un se sent.
• Écouter attentivement et attentivement.
• Demander ce dont les gens ont besoin et essayer de répondre à ces besoins.

Essayez de vous imaginer à la place d'une autre personne et imaginez ce que vous ressentiriez si vous étiez elle. Ce faisant, vous pouvez généralement comprendre comment cette personne aimerait être traitée. En cas de doute, soyez aussi gentil et courtois que possible.

Quoi que vous fassiez, cependant, certaines personnes vont être irritantes, frustrantes ou méchantes, et vous devrez apprendre comment les gérer. Considérer ce qui suit:

• Avant de juger quelqu'un, essayez de lui donner le bénéfice du doute. C'est peut-être vous qui êtes en faute, ou ils peuvent avoir quelque chose qui se passe dans leur vie personnelle qui les pousse à agir au travail.
• Essayez de leur parler plus souvent et voyez comment ils réagissent. Vous devrez peut-être mieux vous connaître.
• Si tout le reste échoue, adoptez une attitude de tolérance distante et continuez à montrer à la personne le type de respect que vous aimeriez recevoir.

1.6 Expliquer comment traiter les autres d'une manière qui respecte leurs capacités, leurs antécédents, leurs valeurs, leurs coutumes et leurs croyances

Pour fonctionner au travail et dans votre vie personnelle, vous devez constamment tenir compte des opinions et des sentiments des gens.

Pour y parvenir, vous devez:

• Comprenez les points de vue des autres et d'où ils viennent. Demandez-leur pourquoi ils voient les choses comme ils le font.
• Soyez sensible et diplomate. Réfléchissez avant de parler et demandez-vous si ce que vous êtes sur le point de dire offenserait quelqu'un.
• Traitez tout le monde avec dignité et respect.
• Tenez compte des antécédents sociaux et culturels des autres, à la fois pour mieux les comprendre et pour faire preuve de plus de tact.
• Écoutez les autres pendant les désaccords.

Différentes personnes auront des valeurs et des priorités différentes, et vous devez réfléchir à la manière dont votre langage et votre comportement sur le lieu de travail respectent cette diversité.

1.7 Décrire les moyens par lesquels il est possible d'apprendre des autres au travail

Apprendre des autres est très important en affaires. Chacun a ses propres forces et faiblesses, compétences et talents. Différentes personnes suivent différentes stratégies pour résoudre des problèmes difficiles. Vous devez saisir chaque occasion d'apprendre des collègues pour affiner vos compétences et en apprendre de nouvelles.

Voici quelques façons d'apprendre des autres au travail:

• Faites attention à la façon dont vos collègues agissent et réagissent dans les situations difficiles.
• Demandez une démonstration lorsque vous voulez apprendre à faire quelque chose.
• Demandez des conseils lorsque vous éprouvez des difficultés ou que vous ne savez pas comment aller de l'avant.
• Essayez de rencontrer de nouvelles personnes au travail à qui vous pouvez apprendre de nouvelles compétences.
• Demandez l'avis de vos collègues sur votre travail et demandez-leur des conseils de carrière.
• Réseau à la fois dans et hors du bureau.
• Établissez des relations positives avec vos collègues et vos supérieurs.
• Utilisez des personnes performantes comme source d'inspiration.

Résultat 2: Comprendre comment maintenir la sécurité et la confidentialité au travail et faire face aux préoccupations

2.1 Décrire le but et les avantages du maintien de la sécurité et de la confidentialité au travail

• La sécurité des informations et des données signifie protéger le matériel numérique et les documents sensibles contre tout accès non autorisé. Les systèmes informatiques dans lesquels les données sont stockées doivent être protégés. La sécurité de l'information comprend à la fois les exigences légales de confidentialité et les normes spécifiques à l'entreprise.
• Les réseaux sont protégés à la fois par la technologie et par les personnes qui les utilisent. Sachez quelles informations sur votre lieu de travail sont confidentielles et qui peut y avoir accès. Ne donnez jamais d'informations à quelqu'un qui ne devrait pas y avoir accès.

• Les données relatives au recrutement, à la rémunération et à la gestion des employés sont extrêmement sensibles et confidentielles. Entre de mauvaises mains, ces informations pourraient être utilisées pour commettre une fraude ou un vol d'identité.
• La confidentialité est une marque de professionnalisme. Les employés ne doivent pas divulguer d'informations sur l'organisation ou leurs collègues sans autorisation.

2.2 Exigences générales en matière de sécurité et de confidentialité dans une organisation

La confidentialité et la sécurité des informations sont des fonctions importantes de toute organisation. Les fuites d'informations peuvent entraîner des problèmes juridiques ou une perte de revenus.

Les exigences de sécurité et de confidentialité sont:

• Toutes les informations doivent être dans leur forme vraie et originale et ne doivent en aucun cas être falsifiées ou modifiées de manière malhonnête.
• Une organisation doit être prête à donner accès à des systèmes qui stockent, traitent et fournissent des informations aux bonnes personnes au bon moment.

Toutes les entreprises doivent avoir leurs propres politiques et procédures en matière de sécurité et de confidentialité, et tous les employés doivent se conformer à ces politiques et procédures. La loi sur la protection des données, la loi sur les droits de l'homme et les lois sur les droits des consommateurs traitent des questions de confidentialité et d'information sur le lieu de travail.

2.3 Décrire les exigences légales en matière de sécurité et de confidentialité, au besoin

Chaque organisation doit faire attention à la manière dont elle gère ses données.

Les informations sur les données entrant et sortant de l'entreprise peuvent se présenter sous l'une des formes suivantes:

• E-mails
• Lettres et courrier
• Dossiers papier
• Documentation du cours
• Conversations verbales
• Clés USB et disques
• Fichiers informatiques
• Refuser et jeter

Les éléments suivants peuvent être considérés comme des éléments sensibles en ce qu'ils contiennent les données personnelles d'une personne:

• Curriculum vitae et curriculum vitae
• Informations financières des clients et du personnel
• Information sur la santé
• Informations personnelles obtenues par conversation verbale
• Dénomination des utilisateurs de services pendant la formation

Vous devez connaître le protocole de votre organisation pour la manipulation de matériel sensible. Quelques directives générales:

• Avec le personnel de bureau temporaire, les clients et les visiteurs, ce qui est essentiel pour leur entreprise, et assurez-vous que le personnel temporaire connaît la politique de l'entreprise en matière de confidentialité.
• Réfléchissez avant de retirer des informations du bureau, notamment des ordinateurs, des clés USB et des documents papier.
• Si des informations doivent être publiées, ne révélez que ce qui est absolument nécessaire, et rien de plus.
• Assurer une élimination sûre des données et des documents.
• Informez les cadres supérieurs si vous avez des préoccupations concernant la sécurité ou la confidentialité

La législation suivante concerne la protection et la confidentialité des données:

• Loi de 1998 sur la protection des données
• Loi de 1998 sur les droits de l'homme
• Common Law de la confidentialité

2.4 Décrire les procédures de traitement des préoccupations concernant la sécurité et la confidentialité dans une organisation

Chaque employé doit être informé des règles et règlements de son organisation. Si vous constatez qu'il se passe quelque chose dans votre bureau qui pourrait constituer un risque ou une violation, vous devez le signaler au service ou au supérieur concerné.

Les procédures pour traiter les problèmes de sécurité et de confidentialité dans une organisation sont les suivantes:

• Identifiez les problèmes potentiels.
• Identifiez les pertes potentielles dues à un problème.
• Déterminez les mesures préventives possibles.

Résultat 3: Comprendre comment évaluer, gérer et surveiller les risques sur le lieu de travail

3.1 Décrire les sources de risque dans une organisation, y compris la santé et la sécurité

Les sources de risque comprennent:

• Les accidents
• Glisse et tombe
• Incendie, y compris les problèmes électriques
• Levage de charges lourdes
• Cambriolage et vol
• Divulgation de données informatiques privées et restreintes
• Utilisation non autorisée d'Internet

Soyez conscient de ces risques et sachez à qui dans votre organisation doit être signalé.

3.2 Expliquer comment évaluer et surveiller les risques dans une organisation

• Identifiez et évaluez les risques potentiels en vous assurant que des politiques et procédures testées sont en place pour les gérer efficacement.
• Étant donné que des accidents peuvent survenir et se produiront, préparez un plan pour y faire face, évitant ainsi qu'ils ne deviennent des problèmes plus importants.

3.3 Décrire les moyens de minimiser les risques dans une organisation

Des accidents et autres problèmes peuvent survenir et vont survenir. Avec des structures et des contrôles flexibles en place, vous pouvez minimiser le risque d'une plus grande catastrophe. Aussi, tenez-vous au courant des procédures de sécurité et de l'entretien du bureau, ce qui peut minimiser le risque d'accidents au travail.

Résultat 4: Comprendre l'objectif de réduire au minimum les déchets dans un environnement commercial et les procédures à suivre

4.1 Décrire le but et les avantages de réduire au minimum les déchets sur le lieu de travail

Réduisez au minimum les déchets sur le lieu de travail.

• Utilisez le temps efficacement.
• Distribuez judicieusement les fournitures de bureau et découragez le vol.
• Économisez de l'énergie en éteignant les lumières, les ordinateurs et autres appareils lorsqu'ils ne sont pas utilisés.
• Recyclez le papier et autres déchets recyclables.

Prendre ces mesures permettra de garder les lieux de travail en ordre et d'économiser de l'argent aux organisations.

4.2 Décrire les principales causes de déchets pouvant survenir dans un environnement commercial

• Lorsque vous quittez la pièce ou le bureau, assurez-vous que les lumières sont éteintes.
• Minimisez le gaspillage de papier et l'utilisation excessive de fournitures de bureau jetables. N'imprimez les documents que si nécessaire et essayez de passer au travail numérique sans papier.

4.3 Décrire les moyens de minimiser les déchets, y compris l'utilisation de la technologie et d'autres procédures

• Gardez les télécopieurs, imprimantes et photocopieurs en bon état de fonctionnement, de sorte que le papier et le temps ne soient pas perdus s'ils se cassent. Commandez du papier de bonne qualité dont le grammage est recommandé pour les machines de bureau.
• Modifiez les paramètres du télécopieur et du copieur afin qu'ils n'impriment pas la page de confirmation ou tout autre papier superflu.
• Demandez aux employés de balayer périodiquement leur bureau à la recherche de stylos en excès, d'étiquettes autocollantes et d'autres fournitures.
• Commandez seulement une quantité limitée de fournitures pour une courte période.
• Conseillez aux employés de ne pas emporter de fournitures chez eux.
• Ne faites pas de copies excessives.
• Organisez les fournitures et enlevez celles qui sont périmées

4.4 Expliquer le but et les avantages du recyclage

Le recyclage est le processus par lequel les déchets sont réutilisés en biens utilisables.

• Les bureaux devraient avoir un programme de recyclage en place, par lequel le papier, le plastique, le verre et le métal peuvent être recyclés au lieu d'être jetés, et les employés devraient être encouragés à recycler autant de déchets que possible.
• Dans la mesure du possible, les bureaux devraient acheter des fournitures de bureau, telles que des articles en papier, fabriqués à partir de matériaux recyclés après consommation.
• Réutilisez ou réutilisez les fournitures de bureau lorsque cela est possible, par exemple en réutilisant les documents imprimés comme papier brouillon.

Recyclage:

• Réduit les déchets solides, préservant ainsi les ressources naturelles telles que les arbres.
• Aide à réduire le réchauffement climatique et la pollution.
• Réduit la taille des décharges.
• Aide à économiser de l'argent.

4.5 Décrire les procédures organisationnelles pour le recyclage des matériaux et leur objectif

Il est important pour votre organisation de recycler à la fois pour réduire son impact environnemental et pour donner le bon exemple aux employés. Chaque bureau aura ses propres procédures et politiques de recyclage, qui devraient être disponibles via le directeur de votre bureau, le manuel de l'employé ou des panneaux dans le bureau.

4.6 Décrire les moyens de minimiser les déchets en entretenant régulièrement l'équipement

• Toutes les machines ont une période pendant laquelle elles doivent être entretenues et certifiées pour l'utilisation. Lorsque ces contrôles sont effectués régulièrement, les machines durent plus longtemps, ce qui permet à l'organisation d'économiser de l'argent.
• Les machines bien entretenues consomment également moins d'énergie.

Résultat 5: Comprendre les procédures d'élimination des matières dangereuses

5.1 Expliquer l'objectif des procédures de recyclage et d'élimination des matières dangereuses

• Si vous travaillez dans un établissement médical ou scientifique ou dans un environnement industriel, vous pouvez fréquemment entrer en contact avec des déchets dangereux.
• Si vous ne travaillez pas dans un tel endroit, vous devrez peut-être tout de même traiter des matériaux qui peuvent vous blesser ou vous infecter, vous ou vos collègues. Par exemple, les procédures de premiers soins d'urgence devraient inclure un protocole pour manipuler le sang ou les vomissements en toute sécurité.

La procédure exacte variera d'un bureau à l'autre et dépendra des types de risques auxquels vous êtes le plus susceptible d'être confronté.

5.2 Décrire les procédures de recyclage et d'élimination des matières dangereuses pour une organisation

• Connaître les récipients appropriés pour tout type de déchets dangereux, tels que les aiguilles, les bandages ou les déchets chimiques.
• Dans certaines situations, vous devrez peut-être signaler les urgences à une personne désignée ou contacter les services d'urgence.

Résultat 6: Comprendre les moyens de soutenir la durabilité dans une organisation

6.1 Expliquer les avantages pour une organisation d'améliorer l'efficacité et de minimiser les déchets au fil du temps

Les bonnes pratiques environnementales peuvent réduire les coûts de l'entreprise en réduisant l'utilisation de nouveaux matériaux, énergie, eau et emballages.

• Pour économiser de l'énergie, éteignez les machines et les lumières la nuit.
• Passez à des appareils et ampoules à faible consommation d'énergie lorsque cela est possible. Recherchez des machines avec une étiquette Energy Star.
• Économisez de l'eau en investissant dans une plomberie économe en eau, en réparant les fuites et en encourageant les employés à économiser l'eau.
• Si vous emballez des produits, réduisez au minimum la quantité de papier et de polystyrène utilisé.

6.2 Décrire les moyens d'améliorer continuellement les méthodes de travail et l'utilisation de la technologie pour atteindre une efficacité maximale et un minimum de déchets

• Lorsque cela est possible, passez de la communication papier à la communication numérique, comme les e-mails ou les SMS.
• Pour les documents, envisagez d'utiliser le stockage dans le cloud au lieu d'imprimer des éléments pour les fichiers. Cela dépendra des politiques de votre bureau en matière de stockage dans le cloud et de sécurité numérique (tous les documents confidentiels ne peuvent pas être stockés sur une plate-forme de stockage dans le cloud).
• Imprimez uniquement la version finale d'un document et modifiez l'écriture sur un traitement de texte.

6.3 Décrire les moyens de sélectionner les sources de matériaux et d'équipements offrant le meilleur rapport qualité-prix

L'efficacité et la durabilité aident à réduire la consommation d'énergie, les dépenses en pièces de rechange et les réparations, économisant ainsi de l'argent pour l'organisation.