Comment utiliser un logiciel de traitement de texte (diplôme NVQ en commerce et administration et informatique)

Dans cette partie, c'est-à-dire la section 1, nous verrons comment saisir et combiner avec précision du texte et d'autres informations dans des documents de traitement de texte.

Saisissez et combinez du texte et d'autres informations avec précision dans des documents de traitement de texte

Remarque: tout au long du parcours de l'unité, dans les trois sections, j'ai ajouté autant de captures d'écran que possible. Vous ne présenterez pas de captures d'écran si vous écrivez des réponses pour cette unité, mais il vous sera demandé d'effectuer quelques tâches pour tester vos connaissances et votre compréhension de l'utilisation d'un traitement de texte, et les captures d'écran peuvent être utiles!

1.1 Identifier les types d'informations nécessaires dans les documents

Un document est un enregistrement dans lequel des événements ou des informations sont capturés et enregistrés comme preuves afin que les informations ne soient pas perdues.

Un exemple de document

syncfusion.com

Il peut s'agir d'un document écrit ou électronique et il sert de document officiel. Le format, la structure et le contenu des documents varient en fonction des informations enregistrées et du but pour lequel elles ont été enregistrées. Quelques exemples de documents sont des factures, des journaux, des bons de commande, des spécifications de produits, des lettres, des journaux, des feuilles de calcul, des licences, etc.

Chaque document aura un format différent et des normes acceptables auxquelles il doit adhérer et ces documents standard peuvent être créés à partir d'un modèle, ou si vous créez un document particulier encore et encore, vous pouvez enregistrer ce format en tant que modèle pour une utilisation future.

Les documents stockés au format électronique sont stockés dans un ordinateur et il existe de nombreuses applications pour créer un document. L'application la plus couramment utilisée dans la plupart des organisations est le logiciel de traitement de texte appelé Microsoft Word qui fait partie du package Microsoft Office. Afin de créer un document, il faut identifier les types d'informations nécessaires pour créer le document. Là encore, les différents types d'informations varient en fonction du type de document. Il faut d'abord avoir une idée claire du document qu'ils vont créer et dans quel but ils vont le créer. Ils doivent ensuite identifier les types d'informations nécessaires pour ce document particulier.

Tous les documents contiennent une certaine quantité de texte et surtout des chiffres. Afin de rendre la compréhension claire, on peut ajouter des images clipart, des images, des graphiques, des graphiques, des tableaux, etc. au document. Les documents électroniques peuvent également comporter des animations et de petits clips vidéo et audio. Enfin pour booster l'apparence du document, on peut ajouter des lignes, des bordures, des arrière-plans etc. à un document.

Un exemple de facture

Par JRW78130 (Travail personnel), via Wikimedia

Par exemple, considérons que vous créez une facture. Une facture aura du texte, des chiffres, le logo de l'entreprise ( ce sera une image), adresse de l'entreprise, adresse du destinataire, numéro de télécopieur et de téléphone, numéro d'immatriculation à la TVA, numéro de facture, date de la facture, référence client, description des biens et services, tarif du service, modes de paiement, avis de versement, détails du mode de paiement, etc. Toutes ces informations doivent donc être collectées et rassemblées dans un format standard conforme aux normes et directives de l'organisation. Les informations collectées, la structure et le format dans lequel les informations sont présentées dépendent tous du type de document en cours de création. Les informations peuvent être collectées à partir des données disponibles dans l'organisation, ou si les données ne sont pas disponibles, elles doivent être collectées sur Internet ou en contactant les personnes ou organisations / départements concernés.

Lors de l'utilisation d'images et d'autres données d'Internet et d'autres sources, il faut s'assurer qu'elles sont libres d'utilisation en vérifiant les informations de licence et de copyright. Il faut avoir la capacité et les compétences nécessaires pour identifier différentes informations à partir d'un groupe d'informations fourni ou d'une liste d'informations afin de pouvoir choisir les bonnes informations nécessaires à la création du document.

1.2 Utiliser des techniques appropriées pour saisir du texte et d'autres informations avec précision et efficacité

Une fois que toutes les informations nécessaires à la création d'un document sont disponibles ou ont été rassemblées, il faut utiliser les meilleures méthodes et techniques pour saisir ces informations dans le document, en s'assurant qu'elles sont saisies avec précision et efficacité.

Saisir / supprimer du texte, enregistrer des fichiers - Word 2003

Afin de saisir du texte dans un document, il faut maîtriser le clavier. Les compétences du clavier ne signifient pas seulement la saisie d'alphabets et de chiffres, mais une utilisation efficace de toutes les touches et fonctions du clavier. Il est bon d'apprendre les raccourcis clavier les plus courants et les plus souvent utilisés pour saisir et mettre en forme des informations dans un document avec facilité et rapidité. Si vous saisissez une grande quantité de texte et de chiffres, la vitesse de frappe sera importante, tout comme la précision et l'efficacité.

Outre les compétences en matière de clavier, d'autres compétences peuvent être requises en fonction de l'appareil que vous utilisez pour créer et formater des documents. L'utilisation récente de dispositifs à écran tactile et de systèmes de reconnaissance vocale nécessitera la connaissance de toutes les techniques requises pour faire fonctionner, saisir des données et formater des données sur les dispositifs qu'ils utilisent.

Lors de la saisie de documents, afin de taper ou de créer un document avec précision et efficacité, vous devez utiliser les deux mains lors de la saisie, en utilisant les touches appropriées du clavier. Votre posture doit être bonne avec le dos droit et les deux mains au clavier.

Plusieurs fois, j'ai vu des gens utiliser le verrouillage des majuscules pour taper des majuscules, ce qui est assez fastidieux car vous devez basculer entre le verrouillage des majuscules " activé et désactivé ", avant et après avoir tapé la majuscule. Le moyen le plus simple et le plus simple de saisir une majuscule est d'utiliser la touche Maj. La touche Maj + n'importe quel alphabet vous permettra de taper la lettre majuscule de cet alphabet particulier.

Remarque: Pratiquez ceci, Shift + alphabet, croyez-moi, c'est facile et vous sentirez la différence!

Certains des raccourcis fréquemment utilisés sont Ctrl + S pour enregistrer, Ctrl + C pour copier, Ctrl + V pour coller, Ctrl + X pour couper, Ctrl + Z pour annuler, Ctrl + A pour tout sélectionner, etc. Retour arrière et Les touches de suppression sont couramment utilisées lors du formatage et de la saisie de texte. La barre d'espace est utilisée pour créer un espace entre les mots.

Outre les compétences en matière de clavier, il faut également utiliser les différentes options de formatage disponibles sur le logiciel de traitement de texte lui-même. Il existe diverses options telles que l'orientation de la page, les tableaux, les puces et la numérotation, les multi-colonnes, l'insertion de symboles, l'art, la zone de texte, etc., et il faut utiliser au mieux les menus disponibles pour créer un site attrayant et facile à suivre / comprendre document. Vous pouvez également utiliser différentes polices et espacements pour rendre les informations claires et nettes.

Après une création réussie, la partie la plus importante d'un document est la grammaire et la vérification orthographique. Les traitements de texte ne trouvent pas et ne corrigent pas toujours toutes les erreurs d'un document. Par exemple, si vous tapez «chapeau» au lieu de «cela», le traitement de texte ne marquera pas toujours cette erreur pour vous. Il est donc toujours préférable de relire manuellement votre document deux ou trois fois et si possible, vous pouvez demander à une tierce personne de le relire pour vous car cela garantira l'exactitude et l'efficacité.

1.3 Sélectionnez et utilisez des modèles appropriés à différentes fins

Les modèles sont des documents préconçus qui ont un modèle stocké en eux et sont facilement disponibles pour un à utiliser. Ils ont déjà en place des détails qui peuvent être adaptés ou modifiés selon les besoins. Vous pouvez également concevoir et enregistrer votre propre modèle en fonction de vos besoins et des besoins des documents que vous allez créer. Cela vous aidera à vous concentrer sur le contenu du document à l'avenir, plutôt que de perdre du temps à concevoir le document.

Créer un nouveau document basé sur un modèle Microsoft Word 2003

Pour rassembler toutes les informations en utilisant les compétences que l'on possède, il faut choisir le modèle approprié pour le document que vous allez créer.

Par exemple, le traitement de texte peut avoir des modèles existants pour des documents comme un fax, une lettre ou une page Web. Donc, si vous créez un document qui correspond aux modèles disponibles, vous pouvez continuer et utiliser le modèle préconçu disponible. Dans d'autres cas, vous devrez créer votre propre modèle pour le type de document que vous allez créer.

De plus, la plupart des modèles sont livrés avec des polices prédéfinies, un jeu de couleurs, une mise en forme, etc., mais vous pouvez toujours les modifier en fonction de vos besoins et de votre objectif.

Si vous créez plusieurs documents du même type et du même format, ou si vous allez créer un document particulier encore et encore à l'avenir, vous devez enregistrer les formats en tant que modèle, afin de pouvoir conserver cette norme lors de la création de documents dans le futur et gagner du temps aussi.

Voici quelques exemples pour appliquer efficacement la mise en forme et le choix des modèles à un document: l'utilisation de plusieurs colonnes pour les articles de presse, l'utilisation du portrait A4 pour le papier à en-tête et pour les lettres, le mode paysage pour les tableaux, etc. Vous devez créer des documents clairs et qui créer un impact sur le lecteur. Utilisez donc toujours les meilleures fonctionnalités disponibles sur le processeur de texte pour créer des documents impressionnants.

Le but de l'utilisation de modèles est de créer une conception de document efficace. La conception des documents ne concerne pas seulement l'apparence, mais aussi la façon dont les informations sont présentées. Les informations importantes contenues dans le document doivent se démarquer. Il est donc important de sélectionner soigneusement le contenu, les mises en page, les couleurs, les thèmes, les polices, les styles, les tableaux, les notes de bas de page, les images, les graphiques, etc.

Toutes les informations telles que la date, votre adresse et vos coordonnées, les numéros de page peuvent être enregistrés dans le modèle pour une utilisation future et pour éviter de les saisir à nouveau.

1.4 Identifier quand et comment combiner et fusionner des informations provenant d'autres logiciels ou d'autres documents

Créer un document ne consiste pas toujours à en créer un nouveau et à saisir les nouvelles informations que vous avez en main. Parfois, vous devrez combiner et fusionner des informations provenant d'autres documents et logiciels. Par exemple, vous devrez peut-être extraire des informations d'une feuille de calcul Excel ou lier un document à un document PDF et parfois vous auriez créé plusieurs documents individuels dans le traitement de texte et vous devrez peut-être les lier ou les combiner tous ensemble en un seul. document unique.

Par exemple, pour combiner plusieurs documents Word en un seul document, vous devez d'abord créer un document vierge et définir la mise en page similaire aux documents qui vont être fusionnés. Vous pouvez également ouvrir l'un des documents à combiner, cliquer sur Enregistrer sous et l'enregistrer en tant que nouveau document avec un nom différent, puis effacer son contenu en préservant ainsi la mise en page.

Cliquez sur Insérer - Fichier

Pour insérer un tableau, cliquez sur Tableau - Insérer - Tableau

Lors de la collecte des informations, le candidat doit analyser et décider quelles informations sont nécessaires et si les informations collectées sont fiables et exactes.

Les tableaux sont une bonne option pour diviser les informations dans des espaces prescrits. Il offre un aspect visuel soigné et facilite la numérisation et la comparaison des données à travers le document. Pour insérer un tableau dans un document Word, vous devez aller dans le menu du tableau, cliquer sur insérer et cliquer sur le tableau. Vous pouvez modifier le tableau avec le nombre de lignes et de colonnes, la couleur de remplissage, les bordures et l'ombrage et d'autres fonctionnalités selon vos besoins.

1.7 Stocker et récupérer efficacement les fichiers de documents et modèles, conformément aux directives et conventions locales, le cas échéant

Une fois le document créé, le candidat devrait être en mesure de l'enregistrer dans un emplacement d'où il pourra être facilement récupéré pour une utilisation future et une référence. Désormais, un document créé à l'aide de n'importe quel traitement de texte peut être enregistré dans l'un des nombreux formats disponibles, mais tous les traitements de texte ne prennent pas en charge tous les types de fichiers. Par exemple, lorsque vous cliquez sur Fichier -> Enregistrer sous -> Vous obtenez une boîte de dialogue qui vous demande un emplacement pour enregistrer le document et également un format dans lequel enregistrer le document.

Pour enregistrer le fichier dans un format requis, Fichier - Enregistrer sous

Si le document est distribué à des personnes ou à des organisations qui n'utilisent pas Microsoft Word, il est préférable de l'enregistrer au format.rtf (Rich Text Format). Il est préférable d'enregistrer le document dans un format aussi simple que possible afin d'éviter les erreurs lors de la tentative d'ouverture du document dans d'autres traitements de texte. Une bonne idée et une bonne compréhension des problèmes de compatibilité des fichiers seront d'une grande aide. Il existe différents formats tels que, document Word, modèle de document Word, format de texte brut, format de texte riche, format de page Web, etc. Format.doc.

Nommer le document est un autre aspect très important. Utilisez toujours des noms significatifs afin qu'il vous soit plus facile d'identifier ce document pour une récupération ultérieure. Les candidats doivent également avoir une bonne idée de sauvegarder les documents dans divers autres formats, c'est-à-dire de changer le format des documents en HTML ou RTF, etc. si nécessaire, en utilisant l'option Enregistrer sous dans le menu Fichier. Vous devez également savoir où enregistrer le document pour une récupération plus facile. Assurez-vous que les noms de document ne contiennent pas d'espace de caractères spéciaux. Il est préférable d'avoir une sauvegarde de tous les documents au cas où il y aurait un problème de serveur ou de stockage ou une panne matérielle.

Il faut garder à l'esprit s'ils ont suivi toutes les règles et directives de l'organisation lors de la création du document. Assurez-vous de vérifier s'il existe des styles, des formats ou des modèles internes et si oui, passez-les. Chaque organisation a des règles et des directives pour préparer, structurer, nommer et stocker les documents. Certaines règles doivent également être suivies lors de la récupération ou du partage de documents. Soyez toujours conscient de ce que vous économisez et de l'endroit où vous économisez. Il est préférable de stocker les documents associés ensemble et de suivre une méthode cohérente pour nommer les fichiers et les dossiers.

Il existe également une option «Rechercher» pour rechercher un document au cas où vous auriez oublié où vous avez stocké ou enregistré le document. Word affiche également une liste de documents récents à partir desquels vous pouvez récupérer le document si vous l'avez enregistré récemment.

Commentez s'il vous plait:

J'espère que vous avez une connaissance et une compréhension de

• Les différents types d'informations dont nous avons besoin pour créer un document
• Les techniques à utiliser pour saisir des informations
• L'utilisation de styles et de modèles
• Comment combiner ou fusionner des documents
• Les différents outils d'édition
• Comment stocker et récupérer des documents efficacement.

J'espère que cette section vous a été utile. Veuillez suivre les liens ci-dessous pour les sections 2 et 3.

Section 2 - Créer et modifier la mise en page et les structures des documents de traitement de texte (logiciel de traitement de texte, questions 2.1 à 2.4)

Section 3 - Utiliser des outils logiciels de traitement de texte pour formater et présenter les documents efficacement afin de répondre aux exigences (Logiciel de traitement de texte, questions 3.1 à 3.6)