8 conseils comptables simples pour les travailleurs indépendants (au Royaume-Uni)

Voici quelques étapes simples à suivre en tant que propriétaire d'une petite entreprise au Royaume-Uni pour vous assurer que vos comptes sont corrects.

Lorsque je travaillais dans une petite entreprise comptable, je travaillais sur des comptes pour un certain nombre de petites entreprises indépendantes, y compris des artistes, des chauffeurs de taxi, des électriciens, des interprètes et des écrivains. C'était incroyable de penser que si ces clients avaient pris eux-mêmes quelques mesures simples, ils auraient économisé de l'argent. Leurs frais de comptabilité auraient été moins élevés car il nous aurait fallu moins de temps pour faire leurs comptes, et dans de nombreux cas, ils auraient aussi payé moins d'impôts!

Ne vous présentez pas avec une liasse aléatoire de factures et de dépenses, avec des montants qui n'ont aucun rapport avec ce qui entre et sort selon votre relevé bancaire. Au lieu de cela, suivez ces 8 conseils simples:

1. Séparez vos fonds personnels et professionnels
2. Gardez une trace des entrées et des sorties
3. Émettre des factures correctement numérotées
4. Enregistrer les revenus et les dépenses en espèces
5. Organisez vos reçus
6. Incluez toutes vos dépenses
7. Ne laissez pas le tri de vos impôts à la dernière minute
8. Demandez des conseils professionnels pour les questions complexes

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1. Séparez vos fonds personnels et commerciaux

Ouvrez un compte distinct pour votre entreprise. Si vous êtes un entrepreneur individuel, il n'y a aucune obligation légale de le faire, mais cela facilite le suivi de vos dépenses et revenus professionnels.

Avant de créer un nouveau compte:

• Magasinez pour les meilleures offres.
• Si votre entreprise est de petite taille et que vous êtes un entrepreneur individuel, au lieu d'ouvrir un compte professionnel spécifique, vous pouvez ouvrir un deuxième compte courant personnel standard. La plupart des comptes bancaires commerciaux comportent des frais et des frais mensuels pour chaque transaction, mais les comptes courants personnels sont gratuits.

2. Gardez une trace des entrées et des sorties

Vous devez garder une trace de l'argent que vous recevez et de ce sur quoi vous le dépensez.

Il existe différentes manières de procéder. Si vous n'avez qu'une ou deux transactions par mois, il est probablement suffisant d'en faire une simple liste dans le format que vous préférez.

Cependant, si vous avez plus que cela, configurez une feuille de calcul comme celle de la vidéo ci-dessous est une bonne option. Si les feuilles de calcul vous font peur, vous pouvez également acheter un livre de comptes et enregistrer vos comptes sur papier, à l'ancienne.

Vous pouvez également acheter un logiciel de comptabilité spécialisé, mais si vous êtes une petite entreprise avec seulement une poignée de transactions, cela n'en vaudra probablement pas la peine.

Remarque: si vous utilisez un comptable, il est préférable de lui demander à l'avance ce qu'il recommande, car les différentes entreprises auront des préférences différentes.

3. Émettez une facture numérotée appropriée

Si vous vendez un service ou un produit à un problème client, une facture appropriée et gardez une copie.

Chaque facture doit avoir une référence unique. Par exemple, vous pouvez numéroter vos factures 100, 101, 102 ou utiliser une combinaison de lettres et de chiffres. Par exemple, si vous aviez deux clients principaux, M. Jones et Mme Smith, vous pourriez utiliser JO1, JO2 pour M. Jones, puis pour Mme Smith, vous pourriez utiliser SM1, SM2 et SM3. C'est à vous de décider de ce qui fonctionne pour vous.

Vous pouvez faire votre facture à l'aide d'un traitement de texte, ou l'écrire à la main si vous préférez, à condition d'en faire une copie.

Pour plus de détails sur les exigences exactes en matière de factures, consultez les conseils du gouvernement sur l'émission des factures.

En plus de vous aider avec votre déclaration de revenus, cela vous aidera également si vous rencontrez des problèmes avec des clients lents à payer, car vous aurez une preuve appropriée de ce que vous leur avez vendu.

4. Enregistrer les revenus et dépenses en espèces

Il est particulièrement facile de perdre la trace des revenus et des dépenses en espèces parce que vous n'avez pas de sauvegarde des enregistrements sur votre relevé bancaire. Assurez-vous d'enregistrer tout l'argent que vous recevez ou dépensez dans votre livre de comptes ou votre feuille de calcul et également à quelle facture l'argent se rapporte.

Un moyen simple de vous aider à garder une trace est de payer les espèces que vous recevez directement sur votre compte bancaire.

5. Organisez vos reçus

Gardez une copie de tous vos reçus pour vos dépenses de manière organisée.

Ne rangez pas de reçus dans la poche arrière de votre jean!

Gardez les reçus ensemble dans l'ordre. Voici quelques bonnes façons de procéder:

• Si vous avez un scanner, numérisez des copies de chaque reçu et organisez-les par mois.
• Si vous avez de petits reçus, agrafez-les en morceaux de papier A4 et classez-les ou numérisez-les pour éviter que de petits morceaux de papier ne disparaissent ou ne tombent.
• S'il n'est pas clair ce que vous avez acheté sur le reçu ou son objectif commercial, écrivez une note sur le reçu.

6. Incluez toutes vos dépenses

Essayez d'inclure toutes vos dépenses professionnelles. Des conseils sur ce que vous pouvez réclamer en tant que dépenses sont disponibles sur le site Web du gouvernement britannique.

Si vous travaillez à domicile, vous pouvez inclure une partie des frais de fonctionnement de votre maison. Si cela s'applique, votre comptable peut avoir besoin de connaître le montant de votre taxe d'habitation, vos factures de gaz et d'électricité, les détails de votre intérêt hypothécaire ou de votre loyer, ainsi que vos factures Internet et de téléphone.

Si vous utilisez votre propre téléphone pour passer des appels professionnels et personnels, vous pouvez également inclure la proportion commerciale. Vous devez trouver un moyen de suivre la proportion d'appels professionnels par rapport aux appels personnels que vous effectuez.

7. Ne le laissez pas à la dernière minute, surtout pas en janvier

Il n'y a rien de pire qu'une course folle pour faire vos comptes. Si votre comptable vous donne un délai pour leur donner des informations, respectez-le.

La principale date limite de dépôt des déclarations de revenus chaque année est le 31 janvier. Tous les comptables des petites entreprises seront très occupés en ce moment. Si vous remettez vos livres à votre comptable en janvier, ils peuvent soit:

• refuser de faire vos comptes à temps, ce qui signifie que vous payez une pénalité de retard à HMRC, ou
• vous facturer plus pour avoir à traiter les comptes à la hâte.

Il est tentant de tergiverser et de reporter les comptes, mais plus tôt ils sont triés, plus vite vous pourrez vous concentrer sur les autres éléments plus agréables de votre entreprise et gagner de l'argent.

8. Demandez conseil à un professionnel en cas de doute

La fiscalité est compliquée et il est difficile de se corriger soi-même. Si vous n'êtes pas sûr de quelque chose, il vaut la peine de demander l'avis d'un comptable professionnel.

Au Royaume-Uni, n'importe qui peut s'appeler comptable, mais vous pouvez vérifier si quelqu'un a des qualifications en vérifiant s'il est un comptable agréé, ce qui signifie qu'il est membre des organismes professionnels britanniques concernés.

Un bon comptable vous fera économiser de l'argent, des soucis et du stress. Cependant, il sera plus populaire auprès d'un comptable si vous suivez les conseils ci-dessus et restez organisé, ou du moins faites de votre mieux.