Logiciel de traitement de texte: diplôme NVQ en commerce et administration et informatique: partie II

Créer et modifier la mise en page et les structures des documents de traitement de texte

Un document ne peut pas être simplement écrit avec du texte et des images éparpillés ici et là. Tous les documents nécessitent une présentation soignée avec une structure et une mise en page standard. Pour ce faire, il faut savoir comment structurer le document, quelles techniques et quels outils sont nécessaires pour cela et où les trouver.

2.1 Identifier les exigences du document pour la structure et le style

Tout document créé doit adhérer à certaines normes pour faciliter la lisibilité et maintenir le professionnalisme. Si nous examinons en général la structure standard de tout document, il aura une page de titre, une table des matières, une introduction, un corps pour le document, etc.

Exemple de page de titre pour un document

nsf.gov

Chaque partie du document a son propre style et sa propre structure.

Par exemple, la page de titre du document aura le titre du rapport, la date, l'état du document, etc., la table des matières aura toutes les sections et sous-sections du document, avec les numéros de page pertinents et ainsi de suite.

Selon le type de document, vous devez configurer une mise en page standard pour les pages sur le traitement de texte. Certains des paramètres de base incluent le format du papier, le type de papier, l'orientation du papier, la police de base, la langue, les paramètres de date, la justification du contenu du document, les marges, l'interligne, les colonnes, les en-têtes, les pieds de page, les numéros de page, les titres de paragraphe, les tableaux, et tant d'autres selon le but.

En dehors de ceux-ci, nous devons examiner la partie graphique du document. Les graphiques que vous utilisez dans un document devront également être conformes à certaines normes. Ils doivent être simples et aller avec le contenu du document (être significatifs) , être légendés de manière appropriée, être étiquetés si nécessaire avec des légendes le cas échéant.

Le prochain aspect important à considérer dans un document est la grammaire, la lisibilité et le style du document. Vérifiez l'orthographe et vérifiez les erreurs de grammaire. Certaines normes de base sont d'éviter de souligner le texte, d'utiliser des guillemets simples au lieu de guillemets doubles, de laisser de l'espace entre les phrases et les paragraphes, de vérifier les signes de ponctuation, etc. De plus, il est préférable d'utiliser la voix active lors de la rédaction d'un document, plutôt que la voix passive.

Une fois que tous les styles et la structure du document sont pris en charge, la mise en page doit être ajustée afin que le document soit net et présentable pour l'impression et la lecture.

2.2 Identifier les modèles et styles disponibles et quand les utiliser

Un ensemble de spécifications telles que la taille d'une page, l'orientation de la page, les marges, les polices, l'interligne, etc., est appelé un modèle. Chaque document unique créé dans Word est basé sur un modèle.

Par exemple, lorsque vous ouvrez un nouveau document sur Word, Word utilise un modèle par défaut avec certains paramètres normaux ou par défaut et cela s'appelle un modèle Normal.

Un modèle est également fourni avec des styles pour le document.

Par exemple, pour un modèle normal, le style par défaut est le style normal. Il aura la police par défaut, la taille de la police, l'espacement des lignes, la marge, etc. Il existe divers autres styles disponibles dans Word lui-même ( Format -> Styles et formatage ) parmi lesquels vous pouvez en choisir un, ou vous pouvez modifier un style existant ou créer votre propre style.

En fonction de chaque organisation et service où vous travaillez, vous pouvez déjà avoir différents modèles qui ont été précédemment conçus à des fins spécifiques en tenant compte des besoins et des exigences de l'organisation et de ses normes. Les modèles peuvent avoir différents formats pour la page, différents styles et du texte standard, le tout en fonction des besoins et des normes de l'organisation.

Par exemple, un papier à en - tête de chaque organisation est un exemple de modèle. Il peut contenir des informations de base et des informations de contact sur l'entreprise. Ces modèles peuvent être modifiés ou vous pouvez créer vos modèles et les enregistrer dans un emplacement facilement accessible sur votre disque dur. L'apparence d'un document est déterminée par les styles et les spécifications du document.

Les modèles peuvent être des modèles par défaut normaux ou des modèles avec des macros. Si vous avez besoin de créer un modèle pour des documents que vous créerez assez souvent, alors ce que vous devez faire est de: créer un modèle avec le style et les spécifications requis et ajouter le texte qui apparaîtra chaque fois qu'un nouveau document est créé, puis enregistrez le modèle avec un nom significatif. Si vous souhaitez modifier un modèle déjà existant en fonction de vos besoins, ouvrez un modèle déjà existant, effectuez les modifications requises et enregistrez-le sous un nom différent.

Tutoriel Word 2003 à l'aide de modèles

Il existe deux types de modèles: les modèles intégrés et les modèles personnalisés.

Les modèles intégrés sont livrés avec une structure prédéfinie qui a été conçue pour différents types de documents.

Par exemple, fax, mémos, lettres, curriculum vitae, rapports, etc.

Les modèles personnalisés sont des modèles créés par l'utilisateur, lorsqu'un modèle intégré correspondant à leurs besoins et à leurs exigences n'est pas disponible ou que celui disponible n'est pas satisfaisant. L'utilisateur crée un modèle en utilisant sa propre mise en forme et styles et l'enregistre avec d'autres modèles afin qu'ils soient disponibles pour une utilisation future.

Fichier - Modèles - Cochez la case "Mettre à jour automatiquement les styles de document"

michaelgoerz.net

Dans les cas où vous souhaitez reformater les styles d'un document existant aux styles que vous avez créés dans un nouveau modèle, vous pouvez y parvenir en attachant le modèle nouvellement créé au document qui nécessite un reformatage.

Pour joindre un modèle à un document, Fichier -> Modèles -> Cochez l'option 'Mettre à jour automatiquement les styles de document' -> Cliquez sur OK

Word remplacera les styles qui ont des noms correspondants dans l'ancien document et un nouveau modèle et de nouveaux styles sont ajoutés à la liste des styles. Dans ce processus, seuls les styles changent et les autres spécifications telles que la marge, les en-têtes, les pieds de page, etc. ne changent pas car ce sont des paramètres au niveau du document. Les paramètres au niveau du document remplacent toujours les paramètres au niveau du modèle.

Pour consulter la mise en forme et les styles disponibles, cliquez sur Format - Styles et formatage

Insérer une table

Les tableaux sont utilisés dans divers types de documents à des fins diverses et il existe différents types de tableaux. Nous examinerons les différents paramètres et fonctionnalités disponibles pour modifier un tableau et y organiser les informations.

Créer ou insérer un tableau - Tableau -> Insérer -> Tableau -> Définir le nombre de lignes et de colonnes -> Vous pouvez utiliser Autofit sur le contenu qui ajustera le tableau en fonction du contenu ou sélectionner l'ajustement automatique à la fenêtre, ce qui étendra le tableau jusqu'aux marges de la page.

Ajouter et modifier la structure du tableau - Vous pouvez toujours cliquer avec le bouton droit de la souris sur un tableau, accéder aux propriétés du tableau et apporter autant de modifications aux propriétés du tableau. Vous pouvez également ajouter et supprimer des lignes et des colonnes, modifier la largeur, les bordures, l'ombrage et de nombreuses autres propriétés d'un tableau.

Pour convertir du texte en tableau, tapez d'abord les données séparées par des tabulations ou des virgules, ici j'ai séparé les données par des tabulations

Pour fusionner des cellules dans un tableau, sélectionnez les cellules que vous souhaitez fusionner - faites un clic droit sur les cellules sélectionnées - choisissez "fusionner les cellules"

Fusionner et diviser les cellules dans un tableau - pour fusionner les cellules, sélectionnez les cellules que vous devez fusionner -> faites un clic droit dessus -> cliquez sur fusionner les cellules.

Pour diviser les cellules -> faites un clic droit sur la cellule que vous devez diviser -> cliquez sur les cellules divisées -> définissez le nombre de lignes ou de colonnes dans lesquelles vous voulez que la cellule soit divisée

Aligner le texte horizontalement ou verticalement dans un tableau - Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous souhaitez aligner le texte. Faites un clic droit dessus -> cliquez sur "Direction du texte" -> puis choisissez l'alignement dont vous avez besoin

Marge de cellule, bordures et ombrage dans un tableau - Faites un clic droit sur le tableau -> cliquez sur Bordures et ombrage -> modifiez les paramètres des marges, des bordures et de l'ombrage

Comment créer un formulaire?

Nous verrons également comment créer et modifier un formulaire. Les formulaires sont des documents texte contenant des champs de formulaire que vous remplissez si nécessaire. Ces formulaires peuvent être utilisés sur ordinateur ou imprimés et remplis. Comme pour d'autres documents, les formulaires peuvent également être enregistrés en tant que modèle. Pour créer un formulaire, MS Word -> Nouveau -> Document vierge -> Vous pouvez taper le titre nécessaire et d'autres détails si nécessaire. Vous pouvez également utiliser un tableau pour donner au formulaire une mise en page professionnelle.

Affichage - Barres d'outils - Formulaires, affichera la barre d'outils des formulaires

Pour ajouter des puces et des styles de liste - Format - Puces et numérotation

Les styles intégrés facilitent le travail lorsque vous stylisez les titres, les paragraphes et la table des matières. Par exemple, lorsque vous sélectionnez manuellement un titre, changez la police, la taille de la police, la couleur de la police, vous effectuez les actions en trois étapes pour obtenir le résultat et vous devrez répéter cela pour chaque titre. Mais lorsque vous changez de style avec les styles intégrés ou déjà créés, vous terminez le travail en un seul clic.

Les styles liés modifient les styles du caractère et du paragraphe ensemble et ils sont marqués d'un « ¶a» à la fin. Ces styles se comportent comme un style de paragraphe ou de caractère et peuvent être appliqués en cliquant n'importe où dans le paragraphe pour s'appliquer à l'ensemble du paragraphe, ou vous pouvez sélectionner une section spécifique du paragraphe et appliquer le style si vous avez besoin que le style soit appliqué à une partie seulement du paragraphe.

Les styles de liste sont utilisés pour modifier l'apparence des listes. Il a des niveaux de hiérarchie avec des styles d'indentation et de numérotation.

Les styles de tableau sont utilisés pour modifier l'apparence des tableaux. Ils viennent avec différents aspects pour les bordures, l'ombrage, l'alignement et les polices dans les tableaux.

Commentez s'il vous plait:

J'espère que vous avez tous une connaissance de

• Etudier la structure et la mise en page requises pour un document
• Styles et modèles disponibles
• Utilisation des tableaux et autres informations requises pour le document
• Application des techniques ci-dessus au document

J'ai fait de mon mieux pour joindre des captures d'écran à la plupart des actions expliquées ici. Certaines captures d'écran proviennent de Microsoft Word 2010 et je les remplacerai par Word 2003 dès que possible.

J'espère que vous avez trouvé cette information utile. N'hésitez pas à faire part de vos commentaires et à poser des questions si vous en avez La première section de cette unité peut être trouvée sur le lien ci-dessous

Section 1 - Saisir et combiner du texte et d'autres informations avec précision dans des documents de traitement de texte (logiciel de traitement de texte, questions 1.1 à 1.7)

La section suivante de cette unité se trouve sur le lien ci-dessous

Section 3 - Utiliser des outils logiciels de traitement de texte pour formater et présenter les documents efficacement afin de répondre aux exigences (Logiciel de traitement de texte, questions 3.1 à 3.6)