Convenir d'un budget: estimations, priorités et ressources financières, ainsi que le but et les avantages de la budgétisation

Cet article est rédigé sur la base de l’unité NVQ « Agree a Budget ». Il s'agit d'une unité de niveau 3 avec une valeur de crédit de 4.

Il y a deux parties dans cette unité; la première partie est évaluée en fonction des connaissances et de la compréhension, des déclarations personnelles, des questions, des discussions et d'autres preuves. La deuxième partie est évaluée sur la base de preuves à travers diverses procédures.

Ce que signifie convenir d'un budget

Si vous avez des objectifs quantifiés à atteindre ou si vous savez que vous devez faire face à des situations critiques qui peuvent survenir à tout moment, vous aurez besoin d'un plan. Vous devrez planifier vos économies, vos revenus et vos dépenses, et cela s'applique à la fois aux objectifs personnels et aux objectifs commerciaux. En bref, vous devrez «convenir d'un budget».

Qu'est-ce qu'un budget?

Un budget est un document financier qui prévoit les économies futures, les dépenses, les revenus et les dépenses. Un budget peut être planifié par des individus ou par des entreprises ou des organisations afin qu'ils prévoient s'ils peuvent fonctionner avec leurs revenus et dépenses prévus. Le budget donnera également une idée de la performance de l'entreprise au cours du prochain exercice.

De nombreux types de budgets

Il peut y avoir de nombreux types de budgets différents en fonction de la situation ou d'une partie de l'entreprise en question ainsi que des chiffres financiers disponibles.

Lorsque les chiffres financiers disponibles sont insuffisants, un budget est préparé sur la base des estimations de l'année précédente et c'est ce qu'on appelle un budget prévisionnel.
Un budget basé sur le montant de trésorerie qui sera dépensé au cours du prochain exercice est appelé un budget de trésorerie.
Si les coûts sont calculés pour démarrer une nouvelle entreprise, y compris les coûts de tous les actifs nécessaires pour démarrer l'entreprise, on parle alors de budget de démarrage d'entreprise.
Et il y a des budgets de performance basés sur des services ou des projets où les budgets sont créés en évaluant chaque élément individuel.
Une estimation des ventes futures d'une entreprise s'appelle un budget de ventes.

Il existe de nombreux autres types de budgets, tous en fonction du but, des objectifs et d'autres facteurs impliqués.

Pourquoi est-il important de créer un budget?

La planification avec un budget vous donnera une vision claire du montant que vous recevrez et du montant que vous dépenserez. Donc, avant de dépenser réellement pour quelque chose, vous pouvez décider si cela aura ou non un effet sur les finances de cette année. Vous pouvez établir des priorités, atteindre vos objectifs, réduire les dépenses indésirables et gérer efficacement votre argent. Créer un budget vous soulagera du stress et des doutes, car vous savez déjà ce que vous avez et à quoi vous attendre.

Compétences et processus nécessaires pour élaborer un budget

Il existe différents processus qu'il faut connaître et comprendre avant d'élaborer et de convenir d'un budget. Certains d'entre eux sont décrits ci-dessous:

Comment utiliser les estimations lors de l'élaboration d'un projet de budget (section 1.1)
Comment identifier les priorités et les ressources financières nécessaires lors de la préparation d'un budget (section 1.2)
L'objectif et les avantages de l'identification des priorités lors de la préparation d'un budget (section 1.3)
Le but et les avantages de l'évaluation et de la justification des coûts et des revenus estimés (section 1.4)

Comprendre comment élaborer des budgets

L'élaboration d'un budget comporte différentes étapes et divers facteurs doivent également être pris en compte. Un projet de budget est créé, contenant des propositions de dépenses et d'investissements pour la période budgétaire mentionnée.

Expliquer comment utiliser les estimations lors de l'élaboration d'un projet de budget (section 1.1)

Lors de l'élaboration d'un projet de budget, on prend en considération le budget des exercices précédents, les comptes de résultat et les flux de trésorerie de l'entreprise. Lors de la projection des revenus et des dépenses, soyez très prudent et prudent et utilisez toujours les chiffres réels corrects et précis si vous les avez en main. Soyez également prêt à gérer les variations des valeurs estimées du budget.

Remarque: lorsque vous ne disposez pas de chiffres réels, lors de l'estimation des dépenses, estimez le plus élevé possible, par exemple la facture d'électricité la plus élevée; lors de l'estimation du revenu, devinez une valeur faible, par exemple, prenez une valeur qui a rapporté le moins de revenus pour un service.

Lorsque vous utilisez des estimations pour élaborer un projet de budget, préparez une liste de toutes les ressources dont vous aurez besoin pour élaborer le budget. Rassemblez toutes les ressources, puis rassemblez-les pour élaborer le budget. Vous devrez le préparer avant le début de l'année financière (fiscale).

Les faits importants à respecter lorsque vous suivez le processus ci-dessus sont:

Vous devez créer une liste de toutes les dépenses. Classez les dépenses séparément et faites une liste. Par exemple, la papeterie de bureau, l'équipement, les salaires et les assurances. Préparez une liste des dépenses estimées et utilisez les dépenses de l'année précédente comme référence.
Recherchez les restrictions, telles que le montant des dépenses maximum ou minimum, ou la période allouée pour certaines tâches et certains projets, et tenez-en compte.
La prochaine étape consiste à créer une liste de tous les revenus. Catégorisez comme ci-dessus et préparez une liste de toutes les sources par lesquelles vous aurez un revenu et le montant estimé pour chacune. Par exemple, les revenus provenant des services fournis, des produits livrés, du financement externe, des taxes, des ventes ou de tout événement de collecte de fonds.
Créez un lien entre les revenus et les dépenses. Vous avez une liste des revenus et des dépenses. Déterminez la source de revenus qui vous aidera avec une dépense et créez un plan interactif.

Il est préférable de prendre conseil auprès de personnes expérimentées et qualifiées lors de la préparation du budget, car tout le monde n'est pas qualifié pour élaborer un budget par lui-même, en particulier dans les grandes organisations ou entreprises.
Pendant que vous avez une liste de dépenses, élaborez une liste par ordre de priorité en tenant compte des dépenses qui contribuent au développement de l'organisation ou pour atteindre un objectif précis. Notez les dépenses estimées pour chaque tâche priorisée (tenez compte de toutes les dépenses telles que la dotation en personnel, le salaire, le transport, les ressources, les factures de services publics et toutes autres dépenses associées).
Ne présumez pas qu'il y aura un ajustement serré entre les revenus et les dépenses. Des dépenses imprévues peuvent survenir à tout moment, et il est donc sage de mettre de l'argent de côté pour des dépenses diverses.

Faites une liste des choses que vous aimeriez mettre en œuvre pour la première fois au cours du nouvel exercice; par exemple, une augmentation de salaire, une extension ou une rénovation d'un espace de bureau. Créez une liste des dépenses estimées pour ces choses.
La meilleure façon de répertorier toutes les données ci-dessus est d'utiliser une feuille de calcul avec les revenus et les dépenses répertoriés avec les sources. Si les valeurs projetées des revenus et des dépenses sont approximativement égales, alors le budget est appelé un budget équilibré. Si vos dépenses sont inférieures au revenu, vous avez un excédent et vous pouvez voir si quelque chose peut être fait avec lui pour améliorer l'entreprise ou l'organisation. Si les dépenses sont supérieures aux revenus, il y aura un déficit et l'organisation devra chercher des moyens de réduire les dépenses; par exemple, réduire les factures de services publics et la papeterie, ou rechercher des événements de collecte de fonds ou des dons.

Remarque: au fur et à mesure que vous acquérez de l'expérience dans l'élaboration de budgets, la rédaction des budgets des années à venir deviendra plus facile. Vous saurez où chercher des informations et des ressources et comment identifier les priorités.

Expliquer comment identifier les priorités et les ressources financières nécessaires lors de la préparation d'un budget (section 1.2)

Pour garder une entreprise sur la bonne voie, les priorités doivent être correctement identifiées (budgétisation axée sur les priorités) et les finances bien planifiées et gérées.

La logique de la budgétisation axée sur les priorités est que les ressources financières doivent être allouées à des postes budgétaires (par exemple, des services ou des projets) en fonction de l’efficacité de ce poste budgétaire dans la réalisation des buts et objectifs de grande valeur pour l’organisation. Les éléments du budget sont donc classés en fonction des faits ci-dessus et le financement est alloué en conséquence.

Nous devons maintenant chercher des moyens d'identifier les priorités et les ressources financières.

Comment quelqu'un peut-il identifier les priorités?

Vous avez besoin de compétences, d'expérience, d'une réflexion logique et d'une bonne connaissance du fonctionnement ou du fonctionnement de l'organisation. Si vous avez rédigé le budget de l'année précédente, vous aurez une idée de la manière dont vous avez identifié ces facteurs et cela vous facilitera la tâche. Les articles prioritaires sont les services qui offrent la valeur la plus élevée pour l'organisation ou l'entreprise.

Quelques moyens d'identifier les prorités lors de l'élaboration d'un budget

Si vous avez rédigé des budgets au cours des années précédentes, utilisez ces listes de revenus et de dépenses projetés comme base. Utilisez les états financiers récents de l'entreprise ou de l'organisation pour les chiffres de ventes et de bénéfices. Il peut y avoir des changements mineurs ou des fluctuations de certains chiffres et les priorités auraient également changé. Prenez note de tous ces changements et tenez compte de tous les facteurs ci-dessus lors de la rédaction du budget.

Lors de la priorisation des éléments du budget, examinez attentivement chaque élément et son importance pour l'organisation. Enquêter sur les domaines sur lesquels cet élément aura un impact et énumérer les départements qui en dépendent; par exemple, améliorer les services informatiques, améliorer les technologies, réduire les coûts, la productivité sur le lieu de travail, etc. Demandez aux bonnes personnes des informations et des idées - par exemple, des cadres supérieurs ou des gestionnaires, selon l'organisation - et prenez la décision de faire d'un élément une priorité.
Rechercher des objectifs fondamentaux pour lesquels l'organisation gère, par exemple, le bien-être de la communauté, le soutien d'un mode de vie sain, la fourniture de services de qualité aux personnes âgées ou la fourniture de produits de qualité à des prix raisonnables. Créez un plan stratégique pour identifier les priorités.
Vous pouvez mener des sondages, des réunions ou des groupes de discussion, y compris avec le public, pour prendre des décisions sur la priorité d'un service.

Une fois qu'une décision logique est prise sur la liste des priorités, nous devons allouer des ressources pour ces choses. Pour ce faire, nous devons identifier les ressources financières.

Moyens d'identifier les ressources financières nécessaires lors de la préparation d'un budget

Des ressources seront nécessaires pour les dépenses courantes, les dépenses à court terme et les dépenses ponctuelles.

Parcourez la liste des priorités des dépenses que vous avez. Vous pouvez vous référer au modèle d'allocation des ressources de l'année précédente et le suivre, ou apporter des modifications si une alternative plus pratique et plus avantageuse est disponible. Un élément peut nécessiter plus de financement qu'un autre, simplement parce qu'il est à un niveau de priorité plus élevé. Certains services peuvent bénéficier d'un financement conjoint.
Regardez chaque dépense et dessinez un aperçu de tout ce qui dépend de cette dépense particulière; par exemple, les départements, les zones de service et les zones d'opération. Étudiez les effets du budget sur ces domaines d'opération et en utilisant ces informations, établissez une liste de priorités. Se référer aux états financiers précédents. Découvrez les avantages des dépenses dans ces domaines tout en les considérant comme une priorité.
Vérifiez si les ressources sont suffisantes pour tous les éléments qui constituent une priorité définie et, en cas de pénurie, vous pouvez rechercher des sponsors, organiser des événements pour collecter des fonds ou travailler avec des organisations partenaires pour réduire ou partager les dépenses.

Remarque: selon l'organisation ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez, sa taille et son mode de fonctionnement, vous pouvez avoir besoin d'un budget global ou de plusieurs budgets individuels pour différentes opérations.

Expliquer l'objectif et les avantages de l'identification des priorités lors de la préparation d'un budget (section 1.3)

Savoir identifier les priorités pour l'élaboration d'un budget présente également de nombreux avantages.

Les objectifs et les avantages de l'identification des priorités lors de la préparation d'un budget sont:

Un budget vous aide à gérer l'argent disponible de manière très efficace.
L'identification des priorités et des ressources disponibles aidera à allouer les ressources appropriées aux projets pertinents ou prioritaires.
Une fois que vous avez un budget bien planifié en place, vous pouvez surveiller efficacement les performances de l'organisation pour voir si les buts et objectifs ont été atteints. Toute erreur survenue dans les décisions budgétaires ou toute performance faible / faible dans l'entreprise due à une budgétisation inefficace peut être utilisée pour améliorer le processus de prise de décision à l'avenir.

Vous êtes capable de planifier les futurs buts, objectifs et performances de l'organisation.
Une identification efficace des priorités vous aidera à établir plus précisément les futurs budgets.
Vous aurez une idée claire du moment où prendre les mesures nécessaires en cas de problème.
Vous serez en mesure d'identifier les problèmes avant même qu'ils ne surviennent car vous surveillerez le budget: par exemple, les besoins financiers d'urgence ou les problèmes de trésorerie.
Une budgétisation appropriée en fonction des priorités favorisera le bon fonctionnement de l'organisation et augmentera la motivation du personnel.

Expliquer le but et les avantages de l'évaluation et de la justification des coûts et des revenus estimés (section 1.4)

Après avoir identifié les priorités et les ressources pour les éléments budgétaires, vous devez mettre de côté les coûts pour chaque élément du budget. Pour le faire efficacement, vous devez rechercher et évaluer le montant requis pour chaque élément du budget. Une analyse coûts-avantages est effectuée dans ce processus.

Vous êtes en mesure d'évaluer si un poste budgétaire est conforme aux principes régissant le fonctionnement de l'organisation.
Vous pouvez déterminer si les avantages d'une action dépasseront les coûts ou si la productivité augmentera en raison du budget.
Vous serez en mesure d'identifier s'il existe des besoins de fonds extrabudgétaires, si la raison est appropriée ou s'ils sont légitimes.
Vous pouvez éviter les changements de dernière minute ou réviser les plans budgétaires à venir et être prêt à y faire face.
Vous pouvez identifier les domaines qui peuvent nécessiter des dépenses supplémentaires, par exemple les projets qui peuvent entraîner des dépenses supplémentaires, et être préparé
Vous pouvez être sûr que les estimations sont réalistes et exactes et les mettre en œuvre sans souci.
Vous pouvez réduire les coûts ou éviter les coûts tout en évaluant si vous constatez que la dépense n'est pas une exigence ou un besoin.
Vous serez en mesure de décider facilement si les contrats (confier un projet à des agences sous contrat) seront plus rentables que l'organisation travaillant directement sur un projet.

Voici un article d'accompagnement sur la négociation de budgets dépassés et les compétences requises pour convenir d'un budget.

J'espère que vous trouverez les informations ici utiles. N'hésitez pas à laisser vos suggestions, expériences et idées dans la section commentaires ci-dessous.

Merci pour la visite.

Bonne chance!

Livingsta