5 façons dont un propriétaire d'entreprise peut réduire ses coûts

Cinq trucs et astuces pour réduire les coûts (pour les propriétaires d'entreprise)

Marten Bjork via Unsplash.com

Dans cette économie, les PDG cherchent à accomplir deux choses: augmenter les revenus et réduire les coûts. La gestion réussie de ces deux domaines, les revenus et les coûts, produit des bénéfices accrus. Gérer un seul et ignorer l'autre signifie souvent des maux de tête et du stress et, dans certains cas, fermer les portes.

Il est facile pour les PDG et les propriétaires d'entreprise de se concentrer sur l'augmentation des revenus. Augmenter les revenus signifie travailler sur les tâches essentielles à la mission, ou en d'autres termes, travailler sur les tâches qui «sont l'entreprise»: c'est-à-dire, créer le meilleur widget, vendre les grands comptes et trouver ou augmenter cet avantage concurrentiel.

Pour beaucoup, contrôler et réduire les coûts est une réflexion après coup, parfois une distraction. Les coûts directement associés aux revenus sont généralement surveillés de très près. Il s'agit notamment du coût des matériaux, des ventes et de la main-d'œuvre. Cependant, certains coûts associés à la «gestion de l'entreprise» tels que les fonctions comptables (p. Ex. Paie, A / P, A / R), la gestion des ressources humaines et la gestion des enregistrements peuvent être facilement ignorés.

Ne pas contrôler ou surveiller ces coûts indirects conduit généralement à une boule de neige de problèmes, tels que l'augmentation des déchets, le risque de fraude, les coûts de main-d'œuvre gonflés et les coûts d'opportunité plus élevés. Voici cinq façons dont un PDG ou un propriétaire d'entreprise peut mieux gérer et réduire ses coûts indirects.

1. Appliquer une «méthode» à la folie

L'une des premières choses à faire pour prendre le contrôle d'une activité que vous ou votre entreprise exercez est d'appliquer une méthodologie ou un système à cette activité. Par exemple, au lieu de simplement parcourir une pile de papiers aléatoires et non organisés chaque fois que vous recherchez quelque chose de spécifique, vous pouvez trier les papiers par thème par ordre alphabétique. Cela vous permet de localiser plus rapidement ce que vous recherchez à chaque fois que vous accédez à cette pile de papiers.

L'application d'un système de classement alphabétique des papiers signifie que vous pouvez trouver des choses en quelques secondes plutôt qu'en quelques minutes. Multipliez ces économies chaque fois que vous cherchez quelque chose, puis calculez le coût de votre temps, et vous commencez à voir que quelque chose d'aussi simple que de classer les papiers par ordre alphabétique peut vous faire économiser de l'argent.

Alphabétiser les documents n'est qu'un exemple auquel tout le monde peut s'identifier et qui illustre l'inefficacité d'attaquer un travail sans un processus en place qui facilite la fonction du travail.

L'application d'une méthode standard à une activité commerciale est appelée «gestion des processus métier» ou BPM. En utilisant l'exemple ci-dessus, les papiers ne sont pas classés par ordre alphabétique par magie, donc un processus doit être mis en place pour s'assurer que les papiers sont stockés dans leur état alphabétique.

2. Automatisation

L'automatisation d'un processus peut être l'un des moyens les plus rapides de réduire les coûts. C'est vrai, coûte. Si elle est effectuée correctement, l'automatisation peut réduire plus que les coûts de main-d'œuvre. L'automatisation peut également réduire les coûts de correction des défauts en supprimant l'erreur humaine (et d'autres variables) d'un processus. L'automatisation aidera également à exposer les déchets et à utiliser plus efficacement les ressources.

Pour clarifier le point concernant la réduction des coûts de main-d'œuvre, l'automatisation ne signifie pas nécessairement que vous serez en mesure de vous engager dans une réduction de force à grande échelle. Cela signifie que vos employés seront en mesure de concentrer leurs efforts plus précisément et d'accomplir plus de travail en moins de temps.

L'automatisation ne signifie pas la mise en œuvre de robots ou la dépense massive de capitaux sur de grands systèmes informatiques complexes. La mise en œuvre d'un processus automatisé peut être aussi simple que la création d'une macro dans une feuille de calcul Excel, ou elle peut être aussi complexe que la mise en œuvre d'une toute nouvelle plateforme d'imagerie de documents. Dans les deux cas, comme pour appliquer une «méthode à la folie», vous devriez être en mesure d'identifier où le temps et / ou les matériaux sont économisés et de le traduire en dollars.

3. Technologie

La technologie est le moyen d'automatisation, mais ne doit pas être confondue avec l'automatisation. Comme indiqué ci-dessus, l'automatisation peut être aussi simple que d'utiliser Excel pour calculer l'utilisation des matériaux ou une base de données Access pour mettre en œuvre un système de suivi de flux de travail simple. La technologie vous permet de capturer des informations à une échelle irréalisable dans un processus manuel.

L'utilisation de la bonne technologie pour le bon travail devrait améliorer la qualité, augmenter la vitesse et réduire les déchets. La technologie ne doit pas être limitée au seul moteur qui conduit à travailler tout au long des étapes d'amélioration des processus, elle peut également être utilisée pour introduire du travail dans le système (par exemple, numériser un document papier ou recevoir un e-mail) et quitter le travail du système (par exemple, exécution d'impression ou interface de données de sortie).

La bonne technologie devrait faciliter la vie de vos employés et commencer à compiler des informations précieuses sur la façon dont votre entreprise exécute ses processus de base et administratifs.

4. Suivi

L'information est la clé de l'amélioration des processus. Peu importe si ces informations sont collectées via un processus automatisé ou si ces informations sont compilées à l'aide de la technologie. Ce qui est important, c'est que vous ayez des informations à portée de main, afin que vous puissiez identifier les principaux modèles et tendances afin de déterminer la trajectoire des coûts de vos processus. En tant que PDG, vous êtes déjà familiarisé avec ce type de suivi avec des données financières, des données de marché et lors de la lecture des indicateurs de performance clés de votre cœur de métier.

Les informations sur tous les processus de votre entreprise doivent être disponibles pour toutes les parties prenantes de votre organisation. Cela permet à ces parties prenantes (c'est-à-dire les directeurs de bureau, les directeurs des achats, les directeurs d'entrepôt, etc.) d'effectuer la même analyse que vous feriez pour votre entreprise dans son ensemble, mais à un niveau qui correspond à leur domaine de responsabilité. Désormais, vos parties prenantes sont habilitées à prendre des décisions éclairées sur un changement de processus significatif. Ils peuvent voir les avantages (ou leur absence) de ces changements, commençant le processus d'élimination des défauts de processus et des coûts.

5. Propriété

Maintenant que vos parties prenantes disposent des informations nécessaires pour surveiller leurs processus, elles commenceront à se sentir plus responsables et plus propriétaires, plutôt que de simplement gérer le statu quo. Les parties prenantes du processus qui ont l'impression de contribuer au bien-être de l'entreprise passent plus de temps à réfléchir stratégiquement à la manière dont elles peuvent économiser du temps, de l'argent et d'autres ressources à l'organisation; plutôt que de gérer de manière réactive les crises et les dépassements de coûts.

Parfois, il peut être difficile pour un PDG de renoncer à un certain contrôle sur certains processus. Combien de fois avez-vous dit: «Toutes les dépenses dépassant 1 000 $ doivent avoir mon approbation» ou «Je dois approuver toutes les demandes de nouveaux employés»? Faire cela ralentit l'agilité de votre entreprise; laisser vos managers faire leur travail, vous permet de faire le vôtre. Céder la propriété à vos gestionnaires est beaucoup plus facile à faire lorsque la méthode, la technologie et la surveillance sont en place.

Conclusion

Il y a toujours un coût à modifier le fonctionnement de votre entreprise (c'est-à-dire à mettre en œuvre un changement de processus). Tout changement de processus devrait au moins mériter une analyse rapide des coûts / avantages. Plus le changement est important, plus l'analyse est approfondie. L'analyse des changements de processus peut être une entreprise compliquée. Quantifier les économies de coûts dans des domaines tels que les déchets et la qualité peut être plus difficile que ceux obtenus en termes de temps et de ressources.

La mise en œuvre de la méthode, de l'automatisation, de la technologie, de la surveillance et de la propriété vous rapproche de la capacité d'identifier le véritable coût de l'amélioration en vous fournissant les informations nécessaires pour prendre ces décisions. L'amélioration des processus prend généralement du temps et, dans certains cas, le coût de l'amélioration des processus est pré-chargé dans le projet. Ne perdez pas de vue les objectifs à long terme et abandonnez trop tôt un projet d'amélioration des processus.

Ces modes de gestion des coûts ont fait leurs preuves. Il existe de nombreuses méthodologies sur le marché que vous pouvez mettre en œuvre ainsi que des solutions logicielles / matérielles qui vous fourniront les informations nécessaires pour gérer plus efficacement votre entreprise. En tant que PDG, c'est à vous d'amorcer le processus de changement.