5 règles pour des e-mails plus professionnels

Gardez votre professionnel des communications écrites

Vous avez probablement entendu ceci: «La façon dont vous écrivez est tout aussi importante que ce que vous écrivez.» De nos jours, la «marque personnelle» de quelqu'un est tout - à la fois en ligne et dans le monde professionnel. " Garder vos e-mails professionnels contribuera grandement à soutenir votre marque personnelle.

À bien des égards, les programmes de messagerie électronique et instantanée permettent l'équivalent visuel d'une écoute clandestine lors d'une conversation téléphonique. Il existe des blogs qui donnent des conseils sur la façon d'écrire un e-mail "comme s'il sera un jour lu lors d'une déposition judiciaire". Ces blogs donnent beaucoup de conseils sur ce qu'il ne faut pas faire, mais très peu sur ce qu'une personne devrait faire ou pourquoi c'est important.

Voici mes cinq principales règles "ce qu'il ne faut pas faire" et des suggestions sur ce qu'il faut faire à la place:

Règle 1: Soyez conscient de vos réactions (alias "No Venting")

Cela peut être le plus difficile à suivre. Voici la situation la plus courante que j'ai observée:

Vous entendez quelque chose lors d'une réunion virtuelle et votre réaction est d'envoyer immédiatement un message instantané, un emoji (si votre messagerie instantanée a cette capacité) ou un e-mail à une personne qui participe également à la réunion.

Quel est le risque?

Si la personne à qui vous envoyez le commentaire partage son écran avec un public plus large, mais qu'elle a oublié de désactiver ses notifications par e-mail et / ou de garder l'écran de messagerie instantanée fermé… vos commentaires sont désormais publics.

Ne pensez pas une minute que personne n'a remarqué - croyez-moi, tout le monde l'a vu.

Ce qu'il faut faire?

1. Si votre commentaire est pertinent par rapport au sujet de la réunion: exprimez-vous lors de la réunion.
2. Si votre commentaire est simplement une réaction instinctive: gardez-le pour vous pendant une minute et écoutez un peu plus près la conversation. Il est possible que la déclaration à laquelle vous avez réagi ne soit qu'une partie de l'histoire.
3. Attendez la fin de la réunion: si c'était vraiment bon ou mauvais, gardez-la pour une discussion privée après la réunion.

Règle 2: Vérifiez à qui votre e-mail est destiné

En raison du rythme rapide des affaires, nous sommes tous en état d'alerte tout le temps et tout est dû hier.

Voici un scénario probable:

Quelqu'un envoie un e-mail. Ensuite, dans cinq minutes ou moins, cette personne se présente à votre bureau, vous appelle ou "Avez-vous reçu mon e-mail?"

Finalement, vous apprenez à arrêter tout ce que vous faites pour lire chaque e-mail qui arrive immédiatement. En conséquence, vous êtes également motivé à réagir immédiatement.

Ensuite, vous découvrez que votre réponse a été adressée à la ou aux mauvaises personnes de l'entreprise.

Comment est-ce arrivé?

Peut-être avez-vous appuyé sur «répondre à tous» par habitude au lieu de transférer l'e-mail comme début d'une conversation parallèle. Peut-être que l'expéditeur a tapé le mauvais nom, ou vous avez le même nom que quelqu'un d'autre dans l'entreprise.

Ce qu'il faut faire?

1. Avant d'appuyer sur envoyer: prenez une minute supplémentaire pour tout relire: votre liste de destinataires, votre e-mail en général (peut-être que votre message n'est pas clair, vous avez oublié des mots, etc.);
2. Essayez d'annuler le message dès que vous réalisez l'erreur. Si la fonction "Rappeler ce message" ne fonctionne pas:

Règle 3: Gardez le personnel séparé du professionnel

Si vous ne l'avez pas fait vous-même, vous avez entendu des histoires comme celle-ci:

Un e-mail très personnel a été envoyé non seulement à la personne visée, mais également à TOUTE L'ENTREPRISE.

OUI !!! Le facteur d'embarras est hors du commun… à la fois pour l'expéditeur et les destinataires.

Ce qu'il faut faire?

Gardez TOUJOURS votre travail et vos e-mails personnels séparés et évitez de vous connecter à la version en ligne de vos comptes Gmail, MSN, Yahoo ou Hotmail depuis votre ordinateur portable (ou ordinateur de bureau).

Il est plus facile de combiner les e-mails personnels et professionnels en un seul endroit afin que vous puissiez garder un œil sur les deux. Cependant, maintenant que nos téléphones portables sont aussi intelligents et puissants que nos ordinateurs portables (tablettes, etc.), la combinaison de carnets d'adresses e-mail n'est plus nécessaire.

Règle 4: Soyez conscient de votre public

Même si votre e-mail est destiné à un public spécifique, il a le potentiel d'être transmis à n'importe qui, n'importe où dans l'entreprise ou au-delà.

Dans le monde de l'entreprise, vous n'écrivez jamais simplement à votre ami ou collègue. Vous devez toujours supposer que les e-mails seront lus par une personne plus élevée dans l'entreprise. Votre meilleure option est d'aborder chaque e-mail comme si vous écriviez à votre responsable, à son supérieur ou à un client.

Dans le même temps , évitez d'utiliser le jargon de l'industrie, les acronymes ou les mots que seuls votre professeur de littérature universitaire pourrait utiliser. Ces choses ne vous donnent pas l'air plus intelligent… cela agace simplement le (s) lecteur (s) et rend votre message plus difficile à comprendre.

RÈGLE 5: Surveillez votre langue

Cela ne signifie pas seulement «pas de jurons» (ou le garder «PG» comme le classement du film) - cela devrait être évident. Si ce n'est pas le cas, attendez-vous à avoir une conversation avec les ressources humaines.

«Surveillez votre langage» signifie aussi le garder «PC» (politiquement correct).

N'OUBLIEZ PAS: votre e-mail peut être lu par n'importe qui à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise. Puisqu'il n'y a aucun moyen de savoir qui pourrait être le lecteur final, gardez votre langage et votre ton neutre.

Et si vous n'êtes pas sûr?

1. Demandez à un collaborateur de confiance de lire l'e-mail et de faire des commentaires ou des suggestions sur la façon dont le message pourrait être amélioré.
2. Écrivez l'email (sans destinataires) puis enregistrez-le dans votre dossier «brouillon» pendant un moment. Le lendemain (ou plus tard ce jour-là si vous avez une date limite), examinez-le.

• Cela dit-il encore ce que vous pensiez écrire?
• L'e-mail vous montre-t-il en tant que professionnel que vous êtes? Sinon, corrigez-le ou demandez de l'aide.

SOYEZ TRÈS PRUDENT lorsque vous publiez sur les réseaux sociaux.

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, entrepreneur indépendant, etc., vous devriez avoir des pages de médias sociaux distinctes pour votre entreprise. Assurez-vous que vos commentaires et publications doivent être directement liés au produit ou au service que vous offrez.

Si vous avez eu une mauvaise journée, ne la diffusez pas sur Facebook ou Twitter, et ne jetez pas la main à l'entreprise pour laquelle vous travaillez. Vos collègues ou amis Facebook (passés et présents) peuvent ne pas comprendre. En outre, de nombreuses entreprises ont désormais des programmes qui surveillent comment et quand leur nom d'entreprise est utilisé et par qui (consultez le manuel de votre entreprise).

N'oubliez pas - les employeurs potentiels essaieront d'accéder à votre (vos) page (s) pour décider si vous êtes «un bon candidat» pour le poste. Il n'en faut pas beaucoup pour remettre en question votre réputation (marque personnelle) et perdre une entrevue ou une offre d'emploi.

Votre meilleur plan: décrochez le téléphone (oui ce truc avec les numéros dessus) et appelez quelqu'un en qui vous avez confiance pour évacuer vos frustrations.

Lorsque vous travaillez dans un environnement d'entreprise, il est important de se rappeler qu'aucune de vos communications n'est privée. Chaque e-mail que vous envoyez (à la fois interne et externe) peut être lu par toute personne intéressée par le sujet. Dites la mauvaise chose, répondez à tous ou envoyez-la à la mauvaise personne, et vous pourriez mettre en danger votre réputation professionnelle (marque personnelle), votre travail et l'entreprise.

En fin de compte, le meilleur conseil est d'utiliser simplement votre bon sens et de séparer le plus possible le personnel des affaires. Comme le rappelle le film de 1972 Le Parrain: «Ce n'est pas personnel, c'est des affaires.»