5 étapes faciles pour avoir des conversations difficiles sur le lieu de travail

Si vous travaillez dans n'importe quel type de poste de leadership, du chef d'équipe au PDG, il y aura des moments où vous vous retrouverez à avoir une conversation inconfortable avec d'autres membres du personnel. Cela fait partie de tout rôle de leadership et ne doit pas être évité. Pour être un leader plus fort, vous devrez gérer à la fois les bons et les mauvais aspects de votre rôle.

Cependant, il existe des moyens de gérer ces types de situation qui peuvent aider votre équipe, votre service ou votre entreprise à se développer et à devenir plus fort, et des moyens qui peuvent nuire à votre équipe, votre service ou votre entreprise. Tous les bons leaders voudront minimiser les dégâts et utiliser à la place cette opportunité pour renforcer leur équipe et leur position de leader.

Lorsqu'un problème survient, qu'il s'agisse de performances, de congés de maladie, d'une querelle sur le lieu de travail ou de tout autre sujet qui pourrait vous mettre mal à l'aise, vous ou l'autre membre du personnel, vous devrez comprendre comment gérer au mieux les attentes du personnel afin de minimiser tout conflit et résolvez le problème rapidement et équitablement..

Cet article abordera les cinq étapes clés que vous devez suivre pour avoir des discussions fructueuses sur des sujets difficiles sur votre lieu de travail.

Quand vous devrez peut-être avoir une conversation difficile

De temps en temps, si vous travaillez dans un rôle de supervision, que ce soit un chef d'équipe, un superviseur ou une direction, vous devrez faire face à une situation difficile avec ceux qui travaillent sous votre direction.

Les conversations difficiles peuvent porter sur de nombreux sujets, mais les plus courants sont liés à un mauvais rendement ou à une mauvaise conduite, aux problèmes personnels d'un travailleur qui peuvent affecter son travail ou à l'enquête sur les plaintes et les griefs.

Rappelles toi; peu importe à quel point vous ne voudrez peut-être pas avoir ces types de conversation, il est toujours préférable de les avoir, et plus tôt vous pourrez les avoir, mieux ce sera. Plus le problème est abordé et traité tôt, plus il sera facile de le régler.

Première étape: êtes-vous la bonne personne pour le poste?

Avant de faire quoi que ce soit, assurez-vous que vous êtes la bonne personne pour avoir cette conversation. Si vous n'êtes pas sûr, vérifiez auprès de votre responsable ou de votre service des ressources humaines. Si vous êtes la bonne personne pour le poste, il est toujours préférable de vous assurer que les RH et / ou votre manager savent exactement ce que vous prévoyez de faire. Cela vous aidera également à vous sentir plus soutenu.

Une fois que vous avez établi, vous êtes la bonne personne pour le poste; alors il est temps de craquer!

Deuxième étape: que faire avant la réunion / conversation

Assurez-vous de connaître les faits, ce qui s'est passé, quand et pourquoi. Vous devez savoir à 100% ce qui se passe. Comment pouvez-vous espérer avoir une discussion utile avec seulement la moitié des faits à votre disposition?

Pensez à ce que vous savez de la personne à qui vous devez parler, est-ce que la raison pour laquelle vous devez lui parler est quelque chose que vous attendez d'elle? Ou est-ce complètement hors de caractère? Tenez-en compte avant de parler avec eux, il pourrait y avoir eu un malentendu et vous voulez aborder cette discussion avec un esprit aussi ouvert que possible.

Vérifiez les politiques de votre entreprise; vous devrez peut-être conseiller un plan d'action afin de connaître la politique de l'entreprise, afin d'être en position de force pour conseiller.

Troisième étape: planifier la réunion

Lors de la planification de la réunion, gardez à l'esprit les points suivants:

Une conversation en face à face est plus efficace qu'un appel téléphonique.
S'asseoir en face de quelqu'un est une façon très formelle de parler, s'asseoir à côté d'eux est moins menaçant.
Attendez le temps; vous ne voulez pas précipiter la réunion, l'employé peut vouloir parler longuement de la situation, alors assurez-vous de laisser suffisamment de temps à la réunion.
Vous devriez également envisager une résolution possible, cela peut être difficile étant donné que vous n'avez pas encore discuté du problème avec l'employé, mais vous devriez déjà être au courant du problème et avoir plusieurs idées concernant les résultats potentiels.

Étape 4: exécution de la réunion

Lorsque vous organisez la réunion, gardez à l'esprit les points suivants:

Décrivez dès le début comment la réunion se déroulera et les questions à discuter, soyez clair et concis.
Restez objectif et sans jugement en tout temps.
Adoptez une manière calme et professionnelle.
Soyez aussi précis que possible, utilisez des exemples si possible.
Utilisez un langage et des gestes favorables / encourageants.
Prendre des notes.

Posez des questions mais n'interrompez pas toutes les quelques minutes. Si possible, essayez de sauvegarder vos questions jusqu'à ce que l'employé ait fini de parler.

N'oubliez jamais que vous êtes en charge de la réunion. C'est à vous de garder la réunion sur la bonne voie, vous devrez arrêter la conversation sur des chemins indépendants.

Donc, en un mot, votre réunion devrait ressembler à ceci:

Ouvrez la réunion; Expliquez pourquoi la réunion a lieu et ce qui sera discuté.
Passez en revue les problèmes, soyez clair et concis.
Demandez une explication.
Écoutez ce que l'employé a à dire, écoutez, gardez l'esprit ouvert.
Explorez les problèmes ensemble.
Convenir d'une voie à suivre

Succès de la réunion

Cinquième étape: une voie à suivre

Une fois que vous avez eu votre réunion, vous devriez être en mesure de décider de la voie à suivre. En effet, si possible, cela aurait dû être fait pendant la réunion.

Vous devez réfléchir clairement à la meilleure façon de résoudre la situation pour l'empêcher de se reproduire. N'oubliez pas que ce n'est pas seulement la meilleure résolution pour vous et l'entreprise, mais aussi la meilleure décision pour l'employé.

Si nécessaire, vous pouvez en discuter avec d'autres managers plus expérimentés ou avec les RH.

Conclusion

En conclusion, vous devez décider si vous êtes la bonne personne pour avoir cette discussion, si c'est le cas, vous devez enquêter sur la question en profondeur. Une fois une enquête approfondie, vous devez prendre le temps de planifier soigneusement votre réunion, ne vous contentez pas de vous y précipiter. Une fois planifiée, votre réunion doit avoir lieu. À la fin de la réunion, dans une situation idéale, vous aurez pu vous mettre d'accord sur une voie à suivre avec votre collaborateur. Sinon, vous devez prendre une décision le plus rapidement possible.