3 astuces pour freiner la procrastination des présentations

Souffrez-vous de la procrastination de présentation? Trouvez quelques conseils pour que vos présentations soient faites à temps sans précipitation de dernière minute.

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Votre présentation est due la semaine prochaine. Les diapositives ne sont pas terminées. Votre contenu est un désordre, verbeux et sans valeur. Et vous vous dites: "Ah, je vais y arriver en un clin d'œil; cela peut attendre quelques jours…"

Deux jours avant le spectacle: "Cela prend plus de temps que prévu; je vais juste le faire."

"Let's Wing It" n'est pas la solution

Il s'agit d'un scénario familier à de nombreux présentateurs. Parfois, vous êtes tout simplement débordé par trop de choses et vous ne pouvez pas vous permettre de vous soucier de la présentation à venir dans un proche avenir. J'appelle ce phénomène «Procrastination de la présentation».

Nous connaissons les effets néfastes de la procrastination sur notre productivité. En quoi la procrastination des présentations est-elle différente? D'une part, les effets calamiteux du travail de dernière minute ici sont aggravés sur scène, évidents pour le public à scruter. Lorsque vous vous présentez, vous vous représentez. Une présentation à moitié cuite reflète horriblement votre crédibilité et votre professionnalisme. Cela vous fait paraître mal préparé, désorganisé et peut-être même paresseux.

«Winging it» ne fonctionne pas la moitié du temps. Vous pouvez dégager tellement de charisme qu'il déborde de vos oreilles, mais si vous ne savez pas vraiment de quoi vous parlez ou n'offrez aucune valeur, le public verra à travers ces manigances.

Comment vous motiver à travailler sur votre présentation

Idéalement, vous devriez être prêt. Prenez le temps de connaître vos affaires et de faire le travail correctement. La vérité est cependant que vous ne pouvez pas simplement mettre de côté vos engagements à aller à la fois Picasso sur vos diapositives et Ralph Waldo Emerson sur votre scénario. Quelque chose doit donner. En tant que partisan des présentations productives, je vous propose quelques raccourcis que vous pouvez créer vous-même.

Hack # 1: Comprenez que c'est un processus

Reconnaissez que la création d'une bonne présentation est une somme de parties, un processus étape par étape, si vous voulez. En utilisant vos poches de temps libre pour combler ces lacunes, vous vous assurerez de le faire rapidement et d'éviter de trop compromettre la qualité.

Vous avez peut-être votre propre «système», mais suivre un processus structuré vous permet de «faire» beaucoup plus rapidement et vous donne le temps de faire l'effort de le rapprocher de la «perfection».

Hack n ° 2: réutiliser les travaux antérieurs

Contrairement à ce que suggèrent certains professionnels de la communication, vous n'avez tout simplement pas le temps de créer à partir de rien une présentation personnalisée pour votre public.

Si vous êtes formateur ou travaillez dans un service spécialisé, il y a de fortes chances que vous parliez à nouveau du même concept ou de la même idée. Rien ne vous empêche d'utiliser le graphique ou la transcription spécifique que vous avez soigneusement créé avant de créer votre prochaine présentation.

Hack # 3: externaliser des parties de votre présentation

C'est plus un dernier recours si vous ne pouvez tout simplement pas perdre de temps. Laissez un professionnel vous soulager en sous-traitant certaines parties de votre présentation. Par exemple, engagez un designer si vous rencontrez des problèmes de conception. Demandez l'aide d'un rédacteur si vous êtes perplexe sur le contenu.

Remarquez que je n'ai pas suggéré de vous dégager complètement du processus; vous devriez mieux connaître votre présentation. Injectez-y votre part d'originalité. Votre contribution peut prendre la forme de fournir la structure du message ou de dessiner des dessins.

Le paradoxe de la perfection

Je suis plutôt perfectionniste, comme je suis sûr que beaucoup d'entre nous le sont. Dans ma jeunesse, j'aimais dessiner des animaux. Je dessinais les membres, les oreilles et la tête, et je laisserais les yeux pour la fin; Je gâcherais toujours ça. J'écraserais le papier et disposerais promptement de la misérable créature.

Quand il s'agissait de concevoir des présentations, les choses n'étaient pas très différentes. J'ai sans cesse poursuivi l'idée de la perfection. J'ai fait 50 à 60 minuscules modifications sur une diapositive avant d'être satisfait. Là encore, je n'ai jamais été vraiment satisfait.

Réalisez que rien ne peut être parfait

Il ne fait aucun doute que ces actes m'ont fait remarquer pour mon bon travail, mais ils ont également nui à mon calendrier de livraison. En trois heures, je n'avais fait que trois misérables diapositives sur 60? J'ai dû reporter les téléchargements, les soumissions de travail et les créneaux de présentation.

Rien de mal à vouloir être «parfait», non? Faux. La perfection est un mythe. Les choses ne seront jamais parfaites, du moins pour vous. Mais ils peuvent être «assez bons» ou mieux.

J'ai passé des heures à me concentrer sur de petits détails dans certaines zones infimes, compromettant ainsi la qualité dans son ensemble. Lorsque les délais sont arrivés, je ne pouvais tout simplement pas livrer ce que j'avais à l'époque. Je n'avais que la moitié d'un parapluie réalisable.

Faites-le faire

Dans les situations où vous êtes pressé (ou non), le coût d'opportunité est tout. Préférez-vous avoir quelques super diapositives mais être incapable de faire la présentation du tout ou avoir une présentation complète d'une norme acceptable pour faire une présentation.

Je suis fan de la façon dont les choses devraient être fantastiques, mais il y a une ligne fine entre «assez bien» et le faire trop. Je ne vous encourage pas à expédier un produit à moitié con, mais retarder un produit «assez bon pour expédier» est tout aussi mauvais. La vieille maxime est vraie: "Terminé vaut mieux que parfait."

Mieux vaut fait que parfait.

Ce qui compte vraiment?

Faites cuire votre présentation (pardonnez le jeu de mots sur le gâteau) couche par couche. Construisez-les à partir de zéro. Si c'est le cas, vous manquez de temps, vous serez toujours en bonne position pour faire la présentation malgré tout. Un de mes amis entraîneur de discours, Benjamin Loh, a ceci à dire:

Il s'agit de prioriser les éléments importants pour que cela soit «Terminé» ou «Assez bien» avant d'aspirer à aller au-delà de cela.