10 règles d'or de la gestion de projet

Suivez ces règles pour que tout projet fonctionne à sa pleine capacité.

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Je suis impliqué dans la gestion de projets et de portefeuilles de projets depuis plus de 30 ans et il y a quelques règles d'or que j'ai apprises de tous ces projets qui sont standard dans tout type de projet. Dans cet article, je souhaite en partager certains avec vous.

Si vous appliquez ces règles à n'importe quel projet que vous entreprenez, vous aurez probablement un projet réussi et sans stress entre vos mains!

Règles de gestion de projet

Comprendre la portée
Comprendre les objectifs des parties prenantes
Plan
Contingence
Communiquez avec l'équipe
Tester tôt / prototype
Moniteur
Rendre compte au client et gérer les attentes
Livrer
Tenir une réunion de récapitulation / leçons apprises

1. Comprendre la portée

Cela peut sembler être une évidence, mais il est essentiel que vous sachiez en quoi consiste le projet. Qu'essayez-vous de construire ou de réaliser? Existe-t-il une spécification écrite du projet à laquelle vous devez adhérer? Quels sont les objectifs commerciaux qui motivent le projet?

Parlez aux personnes impliquées dans la décision d'aller de l'avant avec le projet. Il peut s'agir d'un vendeur dans votre organisation (si vous réalisez le projet en tant que fournisseur pour une autre société), ou d'un membre de la direction de votre organisation s'il s'agit d'un projet interne.

Découvrez quelles sont les attentes de votre client (qu'il s'agisse d'un client interne ou d'un client externe). Ont-ils déjà fait quelque chose de similaire et comment pensent-ils que ce projet s'est déroulé - qu'est-ce qui était bien et qu'est-ce qui aurait pu être amélioré?

Assurez-vous de bien comprendre toutes les exigences techniques du projet. Si nécessaire, parlez-en à une personne technique de votre équipe ou à votre responsable / service informatique.

2. Comprendre les objectifs des parties prenantes

Avant de démarrer un projet, essayez de savoir qui sont toutes les parties prenantes. Par exemple, si vous réalisez un projet pour un client externe, vous pouvez avoir les parties prenantes suivantes:

Le sponsor commercial - c'est la personne qui met la main dans sa poche et dépense l'argent avec vous ou votre organisation. Ils voudront une livraison de qualité dans les délais sans frais supplémentaires par rapport à ceux convenus.
Le gestionnaire de projet client - c'est la personne de votre organisation cliente avec laquelle vous serez le plus en contact pendant le projet. Ils voudront un projet sans stress et sans tracas. Ils voudront bien paraître aux yeux de leur patron et vous constaterez peut-être que leur rémunération ou bonus sera lié à la réussite du projet.
L'expert client - vous devrez peut-être vous engager avec un expert client à un moment donné du projet. Ils voudront avoir une contribution et un mot à dire dans la conception et voudront sentir que leur expertise est entendue et prise en compte. Ils auront aussi généralement peu de temps (étant donné qu'ils sont experts dans leur domaine)
Autres fournisseurs - parfois, vous constaterez que soit vous dépendez de la contribution d'un autre fournisseur de votre client, soit ils attendent votre contribution. Vous devrez travailler (généralement par l'intermédiaire de votre chef de projet client) avec ce fournisseur et le satisfaire.
Votre propre patron - votre patron voudra des rapports sur le déroulement de votre projet (pour vous assurer que vous gardez ce client heureux et que vous faites un profit pour votre organisation).

Assurez-vous de comprendre de chacun des sponsors du projet ce qui fera de ce projet un succès de leur point de vue.

3. Planifier

Maintenant, je ne peux pas insister assez sur cela - planifiez, planifiez, planifiez. Dressez la liste des tâches impliquées dans le projet et des ressources (personnes et choses) requises. Regardez les interdépendances des tâches - ce qui ne peut pas commencer avant que quelque chose d'autre commence ou se termine, etc.

Utilisez des outils tels que MS Project ou même une simple feuille de calcul Excel pour vous aider à planifier. Organisez à l'avance les personnes et les choses dont vous aurez besoin et prévoyez de faire un prototypage précoce et une assurance qualité pour régler les premiers problèmes.

4. Contingence

Quelle que soit la qualité de votre plan, les choses ne se passeront pas comme prévu. La vie interviendra. Assurez-vous d'ajouter une certaine contingence à votre plan. Cela peut être des ressources supplémentaires ou du temps supplémentaire dans votre emploi du temps, mais cela fera la différence entre une livraison calme et une fin de soirée effrénée à 2 heures du matin pour la livraison finale.

Si votre projet est destiné à un client externe, encouragez-le dès le début à intégrer une certaine contingence dans le budget (peut-être 10%). Cela leur donnera une certaine marge de manœuvre dans le cadre du périmètre et signifiera qu'il sera plus facile de mener à bien le projet sans avoir à passer par les achats pour chaque petit changement.

5. Communiquez avec l'équipe

Il y a de fortes chances que vous ne terminiez pas ce projet seul. N'oubliez pas que votre équipe ne sait pas lire dans les pensées et vous devrez communiquer avec eux pour les faire participer, solliciter des idées, réfléchir et leur faire savoir quels sont les délais. Soyez honnête et écoutez leurs réflexions sur la façon de faire les choses plus vite ou mieux.

Si votre projet s'étend sur plusieurs semaines ou mois (voire des années), organisez une rencontre régulière avec l'équipe. Si votre équipe est dispersée dans le monde, vous pouvez organiser cette réunion à un moment opportun pour tous via une conférence téléphonique ou une session telle qu'une session Zoom ou Webex.

Assurez-vous que chaque membre de l'équipe comprend la situation dans son ensemble et qu'ils comprennent tous l'effet qu'aura un bon (ou un mauvais) travail sur les autres membres de l'équipe.

Rédigez un résumé de projet pour aider les nouveaux membres à s'intégrer rapidement et à se mettre à jour.

6. Tester tôt / prototype

Peu importe ce que vous construisez, n'allez pas trop loin dans la production sans tester vos performances. Si possible, construisez un premier prototype et transmettez-le aux décideurs pour leur contribution. Plus vous obtenez cette entrée tôt, moins vous aurez besoin de retravailler plus tard.

Les premiers tests ou prototypes devraient essayer de tester tous les aspects du produit. Impliquez le service informatique, les utilisateurs finaux, les parties prenantes et d'autres personnes dans ces premiers tests.

7. Moniteur

Une fois que vous avez obtenu l'approbation du premier prototype et des premiers tests, vous pouvez passer au développement à grande échelle. C'est là que sera dépensé l'essentiel de l'effort.

Il est essentiel de suivre votre projet tout au long de cette étape. Fixez-vous des objectifs et des délais intermédiaires et ne les manquez pas - traitez chacun comme un délai pour le client.

Continuez à vérifier avec l'équipe et le client / les parties prenantes pour vous assurer que les attentes sont toujours les mêmes et que vous êtes sur la bonne voie pour y répondre.

8. Rendre compte au client et gérer les attentes

Les clients aiment savoir ce qui se passe. Ils n'aiment pas être laissés dans le noir sans rapports sur la façon dont les choses se passent. Et ils n'aiment pas les surprises.

Assurez-vous de faire rapport régulièrement à votre client et de lui faire savoir comment les choses se passent avec son projet - c'est son argent après tout!

S'ils ne tiennent pas leur part de l'accord (fournir des commentaires, fournir quoi que ce soit!), Assurez-vous de leur faire savoir et de leur faire savoir comment leur retard affectera le calendrier ou le budget.

9. Livrer

Le jour J est arrivé. Dites au client avant la livraison quand il doit s'attendre à la livraison - doit-il s'attendre à la première chose le matin de son heure, la dernière chose ce soir-là, midi, etc.? Un client peut s'énerver s'il pensait que la livraison serait avec lui ce matin-là, et que vous vouliez en fait le livrer avant minuit!

Lorsque vous avez livré, assurez-vous de dire au client que la livraison a été effectuée et de lui faire savoir quelles sont les prochaines étapes. Vont-ils signer, fournir des commentaires, informer les autres évaluateurs, etc.?

Si votre livraison est un logiciel et que vous la fournissez par voie électronique, assurez-vous de vérifier que ce que vous avez téléchargé (par exemple, sur un site FTP) peut, en fait, être téléchargé, décompressé et exécuté avec succès.

Méfiez-vous du membre de l'équipe technique qui suppose que simplement parce qu'ils l'ont téléchargé, il doit être entièrement là et intact!

10. Tenir une réunion de synthèse / leçons apprises

Une fois que tout a été approuvé et que le projet est clos, prévoyez de tenir une réunion d'examen. Cette réunion vous donnera l'occasion de solliciter de bons retours (en supposant que vous avez fait du bon travail!), De noter où des améliorations peuvent être apportées dans de futurs projets, et de donner à votre client un retour sur le rôle qu'il a joué.

Tenez une réunion interne avec votre équipe avant toute réunion de revue post-projet avec votre client.

Soyez honnête mais diplomatique. Faites des éloges là où des éloges sont dus et donnez une rétroaction constructive là où vous pensez que cela améliorera le processus la prochaine fois.

Documentez les résultats.