Rédaction d'une lettre commerciale pour annoncer de mauvaises nouvelles (avec des exemples)

Kaitlyn Baker via Unsplash.com

Parfois, en affaires, vous ne pouvez tout simplement pas éviter d'écrire une lettre qui contient de mauvaises nouvelles. Cependant, vous pouvez essayer d'écrire la lettre de manière à maintenir une bonne relation avec le destinataire et à annoncer les mauvaises nouvelles de la manière la plus simple. Vous ne voulez pas brûler de ponts dans les affaires, il est donc vraiment à votre avantage d'écrire une mauvaise lettre efficace.

Objectifs sur lesquels vous devriez vous concentrer lors de la rédaction de la lettre

1. Minimiser les dommages à la relation: les mauvaises nouvelles ne devraient pas définir la relation.
2. Montrer que la décision est juste et raisonnable: imaginez-vous à la place du lecteur et essayez de lui donner la meilleure explication possible.
3. Déclarer clairement et fermement les mauvaises nouvelles:

• L'ouverture doit avoir un tampon pour minimiser tout dommage à la relation. Utilisez une ouverture positive ou neutre pour maintenir la bonne volonté.
• Le corps doit inclure des raisons pour aider le lecteur à le voir de votre point de vue. Vous voulez montrer que vous êtes à la fois juste et raisonnable. Soyez clair et ferme sur les mauvaises nouvelles, mais soyez également bref, positif et discret à ce sujet.
• La clôture doit contenir un geste de bonne volonté approprié et peut-être une solution potentielle au problème du lecteur.

Exemple de lettre commerciale Bad News # 1

La lettre était simple et polie. L'écrivain a fourni une excellente raison pour le refus du poste, mais a également laissé la porte ouverte à une relation future. L'écrivain a également fourni une solution possible à la fin.

Exemple de lettre commerciale Bad News # 2

Cette mauvaise newsletter couvre le fait que le wok commandé par Mme Hodges n'est pas disponible en le transformant en un wok meilleur et plus grand. De plus, son ton est si positif que le lecteur pourrait ne pas se rendre compte que l'ensemble qu'elle a commandé n'est pas arrivé à temps, car deux pièces arriveront plus tard. Cette mauvaise newsletter ne se concentrait pas du tout sur le négatif mais livrait son message de manière positive. Harry Figby a également prolongé une opportunité pour une relation future en informant Mme Hodges des ventes et événements à venir.