Travailler à distance: conseils pour préparer et organiser des réunions virtuelles réussies

L'ère des réunions client virtuel

Les réunions virtuelles sont de plus en plus populaires auprès d'un si grand nombre de personnes qui travaillent désormais à distance depuis un bureau à domicile. Les façons dont nous communiquons avec nos clients et nos équipes sont en constante évolution, et s'adapter à de nouvelles façons de faire peut être gênant et inconfortable. La meilleure chose à faire est d'adopter de nouvelles méthodes avec la mentalité de perfectionner une nouvelle compétence. Voici quelques conseils pour faciliter la transition.

Avant la réunion

En préparation de votre réunion virtuelle, vous voudrez prendre en compte l'environnement que vous présenterez:

• Testez votre technologie à l'avance. Évitez les problèmes de technologie en testant au préalable votre WiFi et votre plate-forme de connexion virtuelle avec un pair pour vous assurer qu'il n'est pas irrégulier
• Minimisez le risque d'interruption en vous installant dans un endroit calme et isolé
• Créez un espace de bureau virtuel. Si vous n'avez pas assez d'espace pour créer un bureau à domicile, faites de l'espace avec lequel vous travaillez le plus possible un bureau. Vous voulez que l'espace soit chaleureux, accueillant et professionnel. Avoir un moyen de prendre des notes tout au long de la réunion comme vous le feriez en face à face
• Portez des vêtements neutres et professionnels. Évitez les vêtements qui vous distraient. Il est difficile de se tromper avec une belle chemise et un blazer, et cela demande un effort minimal
• Assurez-vous que votre zone est propre et bien rangée, sans rien de gênant en arrière-plan. Encore une fois, vous voulez que cet espace soit votre environnement de bureau virtuel
• Évitez de vous installer devant une fenêtre car la lumière devrait vous frapper de l'avant, pas de l'arrière
• Encadrez-vous à l'écran pour donner l'impression que vous êtes assis en face d'eux

Assurer une connexion engageante

Il est courant d'entendre que les réunions virtuelles sont ennuyeuses, que ces réunions virtuelles soient internes ou destinées aux clients. Pour faire avancer un processus de vente, vous devez être en mesure de trouver un terrain d'entente, de qualifier l'opportunité et d'engager le client à l'étape suivante. Voici quelques conseils pour vous assurer que votre réunion virtuelle est suffisamment intéressante pour que vous puissiez faire avancer le processus:

• Soyez tôt et encouragez les participants à être tôt en cas de problème technique
• Utilisez la vidéo, même si vous avez également un PowerPoint à présenter. Avoir une option audio disponible au cas où
• Regardez directement dans l'appareil photo, pas dans l'écran. Ceci est aussi important que le contact visuel en personne
• Rendez la réunion aussi conversationnelle que possible. Commencez par un rapport général comme vous le feriez lors d'une réunion en personne, vérifiez avec eux avant de commencer. Montrez que vous avez fait des recherches sur leur organisation en posant des questions spécifiques à leur domaine d'intérêt et aux objectifs de l'entreprise. Touchez la base sur les événements actuels, surtout si vous vous rencontrez pendant le temps du Coronavirus et que vos clients se mettent à l'abri sur place
• Ayez un plan pour votre réunion et établissez un ordre du jour avec des objectifs clairs, qu'il s'agisse d'un appel de qualification ou d'une démonstration ou d'une présentation. Gardez-le interactif et conversationnel pour garantir l'engagement. Les transitions doivent être fluides et les questions doivent être pointées
• Utilisez une voix énergique dans les fluctuations et soyez passionné par ce que vous faites - cela peut sembler gênant au début, mais c'est extrêmement important afin de garder votre client potentiel engagé virtuellement
• N'oubliez pas que simplement parce que la réunion est virtuelle, vous ne faites que vous connecter avec un autre humain, en apprendre davantage sur ses objectifs, reconnaître les opportunités et voir s'il existe des moyens de l'aider. Cette partie n'a pas changé

Liste de contrôle rapide de la réunion virtuelle

1. Suis-je habillé pour réussir avec des vêtements neutres, professionnels, non distrayants?
2. Mon espace de bureau virtuel est-il bien rangé? L'arrière-plan de mon bureau est-il bien rangé?
3. Ai-je vérifié mon WiFi pour m'assurer d'avoir une bonne connexion?
4. Suis-je dans un quartier calme et isolé qui ne risque pas d'être perturbé?
5. Mon écran / ma caméra est-il configuré de manière à ce que je sois encadré pour donner l'impression que je suis assis de l'autre côté de la table?
6. La lumière est-elle devant moi?

Les réunions virtuelles deviendront la nouvelle norme

Les experts prédisent qu'à la suite du coronavirus, les réunions virtuelles pourraient devenir la nouvelle norme. L'adaptation à de nouveaux processus peut créer des défis, mais aussi de nouvelles opportunités. La chose importante à retenir est que la façon dont nous vendons a toujours évolué et que les meilleurs des meilleurs font évoluer leurs processus avec le temps. Alors que certaines choses changent, d'autres restent les mêmes: un lien humain, un réel intérêt à fournir un service aux autres et une passion pour la vente. Si vous avez tout cela, le médium ne vous arrêtera pas. Bonne vente!