Que faire lorsque votre projet devient moche

Il n'y a pas de pire sentiment en tant que chef de projet que le moment où vous réalisez que votre projet regorge de problèmes et que l'échec est inévitable. Ce sentiment ne fait qu'empirer lorsque vous devez expliquer ces problèmes aux parties prenantes et éventuellement aux cadres supérieurs.

Que les problèmes que vous rencontrez soient évitables ou non, il est important de garder votre sang-froid et de vous rappeler que tous les projets se heurtent à des défis. L'action la plus importante que vous puissiez prendre à ce stade est d'avoir une compréhension approfondie du problème, de formuler une solution, d'impliquer les principales parties prenantes et de conduire tout le monde vers une solution. Cet article explore chacune de ces étapes en profondeur pour vous aider à gérer un projet en échec.

Il y a un nombre infini de raisons pour lesquelles un projet pourrait commencer à descendre dans les tubes.

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Comprendre le problème

Dès que vous réalisez que le projet se dirige vers un cours intensif, la première étape consiste à vous assurer que vous comprenez non seulement tous les problèmes qui affligent votre projet, mais aussi les sources de ces problèmes. En tant que chef de projet, vous devez avoir une compréhension de haut niveau des problèmes qui font échouer votre projet. Cependant, examinez de plus près les indicateurs de performance clés que vous utilisez pour suivre l'avancement de votre projet pour voir si les données vous racontent une histoire différente.

Engagez l'équipe de développement à parler des problèmes qu'elle a rencontrés pour voir si elle attire votre attention sur un ou deux travaux spécifiques qui ont pris beaucoup plus de temps que prévu à l'origine. De plus, rassemblez toute l'équipe du projet et travaillez sur un diagramme en arête de poisson pour aider à clarifier tous les problèmes.

Construire des solutions

Une fois que vous avez l'impression d'avoir une compréhension approfondie du problème, élaborez des recommandations autour d'une solution. Soyez aussi créatif que nécessaire, mais vous ne devriez jamais vous adresser à vos parties prenantes les mains vides. Même si les idées que vous avez rassemblées vous semblent bizarres, ils vous seront reconnaissants d'avoir essayé, et ils seront probablement plus engagés à vous aider à résoudre le problème. Et vous ne savez jamais, ils peuvent décider de courir avec votre idée, ce qui vous ferait ressembler à un héros.

Alternativement, si vous apportez simplement à vos principaux intervenants un problème sans penser à une solution, ils peuvent devenir frustrés par vous ou avoir l'impression que vous êtes paresseux, ce qui peut rendre la résolution du problème encore plus difficile.

Questions qu'un chef de projet devrait se poser lors du démarrage d'un projet

Impliquer les parties prenantes

Dès que vous avez une solution aux problèmes qui menacent votre projet, il est important d'impliquer le plus rapidement possible les principaux intervenants avec le résumé des problèmes et les solutions que vous avez mis en place. Ne vous efforcez pas de blâmer des individus ou des équipes en particulier. Cela ne fera qu'empirer la situation, et si quelqu'un est vraiment en faute, l'équipe des parties prenantes aura probablement cette impression à partir des données et des informations que vous transmettez.

Ne soyez pas surpris ou contrarié s'ils s'énervent si c'est la première fois qu'ils entendent parler du problème. Les bons leaders respecteront le fait que vous leur faites prendre conscience des problèmes rapidement et que vous avez des solutions sur la table. Cependant, certains dirigeants deviendront frustrés et peuvent vous faire perdre ces frustrations, que ce soit vraiment de votre faute ou non. Quoi qu'il en soit, concentrez-vous sur l'utilisation de vos recommandations comme élément constitutif d'une solution finale. Demandez-leur également s'il y a quelqu'un d'autre qu'ils veulent que vous ameniez à la table. Il est fort probable que quelqu'un d'autre dans votre entreprise ait rencontré les mêmes problèmes que vous rencontrez sur votre projet et peut vous aider à les résoudre.

Parfois, la partie la plus difficile du traitement des problèmes de projet peut être d'amener les principales parties prenantes à s'entendre sur une solution.

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Convenir d'une solution

Cela peut prendre plus que quelques réunions de groupe, réunions individuelles et appels téléphoniques, et vous devrez peut-être travailler avec l'équipe de reporting pour générer plus de données, mais vous devez garder tout le monde concentré sur le travail pour trouver une solution aux problèmes. afin que le projet puisse se remettre sur les rails.

Il y aura une forte tentation de couper les coins ronds; ne le faites pas et ne laissez personne d'autre diriger le groupe vers le faire, car cela se termine presque toujours par un désastre. Travaillez toujours à sensibiliser le groupe aux risques, aux coûts et aux implications sur le calendrier associés à l'une des solutions explorées. Si tous les membres de l'équipe de projet disposent de ces informations, la solution sur laquelle l'équipe s'accorde est susceptible d'être dans le meilleur intérêt de l'entreprise.

Corriger et avancer

Une fois que tout le monde s'est mis d'accord sur les solutions à mettre en œuvre, l'étape suivante consiste à incorporer le travail associé à ces solutions dans le plan de projet et à recalibrer le projet. Le recalage d'un projet vous permet d'apporter les ajustements nécessaires au calendrier, au budget et à la portée du projet, et de réinitialiser les attentes avec les principales parties prenantes. Après cela, il est important de ne pas s'attarder sur le problème, mais plutôt de faire avancer l'équipe vers la ligne d'arrivée.