Comprendre les processus de stockage et de récupération des informations

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Systèmes d'information et leurs caractéristiques

Les systèmes d'information s'occupent, créent, traitent, distribuent et examinent les données pour aider à améliorer l'efficience et l'efficacité d'une organisation. Quelques exemples de systèmes d'information comprennent:

Système de traitement des transactions (TPS): Responsable du traitement des transactions commerciales. Les types de transactions varient d'une organisation à l'autre, mais certains exemples peuvent être la passation de commandes, la facturation, les dépôts de chèques, les systèmes de paie, les systèmes de réservation et le contrôle des stocks. Ils aident à maintenir, additionner, modifier et supprimer des données.
Système d'information de gestion: aide à réaliser les tâches nécessaires à la résolution de problèmes et à la prise de décision. Ils aident la gestion en surveillant les performances, l'efficacité, la comptabilité et les données transactionnelles. Quelques exemples incluent les systèmes de gestion des ventes, la budgétisation, le personnel et le contrôle des stocks. Ces informations doivent être exactes et pertinentes.
Systèmes d' aide à la décision : aide les gestionnaires à prendre des décisions. Il utilise des ressources internes et externes pour analyser les informations existantes et en projeter les effets. Ils aident à résumer les rapports, les prévisions et les graphiques. Quelques exemples incluent les systèmes logistiques et les feuilles de calcul.
Systèmes de gestion de la relation client (CRM): les propriétaires d'entreprise utilisent des systèmes de relation client pour accumuler et suivre les activités des clients, y compris les achats, les défauts de produits et les demandes des clients
Business Intelligence Systems (BIS): Fournissez des analyses qui prédisent les modèles de ventes futurs, résument les coûts actuels et prévoient les revenus des ventes.

Exigences juridiques et organisationnelles en matière d'information

Il est important de disposer de règles concernant la sécurité et la confidentialité des informations, car elles peuvent contenir des données sensibles telles que:

Dossiers personnels
Dossiers de paie
Dossiers des ressources humaines
Données financières

Entre de mauvaises mains, ces informations pourraient constituer une menace pour l'entreprise et ses clients ou être utilisées pour commettre des fraudes, des discriminations et d'autres violations.

Il existe des lois telles que la loi de 1998 sur la protection des données qui, si elles ne sont pas respectées, pourraient entraîner des poursuites judiciaires.

Choix des informations à stocker

Les organisations ne peuvent pas conserver toutes les informations qu'elles obtiennent. Le stockage d'informations erronées ou non pertinentes ne sert à rien et prend un espace précieux, ce qui rend la récupération d'informations plus difficile.

Lors de la prise de décision sur les informations à stocker, la décision dépendra avant tout des exigences légales relatives à chaque type particulier d'informations. Par exemple, les exigences légales stipulent que:

Les registres des ressources humaines doivent être conservés par une organisation pendant six ans après la fin de l'emploi d'un membre du personnel
Les dossiers de santé et de sécurité doivent être conservés en permanence
Les registres comptables doivent être conservés entre trois et six ans, selon le type d'organisation

Les informations telles que les données personnelles relatives aux anciens clients doivent être éliminées une fois qu'elles ne sont plus utilisées. En suivant ces guides, vous pouvez vous assurer que seules les informations pertinentes sont stockées, ce qui facilite leur recherche en cas de besoin.

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Assurer l'exactitude des informations

La loi de 1998 sur la protection des données impose aux entreprises des obligations de garantir l'exactitude des données personnelles qu'elles détiennent. Les informations doivent toujours être mises à jour si nécessaire. Voici quelques moyens de le faire:

Utilisation de bases de données et de feuilles de calcul régulièrement mises à jour
Définition d'alertes sur les informations des clients et des employés pour s'assurer qu'ils sont contactés lorsque les systèmes sont mis à jour
Utilisation d'audits externes et internes
Revoir et réviser vos méthodes de collecte de données

Formatage et livraison des informations à temps

Les informations qui ne sont pas fournies dans le format correct devront être reformatées avant d'être utilisées, ce qui entraîne un retard et crée le risque que les informations soient accidentellement modifiées. Les informations qui ne sont pas fournies dans les délais convenus peuvent être inutiles, car le temps peut ne pas être suffisant pour interpréter les données.

Choix des informations à supprimer

Les organisations établissent leurs propres directives concernant le moment et les informations qui peuvent être supprimées. Ces directives dépendent du type et de la taille d'une organisation, de l'espace disponible dans le système d'archivage actif ou actuel et du type d'informations.

Les informations non pertinentes, obsolètes ou inexactes peuvent être supprimées.

Les informations contenues dans les fichiers archivés ne peuvent être supprimées que lorsque leur période de conservation est écoulée. Les données personnelles ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire. L'élimination des données personnelles lorsqu'elles ne sont plus nécessaires réduit le risque qu'elles deviennent inexactes, obsolètes ou non pertinentes.

Résoudre les problèmes des systèmes d'information

Les problèmes pouvant survenir dans les systèmes d'information et les moyens de les résoudre comprennent:

Les informations ne sont pas stockées correctement. Par exemple: dans le mauvais ordre; les fichiers inutiles sont conservés; les doublons sont stockés; et fichiers manquants. Pour surmonter ce problème, une organisation doit définir des directives sur la façon de stocker les informations, ce qui permet de récupérer plus rapidement et plus facilement les informations en cas de besoin. Les gestionnaires doivent être avertis lorsque des informations sont manquantes, car cela pourrait enfreindre les lois sur la protection des données. Un autre moyen de se tenir au courant des informations est de disposer d'un système qui vérifie et élimine régulièrement les informations inutiles.
Problèmes avec les systèmes informatiques tels que les virus. Ceux-ci doivent être signalés à un responsable informatique ou à des techniciens informatiques.
Au sein des organisations, il peut y avoir des pannes de communication qui empêchent le transfert des informations de la bonne manière. Ceux-ci doivent être résolus entre l'équipe ou signalés à un responsable s'ils ne peuvent pas être résolus immédiatement.
La plupart des organisations utilisent des systèmes de traitement des transactions pour collecter, stocker, traiter et produire les fonctionnalités des opérations de base d'une entreprise. Les systèmes d'information TPS collectent des données à partir des entrées des utilisateurs, puis génèrent des sorties en fonction des données collectées. Ces systèmes sont utilisés pour traiter des centaines de transactions et obligent de nombreux utilisateurs à travailler sur le même ensemble de données en même temps. Parfois, cela provoque une panne du système. En cas de panne, il est essentiel qu'une organisation fasse sauvegarder son système afin que les informations ne soient pas perdues. Il est important que des règles soient établies et suivies étape par étape pour qu'une transaction soit considérée comme réussie.

Le but du stockage des informations est de les conserver dans un environnement sûr et sécurisé, conformément aux lois sur la protection des données. C'est également une obligation légale pour les organisations de stocker certaines informations.