Prendre des minutes: style, structure et langage

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Cet article fait partie d'un groupe de trois sur la rédaction des procès-verbaux (les deux autres portent sur les réunions et les procès-verbaux, et sur le rôle du président de réunion et du preneur de minutes. Cet article explique les différents types de procès-verbaux, les différents styles d'écriture utilisés en prenant des minutes, en triant, en sélectionnant et en structurant les informations pour produire des minutes et le ton correct et l'utilisation d'un langage professionnel dans la rédaction de minutes.

Différents types de minutes

Il existe différents types de minutes et le type de minutes que vous rédigez dépendra de l'objectif ou de l'utilisation des minutes. Habituellement, un type de procès-verbal informel simple est utilisé dans les réunions d'équipe, tandis qu'un type de procès-verbal formel détaillé est rédigé si le procès-verbal est destiné à un public externe. Le type de minutes dépend donc du type d'audience et de l'objectif.

Il existe essentiellement trois types de minutes:

• Minutes verbatim
• Minutes discursives
• Notes d'action

Minutes verbatim:Verbatim signifie «exactement les mêmes mots utilisés par un écrivain ou un orateur» ou «mot pour mot». Ces procès-verbaux sont surtout utilisés lorsqu'il y a un différend quelconque et que chaque mot des orateurs devra être enregistré. Il est utilisé dans les réunions formelles du conseil d'administration ou les assemblées générales annuelles ou dans des situations juridiques où une personne enregistre la discussion mot par mot. Tous les arguments et commentaires formulés sont enregistrés. Habituellement, ce sera une situation où la discussion se concentre sur une personne en particulier. Comme cela peut être un processus fastidieux, selon la nature sensible des problèmes abordés, la personne qui enregistre devra utiliser un enregistreur audio ou devra utiliser la sténographie et taper les notes plus tard. Des précautions doivent être prises lors d'un enregistrement audio afin que le morceau enregistré ne tombe pas entre les mains des mauvaises personnes.Des exemples de situations où des procès-verbaux sont rédigés sont les appels, les audiences publiques, les réunions du conseil, les comités disciplinaires, les procédures de plaintes, etc.

Minutes discursives: Ces types de procès-verbaux sont utilisés lorsque des réunions plus formelles comme des réunions de comité ou du conseil ont lieu. Ils ont le contenu principal de la discussion et des points d'action. Ces types de réunions sont susceptibles d'avoir un public externe qui diffusera les informations discutées lors de la réunion. Les procès-verbaux se présenteront donc sous forme de paragraphes, par sections et par ordre de discussions.

Il est très rare de voir des personnes adressées par leur nom dans ces types de procès-verbaux, car les actions et les discussions seront prises par un conseil ou un comité et seront donc mentionnées comme conseil ou comité dans le procès-verbal. Le procès-verbal sera rédigé par le secrétaire ou une personne ayant un rôle similaire, qui ne participera pas à la discussion et sera donc libre d'enregistrer le procès-verbal avec précision. Dans ce cas, le secrétaire sera responsable de la préparation de l'ordre du jour, de l'organisation de la réunion comme du lieu, des rafraîchissements, du suivi des points d'action, du briefing du président et de la distribution d'autres documents pertinents.

Points d'action: Ce sont les types de procès-verbaux les plus courants et sont généralement enregistrés sous forme de notes courtes avec des détails sur les décisions et des notes d'action. Les discussions ne sont pas enregistrées en détail, mais simplement mentionnées. Ces procès-verbaux sont rédigés lors de réunions d'équipe, de discussions en petits groupes, de réunions internes, de discussions de projet, etc. Comme leur nom l'indique, ces procès-verbaux contiennent simplement une liste de décisions ou de brèves notes avec des points d'action. Ceux-ci se concentrent sur les résultats et les actions futures. Il a un style informel et peut être rédigé sous forme de puces, car ils ne sont diffusés qu'en interne. Souvent, le rapporteur prend également part à la réunion dans les discussions. Ces minutes sont simples, peuvent être écrites plus rapidement et sont précises. Ces réunions ont également un ordre du jour, préparé par les administrateurs ou par toute personne en charge de la réunion.Il y a des moments où l'un des participants écrit simplement des notes pendant la réunion.

Tout ce qui précède est le type de minutes et l'important est d'utiliser chaque style de manière appropriée et efficace.

Différents styles d'écriture utilisés en prenant des minutes

Le style d'écriture des minutes est la tâche la plus importante du processus de prise des minutes. Prendre un procès-verbal signifie, les notes prises au fur et à mesure de la réunion ou pendant que vous êtes en réunion. Vous devez écrire d'une manière que vous comprendrez plus tard lors de la production du procès-verbal. Il n'y a pas de règle particulière à respecter, car chacun a son propre style d'écriture des minutes.

Les différents styles d'écriture utilisés lors de la prise de minutes sont:

• Il est bon d'avoir un plan selon l'ordre du jour, il vous sera donc facile de prendre des notes sous chaque point au fur et à mesure de la discussion.
• Préparez une liste des participants et cochez-les lorsqu'ils entrent dans la salle, ce qui vous donnera également une liste des personnes absentes. Cela vous aidera car vous n'aurez pas à écrire les noms de tous les participants, car cela peut prendre du temps et être déroutant lorsqu'il y a un grand groupe.
• Notez le nom de la réunion, la date, l'heure et le lieu de la réunion, incluez les éléments qui n'ont pas été discutés pour une raison quelconque, car ils devront être renvoyés à l'avenir. N'oubliez pas non plus d'inclure la date et l'heure de la prochaine réunion à la fin.
• N'essayez pas de tout capturer à moins qu'il ne s'agisse de minutes verbatim. Écoutez attentivement et saisissez les détails importants. N'écrivez pas de longues phrases, notez simplement les points (puces) en utilisant un langage simple. Évitez également les répétitions et soyez précis.
• Si la prise de notes devient trop difficile en raison d'un trop grand nombre de discussions et de références croisées, etc., vous pouvez toujours demander l'autorisation de voir si la réunion peut être enregistrée sur un appareil d'enregistrement audio. Assurez-vous que les participants en sont conscients. Cela aide beaucoup à clarifier les choses tout en produisant les minutes.
• En ce qui concerne les minutes textuelles, écrivez tout mot par mot sous les titres pertinents, car cela vous sera utile lorsque vous rédigerez les minutes. Vous devez être un écrivain rapide pour cela, et il est préférable de connaître la sténographie. Écrire autant que vous le pouvez est important et tout ce qui n'est pas nécessaire peut être laissé de côté plus tard, car si vous omettez certaines informations, vous ne pourrez peut-être pas vous en souvenir plus tard lorsque vous rédigerez le procès-verbal.
• Pour les minutes de discussion, notez les points importants de chaque discussion afin de vous rappeler ce qui a été discuté pendant que vous rédigez les minutes. Encore une fois, il est préférable d'écrire sous des titres appropriés pour éviter les confusions tout en produisant des minutes.
• Pour les notes d'action, utilisez des puces pour noter les points importants. Vous pouvez utiliser un modèle avec des colonnes pour le sujet abordé, la décision et les actions
• Il est bon d'utiliser des abréviations lorsque vous écrivez, même pour les noms des membres, car cela accélérera l'écriture. Assurez-vous d'utiliser les abréviations que vous suivez, car d'autres abréviations n'auront aucun sens lorsque vous regarderez les notes plus tard pendant la production des minutes. Quelques exemples sont, procès-verbaux (min), organe directeur (GB), préparation (préparation), important (imp), etc.
• Écrivez toujours les discussions dans l'ordre dans lequel elles ont été discutées, mais vous pouvez toujours avoir le numéro de point en fonction de l'ordre du jour. Par exemple, si le point 7 de l'ordre du jour a été discuté en troisième lors de la réunion, notez-le comme troisième discussion, mais vous pouvez avoir le numéro 7 à côté pour une référence facile avec l'ordre du jour.

Tous les procès-verbaux doivent être concis et précis, et pour ce faire, les notes doivent être rédigées avec précision dans le bon ordre et le bon style. Rendre la rédaction de notes aussi simple que possible en faisant quelques préparatifs avancés avant la réunion et si la rédaction des notes se déroule bien, cela rendra la tâche de produire des minutes beaucoup plus simple. Les procès-verbaux devraient également aider quiconque n'a pas pu assister à la réunion à comprendre clairement ce qui s'est passé lors de la réunion, sans qu'il soit nécessaire de tenir une autre réunion pour clarifier les mêmes discussions.

Comment trier, sélectionner et structurer les informations pour produire des minutes

La production de minutes est la prochaine tâche du processus de prise de minutes. Il est préférable de rédiger le compte rendu dès que possible après la réunion, car vous vous souviendrez mieux des choses. Lors de la rédaction du procès-verbal, il n'est pas nécessaire d'inclure tout ce qui a été écrit pendant le processus de prise de notes. Il devrait y avoir suffisamment d'informations pour que les personnes qui n'ont pas assisté à la réunion puissent suivre et capturer le contenu sans confusion ni besoin d'informations supplémentaires. Alors notez les points principaux / importants.

Le premier point à retenir est la numérotation des minutes. Chaque point discuté lors d'une réunion ou chaque point de l'ordre du jour qui a été discuté a une courte note appelée une minute. Minutes au total est une collection de courtes notes. Donc, pour faciliter la lecture et le suivi, et pour le référencement, il est préférable de donner un nombre à chaque minute.

Chaque point de l'ordre du jour ou chaque discussion devrait avoir une explication (s'il s'agit d'un procès-verbal discursif) ou une brève note (si des notes d'action) de ce qui a été discuté avec les principaux points de la discussion, les désaccords, les décisions et les actions. Il est recommandé d'avoir un modèle standard pour les minutes si une réunion se répète périodiquement, car cela simplifiera la tâche d'écriture des minutes. Tous les points de l'ordre du jour, qui sont standard, peuvent être ajoutés au modèle de procès-verbal.

Les éléments standard de toutes les minutes sont:

• Titre / nom de la réunion / du conseil / du comité
• Date de la réunion
• Heure de la rencontre
• Lieu / emplacement
• Liste des participants - ce sont les personnes qui ont été invitées à la réunion
• Liste des excuses - personnes dont les excuses ont été reçues
• Liste des absents - personnes qui ont été invitées, mais qui n'ont ni assisté ni présenté d'excuses
• Confirmation du procès-verbal précédent avec la date de la réunion précédente
• Modifications découlant du procès-verbal précédent
• Questions soulevées
• Résumé des discussions, décisions et actions
• Questions en cours ou différées ou terminées
• Tout autre affaire
• Date de la prochaine réunion

Pour le reste des éléments, ajoutez / créez les en-têtes de votre modèle. Vous disposez maintenant d'une mise en page avec des en-têtes pour tous les éléments discutés lors de la réunion. Maintenant, parcourez vos notes et ajoutez des informations pertinentes telles que des discussions, des décisions et des points d'action sur ou sous chaque titre, en supprimant les informations non pertinentes.

Structurer le procès-verbal n'est pas une tâche très difficile, car il existe une norme, un style ou un modèle convenu qui est utilisé pour rédiger le procès-verbal. La structure du procès-verbal dépend également de l'ordre du jour car le procès-verbal est rédigé dans l'ordre dans lequel les points de l'ordre du jour ont été discutés.

Dans les cas où des rapports, des politiques ou des procédures ont été approuvés lors d'une réunion, ceux-ci doivent être joints au procès-verbal. Lorsque les minutes ont des pièces jointes, l'annotation Att apparaît dans la marge des minutes. Une référence est également faite sur la première page de la pièce jointe pour indiquer le nom de la réunion, du comité ou du conseil, la date de la réunion et l'élément du procès-verbal auquel la pièce jointe appartient. Cette pièce jointe doit être déposée avec les minutes après l'approbation.

Une fois que vous avez rédigé le procès-verbal, celui-ci peut être envoyé au président pour toute clarification, puis approbation. Après approbation du président, ils peuvent être distribués aux personnes concernées, c'est-à-dire les personnes présentes et les personnes qui doivent prendre des décisions. Cela peut être utile si la liste d'actions avec les dates limites est jointe avec le procès-verbal, de sorte qu'il soit plus facile pour les personnes concernées de les mettre en œuvre.

Si, après distribution, des personnes demandent des corrections à apporter, elles peuvent être notées et emmenées à la réunion suivante afin que le président puisse les vérifier et les clarifier avec les autres membres présents à la réunion. Ce n'est qu'après que toutes les modifications ont été apportées, que le procès-verbal est accepté et signé comme exact.

Tonalité correcte et utilisation d'un langage professionnel en quelques minutes

Lors de l'écriture, le ton de l'écrivain est très important, car il transmet un message et montre l'attitude ou l'émotion de l'écrivain envers le sujet et a un effet sur le lecteur. Les tonalités appropriées utilisées dépendent de l'auditoire et dépendent également des informations écrites.

Les procès-verbaux sont des documents professionnels qui ne sont pas seulement consultés par des personnes internes, mais peuvent être consultés par toute personne extérieure à l'organisation, même s'il s'agissait d'une réunion interne à des moments où des questions juridiques sont en jeu. Il est donc important de les rédiger de manière professionnelle en utilisant le ton et le langage professionnels / formels appropriés. Assurez-vous également que le document contient des phrases courtes et claires qui collent à l'essentiel et utilisent des mots simples et faciles à comprendre.

Les procès-verbaux doivent être rédigés au passé car ils concernent une réunion ou une discussion qui a eu lieu dans le passé. Utilisez la voix passive là où vous le pouvez tout en notant les minutes, car cela éliminera l'utilisation du nom de n'importe quel individu, mais n'utiliser que la voix passive n'aura aucun sens et rendra la compréhension difficile. Utilisez donc toujours un mélange de phrases vocales actives et passives tout en notant les minutes.

Le procès-verbal contient des détails sur ce qui a été discuté et décidé lors d'une réunion par un groupe de membres, et il est donc préférable de rédiger le procès-verbal à la troisième personne. De cette façon, vous vous éloignez de votre écriture et vous écrivez les choses de manière neutre. Utilisez des expressions telles que «le président a déclaré que», «il a été noté», «le comité a décidé que», «il a été décidé», etc. personne, il est important de préciser cette personne et ce qu'elle a dit, car cela aidera pour les références futures.

Les mots prononcés lors d'une réunion ne doivent pas être écrits exactement dans le procès-verbal, mais ils doivent être transformés dans une autre langue acceptable pour les documents professionnels. Si des argots ont été utilisés par les membres de la réunion, ne les incluez pas dans le procès-verbal, mais remplacez-les par des mots appropriés. S'ils ne sont pas pertinents pour la décision ou ne sont pas importants, omettez-les simplement. De même, lorsque des arguments ou des désaccords surviennent lors de réunions, ne les écrivez pas comme arguments, utilisez plutôt des expressions alternatives comme «diverses opinions ont été exprimées» ou «diverses opinions ont été exprimées». Cela ne spécifie pas la personne qui était en désaccord, mais indique au lecteur qu'il y a eu une discussion en raison d'un désaccord.

Utilisez des expressions ou des mots comme «étaient préoccupés», «le directeur a souligné», «le conseil a expliqué», «le chef de la direction a demandé», «a exprimé sa préoccupation à propos de», «a suggéré à la réunion», «a soulevé la question etc. Le point suivant à noter est de vérifier l'orthographe, la grammaire et la ponctuation. Ne vous fiez pas uniquement à la vérification orthographique et grammaticale de votre éditeur de documents. Il est préférable de lire manuellement les minutes après les avoir rédigées et de demander à une autre personne de lire et de faire des commentaires.

J'espère que cela vous a aidé. Merci pour la lecture. N'hésitez pas à me contacter pour toute question ou tout commentaire relatif à ce hub. Si vous pensez qu'il ne couvre pas les sujets pertinents, veuillez nous faire part de vos commentaires!

Merci.

Livingsta