Prendre des minutes: partie I

Photographie de Livingsta

introduction

Cet article est écrit pour aider les candidats qui poursuivent leur qualification en commerce et administration. Cela ne veut pas dire que cela ne sera pas utile / utile aux autres. Cet article profitera à toute personne qui travaille pour une entreprise ou une organisation et prend des minutes pour produire des enregistrements précis des discussions et des décisions prises lors des réunions et de la journalisation des actions dans le cadre de leur travail.

Afin de pouvoir prendre des minutes lors d'une réunion, il faut posséder de bonnes compétences en communication, en évaluation, en relations interpersonnelles, en organisation et en planification. Prendre des minutes, ce n'est pas simplement s'asseoir à une réunion et écrire des notes. Cela implique beaucoup de préparation avant et après la réunion et aussi beaucoup de compétences pour sortir avec le meilleur compte rendu des minutes.

Avant que la réunion n'ait réellement lieu, il faut se préparer pour la réunion en termes de lieu, de participants, d'ordre du jour, de rafraîchissements, de conditions d'accès et de documents nécessaires. Pour toute présentation, vous devez être prêt avec tout l'équipement comme un ordinateur portable, des rétroprojecteurs, le matériel et les documents nécessaires pour présenter les idées.

Avant le début de la réunion, notez toute modification de dernière minute de l'ordre du jour. Conservez toujours une copie des questions soulevées lors de la dernière réunion et des points d'action. Tout en prenant des minutes, il est préférable d'avoir un modèle qui correspond aux exigences, au style et aux normes de l'organisation.

À l'issue de cette unité, le candidat aura une bonne connaissance du rôle des réunions, des raisons pour lesquelles des réunions ont lieu, des exigences légales et organisationnelles qui peuvent s'appliquer à la rédaction des procès-verbaux, des raisons pour lesquelles les procès-verbaux sont rédigés et de leurs avantages, la raison pour laquelle les précis et les différents documents utilisés dans les réunions dans le cadre du processus de prise de minutes, avant et après la réunion.

Les candidats auront également des connaissances sur les différents types de procès-verbaux et les styles d'écriture des minutes, comment structurer les procès-verbaux et les rédiger avec le ton correct de la langue, ainsi que comment les stocker et le but de les stocker en toute sécurité. Ceux-ci sont discutés dans la troisième partie de cette série.

Avant de démarrer cet appareil, il faut connaître la définition ou la signification des minutes.

Les procès-verbaux sont des documents officiels et constituent le résumé des comptes rendus d'une réunion. Ils sont précis et contiennent des informations sur ce qui a été discuté lors d'une réunion, quelles étaient les recommandations, les décisions des discussions et leurs points d'action.

Les procès-verbaux bien rédigés seront brefs, précis et informatifs, et ils seront logiquement présentés avec des discussions claires, des recommandations, des décisions et des points d'action.

Le rôle des réunions

Le dictionnaire définit une réunion comme « un rassemblement officiellement organisé » ou « l'acte social de se réunir dans un but commun ».

La réunion est un rassemblement de deux personnes ou plus pour des discussions, le partage d'informations et pour parvenir à un accord. Les réunions peuvent avoir lieu de diverses manières, comme en face à face, par conférence téléphonique, par vidéoconférence, etc. Une réunion ne doit pas être une perte de temps et être efficace. Des réunions efficaces ont lieu avec une planification appropriée et doivent avoir un but et un résultat.

Les rôles des réunions sont:

• Coordonner l'action, pour une décision concertée.
• Pour prendre des décisions plus rapidement qu'avec les appels téléphoniques et les e-mails. Par exemple, il peut être frustrant de sonner les gens et de laisser des messages vocaux ou de leur envoyer des courriels et d'attendre une réponse pendant longtemps.
• Pour gagner du temps, par exemple, quelque chose qui vous a pris plus de 15 minutes à écrire sur un e-mail qui pourrait encore ne pas être clair pour le destinataire, peut être discuté en deux minutes si vous vous rencontrez en face à face.
• Partager des informations, gagner ou rechercher des idées et des informations et clarifier les choses.
• Pour résoudre les problèmes ou tout problème et planifier des stratégies de travail.
• Pour discuter de questions organisationnelles ou départementales de manière détaillée, lorsque cela peut être difficile par le biais de communications par courrier électronique.
• Pour éviter la confusion, les conflits et les divergences.
• Pour discuter de projets ou de tout ce qui a trait au travail et aux moyens de le faire.
• Clarifier et régler les conflits et régler les différends.
• Prendre des décisions sur les sujets discutés et aider à suivre les actions contre toute décision prise dans le passé.
• Pour aider à prendre des décisions plus rapidement, car tout le monde est disponible au même endroit pour discuter et décider.
• Négocier des contrats et des accords en fonction de l'organisation ou des sujets concernés.
• Donner à chacun une chance de parler et d'exprimer ses pensées et ses idées.
• Prendre des décisions et des actions d'urgence en cas de besoin - gestion de crise.
• Pour aider à la consolidation d'équipe et à la motivation.
• Pour aider à fixer des cibles et des objectifs.

En général, le rôle de la réunion est de mener certaines discussions importantes et de prendre des décisions en rassemblant tous les membres impliqués en un seul endroit. Cela évitera le grand nombre d'appels téléphoniques, de courriels et les confusions impliquées, aidant à prendre des décisions claires et à attribuer des actions à la personne ou aux personnes ou au service concernés.

Exigences juridiques et organisationnelles pouvant s'appliquer à la prise de procès-verbaux

Les procès-verbaux des réunions doivent répondre aux exigences juridiques et organisationnelles de l'organisation, pour de nombreuses raisons.

Les exigences minimales attendues du procès-verbal sont, des détails sur

• Où la réunion a eu lieu?
• Quand la réunion a eu lieu, y compris la date et l'heure?
• Qui étaient présents à la réunion et leurs différents rôles dans la réunion?
• Qui étaient absents?
• Comment s'est déroulée la rencontre?
• Que s'est-il passé lors de la réunion?
• De quoi a-t-on discuté lors de la réunion?
• Qu'est-ce qui a été décidé et les points d'action officiels des discussions et des décisions?

Les procès-verbaux servent de documents juridiquement contraignants dans de nombreuses situations et dans de nombreuses organisations et peuvent être produits comme preuve de certaines discussions et décisions en cas de contestations judiciaires à l'avenir.

Le procès-verbal doit indiquer la date de la prochaine réunion à la fin et, si possible, l'heure et le lieu. Le procès-verbal doit documenter la présence d'un quorum, car la plupart des décisions valides nécessitent un nombre minimum de personnes pour prendre une décision. Par exemple, dans mon organisation, lorsque des décisions sont prises lors d'une réunion d'équipe par le directeur des opérations, ils s'attendent à ce qu'un chef d'équipe soit présent pour que la décision soit valide dans le cadre des exigences juridiques et organisationnelles de notre organisation.

Les avantages du procès-verbal en tant que compte rendu exact des discussions et des décisions

Les procès-verbaux sont rédigés lors de réunions formelles et informelles, et la réunion peut être une brève réunion ou une réunion de comité / conseil ou une discussion de groupe, etc. Le style des procès-verbaux varie selon le but.

Les procès-verbaux sont un compte rendu d'un événement ou d'une réunion et sont donc enregistrés pour avoir une preuve formelle de ce qui s'est passé ou de ce qui a été discuté et décidé lors d'une réunion. Il aide les personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion et aide également l'organisation ou l'entreprise pour de futures références. Pour cette raison, les minutes doivent être exactes.

Le but et les avantages des procès-verbaux en tant que compte rendu précis des discussions et des décisions sont:

• De nombreuses entreprises auront non seulement les procès-verbaux enregistrés pour leur propre référence et enregistrement, mais devront également partager ces informations avec leurs sociétés partenaires et leurs actionnaires. Dans ces cas, les procès-verbaux fournissent des preuves de l'occurrence des réunions et reflètent également la qualité et les normes de l'organisation.
• Ils fournissent un enregistrement des discussions et des décisions et servent donc de mémoire et d'histoire de l'organisation.
• Les procès-verbaux devront être partagés avec le public en ce qui concerne les organes directeurs publics. Les comptes rendus de la réunion seront donc mis à la disposition du public, car les gens voudront connaître les résultats des réunions et des discussions et comment ils ont été pris.
• Les procès-verbaux peuvent être utilisés pour surveiller les décisions et les actions mentionnées en cas de conflit à l'avenir.
• Il y aura des points d'action en quelques minutes qui doivent être mis en œuvre et ceux-ci aideront avec les changements et les améliorations pour l'organisation et, par conséquent, les minutes seront un rappel de ces actions, de la personne qui doit les mettre en œuvre et dans quel délai il doit être mis en œuvre..
• Le partage des procès-verbaux avec les personnes concernées qui n'ont pas pu y assister les tiendra informés de tout changement, discussion et décision.
• En général, ces minutes aident l'organisation à se développer et aident également à construire les départements et les membres de l'équipe.

Exemple de modèle pour l'ordre du jour de la réunion

Livingsta - Créé en MS Word

Documents couramment utilisés dans les réunions: ordres du jour, procès-verbaux, questions soulevées, fiches d'action

Pour qu'une réunion se déroule de manière procédurale, il y a quelques documents importants et nécessaires sans lesquels la réunion ne se déroulera pas sans heurts.

Les documents nécessaires pour une réunion sont:

Ordre du jour - Un ordre du jour est un document créé par un secrétaire ou un administrateur ou par toute personne occupant un poste ou un poste similaire. Il est ensuite approuvé par le président et diffusé aux autres membres qui assisteront à la réunion. Il peut être distribué par voie électronique ou sur papier. Il est toujours préférable d'avoir quelques copies de rechange.

L'ordre du jour contient des détails sur le nom de la réunion, la date de la réunion, l'heure de la réunion et le lieu de la réunion en haut. Il est ensuite suivi des participants, des excuses et des visiteurs / conférenciers. Vient ensuite les points de l'ordre du jour, où les questions urgentes et importantes sont énumérées en haut de la liste. Les points obligatoires sur la liste de l'ordre du jour sont les procès-verbaux précédents ou la confirmation des procès-verbaux précédents, les questions soulevées et toute autre affaire. Le reste sont les éléments recueillis auprès des membres concernés impliqués dans la réunion.

Exemple de modèle de feuille de présence

Livingsta - Créé en MS Word

Feuille de présence - Ce document est une liste de tous les participants à la réunion. Pour avoir des détails précis, quelques colonnes sont incluses comme, Nom, Position, Numéro de contact, Adresse e-mail. Cela aidera le preneur de minutes à écrire les noms en minutes et aidera également à les contacter facilement si nécessaire, en particulier lorsque des membres externes participent à la réunion. Veuillez consulter un format à droite que j'utilise dans mon organisation pour la participation.

Cela n'est généralement pas utilisé pour les réunions internes, mais pour les réunions impliquant des clients externes ou des organisations de partenariat. Mais il est toujours bon d'en avoir un où tant de membres ou de départements différents assistent à une réunion et il peut y avoir des personnes que vous ne reconnaissez pas. Cela réduit également votre temps sur la rédaction de la liste des participants, en particulier lorsqu'il y a un grand nombre de participants.

Glossaire des termes et acronymes - Si la réunion comprendra une discussion sur les affaires où des termes techniques et des acronymes seront utilisés, et s'il y a des participants qui ne seront pas familiarisés avec ces termes et acronymes, il est toujours préférable d'en donner une brève description ou une signification. Cela les aidera à suivre la réunion avec facilité et à arrêter trop d'interruptions inutiles.

Exemple de modèle de compte rendu

Livingsta - Créé en MS Word

Code d'éthique / codes de conduite - Ce code n'est pas utilisé dans toutes les réunions, mais peut être utilisé dans les réunions du conseil, et les réunions où le public est impliqué, etc. Il s'agit d'un ensemble de principes et d'attentes qui sont présentés aux membres, par lesquels ils doivent y adhérer lorsqu'ils participent à la réunion. Il est prévu pour la fonctionnalité fluide et réussie de la réunion. Dans certaines réunions, il est utilisé pour préserver la liberté d'expression.

Procès-verbaux précédents - Ce sont les procès-verbaux de la réunion précédente et sont apportés à la réunion pour être lus et confirmés. Les points d'action de la réunion précédente sont également vérifiés pour voir s'ils ont été mis en œuvre, ou à quel état les actions sont, si elles ne sont pas mises en œuvre, les raisons sont rassemblées et notées dans le procès-verbal avec les actions ou décisions nécessaires.

Prendre des notes (procès-verbal) - La prise de notes est l'étape de la préparation du procès-verbal. Il s'agit du document principal d'une réunion, car tout ce qui a lieu ou est discuté ou décidé est enregistré. Les notes sont rédigées par des secrétaires ou des administrateurs ou par une personne de bureau similaire et elles sont rédigées dans un style convenu conformément aux politiques et procédures de l'organisation. Un modèle peut être utilisé pour faciliter la prise de notes.

Exemple de modèle pour les notes d'action

Livingsta - Créé en MS Word

Pièces jointes aux procès - verbaux - Parfois, lors de réunions, une politique ou une procédure ou un rapport peut devoir être lu et accepté. Dans ce cas, ce document sera apporté à la réunion, lu aux membres et devra être joint au procès-verbal. Les détails sur la façon dont cela est fait seront discutés dans une autre section de cette unité.

Documents de présentation - Certaines réunions auront des documents de présentation. Bien que les présentations soient faites sur un grand écran avec des rétroprojecteurs, il est toujours bon de donner une copie à tous les participants, afin qu'ils aient une trace de ce qui a été présenté, et cela les aidera également à noter les points importants qui seront utiles ou utile pour eux pour référence future pendant la présentation.

Feuilles d'action - Cette feuille n'est pas obligatoire, mais pour plus de clarté et pour être bien organisée, ce que vous pouvez faire est de rassembler tous les points d'action de la réunion précédente et de mentionner le statut de chacun d'eux, afin qu'il soit plus facile de les parcourir eux pendant la réunion. Les points d'action de la réunion en cours peuvent également être notés sur cette feuille, tandis que certaines actions peuvent avoir des liens avec des actions précédentes. Il sera également plus facile à l'issue de la réunion de résumer tous les points d'action de cette fiche. Ceci n'est cependant pas obligatoire. Différentes personnes fonctionnent différemment, vous pouvez donc utiliser toutes les méthodes qui vous conviennent et qui rendront les processus plus simples et plus faciles pour vous.

En dehors de ceux-ci, en fonction de la réunion et de son objectif, divers autres documents tels que l'avis de réunion, les rapports financiers, les rapports de recherche, les rapports de projet, la correspondance, le rapport du président, etc., peuvent être des documents utilisés lors d'une réunion.

Veuillez suivre le lien ci-dessous pour accéder à la partie suivante de cette unité, où le rôle du président de réunion et ses responsabilités, comment le preneur de minutes travaille avec le président pendant la réunion, comment écouter efficacement et prendre des notes et le but de clarifier tout doute lors de la réunion sont discutés.

Prendre les minutes - Partie II

J'espère que cela vous a aidé. Merci pour la lecture. N'hésitez pas à me contacter pour toute question ou tout commentaire relatif à cet article. Si vous pensez que cela ne couvre pas les sujets pertinents, veuillez nous faire part de vos commentaires!

Merci.

Livingsta