Prenez quelques minutes - Diplôme OCR NVQ niveau 3 en commerce et administration

Prendre des minutes est vital dans toute entreprise.

David Travis, CC0, via Unsplash

Introduction:

Cette unité est une unité optionnelle du groupe B au niveau 2 avec 4 crédits. Cette unité aide le candidat à avoir une bonne connaissance et compréhension des tâches lors de la rédaction des procès-verbaux, le rôle du président et du preneur de minutes dans les réunions, la procédure de rédaction des procès-verbaux, la préparation de la rédaction des procès-verbaux et la façon de suivre les procédures organisationnelles, les politiques et les directives tout en prenant minutes

Veuillez trouver une déclaration personnelle concernant cet appareil!

PS: Sur une note aimable, veuillez ne pas copier les éléments soumis ici et les afficher dans votre fichier. Ceci a été publié ici, uniquement pour vous aider à avoir une idée / compréhension de ce qu'ils attendent de vous et de la manière dont vous devez écrire. Vous devrez vous rapporter à votre propre zone de travail et organisation et vous y tenir lors de la préparation des fichiers. Merci de votre collaboration.

1.1 Quel est le but des réunions?

Le but principal des réunions est de partager des idées et d'exprimer différentes pensées. Les réunions sont utilisées dans presque toutes les organisations comme un moyen de communiquer des informations à d'autres personnes où leurs principales fonctions sont d'informer, de rechercher des idées, de rechercher des éclaircissements, de résoudre des problèmes, de discuter de propositions / méthodes de travail, de prendre des décisions et de régler les différends.

1.2 Quelles sont les exigences organisationnelles et légales qui peuvent s'appliquer à la prise de minutes?

Le procès-verbal doit être une représentation exacte de l'ordre du jour de la réunion. La structure du procès-verbal suit la liste des points à l'ordre du jour. Afin de prendre des minutes de manière efficace, vous devez avoir le modèle prêt en fonction des points de l'ordre du jour. Laissez beaucoup d'espace pour écrire des notes au fur et à mesure de la réunion. Cela vous aidera à ne pas vous confondre et à parcourir les éléments en douceur au fil de la réunion.

Les procès-verbaux sont des documents juridiques qui servent de preuve pour les références futures concernant les discussions faites lors d'une réunion. Le procès-verbal doit contenir le titre, l'heure, la date, le lieu de la réunion, les noms des participants, les excuses, les visiteurs, les éléments, les actions requises et la date de la prochaine réunion.

Assurez-vous de noter les actions pour chaque point de l'ordre du jour et par qui. Les procès-verbaux doivent être exacts, car les gens y feront référence à l'avenir et ils devraient être en mesure de comprendre exactement ce qui s'est passé lors de la réunion.

1.3 Pourquoi le procès-verbal devrait-il être un compte rendu précis des discussions et des décisions?

Les procès-verbaux devraient être rédigés avec précision et concision afin que toute personne, qu’elle ait ou non assisté à la réunion, puisse savoir ce qui s’est passé.

Les procès-verbaux servent de compte rendu officiel des actions qui se sont déroulées lors d'une réunion et constituent un enregistrement historique pour une équipe ou un département. Même si les gens oublient de se souvenir de ce qui s'est passé lors d'une réunion ou de ce qui a été discuté et décidé, les procès-verbaux les aideront à se référer et à obtenir cette information. Le procès-verbal enregistre également les actions entreprises et les actions à entreprendre. Il s'agit donc d'un rappel indiquant les délais à respecter. Les procès-verbaux donnent également des informations aux personnes qui n'étaient pas présentes à la réunion.

1.4 À quoi servent les documents et les termes couramment utilisés dans les réunions?

Les documents de réunion sont créés lorsque l'entreprise se réunit pour discuter de questions relatives à l'exploitation actuelle et à l'exploitation future de l'entreprise.

Trois documents de réunion courants sont:

Avis de réunion (détails tels que la date, l'heure, le type de réunion, le lieu, le but de la réunion)
Ordre du jour (liste détaillée de l'ordre du jour de la réunion)
Procès-verbal (le compte rendu / preuve de la réunion avec des détails comme le lieu et l'heure de la réunion, le but de la réunion, les participants, le président de la réunion, les excuses, l'ordre du jour, l'examen des procès-verbaux de la réunion précédente, la date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion et l'heure de clôture de la réunion)

2.1 Quel est le rôle du président et les autres responsabilités officielles au cours des réunions?

Le rôle du président est de s'assurer qu'un compte rendu exact d'une réunion est établi. Le président de la réunion a la responsabilité de

Aidez le preneur de minutes à convenir des points de l'ordre du jour.
Suivez les points de l'ordre du jour dans l'ordre.
Informer le rapporteur de tout élément à retirer de l'ordre du jour convenu.
Résumez les points, décisions ou actions spécifiques convenus pour chaque point de l'ordre du jour avant de passer au point suivant.
Acceptez et fournissez un résumé pour de longues discussions.
Revoyez les procès-verbaux lorsqu'ils sont rédigés sous forme de brouillon.

2.2 Comment travaillez-vous en partenariat avec le président lors de la rédaction des minutes?

Je discute avec le président avant le début de la réunion pour approuver les points de l'ordre du jour, ainsi que les visiteurs qui assistent à la réunion. Je reçois des conseils sur l'heure et le lieu des réunions si la salle ordinaire où se tient la réunion n'est pas disponible. En cas de doute, je demande si une discussion particulière doit être ajoutée au procès-verbal. Je clarifie également tous les termes techniques discutés lors de la réunion afin d'éviter d'enregistrer des informations erronées. Après la réunion, je rédige le procès-verbal le plus tôt possible et je le fais approuver par mon responsable avant de le distribuer aux membres.

3.1 / 2 Pourquoi devriez-vous écouter activement lorsque vous prenez des minutes et comment faites-vous cela?

Je devrais écouter activement tout en prenant des minutes, car elles servent de compte rendu de décision et de détails pour tout ce qui est discuté et convenu lors d'une réunion.

Voici quelques façons de procéder:

J'ai besoin d'écouter de manière analytique, à la recherche d'idées et de détails principaux.
Je clarifie des choses que je ne comprends pas ou je demande au président de répéter des faits que je ne comprends pas.
Je prends en considération les sentiments des orateurs et des participants.
Je suis proactif et prêt à répondre.
J'élimine les distractions (bruit, interruptions, etc.) et je me concentre sur l'orateur pour ne pas manquer les points et actions importants qui doivent être enregistrés.

3.3. Comment prenez-vous des notes lors des discussions tenues en réunion?

J'arrive tôt à la réunion, je m'assure de savoir qui est le président, je m'assois à côté du président et je vérifie que tout le monde a tous les papiers (ordre du jour) et en prend des de rechange. J'ai lu tous les journaux bien avant la réunion et j'ai demandé les noms des personnes présentes. Écoutez attentivement, notez les mots clés et notez les décisions. Je demande des éclaircissements et vérifie mes notes avec le président.

3.4 / 5 Pourquoi devriez-vous obtenir des éclaircissements et comment le faire?

Les doutes survenant lors de la rédaction du procès-verbal doivent être clarifiés, car ce sont des décisions prises en groupe et elles aident à la référence future.

Je clarifie les choses en demandant au président ou au groupe de répéter ou de parler un peu lentement si j'ai des doutes sur les discussions. Je me donne le temps d'écouter et d'éliminer les distractions.

3.6 Comment trier, sélectionner et structurer les informations pour produire des minutes?

J'utilise un modèle cohérent pour produire des minutes. Le but de la réunion varie d'un type de réunion à l'autre, de sorte que la présentation du procès-verbal peut également varier.

Le modèle utilisé permettra également de localiser facilement les informations importantes, et il devrait être cohérent au cours d'une série de réunions.

Je structure le procès-verbal comme suit:

Le titre de la réunion.
La date et l'heure de la réunion.
Une liste de toutes les personnes présentes sous le titre «Présent».
Une liste de tous ceux qui ne sont pas présents mais qui ont envoyé leurs excuses, cette liste devrait être sous le titre "Excuses".
Confirmation que le procès-verbal de la réunion précédente a été approuvé. La date de la réunion précédente doit être incluse.
Toute modification ou action découlant du procès-verbal de la réunion précédente doit être écrite.
Toutes les questions soulevées dans le procès-verbal précédent doivent être incluses sous les questions de titre à discuter.
Les procès-verbaux doivent toujours suivre le même ordre que celui suivi lors de la réunion.
La date de la prochaine réunion.

3.7 Que signifie utiliser le ton correct et un langage professionnel en quelques minutes?

Le procès-verbal est un compte rendu de ce qui s'est exactement passé lors de la réunion. Il devrait donc avoir un registre des discussions et des actions. Il devrait se concentrer sur les points qui ont été discutés et avoir une information claire sur ce qui a été décidé pour chaque point. Les procès-verbaux doivent être rédigés en phrases complètes et suffisamment détaillées. Cela aidera tout lecteur non présent à la réunion à comprendre ce qui a été réellement discuté.