Planification stratégique utilisant une analyse intelligente, SWOT et Soar

Planification stratégique

La rédaction d'un plan stratégique dynamique et l'évaluation de votre organisation doivent impliquer des outils d'analyse bien établis.

«La planification stratégique est une approche systématique par une organisation donnée pour prendre des décisions sur des questions qui sont d'une importance fondamentale et cruciale pour sa santé et sa vitalité à long terme» (Steiss).

Voici 3 outils d'analyse que votre organisation devrait envisager:

SMART: spécifique, mesurable, réalisable, réaliste et limité dans le temps

SOAR: forces, opportunités, aspirations et résultats

SWOT: forces, faiblesses, opportunités et menaces

Rédaction d'objectifs SMART

Les buts de votre organisation sont-ils écrits sous la forme d'objectifs «SMART»? Sont-ils «spécifiques», «mesurables», «réalisables», «pertinents» et «limités dans le temps»? Exemple: D'ici le 30 juin 2021, 100% des employés auront réussi le cours de sécurité de l'OSHA.

Les objectifs SMART sont importants pour la planification stratégique car ils se concentrent sur l'efficacité de l'organisation. Des buts et des objectifs clairs, efficients et efficaces transcenderont l'organisation et inciteront la direction et les employés à emboîter le pas.

Considérez ces trois domaines d'objectifs: prestation de services, ressources humaines et développement des ressources. Écrivez les objectifs pour ces trois domaines en suivant le format SMART. Vos objectifs de développement des ressources devraient chercher à accroître les bénévoles et les contributions. Écrivez les objectifs de manière à ce qu'ils soient quantifiables et réalisables.

Composantes d'un plan stratégique

• Rédigez des buts et des objectifs clairs.
• Établissez des délais raisonnables.
• Mesurez la productivité, l'amélioration de la qualité et fournissez une analyse des coûts.
• Recherchez la collaboration, inspirez l'innovation et mesurez l'impact des avantages pour la communauté.
• Rédigez un budget lié aux exigences de la subvention, ce qui permettrait des mesures de performance plus quantifiables ainsi qu'une analyse coûts-avantages.
• Identifier le rôle exécutif dans la gestion du changement et le contrôle organisationnel global.
• Évaluez la direction et le but de votre organisation.
• Identifier et quantifier les mesures de performance.
• Votre plan doit mettre l'accent sur l'amélioration de la relation avec le client.

Analyse SWOT

Sont - ils de les trengths, w Faiblesses, o pportunités et t ENACES identifiés? L'analyse SWOT est un outil d'évaluation des performances largement accepté. Cependant, cela devrait être plus qu'un exercice de génération de liste (Kearns). Évaluez soigneusement votre organisation à l'aide des quatre outils d'analyse.

Concentrez-vous sur l'identification de plus de forces que de faiblesses de votre organisation. Gardez à l'esprit que la recherche et l'expérience montrent que «se concentrer sur les forces des individus et des organisations est beaucoup plus puissant et efficace que de s'attarder sur les lacunes». (O'Neill).

Identifiez les opportunités de réussite de votre organisation. Certaines organisations sont tentées de se concentrer uniquement sur les opportunités et de les développer longuement alors que les forces, les faiblesses et les menaces ne reçoivent pas autant d'attention. Se concentrer sur les opportunités donne un sentiment de prévoyance pour l'organisation et inspire espoir et fierté.

Développer les quatre catégories de manière adéquate et aussi équilibrée que possible.

Analyse SOAR

Semblable à l'analyse SWOT, SOAR est une alternative raisonnable pour votre plan. Les deux deux outils de planification et d' évaluation demandez à votre organisation pour identifier de trengths et o pportunités. Cependant, SOAR invite votre organisation à identifier un spirations et r ésultats. Merriam Webster définit l'aspiration comme «un fort désir de réaliser quelque chose».

SOAR est important pour la gestion stratégique car il inspire l'innovation. Quelles sont les aspirations et ambitions de l'organisation? Y a-t-il de nouvelles approches de votre processus d'affaires à envisager? Peut-on tenter de nouvelles méthodes? Si de nouvelles idées étaient incorporées, qu'est-ce qui a été gagné? Quels ont été les résultats? Les innovations et les résultats doivent être quantifiables.

Facteurs démographiques et économiques

Il est particulièrement important de tenir compte des facteurs démographiques et économiques, car ce sont les variables les plus dynamiques de la planification. Les objectifs de gestion stratégique devraient être limités dans le temps et devraient inclure des buts à court et à long terme. Est-ce que divers facteurs démographiques et économiques sont projetés sur une période de temps définie? (Steiss). Bien que de nombreux énoncés de mission soient rédigés sur une période de 3 à 5 ans, pensez à des énoncés de vision à plus long terme sur 20 à 30 ans. Tenez compte des données de marché dans le cadre de l'évaluation économique de votre organisation. Déterminez et fournissez des données de recensement.

Collaboration et innovation sociale

Votre organisation intègre-t-elle la collaboration ainsi que les entreprises sociales comme mécanismes pour promouvoir une plus grande innovation sociale? La productivité et l'amélioration de la qualité sont mieux mesurées par la façon dont l'organisation collabore avec d'autres entités. Votre organisation est-elle capable de mesurer l'innovation sociale? Cela pourrait inclure une contribution communautaire inspirante pour identifier des moyens d'améliorer les conditions sociales de la région. Les organisations ont tendance à identifier l'utilisation de la collaboration dans le rôle des services de programme. Certains programmes se targuent de pratiques de pointe et de pointe. Ces composants doivent également être quantifiables.

Avantages communautaires et mesures d'impact

Votre organisation fournit-elle des informations sur ceux qui bénéficient directement de ces activités (clients et membres) ainsi que des mesures d'impact qui visent à refléter le bénéfice net pour la communauté dans son ensemble? Examiner les extrants et les résultats de l'organisation. Identifiez les avantages qui peuvent être évalués à l'aide d'une analyse coûts-avantages. Comme alternative, identifier et analyser les mesures d'impact. Certaines organisations fournissent des hypothèses de service sous-jacentes. Voici un exemple d'une vague déclaration trouvée dans un rapport d'une organisation à but non lucratif: «S'engager et participer à la vie communautaire a un impact positif sur les personnes handicapées.» Nous supposons que le plan a un impact positif mais aucune statistique n'est fournie. Cela peut également être considéré comme une lacune, en particulier si la notification des subventions des mesures d'impact est requise.L'organisation aurait pu déclarer: «En 2020, 405 personnes handicapées ont bénéficié de nos services. 375 ont pu trouver un emploi à temps partiel».

Objectifs du budget, de la subvention et du processus

Fournissez un budget formel. Le budget établit-il un plan financier opérationnel pour le projet afin que les progrès et les performances du personnel chargé de la gestion des fonds puissent être mesurés et rapportés? En règle générale, les spécifications de subvention exigeront du personnel qu'il effectue des mesures de rendement. Chaque source de revenu et dépense doit être clairement documentée. Fournissez des détails sur les sources de financement. Évitez les déclarations vagues telles que «Les contrats gouvernementaux sont toujours une source importante de financement». Identifiez et quantifiez la source de financement. Par exemple, listez les organisations qui ont été contractées avec ladite entité gouvernementale et indiquez le montant du financement en dollars. Si des subventions ont été utilisées pour établir ou soutenir l'organisation, fournissez les données. Un manque de documentation peut être une autre lacune pour l'organisation lors d'une évaluation de subvention.

Les exigences en matière de subvention doivent être incluses dans votre plan stratégique. En outre, le budget est-il directement lié aux méthodes (objectifs du processus) et aux éléments d'évaluation dans les spécifications et exigences de la subvention? Il est important de lier le budget aux objectifs du processus pour améliorer la rentabilité et l'efficacité.

Certaines organisations identifient les efforts de collecte de fonds dans le cadre de la planification financière et stratégique. Évitez les déclarations vagues comme: «Il y a une augmentation de 25% du nombre de contributions qui soutiennent le budget de fonctionnement.» Identifiez le montant budgété pour la collecte de fonds afin que tout le monde puisse calculer l'augmentation de 25%. Autre exemple d'énoncé vague trouvé dans un plan stratégique: «Nous avons un fonds de dotation d'un million de dollars». Plus de détails sont nécessaires sur la façon dont le fonds de dotation est mis en place. Votre plan stratégique doit inclure une copie du budget et le lier aux objectifs du processus.

Exemple d'exigences de subvention

Communication efficace

L'administration de votre organisation communique-t-elle largement le besoin de changement et comment le changement peut être accompli avec succès? Il est important de démontrer qu'une large communication peut être réalisée de manière efficace et rentable. Si votre organisation est en train de changer, quel processus de communication est utilisé? Comment est-il géré ou contrôlé? Bien que le changement soit anticipé par de nombreuses organisations, le contrôle et la communication de celui-ci doivent être bien développés dans le plan.

Engagement de la direction envers le changement

Si un changement est mis en œuvre dans un nouveau système de gestion, cela se traduit-il ou existe-t-il des preuves d'un engagement de la direction, d'une culture ouverte et de confiance et de l'autonomisation des employés? Bien que ceux-ci puissent être difficiles à identifier et à mesurer, le plan stratégique évoque-t-il ou donne-t-il un aperçu de l'engagement des dirigeants? La culture va-t-elle au-delà d'une relation de travail et inspire espoir, conviction et confiance dans l'organisation et les uns envers les autres? L'autonomisation des employés peut être démontrée par le niveau de contribution et d'adhésion pris en compte et le degré de marge de manœuvre dont ils jouissent. Quelle latitude est donnée à chaque employé?

Certaines organisations adhèrent à un ensemble de valeurs opérationnelles fondamentales. Votre organisation encourage-t-elle une attitude bienveillante, la réactivité, le respect, le soutien individualisé, la diversité, l'intégrité et la responsabilité, les pratiques de pointe, les partenariats, le plaidoyer et la viabilité financière? Si oui, comment sont-ils mesurés? Les agences de services devraient se concentrer sur la relation avec leurs clients. Focus sur la relation employé-management. Un plan stratégique bien rédigé comprendra également l'autonomisation des employés.

Recommandations

Bien qu'il existe une variété de critères qui peuvent être utilisés pour évaluer avec précision votre plan stratégique, assurez-vous d'inclure ces marqueurs d'évaluation clés:

Budget

Votre plan doit inclure un budget. Fournissez des informations sur les exigences en matière de subvention et sur tout financement gouvernemental. Incluez les montants. Liez le budget au plan. Cela permettrait à son tour des normes de performance mesurables.

Buts et objectifs

Les buts et objectifs doivent clairement suivre le critère «SMART». Assurez-vous que les objectifs sont mesurables. Fournissez des données pour calculer un rapport coûts-avantages. Fournir des intrants, extrants, résultats et impacts quantifiables.

Contrat d'employé

La direction doit créer un environnement de travail positif en favorisant la contribution de l'équipe. Ceci est particulièrement crucial dans une agence de services afin que les agents puissent atteindre efficacement ceux qui en ont besoin avec fierté et innovation.

Sommaire

Un plan stratégique bien équilibré cherchera à intégrer les trois méthodes de planification et d'analyse (SMART, SWOT et SOAR). Il devrait être rédigé de manière à permettre la correction de toute lacune. Le plan doit fournir des informations budgétaires ainsi que les exigences en matière de subvention. Accentuez les forces et les opportunités. Reconnaissez les menaces et les faiblesses. Soyez ouvert au changement et considérez votre plan comme dynamique. Suivre ces initiatives permettra à votre organisation de naviguer à travers notre époque en constante évolution.

Les références

Commission australienne de la productivité (2010). Contribution du secteur sans but lucratif, rapport de recherche, Canberra.

Chanley, S. (2011). Semaine 5: analyse des coûts et budgétisation de la semaine 6 - conférence de la semaine 6

Cummings, TG et Woorley, CG (1995). Conditions requises pour un changement organisationnel réussi . Authenticity Consulting LLC. Extrait de: http://managementhelp.org/misc/reqs-for-successful-change.pdf#search="cummings "

Kearns, KP (1992). De l'avantage comparatif à la maîtrise des dommages: clarifier les enjeux stratégiques à l'aide de l'analyse SWOT. Gestion et leadership à but non lucratif 3 (1), 3–22. doi: 10.1002 / nml.4130030103

O'Neill, C. (2007). SOAR don't SWOT: planification stratégique basée sur les actifs. Conseils d'administration à but non lucratif et examen de la gouvernance . Rancho Santa Margarita, Californie: Charity Channel LLC.

Steiss, AW (2003). Gestion stratégique pour les organisations publiques et à but non lucratif. New York: Marcel Dekker, Inc