Les réunions du personnel: un moyen de communication efficace sur le lieu de travail

Les réunions du personnel constituent un lieu utile où les employés de tous niveaux peuvent converser, se mettre à jour et poser des questions.

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Pourquoi les réunions régulières du personnel sont-elles bénéfiques?

La tenue de réunions régulières du personnel avec les employés sur le lieu de travail améliorera considérablement les efforts de communication qui constituent la base de tout groupe de travail. Les employés qui peuvent compter sur des rencontres constantes avec leurs collègues et les gestionnaires se sentiront plus responsables du travail qu'ils effectuent en raison de l'occasion fréquente de communiquer entre eux lors de ces réunions.

De plus, ces employés ressentiront un sentiment de confiance envers leur leadership parce qu'ils sont inclus dans la planification et d'autres processus qui font du lieu de travail un meilleur endroit pour tous. Étant donné que les employés passent une grande partie de leur vie au travail, il est important de leur faire sentir qu'ils font partie du succès d'une organisation car elle atteint ses objectifs stratégiques.

Communication efficace pour les gestionnaires et les employés

Les réunions du personnel permettent aux employés de faire partie du processus de prise de décision d'une organisation en communiquant leurs opinions, leurs idées, etc., dans un forum structuré mais généralement accepté. Alors que l'autorité finale et la prise de décision appartiennent à la direction d'une organisation, les dirigeants s'adressent souvent à leurs employés pour leur précieuse contribution.

Les gestionnaires qui utilisent ces réunions comme outils de communication offrent aux employés une excellente occasion de partager leurs expériences de la journée de travail. Certaines caractéristiques communes d'une réunion du personnel efficace sont les suivantes.

Caractéristiques des réunions d'équipe réussies

Un horaire régulier: pour vraiment être un moyen efficace de communiquer des informations et de recueillir les commentaires des employés, les réunions du personnel doivent être planifiées à l'avance pour permettre aux employés de les anticiper et de planifier en conséquence avec le reste de leur horaire / calendrier. Les employés qui peuvent compter sur la tenue régulière de ces réunions y verront des occasions de partager des informations avec d'autres de manière cohérente.
Un départ en temps opportun: si les gestionnaires veulent que leurs employés se présentent à une réunion à l'heure, ils doivent également donner l'exemple d'une arrivée à la réunion à l'heure. De plus, le début de la réunion doit être tel que prévu afin que les participants en retard sachent qu'ils doivent faire un effort pour ne pas être en retard à la prochaine réunion. En tant que responsable dirigeant la réunion, être rapide et commencer la réunion à l'heure montrera à quel point le responsable estime que la réunion est importante.
Un ordre du jour préparé: étant donné que les employés sont susceptibles d'avoir des informations à partager, il est utile d'avoir un ordre du jour préparé pour garder une certaine structure et de l'ordre à la réunion. Il est facile de déraper lorsque les employés offrent des informations qui peuvent être quelque peu indépendantes de l'ordre du jour préparé. Les ordres du jour servent également de documents pratiques qu'un superviseur peut consulter pour déterminer si certains sujets ont été couverts.
Présence obligatoire: Une réunion du personnel régulièrement programmée, qui est organisée pour partager et recueillir des informations importantes sur le lieu de travail, devrait généralement avoir une obligation de présence obligatoire pour le personnel. Les employés doivent faire partie de ce «groupe de réflexion» de communication, car il n'est efficace que si tous sont là pour écouter la discussion et offrir leur point de vue unique sur les sujets abordés. La permission de sauter une réunion du personnel pour un autre engagement de travail devrait être l'exception plutôt qu'un événement banal.
Professionnalisme: Étant donné que les opinions et les points de vue personnels seront partagés lors des réunions du personnel, il est essentiel qu'un responsable surveille la réunion pendant que d'autres parlent pour s'assurer que toute discussion reste professionnelle et respectueuse. Les employés conservent souvent certains sujets pour une discussion ouverte lors d'une réunion du personnel. Ces personnes peuvent être très passionnées par leur opinion et se blesser ou devenir sur la défensive lorsque d'autres partagent une opinion différente. Il est très important pour les dirigeants à la table de garder tout le monde professionnel en leur rappelant que chacun a une opinion et que nous devons respecter leur opportunité de parler à leurs collègues dans un tel forum. S'il n'y a pas de contrôle lors d'une réunion du personnel à cet égard, des personnalités plus fortes dépasseront les autres, ce qui pourrait amener certains employés à se sentir réticents à participer activement à l'avenir.
Nécessité d'annuler les réunions du personnel: Les gestionnaires peuvent avoir l'occasion d'annuler une réunion en raison de leurs propres problèmes de planification inévitables ou en l'absence de problèmes réels nécessitant la participation du personnel à ce moment-là. Puisqu'il n'est pas efficace d'avoir une réunion juste pour le plaisir d'avoir une réunion, l'annulation de la réunion est sage car les employés apprécieront de libérer du temps sur leur emploi du temps pour faire d'autres travaux. Il peut être prudent d'envoyer un e-mail pour informer les employés qu'ils sont invités à parler individuellement au directeur s'ils ont des problèmes non résolus dont ils doivent discuter. L'autorisation de parler au gestionnaire ou la promotion d'une «politique de la porte ouverte» après qu'une réunion du personnel a été annulée de façon inattendue fera savoir à l'employé qu'il n'a pas à attendre la prochaine réunion pour discuter de quelque chose d'important pour lui.

Les réunions du personnel qui incarnent ces caractéristiques produiront des résultats efficaces qui profiteront à l'organisation et à tous ceux qui travaillent dur pour y parvenir.

Abraham Lincoln a prononcé son discours «House Divided» au Capitole de l'État de l'Illinois (Old State Capitol) à Springfield, Illinois, le 16 juin 1858. Les organisations ne survivront pas si les employés n'ont pas la chance de communiquer ouvertement.

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Utiliser les réunions pour discuter des problèmes en cours

Une réunion du personnel régulièrement tenue crée un forum pour une discussion cohérente de tout désaccord en cours ou nouveau ou des problèmes interpersonnels qui peuvent survenir entre des personnes qui interagissent les uns avec les autres sur une base régulière. Si l'on considère combien de leur journée, et par conséquent, leur vie, est passée au travail, il n'est pas surprenant que des situations interpersonnelles puissent survenir en raison de différences générationnelles, de valeurs et d'expériences de vie en général.

Le fait est que chacun vient travailler avec ses propres «bagages» qui composent ce qu'il est vraiment. Une réunion régulière avec des collègues offre une opportunité planifiée et donc fiable de résoudre les problèmes avant qu'ils ne deviennent des situations de crise.

La relation de travail est comme toute autre relation personnelle - elle a besoin de suffisamment d'occasions pour résoudre les problèmes qui pourraient empêcher le travail d'être accompli et les objectifs atteints par l'organisation. Lorsque les relations sont «divisées» et continuent de s'aggraver sans intervention de la direction, des perturbations importantes du lieu de travail peuvent survenir lorsque diverses équipes ou parties se défient mutuellement pour leur domination sur un point de vue particulier.

La communication est la clé

Profiter de toutes les occasions de communiquer entre eux sur le lieu de travail est la clé du succès professionnel des employés et de leur leadership. Lorsque les réunions du personnel sont organisées régulièrement, professionnellement et d'une manière qui encourage tous les participants à participer activement, une organisation peut récolter les avantages d'une équipe de travail solide où la confiance se gagne grâce à une interaction productive. Le partage d'informations entre les personnes qui permettent à une organisation d'atteindre ses buts et objectifs crée un environnement plus harmonieux pour tous.