Six conseils pour être mieux organisé et mieux préparé au travail

Monica de l'émission FRIENDS

Mes collègues et amis disent que je suis la personne la plus organisée et la plus structurée qu'ils connaissent. Cependant, je n'ai pas toujours vécu ce genre de vie. En fait, la principale raison pour laquelle je suis organisé et structuré aujourd'hui est à cause de la façon dont je peux être oublieux.

J'ai toujours beaucoup de choses en tête et je pense que c'est l'une des principales raisons pour lesquelles j'oublie les choses si vite. Quand j'ai commencé à vivre seule loin de mes parents, j'ai décidé d'arrêter de chercher des excuses et de changer ma vie. Ce changement dans ma vie m'a non seulement rendu moins oublieux, mais m'a également aidé à réussir ma carrière aujourd'hui.

1. Utilisez un calendrier ou un planificateur

Je vis de mon iCalendar. Il s'agit d'une fonctionnalité pour les Macbooks et les iPhones; cependant, vous pouvez utiliser Google Agenda si vous ne disposez pas de ces appareils. J'adore mon calendrier car il se synchronise non seulement avec mon ordinateur portable, mais aussi avec mon smartphone. Je peux taper l'heure de début de l'événement et une notification apparaîtra sur mon smartphone quelques jours avant d'y arriver. Je peux également mettre une description de ce que je dois apporter à cet événement et où se trouve le lieu. Ma partie préférée de mon calendrier numérique est que je peux organiser mes événements en ayant différentes couleurs pour des événements spécifiques.

Gardez à l'esprit que si vous utilisez un carnet de planification, vous devez vous mettre à le vérifier chaque jour. Je savais que je ne ferais pas ça, c'est pourquoi j'ai fait le choix d'une manière numérique de planifier. Avoir un mode de planification numérique me permet de pouvoir consulter ma disponibilité à tout moment et en tout lieu.

2. Définissez une alarme

Configurer une alarme sur votre téléphone peut également être facile et utile pour de petites choses. Parfois, je peux avoir une brève réunion à laquelle me rendre tôt le matin pour travailler. Une fois la réunion annoncée à l'avance, je sais que je l'oublierai si je n'ai pas le moyen de m'en souvenir. Je vais immédiatement définir une alarme sur mon téléphone pendant 5 minutes avant le début de la réunion pour ce jour spécifique, et je vais l'étiqueter comme «réunion».

Je trouve cela très utile car parfois une notification ne suffit pas. Cela est particulièrement vrai si vous avez un travail chargé où vous n'avez pas le temps de vérifier votre téléphone tout au long de la journée. J'adore la façon dont mon alarme continuera de sonner dans mon sac à main jusqu'à ce que je l'éteigne. Cela m'oblige à arrêter le travail que je fais, à voir le rappel et à me rendre à ma réunion à l'heure.

3. Créez des notes autocollantes virtuelles avec Google Keep

Coller une note autocollante en haut de l'écran de mon ordinateur au travail est une autre façon de me rappeler les événements à venir. Ayant un travail où je suis constamment occupé et que je me promène, je n'ai pas toujours le temps d'écrire sur un post-it quand j'en ai besoin. J'utilise les post-it numériques, connus sous le nom de Google Keep, lorsque j'ai une longue liste de choses à faire. Vous pouvez les cocher et définir des rappels sur eux. Vous pouvez partager les notes autocollantes numériques avec qui vous le souhaitez, afin qu'ils puissent modifier et rayer des choses avec vous. C'est génial lorsque vous travaillez sur un projet d'équipe avec un collègue. C'est une excellente source de communication.

Non seulement vous pouvez y accéder sur votre ordinateur, mais vous pouvez également y accéder sur une application sur votre smartphone. La meilleure caractéristique est la fonction de localisation. Vous pouvez mettre un rappel sur la note autocollante dans Google Keep et définir l'emplacement de votre adresse professionnelle. Dès que vous accédez à l'adresse, un rappel se déclenche sur votre smartphone.

4. Créez un Google Drive

C'est un système de classement que j'aime pour les copies numériques. Google Drive vous permet d'accéder à vos fichiers n'importe où sur n'importe quel ordinateur. Vous pouvez même accéder à vos fichiers depuis votre smartphone via l'application Google Drive. La commodité de cet outil m'a énormément aidé, surtout lorsque je suis en déplacement et que je n'ai pas mon ordinateur sur moi.

5. Utilisez des dossiers et étiquetez-les

Organiser vos papiers dans des dossiers est un autre excellent moyen de rester organisé. Selon le type de travail que vous avez, votre travail peut nécessiter beaucoup de papiers ou de copies auxquels vous devez vous accrocher. Si vous les mettez tous dans une pile au même endroit, ils se perdront facilement. Obtenez des dossiers standard, des dossiers manille ou les deux et étiquetez-les de manière à vous aider à garder une trace de vos documents. Avoir des papiers et des copies spécifiques à des endroits spécifiques vous causera moins de maux de tête à long terme.

6. Utiliser un classeur avec plusieurs onglets de classeur

C'est une autre façon d'organiser tous nos documents si vous ne voulez pas de dossiers partout. Cependant, vous ne pourrez peut-être pas y mettre des documents importants, car vous devrez les perforer. Je recommande d'obtenir des onglets pour chaque catégorie dans laquelle vos articles appartiennent. Si vous ne voulez pas sortir et acheter des onglets, vous pouvez toujours créer les vôtres. Je l'ai fait moi-même, mais cela prend beaucoup de temps, et ils étaient très fragiles car ils étaient fabriqués à partir de papier de construction.

Faites le changement

Ne laissez pas votre oubli ou votre encombrement diminuer vos performances au travail. Si vous voyez cela comme un problème, c'est à vous de faire ce changement. Fixez-vous des objectifs et intégrez lentement l'organisation à votre vie professionnelle jusqu'à ce qu'elle devienne une seconde nature. Les gens en prendront note et vous réussirez mieux dans votre carrière.