Six secrets pour des réunions plus productives

Réunions auxquelles j'ai assisté

Tout le monde veut avoir de meilleures réunions

Ok, nous avons tous été là-bas… nous venons de nous asseoir en réunion pendant ce qui semble être une quantité de temps démesurée et cela semblait être un gaspillage colossal. Tout le monde a beaucoup parlé, certaines d'entre elles étaient complètement hors sujet et ce qui a été réellement accompli n'est pas évident. Cela vous semble familier?

Heureusement, il existe des moyens d'organiser des réunions qui les rendent plus productives. Les réunions productives ont toujours un but, elles sont efficaces dans la façon dont elles sont menées et sont programmées pour la bonne durée.

Les six conseils suivants peuvent vous aider à transformer votre prochaine réunion:

1. Les grandes réunions ne se déroulent pas toutes seules.
2. La planification commence avec la fin à l'esprit.
3. Il y a toujours un ordre du jour formel.
4. Les règles de base sont explicitement exprimées et convenues.
5. Il existe des attributions de rôles clés pour maintenir la réunion sur la bonne voie.
6. Il existe un plan d'action pour le suivi.

Prenons un peu de temps ensemble pour les explorer plus en profondeur.

1. Les grandes réunions ne se déroulent pas toutes seules

Quelqu'un doit diriger l'orchestre pour que tout le monde joue en harmonie, garder un œil sur le prix, diriger par l'avant… hmm, voir l'image? Lorsque tous les participants à la réunion se concentrent sur leur rôle singulier, une personne doit être désignée comme facilitateur pour effectuer un zoom arrière pour voir la situation dans son ensemble à mesure que les discussions évoluent et guider le processus pour une communication efficace.

Une bonne animation aide les participants à se déplacer en douceur dans l'itinéraire et à résoudre les problèmes là où ils se produisent. Le facilitateur doit être un bon communicateur et peut être le président de la réunion, l'un des participants ou une personne externe qui n'est pas impliquée dans les discussions de la réunion.

2. La planification commence avec la fin en tête

Posez-vous les questions suivantes:

1. Qu'essayons-nous d'accomplir en tenant une réunion? Quels sont les résultats souhaités?
2. Une réunion est-elle la meilleure option ou certains ou tous les objectifs peuvent-ils être atteints en utilisant le courrier électronique ou d'autres moyens de communication?
3. Qui doit y assister? Comment identifier les bons participants et le bon nombre de participants?
4. Quel niveau de préparation est nécessaire pour atteindre au mieux le résultat final?
5. Quels processus devons-nous intégrer à la réunion? Par exemple, devons-nous envisager d'inclure une session de brainstorming pour générer de nouvelles idées, ou faire des présentations individuelles pour une collaboration plus éclairée?

En commençant par les résultats qui doivent être atteints, vous pouvez mieux identifier les participants et traiter le temps et le travail préparatoire qui peuvent être nécessaires pour une réunion efficace.

3. Il y a toujours un ordre du jour formel

Les réunions les plus efficaces ont un ordre du jour, c'est-à-dire la liste des points qui doivent être discutés lors de la réunion. Bien que nous soyons habitués aux ordres du jour qui énoncent simplement les points à discuter, une meilleure façon est d'inclure l'intention (objectif) et le résultat souhaité de chaque point de l'ordre du jour afin que tous les participants à la réunion soient sur la même page.

Lorsqu'un ordre du jour est créé de cette manière, il devient plus évident lorsqu'une discussion se déroule mal, est terminée ou qu'il est peut-être temps de passer à autre chose. Les objectifs formels indiqueront aux participants la meilleure façon de contribuer et les résultats fourniront une mesure de l'efficacité d'une discussion. C'est également un excellent outil pour le facilitateur ou le président pour diriger la réunion vers une conclusion réussie.

Exemple d'agenda montrant le calendrier, les résultats et les objectifs

4. Les règles de base sont explicitement exprimées et acceptées

La mise en œuvre des bonnes règles de base peut produire des réunions avec plus de fluidité et moins de friction. Généralement, lorsque vous entendez le terme règles de base, vous pouvez penser à «téléphones en mode vibreur», «être à l’heure» ou «appliquer la règle d’or», etc. Ce sont peut-être les normes les plus souvent appliquées, mais les règles de base pour des réunions fructueuses doivent également se concentrer sur améliorer la communication pour un plus grand engagement du groupe.

Un bon échantillon de règles de base qui illustrent cela vient de Roger Schwarz (Schwarz, 2016). Il énumère huit règles pour des réunions efficaces: << Énoncer les points de vue et poser des questions authentiques; partager toutes les informations pertinentes; utiliser des exemples précis et convenir de ce que signifient les mots importants; expliquer le raisonnement et l'intention; se concentrer sur les intérêts et non les positions; tester les hypothèses et les inférences; conjointement concevoir les prochaines étapes; discuter des questions non discutables. "

Ces règles ont été conçues pour guider le comportement des discussions individuelles et de groupe pour un dialogue plus approfondi, mais ne sont qu'un exemple de certains des protocoles qui pourraient stimuler une participation positive. Créer ou adapter votre propre ensemble de normes procédurales et comportementales peut réguler et orienter la réunion vers des résultats plus riches.

Une compréhension complète de chaque règle de base au début de chaque réunion sera importante pour que les participants s'entendent et essaient de se conformer aux normes souhaitées.

5. Il y a des attributions de rôles clés pour garder la réunion sur la bonne voie

Les réunions les plus réussies ont des rôles essentiels qui peuvent être attribués aux participants en tant que double rôle, ou à des personnes externes. Les rôles attribués dépendraient de la durée de la réunion, du nombre de participants et du but de la réunion.

Chronométreur

Demandez à un volontaire de surveiller le temps en fonction de l'ordre du jour. Cela peut être intégré aux responsabilités du président ou de l'animateur de la réunion, mais si la réunion est longue ou que l'on s'attend à ce qu'elle soit de nature complexe, il peut être préférable de demander un autre volontaire.

Le rôle du chronométreur est d'alerter les participants lorsque le temps tire à sa fin pour un point particulier de l'ordre du jour afin que le groupe puisse décider du temps supplémentaire si le résultat n'a pas été atteint, ou accepter de passer à autre chose.

Prise de notes de paperboard / tableau blanc

Lorsque quelqu'un trace la progression de la réunion sur un chevalet ou un tableau blanc, cela donne une vue d'ensemble de l'avancement de la réunion.

Les contributions de diagramme peuvent stimuler de nouvelles idées ou créer des liens entre des concepts qui n'auraient peut-être pas été créés autrement. Cela peut également encourager les personnes qui hésiteraient à partager, en particulier dans un groupe de participants vocaux ayant tendance à s'affirmer sur les autres. À l'inverse, cela pourrait aussi modérer ces personnes, surtout si leurs tendances découlent du sentiment que personne n'écoute ou ne prend leurs idées au sérieux. Les idées, une fois capturées, peuvent être référencées s'il y a répétition.

Les notes du paperboard doivent être lisibles et capturer avec précision les principales contributions. Ils peuvent être représentés ou accompagnés de symboles visuels ou d'abréviations pour plus de facilité et d'empressement. À la fin de la réunion, ils peuvent être transcrits et ajoutés aux notes formelles, ou stockés et utilisés comme référence lors des réunions ultérieures.

Note de réunion / Minute Taker

Il n'y a jamais de garantie que vous et les autres membres de la réunion partagerez la même compréhension à une date ultérieure de ce qui a été discuté ou convenu, quelle que soit la durée ou la simplicité de la réunion. Les notes de réunion ou les procès-verbaux doivent fournir un compte rendu des décisions, accords, discussions et mesures à prendre importants.

Puisqu'il peut y avoir différentes interprétations de ce qui constitue un «procès-verbal de réunion» ou des «notes de réunion», il est judicieux de fournir un modèle ou de convenir du format à l'avance.

La personne responsable de la capture des notes peut être un participant à la réunion ou une personne externe dont le seul but est de créer un enregistrement précis de la réunion.

6. Il existe un plan d'action pour le suivi

Le dernier secret d'une réunion réussie est de s'assurer que la réunion a été plus qu'un simple «atelier de discussion». S'il y a un élément qui doit faire l'objet d'un suivi, il devrait avoir un calendrier assigné et une ou plusieurs personnes responsables. La liste des points, des échéanciers et des personnes responsables devrait être créée et approuvée dans le cadre du récapitulatif à la fin de la réunion. Cela ne doit pas être enterré dans le corps du procès-verbal / des notes de la réunion, mais doit comporter une section distincte où ils peuvent être clairement référencés.

Appliquer ces conseils

Voilà donc six conseils simples pour des réunions plus intéressantes. Vous pouvez être assuré d'une réunion plus productive où tout ou partie de ces conseils sont appliqués.

Si vous prévoyez d'ajouter l'une de ces suggestions à votre prochaine réunion, vous voudrez peut-être les mettre en œuvre par étapes afin que ce ne soit pas un changement écrasant pour vous ou les autres personnes impliquées dans la réunion.

Les références:

Schwarz, R. (2016). 8 règles de base pour de grandes réunions. Récupéré le 23 juillet 2019.

© 2019 Audra Stevenson