Système en sept étapes pour l'amélioration des performances des employés

Les managers atteignent leurs objectifs de performance en encadrant, en motivant et en développant efficacement leurs employés. Un outil simple d'utilisation peut aider les managers à atteindre leurs objectifs de performance à court et à long terme.

Certains gestionnaires ont du mal à aider les employés à déterminer la cause profonde de problèmes spécifiques qui affectent leur performance. Les employés se plaignent souvent d'être critiqués pour la survenue de problèmes indépendants de leur volonté. Ce système en sept étapes est conçu pour aider les responsables à déterminer la cause sous-jacente des problèmes liés aux performances et à trouver des solutions appropriées.

Le système isole sept facteurs nécessaires à des performances efficaces:

• Motivation
• Aptitude
• Perception du rôle
• Soutien organisationnel
• Ajustement environnemental
• Évaluation
• Validité

En organisant ces facteurs dans un acronyme facile à retenir , les gestionnaires utilisant ce système réaliseront une amélioration des performances des employés:

R: Vraies connaissances et compétences pour faire le travail

E: Éduqué sur une description claire du travail

A: Intérêt actif pour l'employé par l'entreprise

L: Aime faire le travail.

I: Investissez du temps et de l'énergie dans la performance de l'employé.

Z: Aucun problème juridique avec les décisions

E: environnement qui convient

La simplicité du système est l'un de ses aspects les plus attractifs. Ce n'est pas une nouvelle mode managériale remplie de jargon technique complexe. C'est facile à retenir ou à appliquer:

Vraie connaissance

Vraies connaissances et compétences pour faire le travail. Cela fait référence aux connaissances et aux compétences de l'employé, qui lui permettront de s'acquitter avec succès des tâches et responsabilités requises. Personne n'est totalement compétent, ni capable de tout faire aussi bien. Les éléments clés de la capacité comprennent:

• Formation pertinente aux tâches et aux responsabilités (formation formelle et informelle de l'employé qui contribue à sa réussite).
• Expérience pertinente à la tâche à accomplir (expérience de travail antérieure qui aide à l'accomplissement de la tâche).
• Aptitudes pertinentes (compétences et traits de caractère de l'employé qui renforceront les chances de réussite de la tâche).

Dans l'analyse de la performance d'un employé, le gestionnaire doit simplement demander: «Cet employé possède-t-il les connaissances et les compétences nécessaires pour être efficace?» Si un problème existe dans ce domaine, certaines solutions spécifiques peuvent inclure une formation spécifique à une tâche, un encadrement, des cours formels ou une réaffectation de tâches ou de responsabilités.

Éduqué sur la description de poste

E ducated sur une description claire du travail. Il traite de la compréhension et de l'acceptation par l'employé de ce qu'il faut faire, quand le faire et comment le faire. Pour s'assurer que l'employé a une compréhension approfondie de son travail, il doit être très clair sur:

• Les mesures de performance pour leur travail.
• Comment obtenir des performances optimales.
• La priorité des buts et objectifs de performance.

Lorsqu'il y a une mauvaise compréhension de la tâche ou du travail, cela entraînera une mauvaise exécution. Les gestionnaires doivent s'assurer que tous les objectifs sont écrits avec précision. L'employé doit être encouragé à poser des questions pour clarifier toute incompréhension.

Intérêt actif

Un intérêt actif pour le salarié par l'entreprise. Aussi appelé soutien organisationnel, il fait référence à l'aide organisationnelle ou au soutien dont l'employé a besoin pour mener à bien son travail. Certains éléments du soutien organisationnel comprennent:

• Budget adéquat.
• Des outils pour accomplir la tâche et des installations appropriées pour la tâche.
• Soutien nécessaire d'autres départements.
• Disponibilité des fournitures et du matériel.
• Allocation adéquate des ressources humaines pour terminer le travail.

Aime le travail

« Aime faire le travail» est le résultat lorsque les employés sont motivés à accomplir toutes leurs tâches avec succès. Le manager doit se rappeler que tout le monde n'est pas également inspiré. En général, les employés ont tendance à être plus motivés s'ils reçoivent une sorte de reconnaissance.

Les problèmes dans ce domaine doivent d'abord être évalués à la lumière de l'utilisation appropriée des récompenses. L'employé doit comprendre que la performance est directement liée à la rémunération, à la promotion, à la reconnaissance et à la sécurité d'emploi. Les employés ont naturellement tendance à performer de manière optimale lorsqu'ils sont récompensés et à sous-performer lorsqu'ils ne sont pas récompensés. Cependant, les récompenses ne doivent pas nécessairement être monétaires pour être efficaces. Dans certains cas, une rétroaction appropriée, telle qu'une tape dans le dos, suffira. Ce renforcement positif d'une performance réussie devrait faire partie intégrante du système global d'incitation.

Investir du temps

Je nvestir temps et d' énergie dans la performance de l'employé. Cela comprend les processus formels et informels de coaching et de rétroaction sur les performances. Le coaching consiste à faire savoir aux employés comment ils sont performants dans leur travail. Les gestionnaires ne peuvent pas s'attendre à ce que les employés améliorent leur rendement au travail lorsqu'ils ne sont pas conscients des problèmes. Grâce à une rétroaction continue, il ne devrait y avoir aucune surprise dans l'examen annuel des performances.

S'il y a un problème d'évaluation, il a probablement été causé par un manque de rétroaction au jour le jour. Cela devrait être à la fois positif ( attraper quelqu'un qui fait quelque chose de bien ) et négatif en cas de mauvaise performance. De nombreux gestionnaires se concentrent sur les mauvais et tiennent les performances positives pour acquises. La reconnaissance immédiate d'un travail bien fait peut être un élément essentiel du processus de coaching. Il augmente la motivation, renforce la fidélité de l'entreprise et est réalisé à très peu de frais.

Aucun problème juridique

« Zéro problèmes juridiques liés aux décisions» est le résultat de l'éthique et de la légalité des décisions des employés. Les gestionnaires doivent connaître les lois du travail, les décisions des tribunaux et les politiques de l'entreprise pour s'assurer que leurs décisions ne seront pas contestées. Toutes les décisions des employés doivent être liées uniquement à des critères axés sur la performance. Tous les autres biais doivent être éliminés. Les recommandations de promotion, de suspension ou de licenciement doivent être entièrement documentées et limitées aux problèmes de performance.

Facteurs environnementaux

Les facteurs environnementaux influencent les performances externes. Les éléments clés de cette composante comprennent la concurrence, l'évolution des conditions du marché, les réglementations gouvernementales et les perturbations de la chaîne d'approvisionnement. Dans l'analyse de la performance, le manager ne doit pas blâmer les employés pour des problèmes de performance causés par des facteurs externes sur lesquels ils n'ont aucun contrôle. Il faut cependant s'attendre à ce que les employés fournissent les meilleurs résultats raisonnables dans des conditions externes défavorables. Il est essentiel de définir ce qui est raisonnable dans ces circonstances.

En conclusion, ce système en sept étapes peut être utilisé pour analyser presque toutes les lacunes de performance. Les gestionnaires peuvent examiner la situation et déterminer lesquels des sept facteurs sont responsables d'un problème de performance particulier. Parfois, plusieurs facteurs peuvent jouer.