Exemple de déclaration personnelle nvq sur la prise de minutes

Prendre quelques minutes.

Que sont les minutes?

Les procès-verbaux sont de brèves notes que je prends lors d'une réunion ou d'une discussion. Je les enregistre afin que nous ne manquions rien de ce qui a été discuté ou convenu lors d'une réunion. Les procès-verbaux sont officiellement approuvés par le président et conservés comme un dossier appartenant à l'organisation. Ils peuvent vous aider dans toutes les enquêtes qui auront lieu à l'avenir. Ils fournissent également un compte rendu des décisions qui ont été prises lors de la réunion et des personnes qui les suivra.

Les procès-verbaux sont toujours courts et simples, rédigés dans un langage simple, car ils doivent être diffusés ou consultés par des personnes ayant différents niveaux de normes dans cette langue, dans mon cas l'anglais. Quiconque n'a pas pu assister à la réunion et qui a besoin de savoir ce qui s'est passé lors de la réunion bénéficiera d'un procès-verbal simplement écrit.

Comment je me prépare pour la réunion

J'organise et prépare la réunion en rassemblant des informations pour l'ordre du jour, en convenant des points à inclure à l'ordre du jour avec le président, en faisant circuler l'ordre du jour avec les documents à l'appui, en réservant la salle de réunion, en informant les personnes but et en organisant des rafraîchissements. J'ai également des détails sur les visiteurs et les excuses nécessaires pour la réunion.

J'ai l'ordre du jour en main et tous les blocs-notes et stylos nécessaires prêts pour le compte rendu. J'écoute attentivement la discussion et j'écris les points importants.

Ce que je fais pendant la réunion

Je communique constamment avec mon président au fur et à mesure de la réunion, m'assurant que l'ordre du jour est suivi tel qu'il a été discuté et approuvé. Rarement, en raison de circonstances inévitables, l'ordre du jour devra être modifié ou suivi dans le désordre, mais les participants seront informés du changement et de sa raison pour éviter toute confusion. Je m'assure également que le président résume les points importants et que toutes les décisions prises sont acceptées par les participants, en tenant compte de tout conflit d'idées. Je m'assure également que des actions sont tirées pour chaque point de l'ordre du jour.

Je me concentre sur l'écriture de ce qui a été décidé et qui va le faire. Je donne à chaque élément un titre distinct et j'essaie de rédiger mes notes approximatives peu de temps après la réunion. Je m'assure que les procès-verbaux sont précis, méthodiques, grammaticalement corrects et concis, et rédigés dans un langage simple et facile à comprendre. Je m'assure qu'ils sont cohérents dans leur forme et leur contenu et je me concentre sur les décisions prises. Les procès-verbaux sont également rédigés dans un format convenu en fonction des points de l'ordre du jour, avec des titres nets si nécessaire.

Révision et distribution des procès-verbaux

Après avoir rédigé les procès-verbaux, je prends le temps de les examiner et de les faire passer par le président pour approbation et pour les modifications nécessaires avant de les distribuer aux membres concernés. Les procès-verbaux sont distribués sous forme de document protégé par courrier électronique aux membres du personnel nécessaires. Je m'assure que toutes les actions nécessitant un suivi sont traitées dans les délais impartis.

Les minutes sont stockées sur le disque dur pour référence future. Ils servent de dossier à toute personne qui occupera un poste à l'avenir, à des fins de référence.

Veuillez utiliser ceci comme référence seulement

Sur une note aimable, veuillez ne pas copier quoi que ce soit soumis ici et l'afficher dans votre fichier. Ceci a été publié ici, uniquement pour vous aider à comprendre ce qu'ils attendent de vous et comment vous devez écrire. Lorsque vous préparez vos propres fichiers, vous devrez vous rapporter à votre propre zone de travail et organisation et vous y tenir. Merci de votre collaboration.