Répondre à un appel d'offres (RFP) pour un auditeur d'irrigation paysagère

Si vous possédez une entreprise d'aménagement paysager et que vous souhaitez vous développer pour inclure un autre type de service, vous pouvez envisager de mener des audits d'irrigation du paysage (audits de l'eau extérieure) pour les services publics et les agences gouvernementales.

Si vos employés effectuent les tâches suivantes dans le cadre de votre activité de routine, il y a de fortes chances que vous soyez admissible, à condition que vos compétences soient élevées et que vos clients parlent en bien de vous.

• Programmez les contrôleurs en fonction des types de plantations et des conditions météorologiques locales.
• Adaptez les types de buses aux types de plantes arrosées.
• Configurez différentes stations pour différents besoins d'arrosage.
• Plante indigène aussi souvent que possible.
• Surveillez les fuites et les sprinkleurs cassés, réparez et remplacez si nécessaire.
• Testez l'ensemble du système d'irrigation au moins une fois par mois - contrôleurs, stations et buses.
• Rinçage annuel du système d'irrigation.

La réalisation d'un audit d'irrigation comprend la vérification de chaque arroseur pour s'assurer qu'il pulvérise correctement, puis la prise de notes sur ce qui doit être corrigé.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Qu'est-ce qu'un audit d'irrigation?

La différence entre ce que vous feriez régulièrement et ce que vous feriez lors d'un audit officiel de l'irrigation dépend de l'excellence des compétences que vous fournissez, du type de rapports que vous faites et de la façon dont vous facturez vos services.

Un audit est purement diagnostique - vous identifiez les problèmes et les modifications nécessaires au système d'irrigation d'une propriété qui vous est attribué par l'agence de location ou le service public, mais vous ne faites rien pour les résoudre (sauf si cela fait partie du contrat). Vous marchez avec le gestionnaire immobilier, en faisant remarquer les observations pendant que vous testez chaque composant du système. Vous écrivez tout sur une liste de contrôle, de sorte que vous pouvez compiler vos résultats plus tard dans un rapport à l'agence - pas au gestionnaire immobilier, bien qu'il en obtienne éventuellement une copie.

Grâce à l'agence, vous acquérez les factures d'eau pour cette propriété afin de les comparer avec l'eau réellement utilisée au cours de l'année écoulée. La comparaison de l'eau utilisée avec ce que vous voyez sur le terrain vous aide à diagnostiquer les problèmes saisonniers, à identifier l'existence potentielle de fuites cachées et à prédire la quantité d'eau qui pourrait être économisée avec les changements que vous recommanderez.

Montrez aux clients la quantité d'eau qu'ils peuvent économiser par rapport à la quantité qu'ils utilisent actuellement.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (auteur)

Avec cette prédiction, vous pouvez calculer des économies potentielles en dollars pour chaque type majeur de changement que vous recommandez, par exemple de l'argent qui pourrait être économisé en mettant à niveau les contrôleurs existants vers les contrôleurs d'irrigation basés sur la météo (WBIC) ou en changeant les buses de pulvérisation en irrigation goutte à goutte. Cela donne à l'agence et au propriétaire une idée de ce qu'ils peuvent rénover en premier.

La vérification de la programmation du contrôleur fait partie intégrante de la réalisation d'un audit d'irrigation. Combien de temps dure chaque station? Quels types d'arroseurs se trouvent sur cette station et à quelle fréquence fonctionnent-ils?

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Qu'est-ce qu'une demande de proposition (RFP)?

Disons que vous faites déjà tout sur la liste à puces et que vous savez que vous pouvez faire le reste, vous êtes donc ravi d'étudier cette possibilité. Qu'est-ce qu'une demande de propositions, où en trouvez-vous une et comment postulez-vous pour le contrat?

Chaque agence gouvernementale et service public qui dépend du financement gouvernemental est tenu de publier une demande de proposition lorsqu'un projet atteint un certain montant. Pour les petits projets, ils peuvent choisir un entrepreneur et leur donner simplement un bon de commande, mais pour les projets plus importants, ils ont besoin de faire concurrence. Un appel d'offres est ce qui génère la concurrence. C'est un document qui indique quels services ils recherchent, les paramètres de ces services, comment rédiger votre proposition, comment ils la noteront, comment et quand la soumettre.

Page de couverture de l'appel d'offres

Domaine public, via le réseau

Recherche d'appels d'offres

De nombreux organismes gouvernementaux utilisent des systèmes d'appel d'offres en ligne. Presque tous les fournisseurs d'eau du sud de la Californie sont liés à un système appelé «The Network». Vous devrez vous inscrire, en indiquant le nom de votre entreprise, sa taille, son emplacement, les types de services que vous fournissez et d'autres informations. Ensuite, vous pouvez consulter uniquement les offres qui concernent vos services ou toutes les offres proposées, juste pour voir ce qu'il y a. Le système vous enverra automatiquement un avis chaque fois qu'une agence publiera un appel d'offres correspondant à l'un des codes NIGP que vous avez choisis (codes qui identifient vos services).

Si vous voyez une demande de propositions pour un grand auditeur paysagiste, un géomètre paysagiste, une entreprise pour fournir des audits d'irrigation extérieure (ils sont tous identiques), allez-y et téléchargez-le. L'agence qui sollicite l'offre souhaite généralement des audits pour ses clients, s'il s'agit d'un fournisseur de services publics, ou pour des résidences et / ou des entreprises de la région, s'il s'agit d'une ville ou d'un comté. La demande de propositions peut demander un certain nombre (comme un total de 75 audits) ou une période (par exemple, deux ans pour être disponible pour des audits).

Certaines agences ont leur propre système d'enchères, il est donc important de consulter le site Web de toute agence pour laquelle vous souhaitez travailler. Recherchez la section d'achat ou quelque chose de similaire. S'ils sont connectés au réseau, leur site Web vous le fera savoir et vous donnera probablement un lien.

La conférence pré-candidature

Lorsque vous téléchargez une demande de propositions, il est important d'examiner d'abord leur calendrier pour les dates d'échéance. Le document peut indiquer que la participation à une «conférence préalable à la soumission» est obligatoire et tout fournisseur qui n'y participe pas sera automatiquement disqualifié. Une pré-offre est une réunion avec l'organisme contractant pour tous les soumissionnaires potentiels, afin qu'ils puissent se rencontrer et poser les questions qu'ils ont, où chacun peut entendre les réponses. S'il s'agit d'un contrat compliqué qui demande plus que de simples audits d'irrigation, vous pouvez vous connecter avec d'autres fournisseurs de services qui pourraient être admissibles aux parties du contrat que vous n'avez pas. L'un de vous devient alors le maître d'œuvre, tandis que l'autre est le sous-traitant.

C'est rare, mais certaines conférences préalables aux soumissions ont lieu sur place, de sorte que les soumissionnaires peuvent voir l'étendue du contrat pour lequel ils soumissionnent. Participer à l'un d'entre eux est un bon moyen d'obtenir des réponses à vos questions, de cibler vos concurrents et de trouver des partenaires potentiels.

Ville de Portland OR, domaine public, via le site Web de la ville

Tous les appels d'offres ne nécessitent pas la participation à une pré-offre et beaucoup la rendent facultative. Dans tous les cas, il y aura une période pendant laquelle le vendeur pourra poser des questions par téléphone ou par e-mail. Je recommande de les appeler. C'est toujours une bonne idée de se connecter personnellement, afin qu'ils sachent qui vous êtes lorsque vous envoyez votre proposition.

Lorsque la date limite des questions et réponses est terminée (généralement deux semaines), l'agence enverra à chaque fournisseur les réponses à toutes les questions. En option, ils peuvent publier les réponses sur le réseau de soumission (à partir duquel vous avez acquis la demande de propositions) pour que vous les téléchargiez.

La prochaine date d'échéance que vous êtes susceptible de rencontrer sera la date et l'heure auxquelles votre proposition est due, ainsi que les méthodes de livraison acceptables. Ensuite, ils vous diront généralement quand ils prévoient interviewer les meilleurs candidats, quand ils prévoient d'attribuer le contrat et / ou quand ils espèrent commencer à travailler sur le contrat. Cela vous aide à planifier votre timing.

Rédaction de propositions avec intégrité

Une fois que vous avez noté les délais, commencez à rédiger votre proposition en regardant la demande de propositions pour voir comment ils veulent qu'elle soit organisée. La plupart des appels d'offres vous donneront l'ordre exact dans lequel ils souhaitent rédiger la proposition. Ceci afin que toutes les entrées aient un format similaire, ce qui permet à l'agence de les comparer plus facilement pendant le processus d'évaluation.

Définissez le plan de votre proposition en conséquence, avec des en-têtes et des sous-titres et des pages supplémentaires, comme la table des matières au début et une annexe au dos. Déterminez l'aspect général de celui-ci, les couleurs que vous souhaitez mettre dans les en-têtes et les pieds de page de chaque page et à quoi vous voulez que la page de titre ressemble (en général). Une fois le cadre configuré, apportez l'appel d'offres dans un endroit calme, apportez une tablette, un stylo et un surligneur, et commencez à prendre des notes.

N'écrivez pas au début, lisez, absorbez et notez simplement certaines choses dont vous voulez vous souvenir. Mettez en évidence les domaines dans lesquels vous pensez que votre entreprise excellera (un rappel pour les souligner dans la proposition) et imaginez que votre entreprise réalise réellement le projet. Ce visuel devrait vous aider à rédiger succinctement la proposition. Vous voulez qu'ils voient qui vous êtes vraiment et à quel point ce serait formidable pour eux de travailler avec vous.

Vous souhaitez également présenter votre entreprise avec la plus grande intégrité possible, car cela ouvre la voie à la confiance. Sans confiance, vous ne pouvez jamais avoir une relation vraiment bonne et continue (c'est-à-dire une relation agréable, qui se déroule bien et qui mène à d'autres contrats).

Rendez votre proposition attrayante et informative.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Identifier vos meilleures qualifications

Au moment où vous aurez terminé cette étape, les qualifications que vous voudrez mettre en évidence devraient être évidentes. Vos zones les plus faibles seront également évidentes. Prenez note de ces domaines les plus faibles et, au cours du mois environ nécessaire pour rédiger la proposition, voyez ce que vous pouvez faire pour donner à vos employés plus d'expérience dans ces domaines, comme fournir des audits gratuits aux clients du paysage existants.

Il est très important de ne pas mentir. Si vous devez le faire, minimisez ou ne mentionnez pas vos points faibles dans la proposition, mais au moins configurez-la pour que votre personnel ait l'expérience au moment où vous postulez pour une autre proposition à l'avenir.

Recherchez maintenant des compétences ou des méthodes de fonctionnement non demandées qui, selon vous, pourraient apporter un avantage supplémentaire à l'agence. Si votre personnel parle couramment l'espagnol, mettez ce fait en évidence dans la proposition, car de nombreux paysagistes sur les sites que vous êtes susceptible de vérifier sont hispaniques. Si votre personnel est qualifié pour travailler avec des plantes indigènes, cela vous donnera un avantage différent, alors incluez également ce fait dans votre proposition. Si vous avez des photos d'eux effectuant l'une ou l'autre de ces activités, placez-les près de l'endroit où vous déclarez ces qualifications pour y attirer l'œil.

Qualification spéciale: Une grande majorité de paysagistes et de travailleurs de ce secteur sont hispaniques. Étant donné que la plupart des employés sur le terrain de notre entreprise parlent couramment l'espagnol, nous sommes en mesure de mieux communiquer sur le terrain que la plupart de nos concurrents.

Ici, nous effectuons un test de capture, qui détermine la régularité de la pulvérisation des arroseurs. C'est une procédure standard pour en mener un, mais pas tous. Si votre peuple le fait, assurez-vous de le mentionner.

Terminer et soumettre la proposition

L'agence voudra connaître votre histoire, votre expérience et voudra des témoignages si vous en avez… alors collectionnez-les. Si vous n'avez pas encore de témoignages sous la main, envoyez des lettres aux clients qui vous aiment particulièrement, dites-leur en quoi consiste le contrat, donnez-leur votre date limite et demandez-leur d'écrire une phrase ou deux sur leur satisfaction. vos services. Incluez ces témoignages dans la proposition dans des blocs de couleur spéciaux, comme les citations qu'ils sont.

Une fois que vous avez fini de rédiger le texte de la proposition, recherchez les graphiques (graphiques, graphiques, chronologies) et les photos supplémentaires que vous pouvez ajouter. N'oubliez pas de les utiliser principalement pour mettre en évidence les informations auxquelles l'agence doit prêter attention, pour fournir un peu de données supplémentaires, et aussi pour soulager une page de texte par ailleurs fastidieuse. Pendant que vous faites cela, recherchez également une photo représentative que vous pouvez ajouter à la page de couverture. La page de garde doit être mise en forme de manière attrayante, et être soignée et ordonnée, car ce sera la première chose qu'un évaluateur verra.

Ensuite, parcourez la liste de contrôle de l'appel d'offres pour vous assurer que vous avez inclus tout ce que l'agence a demandé. Regardez également leur système de notation pour vous assurer que vous avez des informations complètes dans ces sections, ils pèseront plus lourdement. Puis modifiez. Ensuite, donnez la proposition à quelqu'un d'autre de modifier avec un œil neuf. Ceci est crucial, car à ce moment-là, votre œil sera blasé et votre esprit probablement vidé.

Assurez-vous de regrouper la proposition dans le type de liaison que la RFP demande ou de l'envoyer par e-mail, si cela est autorisé. Assurez-vous également de l'envoyer à la personne désignée dans la DP. Si vous approchez de la date limite de soumission, payez l'argent supplémentaire pour l'expédier du jour au lendemain - cela n'a aucun sens de faire tout ce travail et de l'avoir en retard. La plupart des agences sont très strictes sur les délais de soumission.

Suivi de la soumission de la proposition

Puisque vous avez toujours la demande de propositions, vous pouvez mettre les prochaines étapes sur un calendrier pour faire un suivi plus tard, après vous être reposé. L'agence a peut-être déclaré qu'elle choisirait les quelques meilleurs candidats pour être «présélectionnés» pour des entrevues avant de choisir, ou elle peut simplement avoir donné une date limite d'attribution du contrat. Dans tous les cas, c'est un bon protocole de leur envoyer une lettre, après avoir découvert qui a remporté le contrat, pour les remercier soit pour le contrat, soit pour l'opportunité d'en avoir fait la demande. Dans les deux cas, vous serez préparé à des interactions positives à l'avenir. Si vous avez obtenu le contrat, réjouissez-vous! Vous êtes sur la bonne voie pour aider les gens à économiser de l'argent sur leurs factures d'eau.

Voici une ressource qui peut vous aider à mieux comprendre le processus d'appel d'offres et de qualification:

• Rédacteurs de propositions,

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