Questions qu'un chef de projet devrait se poser lors du démarrage d'un nouveau projet

Il y a des informations clés qu'il est essentiel de rassembler au cours des premières semaines de travail sur un nouveau projet qui donnera le ton et pilotera le reste du projet. Les éléments importants à rassembler comprennent:

Pourquoi l'entreprise va de l'avant avec ce projet
Qui est la personne-ressource pour l'ensemble du projet
Si la date d'échéance cible est une ligne dure dans le sable
Quels sont les critères de réussite du projet

Cet article donne un aperçu de tous les éléments clés que vous devrez rassembler pour vous aider à vous assurer que votre projet démarre du bon pied.

L'entreprise comprend-elle la proposition de valeur?

C'est peut-être la question la plus importante que vous puissiez vous poser. La décision de transformer ou non le travail proposé en un projet formel devrait être largement basée sur l'analyse de rentabilisation, qui devrait contenir la proposition de valeur associée à ce travail. En tant que chef de projet, si vous ne trouvez pas d'analyse de rentabilisation, parcourez les canaux disponibles et voyez si vous pouvez en trouver un pour consulter ces informations. S'il n'y a pas d'analyse de rentabilisation, c'est un signal d'alarme indiquant que l'entreprise se prépare peut-être à s'engager dans un travail qui n'a pas été clairement réfléchi, et il y a le risque que l'entreprise dépense beaucoup d'argent mais n'obtienne rien en retour.

Avant d'aller de l'avant avec le projet, il est de votre devoir de lever le drapeau rouge auprès des parties nécessaires et de travailler à l'élaboration d'une analyse de rentabilisation et de la proposition de valeur associée si elle n'existe pas déjà. Vous voulez que tout le monde sache clairement ce qu'est ce cas avant de faire avancer le projet.

Cependant, si le projet est piloté à un niveau beaucoup plus élevé, vous pouvez subir des pressions pour renoncer à créer une analyse de rentabilisation et continuer à avancer avec le projet. Il s'agit d'une décision commerciale, et tant que vous avez documenté que vous avez essayé de créer une analyse de rentabilisation, vous devriez faire en sorte que vos bases soient couvertes au cas où le projet deviendrait un gouffre financier et que le C-suite commence à se demander pourquoi l'entreprise est même exécuter ce projet en premier lieu.

Avoir une compréhension claire de la proposition de valeur permet de s'assurer que l'entreprise ne va pas de l'avant avec des projets qui ne rapporteront aucune valeur.

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Existe-t-il un sponsor exécutif du projet?

Il est essentiel à la mission de s'assurer avant le début du projet que vous savez de qui proviendra la direction de haut niveau d'un projet. Si vous travaillez sur un projet dans lequel beaucoup de personnes âgées sont impliquées, n'importe lequel d'entre eux peut commencer à agir comme s'il dirigeait la série alors que ce n'est pas vraiment le cas. Il devrait toujours y avoir un sponsor exécutif qui fournit des conseils et un leadership à un niveau supérieur, et c'est de là que doivent provenir les ordres de marche. Cette personne sera essentielle pour déterminer quelles sont les exigences du projet en fin de compte, et sera également une personne sur laquelle le chef de projet pourra s'appuyer pour ramener d'autres hauts dirigeants dans la file et éliminer les obstacles pour aider à faire avancer les choses.

L'entreprise a-t-elle lancé un projet similaire?

Vous devez demander autour de vous et voir si l'entreprise a exécuté un projet similaire au projet sur lequel vous travaillerez auparavant. Si l'entreprise a exécuté un projet similaire, vous pourrez peut-être déterrer tous les documents et artefacts associés à ce projet et exploiter ces informations pour votre projet. Par exemple, s'il existe un document reflétant les leçons apprises, vous pouvez vous efforcer d'éviter certaines des erreurs qui ont affecté ce projet. En outre, vous pouvez examiner certains des risques que l'équipe de projet a documentés tout au long du projet et voir s'il s'agit de menaces légitimes pour votre projet. En outre, vous pouvez regarder les membres de l'équipe de projet pour voir s'il y a des personnes qui font toujours partie de l'entreprise que vous pourriez explorer pour s'intégrer à votre projet. Même si vous ne pouvez pas attirer ces personnes dans votre projet,vous devriez pouvoir les contacter et discuter avec eux du projet similaire sur lequel ils ont travaillé.

Comment obtenir les exigences du projet auprès des parties prenantes

Y a-t-il une date à laquelle le projet doit être terminé?

Parfois, la date limite qui est proposée pour un projet au début est une date douce et il n'y a pas d'impact réel si cette date glisse. Cependant, si la date cible proposée pour votre projet est une date définitive - la date est inflexible et il n'y a pas de place pour le dérapage - vous devez le savoir. Le fait de savoir que la date est inflexible devrait vous conduire à analyser pleinement le travail à effectuer et à être très réaliste et honnête dans le calendrier que vous construisez. De plus, si après avoir établi un calendrier honnête, vous sentez qu'il y a un risque que le projet ne se termine pas à cette date, vous pouvez avoir une conversation avec le propriétaire de l'entreprise au début du projet, plutôt que plus tard, sur la réduction la portée du projet.

Avoir des définitions claires du succès permet au cercle des affaires de revenir après une période de temps et de valider qu'il obtient la valeur qu'il supposait qu'il obtiendrait lorsqu'il a décidé d'aller de l'avant avec le projet.

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Qu'est-ce qui définira la réussite du projet?

La définition de la réussite d'un projet est un autre incontournable dans un nouveau projet. Cette information est quelque chose que vous devriez pouvoir tirer après avoir examiné la proposition de valeur dans l'analyse de rentabilisation. Par exemple, si vous travaillez en tant que chef de projet pour une entreprise de câblodistribution et que la proposition de valeur associée à ce projet est que vous constaterez une augmentation de 10% du nombre d'abonnés au cours d'une année, alors vous devriez envisager de définir le succès comme une augmentation de 10% des abonnés un an après la fin du projet. Il est bon d'avoir au moins deux ou trois mesures que vous pouvez utiliser pour mesurer le succès du projet.

Quelles compétences seront nécessaires dans l'équipe de projet?

Il n'est jamais trop tôt pour commencer à réfléchir à qui vous voudrez inclure dans une équipe de projet. Les ressources sont très limitées à certains endroits et tout le monde veut les meilleurs membres de son équipe. Par conséquent, il est important de commencer à créer une liste de compétences que vous aimeriez voir chez les membres de votre équipe afin que vous puissiez commencer à identifier les personnes que vous voudrez intégrer au projet, vérifier leur disponibilité et éventuellement les revendiquer. pendant toute la durée où vous sentez que vous en aurez besoin pour votre projet.