Gestion de la portée du projet: que faisons-nous?

Préparez-vous à la réussite du projet en définissant clairement les objectifs - la portée - au début.

Image par David Mark de Pixabay

Prévenir la catastrophe du projet

Cet article est un aperçu d'un très vaste sujet, la gestion de l'étendue du projet. En fait, des livres entiers ont été écrits sur la gestion du périmètre. Cet aperçu peut orienter vos études ultérieures sur la gestion de la portée, qui est cruciale pour la réussite du projet.

La gestion de la portée est cruciale pour la réussite du projet

La plupart des projets échouent, et pour de nombreuses raisons. Mais les échecs de projet vraiment désastreux sont des échecs de gestion de la portée. La portée est la définition du but et du but du projet. Donc, si cela est mal défini, soit nous n'obtenons rien du tout (objectif non atteint), soit nous obtenons un résultat qui ne fait pas ce que nous voulons, soit nous obtenons deux parties qui ne fonctionnent pas ensemble, car la moitié des l'équipe du projet avait une idée et l'autre moitié en avait une autre. Nous livrons l'avant d'un âne et l'arrière d'un cheval, et finissons par ressembler à l'arrière d'un cheval.

Empêcher le fluage de la lunette

Même si le produit et son objectif sont bien définis au départ, les clients ont une habitude notoire d'obtenir de nouvelles idées et d'attendre de plus en plus. Si nous les ignorons, ils commenceront à rêver et s'attendront à ce que nous réalisions leurs rêves. Lorsque nous livrons ce que nous avons promis - beaucoup moins que ce qu'ils rêvaient - ils ne seront pas satisfaits. Peu importe que nous leur donnions exactement ce qu'ils ont demandé. Les gens s'énervent lorsqu'ils n'obtiennent pas ce qu'ils attendent. Pire encore, si nous les écoutons, nous continuons d'ajouter les fonctionnalités qu'ils demandent. Mais cela prend beaucoup plus de temps que le calendrier initial et beaucoup plus d'argent que dans le budget initial.

Du coup, nous n'avons rien à livrer à la fin du projet. Le client manque de temps et d'argent, et nous n'avons rien d'utile à montrer pour l'ensemble de notre travail. Nous appelons ce monstre le fluage de la portée, ce qui signifie que, même si nous avons défini la portée au début, de plus en plus de fonctionnalités, de plus en plus de cloches et de sifflets, se sont glissés dans la portée, ajoutant au plan du projet jusqu'à ce qu'il s'effondre sous son propre poids.

Selon le Project Management Institute, 64% de tous les projets ne parviennent pas à satisfaire leur calendrier et leur budget d'origine. Et la plus grande cause de ces échecs est une mauvaise définition de la portée, ou si nous avons bien défini la portée au début, le fluage de la portée.

La bonne nouvelle est que si nous définissons clairement la portée et gérons le fluage de la portée, nous sommes sur la voie du succès!

J'ai formé plus de 4 000 chefs de projets et dirigé des dizaines de projets. Laissez-moi vous montrer comment définir la portée et gérer le fluage de la portée avant que votre projet ne soit submergé!

Les demandes de cloches et de sifflets supplémentaires submergent votre projet comme des fourmis sur un morceau de sucre? Lisez la suite pour savoir comment gérer le fluage de la portée.

stevendepolo Steven Depolo (CC BY) via Flickr

Quand est mardi prochain?

Chaque fois que j'enseigne une classe sur la définition de la portée et la clarté des communications, je demande un vote à main levée sur cette question. Disons que j'enseigne jeudi. Je demande: "Levez la main si vous pensez que mardi prochain est dans 5 jours." Environ la moitié des personnes présentes dans la salle lèvent la main. Puis je demande: «Levez la main si vous pensez que mardi prochain est dans 12 jours». L'autre moitié des personnes présentes dans la salle lève la main.

Cela démontre que l'anglais simple n'est pas une langue précise. Pour certains, «mardi prochain» est celui qui se déroule dans cinq jours. Pour d'autres, «mardi prochain» est après «ce mardi», donc c'est dans douze jours.

Quand les élèves voient cela, quelle que soit leur façon de penser, la moitié des personnes présentes dans la salle pensent différemment, ils commencent à voir la valeur de définitions écrites claires et précises. De telles définitions contribuent grandement à éliminer les malentendus coûteux et à éviter les erreurs qui déçoivent nos clients.

Accord sur la portée de votre projet

Travailler avec le client, l'équipe et toutes les parties prenantes pour s'entendre sur le livrable du projet, sa fonction et son objectif n'est pas facile. Par exemple, un site Web d'entreprise est:

• une expression de l'image de marque, selon les dirigeants
• une source d'exposition à la responsabilité juridique, selon le conseiller juridique d'entreprise
• un outil pour générer de nouveaux revenus, selon la direction marketing
• un autre élément de coût à maintenir, selon la finance
• une opportunité de résoudre certains problèmes d'embauche et d'obtenir de bons futurs employés, selon les ressources humaines
• un travail de maintenance, selon le service informatique
• un projet à terminer, selon l'équipe de développement web

La clé ici est que tout le monde a raison. Une gestion réussie de la portée nécessite d'être capable de comprendre le point de vue de chacun, de voir ce dont il a besoin et ce qu'il a à offrir, et de tout mettre en un seul plan et une seule définition.

Être sur la même longueur d'onde

Toute personne affectée par un projet a son propre point de vue, ainsi que sa propre langue. Comment «l'image de marque» de l'exécutif se traduit-elle en «page de destination efficace» du marketing et en messages «no 404 Page Not Found» du département informatique. L'architecture est la capacité de voir une chose dans plusieurs vues, plusieurs perspectives et plusieurs langues. En tant que chefs de projet, nous devons également être des architectes, capables de voir le projet sous tous les angles et de répondre à toutes les préoccupations.

Au fur et à mesure que nous élaborons la définition initiale du projet, l'énoncé de la portée, nous devons nous assurer que tout le monde comprend le but et l'objectif. Ils peuvent avoir des termes différents pour la même chose; c'est bon. Mais si deux personnes ont des images complètement différentes de ce qui est fait, nous avons un problème. Et nous ne pouvons pas être vagues à ce sujet. Nous ne pouvons pas déclarer «Nous fabriquons un mammifère gris» et demander à l'équipe de l'entreprise d'attendre un éléphant alors que le directeur financier n'a accepté de payer que pour une souris.

Accord sur la portée

Une fois que nous sommes sur la même longueur d'onde, nous travaillons avec chaque partie prenante pour définir ce que nous faisons et pourquoi. Nous fonctionnons toujours à un niveau élevé ici. Mais nous faisons des allers-retours, clarifiant, définissant et obtenant une image de mieux en mieux de ce que nous faisons.

Clarifier les hypothèses

Comme nous l'avons dit ci-dessus, les clients ne sont pas satisfaits lorsqu'ils n'obtiennent pas ce qu'ils attendent. Pour nous assurer que nous comprenons et gérons leurs attentes, nous ne pouvons pas laisser l'énoncé de la portée du projet en termes vagues et simples en anglais. Il doit être défini avec une précision technique, et il doit également être expliqué dans un langage ordinaire. Cela aide également à utiliser des diagrammes et, lorsque cela est possible, à développer des maquettes et des prototypes afin que nos clients et nos parties prenantes puissent réellement voir ou voir une image de ce qu'ils vont obtenir. Pour connaître l'importance d'un langage précis, consultez l'encadré, Quand est-ce mardi prochain?

Les étapes de la gestion de la portée

Le Project Management Institute définit quatre processus qui composent le Scope Management:

• La planification de la portée présente notre plan de gestion de la portée de ce projet particulier. Si nos projets sont assez similaires les uns aux autres, cela se fait une fois pour tous les projets et nous suivons une méthodologie standard.
• La définition de la portée est le processus de création de notre première déclaration de ce que nous faisons sur ce projet, y compris sa nature, sa fonction et son objectif. L'énoncé de définition de la portée qui en résulte est le concept central à partir duquel l'ensemble du projet est planifié.
• La structuration de répartition du travail (WBS) est un processus de définition de tous les détails de ce que nous faisons, créant une définition complète et précise de la portée du projet.

Le PMI offre un nom sophistiqué pour créer d'abord une définition de portée de haut niveau et un WBS détaillé plus tard. Ils appellent cela une élaboration progressive.

Questions qui définissent le reste du projet

Une définition claire de la portée est essentielle pour planifier et définir tous les autres aspects du projet. Une définition correcte de chacun des huit autres domaines de la gestion de projet repose sur une définition solide et claire de la portée. Si vous n'êtes pas clair sur les neuf domaines de la gestion de projet, vous voudrez peut-être lire Les neuf domaines de la gestion de projet et pourquoi ils comptent.

Inclusions et exclusions

Un excellent outil pour définir la portée et empêcher le fluage de la portée est d'inclure à la fois une définition de ce que nous faisons, c'est-à-dire une liste d' inclusions, et aussi une liste de ce que les gens ont demandé que nous ne faisons pas, c'est-à-dire une liste des exclusions. Il y a deux raisons à cela.

Tout d'abord, les gens ont tendance à se souvenir qu'ils vont obtenir ce qu'ils veulent, même si vous dites «non». Nous pouvons gérer cette tendance humaine naturelle en écrivant ce que nous avons convenu, en leur montrant et en les amenant à y adhérer. Puis, plus tard dans le projet, quand ils se souviennent qu'ils l'ont demandé, et pensent qu'ils vont l'obtenir, on peut leur montrer, désolé, non, ça a toujours été exclu de la portée, de l'accord de ce que nous faisons.

Par exemple, disons que je construis un site Web pour une entreprise du sud de la Floride, où il existe trois langues populaires: l'anglais, l'espagnol et le créole haïtien. Lors de la définition initiale de la portée, nous convenons que le site sera en anglais et en espagnol, mais que le traduire en créole haïtien n'est pas rentable pour le moment. Nous écrivons: "Le site Web ne sera pas traduit en créole haïtien cette année. Si la demande de la communauté créole augmente, cela pourrait être abordable l'année prochaine."

Puis, lorsque le site est testé, un responsable vient et dit: "mais je n'ai pas pu lire le site en créole. Que s'est-il passé?" Nous sortons l'énoncé de portée et lui montrons que le créole était exclu pour l'instant.

La deuxième raison est simplement pour la clarté. La définition des exclusions augmente la clarté sur ce que nous faisons et nous donne un outil pour gérer le fluage de la portée plus tard dans le projet. Par exemple, supposons que l'un des objectifs d'un site Web dans notre déclaration de portée est «d'améliorer le support client». Dans ce cadre, quelqu'un a suggéré un chat en ligne, mais nous avons choisi de ne pas le faire. Si nous n'écrivons pas «chat en ligne» dans la liste d'exclusion, quelqu'un pourra le suggérer à nouveau plus tard. Mais si nous l'écrivons, tout le monde est clair: nous n'implémentons pas le chat en ligne. Cela fait gagner beaucoup de temps à avoir la même discussion encore et encore.

Création de la structure de répartition du travail (WBS)

La structuration de la répartition du travail commence lorsque l'énoncé de la portée est approuvé par toutes les parties prenantes. Il s'agit d'un processus de création d'une liste hiérarchique très soignée, détaillée de tous les composants du projet.

Par exemple, disons que nous construisons un avion. Notre description initiale ressemble à ceci:

• un fuselage
• un cockpit
• une cabine
• deux ailes
• un assemblage de queue
• commandes de vol
• électronique pour la navigation et à d'autres fins

Chacun de ces composants majeurs devient un en-tête pour une liste de composants plus petits. Une aile comprend:

• corps d'aile
• réservoir d'essence
• conduites de carburant
• volets

En fin de compte, cela est détaillé dans une liste complète des pièces. Pour un jet commercial, cela peut représenter plus d'un million de pièces!

Création du reste du plan de projet

Une fois que nous avons un WBS, il est possible de créer le reste du plan de projet détaillé. Nous pouvons créer des estimations précises du temps et des coûts. Nous pouvons également compléter des plans pour gérer les six autres domaines de la gestion de projet: qualité, risque, ressources humaines, communications, approvisionnement et intégration.

Par exemple, le WBS est une liste de ce que nous faisons. À partir de là, nous demandons comment nous allons fabriquer chaque composant. Cela génère la liste des activités, qui est un élément clé de l'estimation du temps. De plus, lorsque nous savons ce que nous fabriquons, nous pouvons demander: "Qu'est-ce qui pourrait mal tourner?" et c'est le point de départ de la planification des risques. Et demander "ce qui fait du bien?" est le début de la planification de la qualité.

Gestion de la portée pendant le projet

Une fois la WBS approuvée, nous terminons le reste du plan de projet. Une fois l'ensemble du plan approuvé, nous lançons les travaux. Maintenant, notre travail est de terminer le projet. Ou, en termes de gestion de projet, nous allons livrer la portée spécifiée avec une qualité acceptable dans les délais et dans les limites du budget, quoi qu'il arrive.

Faire cela demande du travail, qui s'appelle l' exécution. Mais cela nécessite également de suivre ce travail et de corriger le cours, si nécessaire. Celles-ci sont appelées suivi et contrôle. C'est comme conduire sur l'autoroute. Si vous ne faites que conduire, vous manquerez votre sortie et vous serez en retard. Ou vous irez trop lentement et serez en retard, ou vous accélérerez et obtiendrez un billet. Pour bien conduire, nous devons surveiller où nous en sommes, à quelle vitesse nous allons, si nous manquons d'essence et ce que font les autres conducteurs sur la route. C'est la même chose sur un projet. Et nous y parvenons grâce à l'analyse de la valeur acquise, à la gestion du fluage de la portée et à la gestion des neuf domaines du projet.

Analyse de la valeur acquise

L'analyse de la valeur acquise (EVA) commence par le suivi de la portée, du temps et des coûts. En clair: qu'avons-nous terminé, combien de temps cela a-t-il pris et combien d'argent avons-nous dépensé? Une fois que nous avons ces chiffres, nous les soumettons à certaines équations. Les équations sont proportionnelles: elles demandent quelle étendue nous avons complétée par rapport au temps passé et à l'argent dépensé. Ces résultats répondent à la question: si nous continuons à ce rythme, terminerons-nous avant de manquer de temps et d’argent? Si oui, tout va bien. Si ce n'est pas le cas, nous devons comprendre pourquoi nous courons lentement ou dépensons trop d'argent et nous occuperons du problème.

Gestion du fluage de la portée

L'analyse de la valeur acquise mesure les progrès par rapport à notre objectif engagé, la portée spécifiée. Mais que se passe-t-il si le client a une excellente idée et souhaite qu'elle soit ajoutée au projet? Et si un ingénieur pense à une meilleure fonctionnalité et qu'il souhaite l'ajouter? Et si un cadre supérieur démissionnait et était remplacé par un nouveau patron, et qu'elle voulait quelque chose de totalement différent?

Ces problèmes surviennent tout le temps. Comme je l'ai dit plus haut, le fluage de la portée découle de la nature humaine. Ce que nous devons faire, c'est en être conscient et aborder toutes les modifications proposées au projet avant qu'elles ne deviennent des hypothèses, des caractéristiques ou des demandes.

En bref, ne laissez personne déplacer les poteaux d'objectif. Si quelqu'un veut changer la portée, nous calculons le coût du changement de projet et le temps supplémentaire que cela prendra. Ensuite, nous négocions: Nous préférons aucun changement, mais nous allons faire un changement à la portée si le projet reçoit une prolongation du délai et des fonds supplémentaires, afin que nous puissions livrer la nouvelle , plus étendue, ce qui est plus que ce qui était spécifié, et donc plus que ce qui était budgété ou inscrit au calendrier.

En clair: Si vous voulez plus de choses, cela prendra plus de temps et coûtera plus cher. C'est ce qu'on appelle le Triangle de fer de la portée, du temps et du coût.

Gérer les neuf zones

Il y a encore une chose que nous pouvons faire pour nous assurer que nous livrons les résultats du projet et ravirons le client. Notez ce que j'ai dit ci-dessus, fournissez des résultats "avec une qualité acceptable.. Quoi qu'il arrive." Cela souligne le fait que nous devons gérer plus que la portée, le temps et les coûts. Il est essentiel de gérer les neuf domaines de la gestion de projet tout au long du projet, du début à la fin. La gestion de la qualité des projets garantit des résultats acceptables - ou excellents. La gestion des risques de projet garantit le succès quoi qu'il arrive. Pour une explication des neuf domaines et pourquoi ils sont importants, veuillez lire Les neuf domaines de la gestion de projet et pourquoi ils sont importants.

Tenir ce que vous avez promis

Si nous continuons à travailler sur le projet de création du produit, du service ou du résultat que nous avons défini dans l'énoncé de la portée, alors un jour - un jour avant que l'argent et le temps ne soient épuisés, j'espère - nous sommes prêts à livrer.

Ou, nous pensons que nous sommes prêts à livrer. Mais sommes-nous vraiment sûrs? Et que pense le client. Jetons un coup d'œil aux étapes que nous suivons pour nous assurer que nous livrons la bonne chose au client et que nous finissons bien.

Verification ET VALIDATION

La vérification est un processus interne au projet, où nous vérifions ce que nous avons créé par rapport à la déclaration de portée, à l'OTP et à d'autres documents pertinents. Nous nous assurons, du mieux que nous pouvons, que ce que nous avons fait satisfait ou dépasse toutes les exigences des clients. Et, si nous approuvons un changement de portée du projet, nous incluons également ces changements dans notre livrable. Pour faire simple, nous comparons ce que nous allons livrer au plan et nous nous assurons que tout va bien. Il est important que ce ne soit pas seulement une chose que nous livrons. Tout ce que nous livrons doit fonctionner pour le client, c'est-à-dire qu'il doit répondre à des exigences fonctionnelles et physiques. Donc, avant de livrer, nous voulons être en mesure de dire: "Voilà, et ça marche!"

Mais le client sera-t-il d'accord? Cette question est répondue par le processus de validation. Nous ne pouvons pas faire de validation nous-mêmes. Cela est généralement fait par le client, lors de la vérification et de l'approbation de la livraison des résultats du projet. Mais il y a deux autres possibilités:

• Si nous livrons quelque chose de gros, de compliqué ou qui doit répondre à des exigences exigeantes, nous voudrons probablement organiser la validation bien avant la date de livraison. Cela donne à l'équipe de projet le temps d'ajuster ou de réparer tout ce qui ne répond pas aux exigences du client.
• En cas de litige quant à savoir si notre projet fournit les résultats auxquels le client s'est inscrit, il peut demander une vérification et validation indépendantes (IV&V), où un entrepreneur extérieur intervient pour définir les écarts entre ce que nous livrons et ce que le client veut et recommande des solutions.

Livraison

Cependant, normalement, aucune IV&V n'est nécessaire. Nous livrons des résultats de projet, qui peuvent inclure l'installation, la configuration et la formation, selon que ceux-ci ont été inclus dans l'énoncé de la portée du projet. Le client donne un coup de pied aux pneus, pour ainsi dire, et est satisfait ou demande quelques petits changements que nous apportons. Et puis le projet est terminé - presque.

Satisfaction du client

Nos dernières étapes consistent à s'assurer que tout le monde est payé et à signer les contrats, etc. La fin d'un projet peut être le début d'une relation longue et saine avec un client.

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