Techniques d'estimation du temps et des coûts de gestion de projet: un aperçu

Figure 1: Estimation du temps et des coûts par rapport à la planification de projet

La planification initiale permet une estimation précoce, tandis qu'une planification plus détaillée permet des estimations plus précises.

Sid Kemp

La nécessité d'une estimation du temps et des coûts du projet

En affaires, le but de la plupart des projets est de gagner de l'argent. Cela nécessite que le projet gagne plus ou économise plus qu'il n'en coûte pour réaliser le projet. Un projet coûte de l'argent jusqu'à ce qu'il soit terminé et ne commence à améliorer les résultats de l'entreprise qu'une fois terminé. De plus, chaque année, une entreprise ne dispose que de la somme d'argent qu'elle peut consacrer à des projets. Ainsi, avant même le début d'un projet, les dirigeants veulent des réponses à quatre questions:

Combien coûtera le projet?
Sommes-nous sûrs de ne pas dépasser le budget?
Combien de temps prendra le projet et quand sera-t-il terminé?
Sommes-nous sûrs que nous ne serons pas en retard?

Ce sont des questions très raisonnables. Nous demandons les mêmes choses lorsque nous prenons notre voiture pour réparation ou que notre climatiseur soit réparé. Pourtant, bien plus de la moitié de tous les projets, même bien gérés, sont en retard ou dépassent le budget. Donc, répondre à ces questions avec des estimations sur lesquelles nous pouvons compter et sur lesquelles nous nous engageons est un défi de taille.

Dans le monde de la gestion de projet, nous appelons les cadres qui engagent de l'argent et des efforts d'organisation dans un projet les sponsors du projet, et leur engagement est crucial pour notre succès en tant que chefs de projet. S'ils n'adhèrent pas au projet, restent engagés tout au long, fournissent les ressources nécessaires et suppriment les obstacles, notre projet échouera. Et leur demande d'une estimation du temps et des coûts est, de leur point de vue, tout à fait raisonnable.

Il est également très difficile, parfois impossible, de fournir. Par définition, un projet est «une entreprise unique entreprise pour créer un produit ou un service unique» (Lexique PMI). Si chaque projet est unique et qu'il n'a jamais été réalisé auparavant, comment allons-nous savoir combien il en coûtera pour le faire? Comment savons-nous combien de temps cela prendra? Comment faire une estimation du coût de l'inconnu? Et comment pouvons-nous être sûrs que nous avons raison? Si nous n'avons pas raison, nous aurons mauvaise mine lorsque nous dépasserons le budget ou livrerons en retard, ou les deux.

Ce sont de vraies questions et elles ont de vraies réponses. J'ai enseigné à plus de 3 500 chefs de projet comment planifier des projets, estimer les coûts et le temps, et livrer dans les délais et dans les limites du budget. J'ai écrit trois livres de gestion de projet différents avec des techniques d'estimation du temps et des coûts. Et, de la part de mes clients et étudiants, j'ai tout vu, depuis les excellentes estimations les plus simples qui peuvent gagner des offres concurrentielles, jusqu'aux systèmes de gestion qui rendent une bonne estimation impossible. Mais de bonnes estimations sont possibles. Et nous gagnons beaucoup d'autorité qui facilite notre travail lorsque nous, en tant que chefs de projet, estimons bien nos projets.

Dans cet article, vous apprendrez comment nous, en tant que chefs de projet, pouvons créer des estimations précises et fiables. Vous apprendrez: ce dont nous avons besoin pour créer une estimation; quels types d'estimations sont possibles; et les procédures de base pour préparer chaque type d'estimation. Les instructions détaillées pour les techniques d'estimation sont trop volumineuses pour tenir dans cet article. Mais vous connaîtrez le nom de la bonne technique d'estimation et comment l'utiliser. Et vous aurez un exemple à suivre. À partir de là, vous pouvez probablement le faire vous-même. Sinon, vous pouvez facilement trouver des instructions détaillées dans un manuel de gestion de projet, ou dans le PMBOK, le Guide du Project Management Institute sur le corps des connaissances en gestion de projet.

Cet article vous montre comment faire les meilleures estimations de temps et de coûts que vous pouvez, à la fois au début du projet et plus tard, lorsque la planification est presque terminée, comme illustré dans la figure 1.

Un ordinateur qui fonctionne tout le temps

Un de mes clients a fourni des systèmes informatiques à des agences gouvernementales. Avant de travailler avec eux, une agence a demandé un ordinateur pour leur système de messagerie qui «fonctionnerait tout le temps». Le chef de projet a fonctionné avec cela et a acheté un ordinateur d'un million de dollars qui fonctionnerait 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, avec une double sauvegarde automatique de tout. Quand il l'a dit au client, ils ont été choqués. "Mais nous ne sommes ouverts que 16 heures par jour. Nous n'en avons pas besoin pour fonctionner toute la nuit. Et nous n'allons certainement pas payer pour cela!"

L'entreprise était bloquée avec un ordinateur d'un million de dollars dont le client ne voulait pas. Et la vraie solution coûte beaucoup moins de la moitié de ce que le chef de projet pensait être nécessaire.

La leçon: Ne faites pas d'hypothèses et ne supposez pas que vous comprenez ce que veut dire votre client lorsqu'il utilise une certaine langue. Vérifiez chaque détail de manière claire et définissable.

Conditions préalables: ce que vous devez avoir avant de créer une estimation du temps et des coûts

Imaginez qu'un ami vienne vous voir et vous dise: «Combien me coûtera-t-il pour acheter une nouvelle voiture? Il n'y a aucun moyen de répondre à cette question sans demander: "Quel type de voiture voulez-vous?" Et s'il répond: "Oh, je ne sais rien sur les voitures. Procurez-moi juste une voiture qui fonctionnera pour moi. Combien cela coûtera-t-il?"

Dans cette situation, nous ne pouvons pas estimer le coût de la voiture. Nous devons travailler avec notre ami, en posant des questions comme "Quelle est la taille de votre famille?" "Est ce que vous conduisez pour aller au travail?" et "Qu'est-ce que tu aimes faire en vacances?" Si notre ami travaille avec nous pendant tout cela et que nous connaissons les voitures, nous pourrons probablement lui choisir une bonne voiture, puis lui indiquer le coût. Mais si notre ami dit: "Je n'ai pas le temps de répondre à toutes vos questions! Dites-moi juste combien coûte une voiture!" alors nous ne revenons à nulle part. Ou, nous disons quelque chose comme, entre 12 500 $ si vous voulez une Hyundai et 85 000 $ si vous voulez une Cadillac. C'est une vraie réponse, mais pas très utile.

En tant que chefs de projet, nous nous trouvons dans cette situation tout le temps. Par exemple, un client peut souhaiter un nouveau site Web. Mais il ne sait pas vraiment ce qu'est un bon site Web pour son entreprise. Il sait juste que son actuel ne fonctionne pas. Nous savons qu'un site Web peut coûter entre 1 200 $ et 15 000 $ et prendre entre deux semaines et quatre mois, selon les fonctionnalités nécessaires à une entreprise donnée. Mais tant que nous ne connaissons pas son entreprise, nous ne pouvons pas faire d'estimation de temps ou de coût.

L'essentiel est le suivant: avant de pouvoir préparer une estimation précise du temps ou des coûts, nous devons travailler avec le client pour définir la portée du projet. Au cas où le terme «portée» ne serait pas familier, cela signifie «ce que nous faisons». Une définition complète de la portée est un énoncé clair de ce que nous faisons en faisant ce projet. Pour en savoir plus à ce sujet, voir Comment mettre en place un plan de gestion de projet.

En plus d'une déclaration de portée claire, nous avons besoin de trois autres choses:

Nous devons éliminer les hypothèses tacites. Par exemple, notre ami a demandé une «nouvelle» voiture. Voulait-il dire tout neuf, le modèle de cette année, ou voulait-il dire «nouveau pour moi», et acheter une voiture d'occasion serait très bien. Nous ne savons pas tant que nous n'avons pas demandé. Voir la barre latérale sur «Un ordinateur qui fonctionne tout le temps» pour un cas réel de catastrophe d'estimation des coûts de projet comme celui-ci.
Nous devons décider comment le projet sera réalisé et obtenir un accord sur l'approche de base du client. Nous n'avons pas besoin de connaître tous les détails. Mais nous avons besoin de connaître l'approche générale. Par exemple, si notre projet est de mettre en place une installation d'assemblage, nous voudrons savoir si le client prévoit de la dépasser bientôt. Si tel est le cas, louer une propriété, plutôt que de l'acheter ou de conclure un bail à long terme, est probablement la meilleure idée. Et le coût d'un projet impliquant un bien locatif est totalement différent du coût d'un projet impliquant l'achat ou la location d'un immeuble.
Nous devons connaître la situation actuelle. Si le client veut un nouveau site Web, nous devons tout savoir sur son ancien site Web, et ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Nous devons également connaître leurs supports marketing imprimés, leurs descriptions de produits et leurs images. Créer un site Web à partir d'un catalogue actuel coûte beaucoup moins cher que de créer un site Web à partir de zéro, où nous devons nous arranger pour obtenir des photos et des descriptions pour des dizaines de projets.

Il y a une histoire qui illustre ce dernier point. Une fois, il y avait un projet de drainage d'un marais. Un dirigeant du comté a demandé, "combien cela coûtera-t-il pour assécher ce marais?" Le chef de projet a répondu: "cela dépend du nombre d'alligators qui s'y trouvent". "Eh bien, comment savoir combien d'alligators il y a là-dedans?" "Nous vidons le marais et voyons combien il en reste."

C'est le gros problème avec l'estimation du temps et des coûts. Nous devons planifier suffisamment pour savoir ce que le client veut vraiment et faire suffisamment de travail sur le projet pour découvrir ce qui se passe réellement, avant de pouvoir faire une estimation précise des coûts. Mais, souvent, les dirigeants veulent une estimation précise des coûts avant même que le projet ne démarre.

Il y a encore une chose dont vous aurez besoin, et j'ai écrit un article à ce sujet: une compréhension des facteurs clés d'une bonne estimation du temps, du coût ou de toute autre chose.

Maintenant que nous avons défini le problème, examinons quelques solutions.

Notre étude de cas: une estimation simple du coût d'un site Web

La quantité de travail nécessaire pour faire une bonne estimation des coûts dépend de la taille du projet que vous effectuez, ainsi que de votre niveau de familiarité avec le travail de projet. Les techniques d'estimation décrites ici peuvent vous donner une bonne estimation des coûts de projet en quelques heures pour un projet de moins de 10 000 $. Les mêmes techniques, appliquées en quelques semaines, permettent d'estimer des projets à environ 100 000 dollars. Et les mêmes techniques, appliquées avec soin avec beaucoup de recherche, peuvent être utilisées pour estimer des projets qui coûteront des millions de dollars. Mais cela prendra des mois de travail, et de nombreux autres projets de planification utiles entreront dans l'estimation des coûts et des délais.

Parce que nous nous concentrons sur les techniques, nous travaillerons avec un petit projet très simple: le premier site Web pour une nouvelle entreprise en démarrage, comprenant 40 pages de texte et de graphiques, et un panier avec environ 200 produits. Un catalogue imprimé avec toutes les images et descriptions des produits a déjà été réalisé. Mais l'entreprise n'aime pas la mise en page du catalogue et a besoin d'une nouvelle illustration et d'un nouveau concept pour le site Web, qu'elle utilisera également pour le marketing imprimé à venir.

Tableau n ° 1: Totaux des premières estimations



Composante du projet	Faible	Moyen	Haute
Hébergement (première année)	300 $	360 $	396 $
Graphique	2 500 $	3 500 $	5 000 $
Les pages Web	1 824 $	2 280 $	3 420 $
Articles du catalogue	1 920 $	2 400 $	3 600 $
Passez en direct	300 $	500 $	600 $
Total	6 844 $	9 040 $	13 016 $

Techniques précoces d'estimation des coûts et des délais

Comme nous l'avons déjà dit, la première estimation des coûts doit intervenir après que la portée du projet est clairement définie, une approche du projet est convenue et les hypothèses clarifiées. Lorsque cela est fait, mais que nous n'avons pas encore de plan étape par étape pour faire tout le travail, nous pouvons créer une estimation des coûts à l'avance. Une estimation précoce des coûts est appelée une estimation des coûts par ordre de grandeur par le Project Management Institute. Lorsque nous le créons, nous proposons une gamme dans laquelle nous sommes presque certains que le coût du projet baissera. Mais c'est une gamme assez large. Le bas de gamme correspond à 50% de notre estimation et le haut de gamme est le double de notre estimation. Donc, si nous pensons que le projet coûtera 100 000 $, nous pouvons dire avec certitude que le projet coûtera entre 50 000 $ et 100 000 $.

Présentation des estimations par ordre de grandeur

Lorsque nous livrons une estimation avec une telle gamme, les sponsors du projet vont probablement devenir balistiques. La plupart des promoteurs de projets veulent et ont besoin d'une estimation beaucoup plus précise beaucoup plus tôt que possible. Il faut éduquer vers le haut, c'est-à-dire enseigner à nos patrons ce qui est réaliste, pour les aider à comprendre qu'une estimation d'ordre de grandeur est ce que même les meilleurs chefs de projet au monde peuvent faire, au début d'un projet, avant que le plan ne soit presque Achevée. À ce stade, il y a tout simplement trop d'inconnues pour faire une garantie plus réaliste.

Il y a plusieurs bonnes nouvelles pour nous et nos sponsors concernant l'estimation précoce des projets:

Si nous réalisons un type de projet qui est familier à l'équipe, nous pouvons être plus confiants que les coûts ne seront pas trop supérieurs au point central de notre estimation.
Si nous pouvons contrôler la portée, nous pouvons limiter le projet au budget disponible en fournissant certaines fonctionnalités, mais pas toutes.

Par exemple, supposons que nous ayons créé une estimation comprise entre 50 000 et 200 000 dollars, et que le commanditaire déclare: "Je ne peux vraiment budgétiser que 120 000 dollars et, s'il dépasse ce montant, je pourrai peut-être retirer un total de 150 000 dollars. Nous pouvons répondre, 100 000 dollars. est probable, et il y a de très bonnes chances que nous obtenions moins de 120 000 $. Si vous voulez une garantie sur les 150 000 $, alors convenez que, si c'est absolument nécessaire, nous pouvons supprimer deux des cinq articles de la liste, et nous réalisera le projet pour 150 000 $ ou moins. Vous obtiendrez probablement tout ce que vous voulez. Sinon, vous obtiendrez les trois ou quatre choses les plus importantes, et nous pourrons faire la dernière ou les deux dernières avec le budget de l'année prochaine. "

Diviser notre exemple de projet en quelques gros morceaux

La plupart des projets peuvent être divisés en quelques gros morceaux, et les estimations assemblées à partir de morceaux sont toujours meilleures que les estimations créées à partir du projet dans son ensemble. Examinons donc les éléments du projet de site Web dans notre exemple. Nous inclurons:

Hébergement: configurer l'hébergement et le wireframe d'un site de commerce électronique avec panier
Graphiques: élaborez un nouveau design graphique: couleurs, image du site, logo, images clés pour chacune des 7 lignes de produits
Pages Web: créez 40 pages de texte et de graphiques
Catalogue d'articles: créez un panier de 200 articles de catalogue à partir de noms de produits, de descriptions de produits et d'images existants
Mise en ligne: testez l'intégralité du site, résolvez les problèmes et mettez en ligne

Obtenir des estimations hautes et basses pour chaque pièce

Notre première étape consiste à trouver la meilleure façon d'obtenir une estimation des coûts pour chacune des cinq parties du projet énumérées ci-dessus. Pour les éléments un, deux et cinq, notre meilleure solution consiste à créer une estimation basée sur le coût réel de faire les mêmes choses pour des sites similaires pour des clients précédents. Pour l'article n ° 1, nous pouvons probablement même verrouiller un prix fixe. Sur le point 2, nous parlons au graphiste. Il peut dire: «Eh bien, cela dépend. S'ils connaissent le style général de l'entreprise et qu'ils aiment mes premières idées, c'est une chose. Mais s'ils n'ont aucune idée de ce qu'ils veulent, et qu'ils ont un comité qui prend des décisions, et puis ils commencent à changer les noms de leurs gammes de produits pendant que je fais les graphiques, cela pourrait coûter beaucoup plus cher. " Si nous avons de bonnes communications avec le client, nous pouvons essayer d'obtenir des réponses à ces questions. Mais disons que non.Ensuite, nous demandons aux graphistes d'estimer le coût du meilleur et du pire des scénarios, et ce sont nos estimations basses et élevées.

Les éléments 3 et 4 sont mieux estimés à l'aide de la méthode du compartiment. Mais la méthode décrite pour les éléments 1, 2 et 5 fonctionnera également.

L'article 5 est similaire à l'article 2. Par exemple, si toutes les ventes sont effectuées aux États-Unis continentaux, il est standard de tester un panier. Si votre expédition internationale est nécessaire, ainsi que les taxes et les tarifs internationaux, beaucoup plus de tests seront nécessaires. Dans ce cas, nous sommes allés voir le client et il a dit: "Oh, nous sommes aux États-Unis et ne vendons qu'aux États-Unis pour le moment. Nous avons donc une fourchette assez étroite de bas et de haut dans notre estimation de mise en ligne vous voyez dans le tableau # 1.

Cette méthode rassemble une bonne estimation des délais et des coûts. L'estimation des coûts est illustrée dans le tableau # 1. L'estimation du temps est créée de la même manière, en demandant à chaque travailleur ou chef d'équipe une estimation faible, probable et élevée de la durée du travail, et les estimations sont additionnées.

Un avantage clé de cette approche est que, même si une partie est estimée trop faible, une autre partie sera probablement estimée élevée. Ainsi, l'estimation totale a plus de chances d'avoir raison que n'importe quelle partie. C'est la raison principale pour diviser un projet en plusieurs parties et estimer chacune séparément, au lieu d'essayer d'estimer l'ensemble du projet en une seule fois.

La précision varie selon l'industrie

Quelle est la précision de notre estimation? Cela varie beaucoup, selon l'industrie, et aussi selon d'autres facteurs liés au projet et à l'équipe. Dans le secteur de la construction, avec des entreprises qui assemblent des offres concurrentielles pour construire des routes pour des projets financés par l'État, qui choisit généralement l'offre la moins chère, j'ai vu un projet de 25 millions de dollars estimé au dernier dollar. Une offre trop élevée n'obtiendra pas le contrat, et une offre trop basse entraînera une perte financière pour l'entreprise.

Les projets de construction peuvent être estimés si précisément parce que les méthodes, les matériaux et les coûts sont très standard.

En revanche, les projets de technologie de l'information (TI) sont notoirement mal estimés. Le pire des cas que je connaisse était un projet informatique estimé à 2 000 $ qui a fini par coûter plus de 170 000 $ - mais c'était un cas extrême. Mais les résultats réels finissant par doubler ou tripler l'estimation du temps ou du coût sont beaucoup trop courants. L'une des raisons en est que les outils, les techniques et les environnements changent rapidement dans le monde informatique. Il arrive même qu'un programme soit écrit, par exemple pour une version de Windows, puis doive être reconstruit pour une autre version de Windows avant sa sortie.

Comment faire les meilleures estimations possibles dans notre propre industrie? Une planification et un suivi cohérents et complets de la gestion de projet et des leçons apprises pour améliorer nos méthodes à la fin de chaque projet sont essentiels. Et, lors de chaque estimation, demandez: "Dans quelle mesure mon équipe est-elle familière avec ce type de travail exact? Avons-nous déjà travaillé ensemble? Qu'y a-t-il de nouveau et de différent sur ce projet?" Plus votre équipe a effectué ce type de travail le plus souvent auparavant, plus votre estimation peut être précise. Et, en même temps, lorsque vous estimez le travail à l'aide de nouveaux outils et méthodes, ou développez des prototypes expérimentaux, ou travaillez avec de nouveaux clients, prenez cela en considération et laissez plus de marge pour les imprévus.

Techniques d'estimation tardive des coûts

Plus tard dans le processus de planification du projet, nous pouvons créer une estimation beaucoup plus précise. Et c'est aussi beaucoup plus facile à faire. Le PMI appelle une estimation ascendante des délais et des coûts, car nous estimons chaque activité détaillée et les additionnons pour obtenir un total. Le PMI indique que le coût réel sera de -10% à + 15% du coût estimé en utilisant une estimation ascendante. Et la variance d'horaire est la même. Cela signifie que si l'estimation est de 100 000 $, le coût réel du projet devrait se situer entre 90 000 $ et 115 000 $. Si un projet est censé durer 100 jours du début à la fin, il est très probable qu'il dure entre 90 et 115 jours. Cette gamme plus petite est beaucoup plus facile pour les sponsors du projet.

L'estimation des délais et des coûts nécessite un plan de projet détaillé comprenant:

Une structure de répartition du travail (WBS) - une liste détaillée de tous les composants du projet
Une liste d'activités - une liste de tout le travail qui sera fait et qui le fera.
Informations détaillées sur les coûts, telles que les taux horaires de salaire, les travaux contractuels et d'autres éléments tels que les locaux ou l'équipement de bureau.
Un plan d'approvisionnement, comprenant les coûts estimés ou, si possible, confirmés de chaque article à acheter.
Un plan de risque

Idéalement, l'estimation détaillée des coûts fera partie d'un plan de projet complet, dans lequel les neuf domaines de connaissances en gestion de projet sont traités, comme décrit dans l'article que j'ai énuméré ci-dessus, Comment établir un plan de projet.

Avec toutes ces informations disponibles, il est assez facile de créer une estimation détaillée des coûts - en fait, c'est plus facile que de créer une estimation précoce. Nous additionnons simplement le coût (temps et matériaux) pour chaque activité du projet, et arrivons à un total. Dans le cadre de ce processus, nous pouvons utiliser une estimation PERT. PERT signifie Project Evaluation and Review Technique, et c'est un moyen d'obtenir une seule estimation des coûts en utilisant une moyenne de centrage d'estimations optimistes, probables et pessimistes pour chaque article. Vous pouvez apprendre PERT en lisant Comment utiliser un graphique PERT pour la gestion de projet.

Une meilleure pratique pour l'estimation des coûts comprend la prise en compte du risque dans l'équation. Une partie de la gestion des risques est d'inclure des plans d'urgence, qui est, des plans de travail que nous pouvons faire si un événement de risque se produit. Disons que nous construisons un nouveau bâtiment en Floride. Nous sommes conscients du risque de devoir fermer le chantier jusqu'à deux semaines en cas d'ouragan. Nous prévoyons un calendrier qui permet de terminer le bâtiment, même si un ouragan survient, en utilisant les heures supplémentaires du week-end après l'ouragan. Ceci, bien sûr, ajoute au coût. Nous pouvons présenter les facteurs de risque comme des fonds de prévoyance. Par exemple, nous pouvons dire: "Le coût estimé de la construction de ce bâtiment est de 1 million de dollars. Cependant, si un ouragan majeur se produit, nous aurons besoin de 50 000 dollars supplémentaires de fonds de prévoyance pour terminer le projet à temps".

Suivi du travail du projet et ajustement de votre estimation

Lorsque votre plan de projet, votre calendrier et votre estimation des coûts sont acceptés, le travail de planification de votre projet est terminé et vous pouvez commencer à faire le travail. Formellement, cela s'appelle l'exécution et le contrôle du projet. L'exécution signifie faire le travail. Le contrôle signifie suivre le travail et s'assurer qu'il se déroule dans les délais et dans le budget. Le processus de suivi du travail achevé (livrables de portée) par rapport au temps et au coût est appelé analyse de la valeur acquise (EVA). Comme nous faisons EVA, nous travaillons pour nous assurer que nous livrons dans le budget. Nous apprenons également si nous avons fait du bon travail en faisant notre estimation en premier lieu.

Le suivi du temps et des coûts réels pendant que nous travaillons est très important pour deux raisons. Tout d'abord, ces données sont utiles pour les estimations futures. Deuxièmement, à la fin du projet, nous comparons nos coûts estimés au coût réel, ligne par ligne, et notre calendrier prévu à notre calendrier réel, jour après jour; et créer un document sur les leçons apprises. Les leçons apprises comprennent de meilleures méthodes d'estimation des coûts pour notre prochain projet.