Gestion de projet: suivi et gestion des personnes

Image par Gerd Altmann de Pixabay

Suivi et contrôle

Le but de la mise en œuvre ou de l'exécution d'un plan de projet est de produire les résultats attendus.

En tant que chef de projet, vous devez faire face à tout problème au stade de la mise en œuvre dès que vous en avez connaissance. La meilleure façon d'aborder la résolution de problèmes est de regarder avec impatience ce qui peut être fait, et non avec le recul de ce qui aurait pu être fait pour la contrecarrer. Vous devez identifier et comprendre le problème si vous souhaitez trouver la meilleure solution.

La gestion et le contrôle des personnes sont les deux parties essentielles de la gestion d'un projet au stade de la mise en œuvre. Ils sont liés; un problème dans l'un d'eux peut créer ou entraîner un problème dans l'autre.

Vous gérez la façon dont un projet est exécuté en surveillant, en révisant et en replanifiant. Vous devez également gérer les personnes et les procédures.

surveillance

Le suivi signifie superviser les activités en cours pour s'assurer qu'elles sont sur la bonne voie et dans les délais pour atteindre l'objectif de performance global. Les objectifs définissent ce qui doit être atteint, et quand et comment cela sera fait.

Vous surveillez la mise en œuvre du plan de projet en utilisant des outils pour collecter régulièrement des informations sur l'avancement.

Vous établissez des méthodes de gestion des variables de manière souhaitable. Ces méthodes sont appelées mécanismes de surveillance. Pour que cela se produise, vous devez décrire:

• Le type d'informations requises.
• La quantité et le détail des informations requises.
• La méthode formelle et informelle pour obtenir des informations telles que l'observation, les discussions avec des experts en la matière, les réunions et les rapports.
• La livraison des informations, qu'elles soient verbales ou écrites, en face à face, par téléphone, courrier, e-mail ou lors d'une réunion virtuelle.

Révision

Vous mesurez les progrès en comparant les informations sur les progrès avec le plan concernant les trois limites de qualité, de calendrier et de coût:

• La qualité du travail réalisé.
• La date d'achèvement.
• Le coût des travaux.

Une fois que vous avez de bons systèmes de suivi en place et que vous recevez des informations régulières, vous pouvez mesurer l'avancement du projet par rapport au temps, au coût et à la qualité du travail à effectuer.

La plupart des logiciels vous permettent de mesurer les progrès en mémorisant les informations de «base», c'est-à-dire les informations au point de départ. Une fois que vous avez entré les nouvelles données, l'ordinateur les affichera par rapport au plan de référence afin que vous puissiez comparer et analyser les progrès.

Replanification - Planifier à nouveau ou d'une manière différente

Vous devez replanifier lorsque le processus de révision montre une incohérence entre les achèvements prévus et réels à tout moment, ou lorsque les objectifs du projet changent.

Vous examinez tout problème au stade de l'exécution du point de vue humain et technique car ils se touchent mutuellement. Il est utile de résoudre un problème rapidement car même un problème simple peut s'aggraver et compromettre la réussite de l'ensemble du projet.

Vous voulez éviter d'adopter une solution à haut risque à un problème s'il manque une sauvegarde en cas de problème car cela mettrait en péril l'exécution du projet.

Lors de la replanification, vous ne modifieriez l'objectif principal du projet qu'en dernier recours. Lorsque nous modifions l'objectif principal, nous pourrions être conduits à quelque chose appelé un «glissement de la portée», qui est considéré comme dommageable.

Une portée de projet est la compréhension partagée entre les parties prenantes de ce qui entre dans un projet et de ce qui définit son succès. La portée est les caractéristiques et les fonctions bien définies d'un produit, ou le travail requis pour terminer un projet.

Un fluage de la portée implique des changements constants ou frénétiques de l'objectif principal à tout moment après le début du projet. Cela peut se produire lorsque la portée n'est pas définie, documentée ou contrôlée de manière appropriée.

Vous devez renvoyer toute modification de la portée au promoteur du projet qui doit d'abord l'approuver.

Le processus de suivi, d'examen et de replanification doit durer pendant toute la durée du projet.

Le replanification est nécessaire lorsque le projet n'atteint manifestement pas ses objectifs ou si les objectifs ont changé. C'est le cas lorsque vous devez utiliser des scénarios de simulation (voir mon article 2 sur 3 sur les principes de gestion de projet) concernant les tâches et les activités qui doivent encore être effectuées.

Ressources humaines

En tant que chef de projet, vous êtes responsable du projet. Vous acceptez la responsabilité de la gestion quotidienne du projet, ainsi que de la gestion de votre équipe et du traitement des désaccords.

Si un problème survient, évitez la tentation de chercher un bouc émissaire car cela pourrait retarder la recherche d'une solution. En règle générale, il vaut mieux négocier que faire face lorsque vous traitez un problème.

Vous dirigez l'équipe efficacement lorsque vous clarifiez le rôle et les responsabilités de chaque membre de l'équipe, clarifiez les niveaux d'autorité et de responsabilité, définissez des attentes réalistes, apportez un soutien aux membres de l'équipe et prenez des décisions réalistes.

Vous motivez efficacement les membres de votre équipe lorsque vous les impliquez dans la prise de décision, déléguez sans micro-gestion, fixez des objectifs personnels réalistes pour l'équipe et pour chaque membre de l'équipe, et récompensez les contributions.

Vous négociez en cherchant à trouver la nature des demandes concurrentes, sachant que ces demandes sont valables, discutant des solutions avec l'équipe, présentant les avantages et les faiblesses des solutions alternatives, expliquant pourquoi et comment une procédure a été adoptée pour faire face à une situation, et comprendre sans aucun doute l'objectif global du projet.

Vous vous connectez en créant des systèmes de communication et de suivi, en gérant le flux d'informations au sein de l'équipe, en partageant des informations avec l'équipe, le commanditaire du projet et toutes les parties prenantes, en demandant des commentaires sur toutes les communications, et en impliquant l'équipe dans la prise de décision pour augmenter sa motivation à posséder leur travail.

Plan d'action personnel

La gestion de projet n'a pas besoin d'être à grande échelle. Il ne se limite pas aux grands projets tels que la construction d'une nouvelle gare ou l'amélioration d'une gare existante.

Vous pouvez utiliser certaines des informations présentées dans mes trois articles sur les principes de gestion de projet pour développer un plan d'action personnel. Vous pouvez par exemple choisir trois domaines de votre vie qui, selon vous, bénéficieraient d'une amélioration.

Écrivez vos objectifs d'une manière claire pour vous, fixez-vous des calendriers réalistes et des procédures simples mais efficaces pour suivre et évaluer vos progrès.

Je serais ravi de vous entendre parler d'un projet personnel que vous avez l'intention d'entreprendre et auquel vous pourriez appliquer certaines des informations fournies dans mes trois articles.

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