Élaboration progressive pour la réussite du projet

Élaboration progressive - Construire le succès du projet étape par étape

Beaucoup de gens ont peur de créer un bon plan de projet - ils pensent que cela prend trop de temps. Le Project Management Institute (PMI) a une solution appelée Progressive Elaboration. C'est un terme sophistiqué pour faire une bonne conception étape par étape jusqu'à ce que nous obtenions d'excellents résultats.

Élaboration progressive

Une plainte que je reçois souvent des personnes que je forme à la gestion de projet est qu'il faut beaucoup trop de temps pour définir un projet suffisamment précisément pour éviter un désastre du projet. Ils craignent que nous ne planifions pour toujours et que nous n'obtenions jamais aucun travail. C'est une réelle préoccupation, et j'appelle cela la paralysie par l'analyse . Mais une planification et une conception excellentes ne doivent pas nécessairement conduire à la paralysie par l'analyse.

Comprendre trois points clés débloquera l'idée - et la valeur - d'une conception de qualité grâce à une élaboration progressive.

• La précision n'est pas la même chose que le détail.
• Bien faire les choses du premier coup coûte moins cher.
• Nous n'avons pas à tout concevoir en même temps, à l'avance.

Continuez à lire pour en savoir plus.

La précision n'est pas la même chose que le détail

La clé d'une élaboration progressive est que nous pouvons commencer à un niveau très élevé, avec une image générale de ce que nous voulons. Ensuite, nous pouvons aller de l'avant avec le projet et passer à des détails de plus en plus fins au fur et à mesure. De cette façon, nous commençons à travailler tôt et nous continuons à travailler pendant que nous développons notre conception. Cela évite la paralysie par l'analyse.

Pour bien faire cela, nous devons être très clairs: une déclaration ou une conception de haut niveau peut ne pas être détaillée, mais elle doit tout de même être précise. Elle peut être courte et simple, mais elle doit être exempte de toute imprécision.

Une étude de cas: améliorations du site Web pour augmenter le taux de conversion

Dans ce cas, typique de mon travail de conseil, nous regardons une entreprise qui a une bonne campagne de marketing et de publicité - de nombreuses personnes viennent sur leurs sites Web. Et les études de marché montrent que les personnes qui viennent font partie de leur marché cible. En outre, ils ont une bonne gamme de produits stable - pas besoin de changer les choses là-bas. Mais, une fois que les gens sont venus sur le site, beaucoup n'achètent pas. Nous devons augmenter le taux de conversion, également appelé taux de clôture. Ce qui peut être fait?

Élaborons progressivement la portée de ce projet:

• Déclaration de portée au niveau exécutif: des modifications seront apportées au site Web pour augmenter le taux de conversion, c'est-à-dire le pourcentage de personnes qui achètent réellement quelque chose parmi celles qui arrivent sur le site. Une fois que nous augmentons ce taux, nous voulons maintenir le nouveau taux. Exclusion de portée: il n'y aura aucun changement au marketing ou à notre gamme de produits. Ceux-ci vérifient bien.
• Mesure au niveau de la direction: Cela impliquerait le taux de conversion actuel, des études des taux de conversion standard de l'industrie, la fixation d'objectifs pour un nouveau taux de conversion à une date spécifiée.
• Énoncé du périmètre de gestion: les modifications apportées au site Web doivent augmenter le taux de conversion sans interférer avec la disponibilité, la productivité ou le panier d'achat et la gestion financière. Les changements et leurs conséquences doivent être traçables, afin que nous apprenions ce qu'il faut conserver, ce qu'il faut jeter et ce qu'il faut continuer à améliorer.
• Approche de gestion: la direction sélectionne certains produits sur lesquels expérimenter. Les expériences réussies seront répliquées sur tous les produits appropriés.
• Problèmes techniques: Nous recherchons des détails, énumérés ci-dessous.
• Approche technique: nous concevons des expériences, testons différentes options pour les comparer et voir ce qui fonctionne.

Ces six étapes élaborent progressivement la conception du projet. Chaque niveau de réflexion fournit plus de détails - plus d'élaboration - à mesure que nous progressons dans la conception et la mise en œuvre de nouvelles pages Web.

Notez qu'il y a au moins trois équipes différentes de personnes - probablement quatre, si nous avons à la fois des experts en marketing technique et des programmeurs techniques. Chaque équipe intervient en cas de besoin et ajoute aux détails essentiels au succès.

Plus d'élaboration: Plonger dans les détails marketing

Voici une liste partielle des détails techniques du marketing (et non de la conception Web) sur lesquels le projet travaillera pour augmenter le taux de conversion.

• Moins de clics pour fermer. Des études montrent que plus il y a de clics entre l'arrivée sur une page et la conclusion de la transaction, plus les gens abandonnent le site. Ainsi, les pages peuvent être rationalisées pour augmenter le taux de conversion.
• Créer un sentiment d'urgence. Si un produit semble être disponible plus tard, les gens retardent souvent un achat - et ne reviennent jamais. L'équipe de marketing technique devra peut-être revenir vers les cadres pour demander si les ventes à rabais à court terme sont un moyen acceptable d'augmenter le taux de clôture.
• Éliminez la confusion. Des instructions détaillées et de nombreux termes juridiques réduiront le taux de clôture.
• Pages de destination directes. Les annonces doivent être directement dirigées vers les pages de destination qui sont des pages de vente pour l'article annoncé.
• Bienvenue aux clients. À l'aide de cookies, de connexion client ou des deux, nous pouvons diriger les clients fidèles vers où ils souhaitent le plus aller. Nous pouvons également vérifier auprès de l'exécutif au sujet de la conservation des cartes de crédit dans nos dossiers afin de rationaliser les achats futurs.

Comme vous pouvez le voir, aucune de ces idées n'a besoin d'être pensée au début. Le niveau exécutif fixe l'objectif, la direction guide la direction, puis les équipes techniques élaborent progressivement la manière dont les changements permettront d'atteindre l'objectif.

Les artistes ont toujours utilisé l'élaboration progressive

Il s'agit d'une première esquisse, où l'artiste, en plus de rendre une figure complète, ajoute deux têtes alternées et un chapeau haut de forme. Dans "Portrait d'Edouard Manet assis sur une chaise", Degas élabore ses idées sans se soucier de créer une pièce finale.

Edgar Degas, Musée du Louvre, Paris (domaine public) via Wikimedia Commons

Ici, dans cette esquisse à la craie noire, le concept est élaboré plus complètement sous la forme d'une «Etude pour un portrait d'Edouard Manet». L'élaboration progresse.

Edgard Degas, Metropolitan Museum of New York (domaine public) via Wikimedia Commons

Cette "Eau-forte" complète du Portrait d'Edouard Manet, Etude "assis, tourné vers la gauche, est le résultat riche et fort de l'élaboration progressive par Degas de son sujet.

Edgar Degas, Bibliothèque publique de Boston (domaine public), via Wikimedia Commons

Bien faire les choses du premier coup est moins cher

Sur tout projet, il n'y a que trois choix en termes de qualité et de résultats:

• Le choix le moins coûteux est de bien définir les choses du premier coup.
• La deuxième option est de se tromper, puis de le réparer pendant le projet.
• La troisième option est de se tromper et d'obtenir de mauvais résultats.

Donc, dans l'ensemble, il vaut mieux être clair et précis au début. Combien mieux? De nombreuses études au cours des 40 dernières années ont montré qu'il existe un rapport entre le coût de la prévention d' une erreur; le coût de la correction d' une erreur pendant le projet; et le coût du nettoyage du désordre après le projet. Et le rapport minimum est de 1: 10: 100. Ainsi, une erreur qui peut être évitée en une heure supplémentaire de planification à 100 $ / heure prendra dix heures de temps de projet et 1000 $ à corriger pendant le projet, et prendra 100 heures et 10000 $ si nous devons faire un rappel une fois le projet terminé.. Et des ratios bien supérieurs à 1: 10: 100 ont été trouvés si nous utilisons les meilleures pratiques en matière de gestion de la qualité pour faire une conception sans défaut dès le début.

La leçon: L'élaboration progressive - développer plus de détails au fur et à mesure que nous avançons - a toujours du sens. Un travail bâclé n'a jamais de sens.

Nous n'avons pas à tout faire en même temps

Nous faisons du bon travail clair à chaque étape du processus. En même temps, nous n'avons pas à définir l'ensemble du projet en une seule fois, ni à définir tous les détails au début. Au lieu de cela, nous pouvons travailler par étapes. Nous sommes clairs et précis à chaque étape, mais nous devenons plus détaillés au fur et à mesure. C'est ce qu'on appelle l'élaboration progressive. Bien le faire comprend:

• En commençant par la vue d'ensemble et en descendant dans les détails.
• Être clair à chaque réunion, rédiger les résultats et les faire confirmer.
• Garder une trace de ce que nous avons défini et de ce qui n'est pas encore défini.
• Amener les bonnes personnes à chaque réunion. Il est plus probable que les premières réunions se déroulent avec des cadres et des cadres supérieurs. Et nous, chefs de projet, sommes susceptibles d'être à toutes les réunions. Alors que nous cherchons à découvrir les détails du processus, du flux de travail et de l'interface, nous travaillons davantage avec les travailleurs. Et, à mesure que les réunions deviennent plus techniques, nous avons besoin de plus de techniciens (tels que des programmeurs et des ingénieurs) impliqués du côté du projet.
• Nous continuons jusqu'à ce que chaque détail de chaque caractéristique du produit ou service que nous créons ou améliorons soit défini. Cependant, nous pouvons avoir une grande partie du programme écrit ou du produit développé pendant que nous continuons à détailler d'autres parties.

Élaboration progressive pour des projets qui résolvent des problèmes

Les projets qui résolvent des problèmes sont un cas particulier où l'élaboration progressive est particulièrement utile.

Un problème est quelque chose qui est survenu qui empêche l'entreprise ou une ligne de production de fonctionner comme avant. Donc, l'objectif est déjà clair: faire fonctionner ce truc d ** mn * d! L'implication de la direction est minime et les gestionnaires n'ont pas grand-chose à faire à part fournir un soutien. En fait, puisque les managers savent déjà ce qu'est le "truc" et comment il est censé fonctionner, "Faites fonctionner ce truc d ** mn * d!" est une déclaration complète et précise de portée exécutive de haut niveau.

Étude de cas: Retard de lancement en 2006 de la navette spatiale Atlantis

Un bon exemple de ce type de projet s'est produit en 2006, lorsque des problèmes dans une jauge de carburant de 10 ans qui mesurait la quantité d'hydrogène dans les réservoirs de carburant de la navette spatiale Atlantis se sont déclenchés. La jauge est devenue peu fiable, montrant parfois que le réservoir était vide lorsqu'il était plein et que le problème était intermittent.

L'énoncé de la portée du niveau exécutif serait clair: corrigez la jauge de carburant pour que nous puissions piloter la navette!

Cependant, en étudiant le problème niveau par niveau, en utilisant une élaboration progressive, nous trouvons quatre problèmes techniques qui rendent de plus en plus difficile la résolution du problème:

• Décision de la direction: si nous savons que la jauge est défectueuse, pouvons-nous simplement l'éteindre, nous fier à d'autres jauges et voler quand même. Il y a eu beaucoup de débats à ce sujet. Mais il a finalement été décidé qu'un dispositif de sécurité essentiel, le principal moteur coupé (MECO) ne serait pas fiable sans cette jauge. La décision de la direction était donc que la jauge devait être réparée.
• Problème technique: le problème était intermittent. Par conséquent, aucun test réussi ne prouvait que la jauge fonctionnait et que la navette pouvait voler en toute sécurité. Le problème spécifique devait être trouvé pour être sûr qu'il était résolu.
• Problème technique détaillé: la jauge n'était pas un simple appareil. Il impliquait de nombreux composants différents et les connecteurs électriques entre eux. Certains d'entre eux ont été enfouis profondément dans le câblage de la navette. Le simple fait de localiser tous les composants et de nettoyer leurs connecteurs était un gros travail. Plus d'une fois, les ingénieurs ont pensé avoir résolu le problème, mais la jauge n'a pas été nettoyée.
• Problème technique très détaillé: les plans de conception de la navette spatiale ne correspondaient peut-être pas exactement à l'Atlantis tel qu'il a été construit. Les pièces avaient été améliorées et remplacées. Un ingénieur a rapporté que trouver toutes les pièces de la jauge était une mission exploratoire, qu'ils découvraient toujours comment la navette spatiale fonctionnait!

Cela illustre comment une directive exécutive très simple doit être progressivement élaborée à des niveaux de détails de plus en plus fins pour assurer son succès. Cependant, cette élaboration n'a pas à se produire dans le cadre de la planification. Lorsque chaque composant de la jauge de carburant a été atteint, il a pu être nettoyé, testé et documenté. C'est ce que l'on entend par élaboration progressive d'un projet qui résout un problème.

L'élaboration progressive n'est pas que pour la portée

Bien que cet article se concentre sur l'élaboration progressive dans le développement de la définition de la portée et de la structure de répartition du travail (WBS), le concept d'élaboration progressive est plus large que cela. En fait, il peut être appliqué aux neuf domaines de gestion d'un projet. Voici quelques exemples:

Élaboration progressive du plan de communication du projet

La première version du plan de communication du projet peut être simplement une liste de contacts des membres de l'équipe et des clients du projet. Nous élaborons ceci par:

• Identifier toutes les parties prenantes du projet et les ajouter à la liste
• Décider comment communiquer avec chaque partie prenante
• Décider comment inclure la voix du client dans le projet

Élaboration de la gestion des risques dans un projet

Les étapes formelles de la gestion des risques de projet élaborent progressivement notre définition du risque de projet - ce qui pourrait mal tourner - et notre réponse à travers:

• Identification des risques, où nous établissons notre liste initiale de risques.
• Analyse des risques, où nous évaluons et hiérarchisons les risques
• Planification de la réponse aux risques, où nous décidons quoi faire pour prévenir les événements à risque et que faire s'ils se produisent
• La surveillance et le contrôle des risques, où nous surveillons les risques, recherchons de nouveaux risques et les traitons au fur et à mesure qu'ils surviennent.

À partir de ces exemples, vous pouvez voir que l'élaboration progressive est une pratique standard pour les neuf domaines de la gestion de projet.

Élaboration progressive et cycles de vie des projets

L'élaboration progressive peut être appliquée différemment sur différents projets. Lors du choix de la manière de procéder à une élaboration progressive, la clé est de lier l'élaboration des détails au cycle de vie du projet que vous utilisez.

Élaboration progressive dans la cascade classique

Dans la cascade classique, ou cycle de vie de développement de système (SDLC), toute planification précède l'exécution. Par conséquent, l'élaboration progressive de la portée se produit au cours des étapes de planification.

Élaboration progressive avec suivi rapide

Si la cascade classique est modifiée pour permettre un suivi rapide, l'ensemble du produit est divisé en modules. Lorsque la planification est terminée pour chaque module, le développement peut se poursuivre pour ce module, tandis que d'autres sont encore en cours de planification. Dans ce cycle de vie, certains modules sont élaborés plus rapidement que d'autres.

Gestion de projets simultanés

La gestion de projet simultanée a été développée par Hewlett-Packard et est maintenant largement utilisée dans l'industrie automobile. En réunissant au départ tous les différents spécialistes, le cycle de vie d'un projet (par exemple, pour mettre un nouveau concept-car sur le marché) peut être réduit de cinq ans à 18 mois! Dans la gestion de projets simultanés, l'élaboration progressive est effectuée tôt et rapidement par des équipes interfonctionnelles.

Développement de logiciels zéro défaut

La méthode de développement logiciel zéro défaut se concentre sur la précision pour empêcher les erreurs de pénétrer dans le code. L'élaboration précoce de la conception, suivie de l'élaboration précoce du code lui-même, avec de multiples révisions, met plusieurs yeux sur le problème, créant le logiciel de la plus haute qualité au moindre coût. En consacrant 80% de l'effort à une bonne conception, les tests et le débogage, qui sont coûteux, sont considérablement réduits.

Le modèle en spirale

Le modèle en spirale était un précurseur du développement Agile. Il place les fonctionnalités sur un calendrier et, si une fonctionnalité est en retard, elle est abandonnée à un cycle ultérieur de la spirale. chaque fonctionnalité est élaborée au fur et à mesure qu'elle se présente pour la conception, puis à nouveau, dans le cycle suivant, lors du développement.

JAD et RAD

JAD, le développement conjoint d'applications et RAD, le développement rapide d'applications, ne sont pas de véritables alternatives au cycle de vie. Ce sont plutôt des techniques d'élicitation des exigences qui affectent le cycle de vie. Mettre les concepteurs et les programmeurs à proximité de leurs clients, les utilisateurs de l'application, accélère le développement. Des réunions fréquentes permettent une élaboration progressive rapide. Et cette approche est un élément clé du développement Agile.

Élaboration progressive dans le développement agile

Le développement agile, également appelé programmation agile, est la dernière approche du cycle de vie d'un projet et fonctionne particulièrement bien avec le code orienté objet et les plates-formes de développement Web d'aujourd'hui. Les programmeurs travaillent en étroite collaboration avec le client, résidant souvent en permanence dans chaque service client. Grâce au prototypage et à la modification rapide des applications, la conception est fusionnée avec le développement. L'élaboration progressive est un processus constant tout au long du projet.

Que pensez-vous de l'élaboration progressive?

L'élaboration progressive fait avancer le projet

Donc, la dernière leçon est la suivante: quel que soit le type de projet sur lequel nous travaillons, quel que soit le cycle de vie et les autres méthodologies que nous choisissons, nous ne planifions pas, puis nous partons. Avec une élaboration progressive, nous planifions et nous partons, et nous continuons à planifier au fur et à mesure.