La préparation comme clé du succès

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La préparation peut sembler ennuyeuse et prendre du temps quand tout ce que vous voulez vraiment faire est de plonger dans un projet et de commencer à avoir l'impression d'avoir accompli quelque chose. Surtout lorsque les délais sont serrés. Mais une once de prévention peut atténuer une livre d'intervention. Passer du temps au début d'un projet à s'organiser et à élaborer un plan peut économiser une tonne de temps perdu plus tard en refaisant le travail ou en aidant à tourner les pouces parce que vous ne savez pas quel travail leur donner ensuite. De plus, prendre le temps de suivre les procédures appropriées peut empêcher l'apparition de problèmes plus tardifs qui font perdre du temps, présentent mal l'entreprise aux clients et exercent un stress et une anxiété inutiles sur les collègues.

Faire le saut du travailleur au gestionnaire

Au fur et à mesure que nous progressons dans l'échelle de responsabilité de l'entreprise, nous pouvons nous retrouver à passer d'un rôle de travailleur abeille à un rôle de gestion, même si notre titre de poste n'inclut pas le mot. Le travail d'une abeille ouvrière est de suivre les ordres et de cocher les choses sur la liste proverbiale «À faire» aussi vite que raisonnablement possible. Mais lorsque vous passez à un rôle de direction, l'idée profondément ancrée de «faire ça» peut en fait entraver votre capacité à gérer.

Les gestionnaires doivent prendre du recul par rapport à l'agitation et apprendre à passer du temps à se préparer, à déléguer et à communiquer. De l'état d'esprit des abeilles ouvrières, ces choses semblent très intangibles et peuvent vous donner l'impression de n'avoir rien «fait». Mais ignorer ces exigences de rôle peut signifier que ceux que vous gérez ne font rien, car vous n'avez pas pris le temps de leur dire ce qu'il faut faire, ou vous n'avez pas pris suffisamment de temps pour vous assurer qu'ils comprennent ce que vous demandez. pour. Il est également important que les gestionnaires tiennent compte des besoins de chaque travailleur et adaptent leur style de communication et d'instruction aux besoins de ce travailleur afin de maximiser son potentiel.

La connaissance est le pouvoir

L'une des meilleures méthodes pour se préparer aux événements futurs est de documenter les événements actuels. La connaissance est le pouvoir. Prendre le temps maintenant de documenter étape par étape ce que vous venez de faire pour résoudre un problème ou configurer une fonctionnalité signifie que la prochaine fois que la même chose doit être faite, vous pouvez déléguer cette tâche à quelqu'un d'autre, car tout ce que vous il faut leur indiquer l’article qui explique, étape par étape, ce qu’ils doivent faire. Prendre une heure maintenant pour documenter un processus qui sera répété, vous fait gagner deux heures en 3 mois et encore en 6 mois et encore et encore et encore, chaque fois que vous n'avez pas besoin de comprendre le processus à nouveau, puis de le faire ou enseignez-le à quelqu'un d'autre. Ne réinventez pas la roue, ne documentez pas l'invention et ne laissez pas quelqu'un d'autre la fabriquer.

Planification de projet pour rester concentré

Examiner la portée d'un projet entier peut être intimidant, voire écrasant. Lorsqu'un projet est divisé en petites parties et en tâches spécifiques, il devient facile de se concentrer sur chaque petite tâche et de passer de l'une à l'autre avec efficacité. Planifier un projet et identifier les tâches et les délais est une étape clé pour préparer le travail à venir. Ce processus peut être appris. Vous pouvez apprendre à vous organiser et à organiser votre travail et, ce faisant, vous obtiendrez plus de travail en moins de temps avec moins de stress. Face à un nouveau projet, la première chose à identifier est la date limite. Ensuite, divisez le projet en blocs de travail thématiques clés. Ce seront vos jalons. Estimez les délais pour chaque étape afin de respecter votre échéance ultime. Si vous utilisez Planner, un organisateur de style Kanban,ces jalons deviendront vos colonnes ou vos compartiments. Ensuite, prenez chaque jalon et décomposez-le davantage en tâches nécessaires pour atteindre ce jalon. Organisez ces tâches en séquence et voilà, vous avez un plan de projet pour vous tenir au courant.

Préparation quotidienne et hebdomadaire

Peut-être que votre travail n'est pas basé sur un projet ou couvre plusieurs projets. La préparation quotidienne et hebdomadaire devient alors la clé pour maintenir la concentration et atteindre les objectifs. Au début de chaque journée, ne vous contentez pas de sauter dans le premier e-mail que vous voyez et de commencer à y répondre. Commencez chaque journée par une préparation.

• Tenir à jour une liste de tâches, y compris un calendrier
• Revoir les tâches existantes
• Passez en revue toutes les nouvelles communications et ajoutez des éléments à la liste des tâches. Si elles sont spécifiques à une date, comme une réunion, ajoutez une référence à ces tâches dans le calendrier.
• Hiérarchiser la liste des tâches
• À l'aide du calendrier et de la liste des tâches, identifiez les tâches que vous prévoyez d'accomplir d'ici la fin de la journée
• Maintenant, commencez à travailler.

Tous les lundis, consultez la liste des tâches et le calendrier pour avoir une idée de l'apparence de votre semaine. Bloquez toutes les grandes périodes de temps nécessaires pour les réunions ou les grandes tâches.

Points clés

• La préparation est essentielle et non facultative
• Être préparé augmente l'efficacité, économise du temps et de l'argent
• Le manque de préparation met en péril la satisfaction du client
• Le manque de préparation augmente le stress, l'anxiété, l'absentéisme et l'épuisement professionnel des employés.
• Préparez-vous en gérant les listes de tâches et en documentant les processus.