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Les réunions ont souvent lieu dans chaque organisation, et elles jouent un rôle très important pour décider de meilleures performances. Je suis conscient que pour qu'une réunion progresse et se déroule avec succès, une planification et une organisation appropriées sont nécessaires. Lors de la planification de la réunion, je prends en considération le but de la réunion, le type de réunion, le nombre de participants, le lieu, etc. Je vérifie s'il y a des visiteurs qui ont demandé à venir à la réunion. Si oui, je suis également en contact avec eux pour voir si les dates conviennent.
Après la planification, j'organise la réunion. Je m'assure que l'heure de la réunion n'entre pas en conflit avec les autres nominations des personnes impliquées. Je choisis un lieu qui peut accueillir les participants à la réunion. Je donne aux participants l'heure de la réunion et la durée approximative de la réunion. Je m'assure également que des rafraîchissements sont organisés. Lors de l'organisation des rafraîchissements, je regarde les besoins alimentaires des participants si quelqu'un en a. Il est important de fournir des rafraîchissements, car cela permet aux participants de se sentir bien accueillis et les empêche également d'être fatigués, surtout si cela a été une longue journée fatigante pour certains.
Types de réunions
Dans notre organisation, nous avons différents types de réunions, en fonction des besoins et du nombre de participants. Nous avons des réunions d'équipe qui ont lieu une fois par quinzaine ou une fois par mois selon les besoins. Les participants sont généralement les membres de mon équipe et tous les visiteurs s'ils en avaient fait la demande. Nous avons des réunions d'équipe conjointes, c'est-à-dire une réunion combinée pour l'équipe ____________________________ (supprimée pour des raisons de confidentialité) et les visiteurs. Nous demandons parfois des réunions d'urgence lorsqu'il y a des questions urgentes à discuter. Il y a aussi une réunion individuelle pour discuter de questions confidentielles et aussi de la performance des individus. Des présentations ont lieu lorsque des changements sont apportés aux systèmes ou de nouvelles politiques et procédures introduites qui doivent être communiquées au ministère.
Lors de la planification des réunions, je m'assure qu'il y a une raison solide pour la réunion et que le lieu est facilement accessible par tous les participants. Je prépare l'ordre du jour et je le fais passer par la présidente, pour m'assurer qu'elle est au courant des points qui seront discutés. Je lui explique en quoi consistera la réunion, qui y participera, qui n'y assistera pas, ce à quoi l'invité participera, où la réunion aura lieu et combien de temps elle durera, et donnez-moi le feu vert. Il est important de l'informer pour qu'elle soit prête et sache quoi préparer à l'avance. J'envoie une copie de l'ordre du jour à tous les participants, ainsi que des invitations à des réunions sur Outlook. Je les informe de l'adresse où la réunion aura lieu. Si quelqu'un refuse l'invitation à la réunion, il devra en expliquer la raison et obtenir le consentement du responsable et envoyer des excuses pour la réunion.Je m'assure également de voir si la réunion peut avoir lieu avec les personnes qui ne seront pas présentes.
Réservation et mise en place
Lors de la réservation de lieux ou de salles pour des réunions, je recherche des lieux ou des salles qui ont la capacité d'accueillir tous les participants et que la salle ou le lieu dispose de toutes les installations nécessaires à la réunion. Je clarifie avec le lieu, ou vérifie si le lieu est sûr du point de vue de la structure, et que tous les câblages électriques sont scellés et qu'ils sont conformes aux procédures de santé et de sécurité. S'il y a des participants handicapés, je m'assure qu'ils disposent de toutes les installations dont ils ont besoin dans le lieu de la réunion. Je m'assure également que le lieu est facilement accessible et qu'il convient à tous les participants. Si la salle a été réservée longtemps à l'avance, je leur appelle pour m'assurer que la salle est disponible pour la réunion afin d'éviter les déceptions à la dernière minute. Tous les paiements qui doivent être effectués pour le lieu sont approuvés par le responsable du budget.Le budget des rafraîchissements est partagé par tout le personnel de l'équipe.
Avant la réunion, j'ai toutes les ressources telles que des blocs-notes, des stylos et des équipements tels que OHP, ordinateur portable, projecteurs, rallonges et câbles Ethernet, etc. nécessaires à la réunion. Les chaises et les tables sont disposées selon les exigences de réunion. J'imprime quelques copies des ordres du jour ainsi que les procès-verbaux des réunions précédentes pour vérifier si toutes les actions ont été menées à bien. Si des documents doivent être imprimés et distribués, je les ai trop prêts pour les participants. J'ai installé des ordinateurs portables et des projecteurs s'ils sont nécessaires pour la réunion. Tous les documents confidentiels qui sont apportés à la réunion, je les garde en lieu sûr pour qu'ils ne tombent pas entre de mauvaises mains et que seules les personnes autorisées soient autorisées à les parcourir.
L'agenda
L'ordre du jour contient la date, le titre et le lieu, le nom de la réunion, les excuses, les noms des visiteurs et la liste des points à discuter. S'il y a des sujets spécifiques qui seront discutés par une personne en particulier, cela est également mentionné à l'ordre du jour. L'ordre du jour et les procès-verbaux sont appelés documents de réunion, et ils contiennent tous les détails de toutes les choses importantes qui ont été discutées lors de la réunion.
Pendant la réunion
Tous les participants à la réunion sont les bienvenus et ils reçoivent des rafraîchissements. Je distribue les ordres du jour et tous les documents à distribuer. Si quelqu'un a des questions sur quoi que ce soit, je lui donne des informations claires et, lorsqu'il n'est pas au courant, je prends les conseils et les conseils de mes collègues ou gestionnaires.
Lors de réunions, je suis sollicité pour un accompagnement dans la prise de procès-verbaux et la mise en place des équipements informatiques. Je prends également des copies de l'ordre du jour et des procès-verbaux précédents.
Je suis conscient que je devrai être prêt à faire face à tout problème qui pourrait survenir au cours de la réunion. S'il y a des problèmes avec les équipements informatiques, je ferai de mon mieux pour résoudre les problèmes relevant de mes droits administratifs. Mais s'il s'agit de quelque chose en dehors de cela, je contacte le service d'assistance informatique pour obtenir de l'aide. Il peut y avoir des problèmes parmi les participants en raison de problèmes professionnels et de personnalité. Ceux-ci sont résolus en ayant des discussions en face à face, en modifiant les rotations si nécessaire, en appliquant des procédures de règlement des griefs, etc.
Lors de l'enregistrement des procès-verbaux d'une réunion, j'enregistre tout ce qui est important, car cela sert de référence dans le futur et aide au développement de l'organisation. J'écris les minutes claires et courtes. Je suis très attentif afin de ne manquer aucune information. J'emporte avec moi un modèle avec les détails de tous les points qui seront discutés lors de la réunion. Il aura la date, l'heure, le titre de la réunion. Il contient également des détails sur ce qui a été discuté, les décisions prises et les mesures à prendre. La date de la prochaine réunion, si elle est décidée, sera également enregistrée. Lorsque la réunion commence, s'il y a de nouveaux participants et visiteurs, nous nous présentons les uns aux autres. Je reste vigilant lors de la rédaction des procès-verbaux et je numérote les pages au fur et à mesure que j'écris pour ne pas être confus plus tard.
Après le meeting
À la fin de la réunion, je rassemble tous les documents qui doivent être repris. Je déconnecte et emballe tous les équipements informatiques qui ont été utilisés. Toutes les chaises et tables qui ont été réarrangées sont remises à leur place d'origine afin d'éviter des obstacles à la prochaine réunion. Après la réunion, je regarde les notes, je les élabore et j'en tape une copie fidèle avant d'oublier les discussions. J'envoie ensuite le procès-verbal terminé au président par courriel ou une copie imprimée, et je leur demande de le réviser avant qu'il ne puisse être envoyé aux participants. Le président les examine et apporte les modifications nécessaires. Je les modifie et prépare une copie conforme et les envoie aux participants.
Après la réunion, je garde une trace des actions qui doivent être suivies. J'appelle ou envoie un e-mail aux gens pour m'assurer que les actions ont été effectuées à l'heure prévue.
Une autre chose importante est de recueillir les commentaires des participants. Cela m'aide à écouter les points de vue des gens et à apporter les améliorations nécessaires. J'écoute les commentaires très calmement et j'y réfléchis. Cela peut être positif, neutre ou négatif. Je ne laisse pas les commentaires négatifs m'affecter. Je l'utilise plutôt pour améliorer mes performances et celles de mes équipes. Lorsque vous travaillez en équipe, ce n'est pas l'idée ou la perspective de l'individu qui compte; c'est le point de vue de toute l'équipe qui compte. Toute rétroaction générale est discutée et communiquée à toute l'équipe, afin d'améliorer les performances de l'équipe.
Toutes les questions des réunions sont notées et discutées lors des réunions des gestionnaires et ils décident de ce qui peut être fait pour éviter de telles situations à l'avenir.