Planifiez une expérience de salon réussie

Raisons pour lesquelles votre entreprise devrait exposer à un salon professionnel

Les salons professionnels sont un excellent moyen de générer de nouveaux prospects et de rencontrer des fournisseurs et partenaires potentiels. Exposer à des foires commerciales prend un temps de planification considérable, une solide gestion de projet, la capacité de planifier et de gérer un budget et de travailler avec une variété de personnes. Parce que les salons professionnels sont un investissement, une attention particulière doit être accordée à l'emplacement, au public et aux autres exposants.

Si vous savez que vos clients et prospects assistent à un salon particulier chaque année et que vous disposez d'un produit, d'un service ou d'une solution qui différencie clairement vos concurrents, vous devez vous inscrire pour exposer. En fonction de votre industrie et de votre offre de services, ne vous attendez pas à conclure des affaires sur votre stand. Considérez-le plutôt comme le début d'une nouvelle relation avec des partenaires, fournisseurs et agences potentiels.

Raisons pour lesquelles votre entreprise ne devrait pas exposer à un salon professionnel

Si votre entreprise expose au même événement année après année et ne gagne pas de nouvelles affaires, il devrait y avoir une discussion sur l'opportunité de continuer ou non à exposer à l'événement.

Si le public ne change pas, les exposants ne changent pas et si vous n'avez rien de nouveau à offrir, vous pouvez probablement trouver un moyen plus efficace de dépenser ces dollars budgétaires. Par exemple, vous pouvez investir ces dollars dans vos campagnes de paiement par clic ou pour des annonces de remarketing. Les publicités de remarketing visent à maintenir votre marque et votre proposition de valeur devant les visiteurs du site Web.

Si vous prévoyez d'y assister parce que vous souhaitez accéder aux tarifs et à la sauce secrète de vos concurrents, vous ne le trouverez pas sur un salon. Si vous n'êtes pas intéressé par l'établissement de relations, une foire commerciale n'est probablement pas un bon investissement.

Question de sondage

Planification d'exposer lors de salons et conférences annuels

La planification d'un grand salon professionnel peut prendre plusieurs mois, et il est important qu'un chef de projet soit à la tête de ce type de planification d'événements. Cela garantira que les délais sont respectés, que les budgets restent sur la bonne voie et que toutes les opportunités sont soigneusement examinées.

La plupart des salons de l'industrie suivent une année civile mais varient selon le lieu. Par exemple, une foire commerciale a généralement lieu à l'automne chaque année, mais les dates peuvent varier d'une semaine ou deux. Cela peut se produire en raison de la programmation du lieu ou simplement parce que le spectacle commence toujours un dimanche et se termine toujours le mercredi.

La gestion d'un budget de salon exige que le responsable sélectionne les salons où il peut avoir le plus d'impact. Passez en revue le matériel en ligne pour découvrir les entreprises qui parrainent l'événement. Découvrez qui seront les orateurs et déterminez si le thème correspond à votre stratégie pour l'année.

S'il n'y a pas de compatibilité, alors consultez d'autres conférences qui seront compatibles pour votre marque, votre public et auront le bon type de prospects.

Les opportunités de prise de parole font généralement partie d'un vaste programme de parrainage. Cependant, si un cadre de votre équipe peut avoir un impact, réfléchissez aux avantages d'un parrainage pour votre entreprise.

La disposition du stand devrait avoir des sièges

Les participants apprécieront la possibilité de s'asseoir pendant quelques minutes.

Comment sélectionner le meilleur espace d'exposition pour votre entreprise

La sélection de l'espace d'exposition nécessite une planification minutieuse. Si un concurrent avec une longue histoire à un salon professionnel annuel a le premier choix de son espace, vous ne voudrez peut-être pas être de l'autre côté de l'allée ou à côté d'eux. La société qui gère l'espace d'exposition publiera généralement un plan d'étage sur son site Web, avec un espace de kiosque sélectionné et les noms des autres exposants. Il est impossible de rivaliser avec une entreprise qui possède de grands écrans LED et une vingtaine de vendeurs. Il est donc très important de sélectionner soigneusement votre espace. Sinon, votre stand se perdra dans le bruit.

Le stockage des expositions est un coût pour faire des affaires

Il est plus facile de payer pour le stockage et de laisser des professionnels gérer vos kiosques en caisse.

Les avantages de payer pour le stockage des kiosques

Le stand 20 x 30 était emballé dans plusieurs grandes caisses et nécessitait un chariot élévateur pour se déplacer. Il était trop grand pour être hébergé ou géré au siège social. Nous aurions pu amener le stand de 6 pieds en interne et gérer l'expédition vers et depuis différents événements. L'avantage de le loger dans une société d'exposition signifiait que les panneaux et les cadres du stand étaient inspectés pour détecter l'usure et les dommages chaque fois qu'il était retourné à l'entrepôt. Si un panneau était endommagé, ils pouvaient l'imprimer et le remplacer avant de remettre la cabine en stock.

Une fois que les informations ont été saisies dans le portail en ligne et que des éléments de menu «à la carte» ont été sélectionnés dans le cadre de l'envoi, la société d'exposition m'envoyait une proposition par courrier électronique. La proposition était une estimation de l'expédition aller-retour. La proposition comprenait l'emballage, l'expédition et le retour du stand.

Le prospectus du salon et le kit de service aux exposants

La société qui accueille le salon aura un Prospectus et un Kit de Service Exposant. Le Prospectus contient des informations sur les dates, l'emplacement, l'attribution des espaces de stand et les informations de réservation d'hôtel. Il contiendra également des informations sur les programmes des partenaires, des statistiques sur l'année précédente, les données démographiques des participants et les opportunités de publicité et de sponsor pendant l'événement.

Le kit de service aux exposants contient plus de détails et est plus pertinent pour les coûts et opportunités spécifiques du salon. Le kit contiendra également des informations sur les fournisseurs du salon. Si votre stand est équipé de lumières, vous devrez commander de l'électricité. Si vous prévoyez d'utiliser des scanners sur votre stand pour capturer les informations des visiteurs sur leur badge, vous aurez besoin d'une connexion Internet sans fil ou Wi-Fi. Si vous prévoyez d'utiliser de la verdure sous la forme de fausses plantes, le décorateur du spectacle aura de nombreuses options disponibles.

Si le salon est organisé dans un centre de congrès, vous devrez comprendre les attentes concernant la main-d'œuvre sur place. Beaucoup de grands salons utilisent des syndicats pour assembler et démanteler les stands. Si tel est le cas, il est très important de savoir ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire sous la forme d'une configuration et d'une panne.

La publicité lors d'un salon professionnel coûte cher

Dépensez votre budget publicitaire là où il sera vu par votre public.

Opportunités de parrainage et de publicité

Pendant que vous planifiez les centaines de détails entourant votre stand au salon, vous recevrez de nombreux courriels et appels téléphoniques sur les possibilités d'être un commanditaire et de faire de la publicité.

La différence entre le parrainage et la publicité peut être de 10 000 à 25 000 dollars. Les avantages de parrainer le spectacle seront offerts sous la forme de dépenses échelonnées. Un parrainage de 25 000 $ peut vous donner l'avantage de recevoir des courriels avant le spectacle et de placer le logo de votre entreprise à divers endroits autour de la salle de congrès ou de la salle de bal de l'hôtel.

Vous pouvez avoir la possibilité de faire de la publicité dans le magazine de l'organisation, et vous pouvez recevoir un espace numérique sur le site Web du salon (avec votre niveau de parrainage) et sur le site Web de l'organisation. La publicité non sponsorisée est explicite. Vous payez simplement pour un espace papier ou numérique sans les avantages du parrainage.

Listes de courrier électronique des salons professionnels et appel à l'action

Vous devez comprendre votre public et les participants à l'événement. La société hôte enverra généralement par courrier électronique une liste des exposants 30 jours avant l'événement. Cependant, la liste sera généralement limitée aux éléments suivants: prénom, nom de famille, nom de l'entreprise, titre du poste, ville et état. Les conditions que vous acceptez de respecter avec la société hôte incluront généralement la stipulation que vous (la société) n'enverrez pas de courrier électronique aux autres exposants. Mais il peut y avoir une mise en garde à l'accord si vous êtes une entreprise sponsor.

L'un des avantages d'être une entreprise de parrainage peut vous donner accès à un déploiement d'e-mail tiers avant la présentation. D'après mon expérience en tant que société de parrainage, nous avons eu la possibilité de fournir un texte d'e-mail et des liens vers une société tierce approuvée. L'entreprise avait accès aux adresses e-mail et déploierait deux e-mails en notre nom. J'ai travaillé en étroite collaboration avec l'entreprise pour planifier les dates et heures, et pour tester les e-mails sur plusieurs canaux pour m'assurer que le message fonctionnait comme une conception réactive pour différents appareils et pour différents navigateurs. J'inclurais une ligne d'objet, le corps de l'e-mail, un appel à l'action et un lien vers notre page de destination pour les deux e-mails.

L'objectif des deux e-mails était de rediriger le destinataire vers une page de destination spécifique sur notre site Web. La ligne d'objet a été conçue pour piquer l'intérêt du destinataire, afin qu'ils ouvrent l'e-mail. L'appel à l'action était une invitation à s'inscrire pour gagner un prix high-tech lors d'un dessin qui aurait lieu après le spectacle. Trois liens différents dans l'e-mail conduiraient le destinataire vers la page de destination du concours. Soumettre leurs informations, y compris leur adresse e-mail et leur numéro de téléphone, les inscrirait automatiquement à notre concours, et ils pourraient récupérer une carte Starbucks de 5 $ pendant les heures d'ouverture du hall d'exposition.

L'autre appel à l'action était une invitation à demander un rendez-vous au kiosque pendant les heures d'ouverture du hall d'exposition. La première année où j'ai utilisé cette tactique, nous avons reçu 24 demandes de rendez-vous. Au cours de la deuxième année, nous avons reçu 48 demandes de rendez-vous. Chaque matin de l'événement, j'ai envoyé des courriels personnalisés aux personnes qui avaient demandé des rendez-vous, en rappel de l'heure qu'elles avaient demandée. Nous avons eu une bonne performance les deux années, mais tout le monde ne s'est pas présenté comme prévu. Cependant, ces rendez-vous manqués ont été confiés à notre équipe commerciale pour faire un suivi, après le salon.

De nombreuses conférences ne partagent pas la liste de diffusion des participants

De nombreuses conférences utilisent un tiers pour déployer des e-mails sur la liste des participants. Pour envoyer un e-mail aux participants, vous devez généralement acheter un package de salon qui comprend l'avantage marketing par e-mail.

D'après mon expérience, vous (la marque) rédigerez l'e-mail et travaillerez avec le fournisseur de services de messagerie partenaire. Le partenaire proposera un ensemble de dates et d'heures pour déployer votre e-mail dans la liste des participants, fournisseurs et autres partenaires du salon.

Testez l'e-mail avant la date de déploiement

Tester votre e-mail est absolument essentiel. Certains des pires e-mails que j'ai reçus ont été envoyés via un partenaire, mais la marque n'a pas testé l'e-mail. J'ai reçu des e-mails commençant par;

- Chère, - Bonjour {First_Name}

ainsi qu'une foule d'autres catastrophes évitables de marketing par e-mail.

Mon meilleur conseil est de travailler avec le partenaire de messagerie et de tester minutieusement vos e-mails pour vous assurer que la marque est correctement représentée et prise au sérieux par le destinataire.

Utilisez une ligne d'objet de courrier électronique réfléchie et engageante

Le but de votre e-mail est d'amener d'autres participants à votre stand. Il existe différentes manières de les y amener, mais vous devez d'abord les amener à ouvrir votre courrier électronique.

Inclure un appel à l'action dans l'e-mail

Les concours sont un excellent moyen d'attirer les gens sur votre stand. Cependant, les concours attirent des personnes qui veulent simplement gagner un concours, vous devez donc être préparé pour cela.

Le premier objectif de votre e-mail est d'attirer le bon type de personnes sur votre stand. Le deuxième objectif de l'email est d'attirer des personnes pouvant être qualifiées en temps réel par les décideurs ou l'équipe commerciale. Les participants qualifiés sont ceux avec qui vous souhaitez faire un suivi très peu de temps après le spectacle, afin qu'ils se souviennent de vous et que vous puissiez approfondir la relation.

Garantie de salons professionnels et cadeaux de produits

Les supports imprimés sont chers et sont instantanément datés. Les seules personnes qui ont reçu une garantie imprimée sont celles qui se sont présentées à un rendez-vous ou ont demandé un rendez-vous lorsqu'elles se sont arrêtées au stand. Nous avons inclus un dossier contenant la brochure de l'entreprise, des livres blancs, des études de cas et une feuille avec l'équipe de direction. Nous leur avons également donné un très beau stylo Balmain de marque qui comprenait le logo de l'entreprise, le numéro de téléphone et le site Web. Nous leur avons également donné une clé USB correspondante. Nous avions d'autres articles à distribuer aux personnes qui voulaient simplement faire signer leur carte des sentiers. Chaque année, nous distribuons des dizaines de stylos de marque moins chers, des centaines de cartes Starbucks à 5 $ et des seaux de bonbons.

Le but est de ne donner des garanties imprimées qu'aux personnes réellement intéressées par la solution de l'entreprise. Sinon, tout ce matériel imprimé est jeté à la poubelle et prend de la place dans nos décharges. Le but des stylos moins chers était de donner aux visiteurs du stand quelque chose d'assez petit pour emporter chez eux, qui portait une marque et avait l'URL du site et le numéro de téléphone. L'article était quelque chose qu'ils pouvaient utiliser tous les jours et était assez agréable pour la maison ou le bureau.

Fonctions du personnel et taille de la cabine



Taille du stand	# Travailleurs de stand	Fonction
10 x 10	1-2	Ventes
10x30	2	Ventes
20x30	6-8	Ventes et Marketing

Leçons tirées de l'exposition

L'une des nombreuses leçons apprises est d'arrêter de faire ce que vous avez toujours fait si cela ne fonctionne pas. Évaluez le succès et les échecs de chaque salon professionnel et utilisez ces leçons pour déterminer s'il vaut la peine d'investir l'année suivante.

Essayez de nouvelles tactiques comme être un sponsor d'entreprise. Le parrainage coûte très cher, mais il peut offrir une visibilité et des avantages que vous n'aviez pas auparavant.

Ne donnez pas de documents imprimés à tout le monde, car tout le monde n'est pas un client potentiel.

Le suivi post-exposition est important. Vous rencontrerez des dizaines de personnes pendant le spectacle, alors assurez-vous de faire un suivi dans une semaine ou deux avant qu'ils ne vous oublient. Prévoyez du temps pour envoyer des e-mails aux clients et partenaires potentiels, ou effectuez un suivi par un appel téléphonique.

Et surtout, prenez quelques instants pour réfléchir à la parfaite exécution de l'événement avant de vous lancer dans la planification de l'année suivante.