Planifier et organiser des réunions: diplôme NVQ niveau 3 en commerce et administration

Passez en revue les aspects importants de la planification et de l'organisation des réunions dans cette unité.

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Introduction à cette unité

Cette unité est une unité optionnelle du groupe B au niveau 3 avec un total de 5 crédits. Cette unité aide un candidat à comprendre les dispositions et les actions nécessaires pour planifier et organiser des réunions, comment se préparer à une réunion, comment soutenir le déroulement d'une réunion et comment assurer le suivi d'une réunion.

Un exemple de déclaration personnelle a également été inclus pour cette unité!

1.1 Expliquer le rôle de la personne qui planifie et organise une réunion

Pour qu'une réunion se déroule efficacement, une bonne planification et une bonne préparation sont nécessaires. Ces deux étapes prennent beaucoup de temps.

Tenez compte des éléments suivants lors de la planification de la réunion:

• Découvrez les détails de base de la réunion: le type de réunion, le montant budgété qui peut être dépensé, le nombre de participants, le lieu où elle se tiendra et d'autres détails.
• Découvrez le but de la rencontre
• Découvrez le rôle de chaque personne présente de l'équipe.
• Organisez une liste de contrôle et mettez toutes les dates sur le calendrier, pour vous assurer que différentes réunions ou événements ne sont pas en conflit les uns avec les autres.
• Si des réunions doivent être planifiées périodiquement pour suivre les mesures prises, une réunion qui se répète tous les mois ou tous les quinze jours peut être inscrite sur le calendrier électronique

Tenez compte des éléments suivants lors de l'organisation de la réunion:

• Comprenez parfaitement le but de la réunion
• Découvrez les contraintes de temps des personnes qui seront impliquées dans la réunion, pour déterminer le meilleur moment pour tenir la réunion afin qu'elle n'entre pas en conflit avec d'autres rendez-vous.
• Choisissez un lieu facilement accessible par tous les participants.
• Planifiez la durée de la réunion, en tenant compte des visiteurs et du nombre de questions à discuter.
• Planifiez les rafraîchissements qui seront fournis et qui en sera responsable.
• Rassemblez les points de l'ordre du jour et préparez-les dans le format et dans l'ordre appropriés.
• Si les responsabilités doivent être réparties entre différentes personnes, faites une liste de ceux qui feront quoi!
• Assurez-vous que la personne qui anime la réunion sait ce qui doit être réalisé lors de la réunion et la durée prévue de la réunion.

1.2 Décrire les différents types de réunions et leurs principales caractéristiques

Il existe différents types de réunions. Les réunions diffèrent en ce qui concerne:

• Le nombre de personnes assistant à la réunion
• Le but de la réunion
• La taille de l'organisation
• La personne qui préside la réunion
• La durée de la réunion

Les types de réunions de base sont les suivants.

• Réunion permanente: Il s'agit d'une réunion qui a lieu sur une base régulière hebdomadaire ou bimensuelle avec le gestionnaire en ce qui concerne tout projet en cours. Ces réunions durent jusqu'à la fin du projet, et elles ont un format général pour l'ordre du jour et les procès-verbaux.
• Réunion thématique: Une réunion organisée pour discuter d'un sujet particulier lié au travail ou à un projet.
• Présentation: Une réunion qui se tient généralement pour informer l'équipe des changements apportés aux processus et procédures. Lors de cette réunion, il y a un ou deux présentateurs, et à la fin les participants ont la possibilité de poser des questions.
• Conférence: Une réunion organisée avec une planification et une structure considérables et animée par un président. Le nombre de participants dépend de l'objectif de la conférence.
• Réunion d'urgence: Une réunion qui s'est tenue tout d'un coup sans préavis pour faire face à toute crise interne ou externe à l'organisation. Tous les membres de l'équipe sont tenus d'assister à la réunion.
• Séminaire: Une réunion est organisée principalement à des fins éducatives et dirigée par des experts dans un domaine particulier.

1.3 Expliquer comment planifier des réunions qui répondent aux buts et objectifs convenus

Les réunions doivent être planifiées avec beaucoup d'attention et de détail, car elles jouent un rôle très important dans la réalisation des objectifs de l'organisation. Avant tout, préparez une liste de contrôle pour la réunion.

Liste de contrôle de la réunion:

• Vérifiez si des objectifs concrets et réalistes ont été fixés.
• Vérifiez si le lieu de la réunion est accessible à tous.
• Vérifiez si les dates et heures conviennent à tous les participants.
• Assurez-vous que le président est au courant de l'ordre du jour.
• Préparez un ordre du jour qui peut atteindre tous les objectifs.
• Vérifiez si l'ordre du jour est imprimé et prêt, les ressources sont prêtes pour la réunion et toutes les invitations ont été envoyées.
• Vérifiez si le président, le preneur de minutes et les présentateurs sont prêts et que les rafraîchissements sont tous préparés.

Planification: Planifiez la réunion avec le président et tous les participants, y compris le type de réunion, son objectif, le budget disponible, le nombre de participants, le lieu et d'autres détails de base.

Exigences relatives au lieu: Lorsque vous choisissez un lieu pour la réunion, examinez le but de la réunion et le nombre de participants, et si le lieu est bien accessible. Vérifiez auprès du lieu pour voir s'ils disposent de toutes les installations nécessaires pour la réunion. Informez également le président et les participants si nécessaire et obtenez des idées si nécessaire sur leurs attentes pour le lieu afin d'éviter les tracas ou les échecs de la réunion.

Participants et invitations cibles: répertoriez clairement les participants à la réunion et envoyez des invitations à la réunion. Demandez de quoi ils vont parler et de combien de temps ils auront besoin. De cette façon, vous pouvez calculer la durée de la réunion.

1.4 Expliquer le but de l'accord sur un mémoire pour la réunion

Un bref est une brève note de ce qu'est la réunion: le but, qui sera présent et pourquoi ils seront présents.

Un brief nous permet de nous concentrer sur les objectifs de la réunion et ses résultats, ce qui contribue à la constitution d'une équipe efficace.

Un bon mémoire doit être court, clair et ciblé, additionnant toutes les pensées qui doivent être transmises. Cela vous donnera une compréhension claire de ce que vous essayez de faire sans aucune confusion.

Le mémoire doit être très clair sur les objectifs de la réunion par rapport à l'entreprise.

La taille du lieu est une considération importante pour une réunion.

1.5 Expliquer comment identifier les lieux appropriés pour les différents types de réunions

Lors du choix d'un lieu pour la réunion ou la conférence, il y a quelques points à garder à l'esprit.

• Adéquation : vérifiez si le lieu est suffisamment grand pour accueillir tous les participants à la réunion.
• Lieu : assurez-vous que le lieu se trouve dans un endroit accessible à tous les participants à la réunion.
• Disponibilité : Vérifiez si le lieu est libre à la date demandée pour éviter toute déception à la dernière minute. Cela peut créer d'autres problèmes de ne pas savoir que le lieu n'est pas disponible une fois que toutes les dispositions ont été prises et que tous les participants sont arrivés.
• Taille : vérifiez si le lieu peut accueillir tous les participants et les ressources dont ils auront besoin, et si de l'aide est disponible pour utiliser les ressources nécessaires.
• Installations : Vérifiez le lieu pour voir si vous pouvez y tenir la réunion sans aucun problème pour utiliser les ressources.
• Coût : Vérifiez également si le lieu s'inscrit dans le budget et s'il est rentable.

1.6 Décrivez les types de ressources nécessaires pour différents types de réunions

Voici quelques-unes des ressources de base requises pour une réunion.

• Matériel d'écriture: pour prendre des notes lors de la réunion.
• Rétroprojecteur: pour démontrer ou afficher des documents ou des diapositives.
• Tableau sec: Cela aide la personne qui fait la démonstration à écrire clairement des choses ou des idées pour les participants, de sorte qu'il n'y ait aucun doute.
• PC / ordinateur portable: ils sont utilisés en conjonction avec le rétroprojecteur pour afficher des diaporamas ou des documents.
• Imprimés d'information pour les autres participants: ils incluent les ordres du jour et autres documents dont les participants pourraient avoir besoin pour suivre la réunion sans aucun problème.

1.7 Décrire les principaux points qui devraient être couverts par un ordre du jour et des documents de réunion

L'ordre du jour est préparé avant la réunion et est envoyé à tous les participants. C'est une liste de sujets qui seront proposés pour discussion.

Un agenda doit inclure:

• une brève description des objectifs de la réunion
• une liste des sujets à traiter
• une liste indiquant qui abordera chaque sujet et pendant combien de temps.
• L'heure, la date et le lieu de la réunion et toute information de base que les participants devront connaître pour tenir une discussion éclairée sur le sujet de la réunion.

Les documents de la réunion sont un compte rendu de

• ceux présents
• l'heure de début et de fin de la réunion
• tous les sujets abordés; rien ne doit être oublié.

1.8 Expliquer l'objectif de répondre aux besoins et exigences particulières des participants, et leur fournir les informations nécessaires à la réunion

Un organisateur de réunion devra s'assurer que les besoins de tous les participants sont satisfaits. Soyez toujours préparé, si vous avez reçu quelque chose de spécifique. Si vous planifiez une conférence téléphonique, assurez-vous de le faire à l'avance. Vous pourriez être invité à apporter de la nourriture ou des boissons.

• Si vous assistez simplement à la réunion, vous devez apporter au moins deux stylos et suffisamment de papier pour prendre des notes.
• Si vous êtes responsable de l'organisation de la nourriture et des boissons pour les participants, vérifiez si l'un des participants a des exigences alimentaires particulières.
• Si la chaise ou le haut-parleur doit utiliser un ordinateur portable et un projecteur, assurez-vous qu'ils sont installés et prêts.
• Si un participant est physiquement handicapé et nécessite des dispositions d'accès spéciales, assurez-vous qu'il y a des installations pour cette personne dans le lieu.
• Vérifiez auprès du lieu la date et l'heure de la réunion et si le lieu sera disponible pendant toute la durée.
• Si les participants ont besoin de l'adresse et des directions, assurez-vous qu'ils reçoivent les détails par e-mail bien à l'avance.

Tenez tous les participants externes informés de l'objectif de la réunion et des affectations individuelles.

1.9 Décrivez les exigences en matière de santé, de sûreté et de sécurité à prendre en compte lors de l'organisation de réunions

La santé, la sûreté et la sécurité sont les facteurs les plus importants à prendre en compte lors de la tenue d'une réunion.

• Vérifiez si le lieu est une structure sûre pour le type de réunion qui a lieu.
• Vérifiez que les fils électriques sont correctement fixés et ne traînent pas sur le sol.
• Assurez-vous que l'équipement à utiliser, comme les ordinateurs portables et les OHP, est en bon état de fonctionnement et a réussi les tests TIC pour éviter les problèmes de sécurité.
• Assurez-vous que les documents confidentiels apportés à la réunion ne sont pas laissés pour compte et sont rapportés en toute sécurité. Assurez-vous également que seules les personnes autorisées ont accès à ces documents.

1.10 Expliquer le but et les avantages du briefing du président avant une réunion

Le président de la réunion doit être informé de la réunion afin de savoir à quoi s'attendre lors de la réunion. Certains présidents ont beaucoup de travail sur leur calendrier et ne peuvent donc pas accorder toute leur attention à un projet ou à un domaine. La personne responsable du briefing du président est la personne responsable du bon déroulement de la réunion.

1.11 Expliquer le but d'accueillir et de fournir des rafraîchissements appropriés aux participants

Le but d'accueillir et de fournir des rafraîchissements appropriés aux participants est de les faire se sentir bienvenus et détendus, et de les mettre de bonne humeur à être attentifs et à participer. Des rafraîchissements appropriés empêchent également les gens de se sentir fatigués.

1.12 Décrire les types d'informations, de conseils et de soutien qui peuvent être nécessaires lors d'une réunion

Le type de soutien le plus évident que l'on pourrait vous demander de fournir prend quelques minutes. Vous pouvez être invité à fournir un ordre du jour et d'autres documents justificatifs. D'autres types d'informations et d'assistance peuvent inclure des ressources informatiques telles qu'un projecteur, des ordinateurs portables ou même de la nourriture et des boissons.

1.13 Décrire les types de problèmes qui peuvent survenir lors d'une réunion et comment les résoudre

Plusieurs problèmes peuvent survenir lors d'une réunion. Ils peuvent provenir des personnes participant à la réunion ou des ressources utilisées lors de la réunion.

Problèmes dans les TIC

Un ordinateur portable ou un projecteur utilisé pour la réunion peut ne pas fonctionner correctement en raison d'un conflit avec le logiciel. La plupart du temps, le problème est l'absence de connexion à l'intranet. De tels problèmes ne peuvent être résolus que si l'on dispose des droits administratifs pour apporter des modifications au système. Sinon, il faut demander conseil à un technicien informatique.

Problèmes avec les participants

En dehors de cela, des conflits peuvent surgir lors de réunions. Les types de conflit dans les réunions d'affaires peuvent inclure:

• Différences professionnelles: elles résultent de divergences d'opinions. Lorsque ces différences ne sont pas résolues, elles peuvent gâcher les relations de travail.
• Luttes de pouvoir et problèmes de personnalité: ils surviennent lorsque des individus ou des groupes ne s'aiment pas. Ils découlent de la personnalité des gens plutôt que de conflits de travail.

Résoudre les conflits

Voici quelques approches et techniques que vous pouvez utiliser pour résoudre les conflits.

Les conflits peuvent concerner:

• Désaccords sur les charges de travail
• Différences d'opinion
• Désaccords sur les pauses déjeuner, les congés annuels, les vacances, etc.
• Différences concernant les différentes méthodes de travail.

Les conflits peuvent être résolus des manières suivantes:

• Des discussions en face à face doivent être menées dans lesquelles les gens écoutent clairement. Celles-ci sont nécessaires pour comprendre le problème en détail et également pour connaître la gravité du problème
• Les rotas peuvent être modifiés ou modifiés pour répondre aux besoins et pour résoudre tout conflit
• Lorsque de simples discussions en face à face ne résolvent pas les conflits, la direction doit s'impliquer.
• Des procédures de réclamation doivent être menées si le problème est grave et que la personne concernée souhaite mener une procédure de réclamation concernant le conflit.

1.14 Expliquer ce qui devrait être inclus dans un compte rendu d'une réunion et l'objectif de s'assurer que le dossier est exact et approuvé

Le procès-verbal doit contenir toutes les informations concernant les décisions prises lors d'une réunion et les mesures à prendre dans un certain laps de temps. Lorsque les décisions sont enregistrées, cela permet à toutes les personnes impliquées de garder les choses sur la bonne voie et leur rappelle ce qu'elles doivent faire. Tous les doutes ou confusions qui surgissent après la réunion peuvent être clarifiés en se référant et en parcourant le procès-verbal.

Les procès-verbaux doivent être clairs et concis. Le rapporteur doit être préparé avant la réunion, être attentif et alerte pendant la réunion et rédiger le compte rendu après la réunion.

Avant la réunion

Le preneur de minutes ne doit pas être un participant actif à la réunion car il peut être difficile de gérer les deux tâches. Créez un modèle pour enregistrer le compte rendu de votre réunion et assurez-vous de laisser un espace vide pour enregistrer vos notes. Incluez les informations suivantes:

• Date et heure de la réunion
• Le but de la réunion
• Le responsable de la réunion ou le nom du président
• Éléments d'action attribués
• Décisions prises
• Les actions à entreprendre
• Tout autre problème
• Date de la prochaine réunion

Avant la réunion, rassemblez autant d'informations que possible auprès de l'organisateur. Demandez une liste des participants, ainsi que des informations sur le but de la réunion.

Décidez comment vous souhaitez enregistrer vos notes. Si vous n'êtes pas à l'aise avec votre stylo et votre bloc-notes, essayez d'utiliser un magnétophone.

Pendant la réunion

Lorsque les personnes entrent dans la salle, cochez leurs noms sur votre liste de participants ou notez les noms lorsque les personnes entrent dans la salle de réunion. S'il y a de nouvelles personnes que vous ne connaissez pas, demandez au président ou à la personne elle-même de les présenter à l'équipe. Il est également bon de présenter toutes les personnes présentes, car les visiteurs ou certains participants peuvent ne pas savoir qui est présent à la réunion. Les présentations vous aident également à noter dans le procès-verbal qui a été chargé de faire quoi.

Le preneur de minutes doit être un auditeur très attentif, ne pas détourner l'esprit vers autre chose, afin d'écrire les notes avec précision. Si vous ne comprenez pas exactement quelle décision a été prise ou quelle action a été assignée, demandez au responsable de la réunion de clarifier.

Après le meeting

Après la réunion, parcourez les notes et ajoutez tous les points supplémentaires qui ont été laissés de côté, clarifiant les doutes sur place pour ne pas perdre de vue ce qui a été discuté lors de la réunion. Tapez vos notes dans le modèle que vous avez créé avant la réunion, cela rendra les notes plus faciles à lire et à utiliser pour tout le monde.

Lorsque vous rédigez vos notes:

• Numérotez les pages au fur et à mesure pour ne pas être confus plus tard.
• Concentrez-vous sur les actions, pas sur la discussion.
• Soyez objectif.
• Si vous avez besoin de vous référer à d'autres documents, joignez-les en annexe ou indiquez où ils se trouvent.
• Lorsque vous avez terminé de taper le procès-verbal, demandez au président de la réunion d'examiner le document pour les erreurs.

Un bon compte rendu garantit que les décisions et les actions résultant d'une réunion ne sont ni perdues ni oubliées. Ils servent également de registre pour de futures références, et sont donc des documents importants pour le bon fonctionnement de l'organisation.

1.15 Expliquer comment enregistrer les actions et assurer le suivi si nécessaire

Toute action discutée lors d'une réunion doit être enregistrée sur-le-champ. Les actions à suivre peuvent impliquer un individu ou l'équipe dans son ensemble. Donc, avant la prochaine réunion d'équipe, si le suivi a quelque chose à voir avec vous ou votre équipe, assurez-vous qu'il est complet. S'il s'agit d'une équipe différente ou d'une personne d'une organisation extérieure, poursuivez par téléphone ou par e-mail pour voir si la tâche a été suivie.

1.16 Expliquer l'objectif de la collecte et de l'évaluation des commentaires des participants à la réunion

La rétroaction est le reflet de la performance des individus dans l'équipe. Chaque personne dans une équipe travaille différemment. De notre point de vue, une situation peut sembler correcte, mais nous devons aussi voir les choses du point de vue de l'observateur. Les commentaires permettent de comprendre le point de vue des autres sur notre façon de travailler.

Les commentaires peuvent être positifs, négatifs ou neutres.

La rétroaction peut être fournie de différentes manières, et il est important de prêter attention à autant d'entre elles que possible. Les commentaires expriment la façon dont les gens voient notre façon de travailler et comment elle peut être améliorée. Tous les commentaires ne sont pas nécessairement exacts.

Le but de la collecte et de l'évaluation des commentaires d'une réunion est:

1. Parce qu'une organisation travaille pour ses clients, le service client est très important pour le bon fonctionnement de l'organisation. Nous devons donc écouter les commentaires pour améliorer le service client.

2. Obtenir des commentaires vous aide à faire la distinction entre ce qui est bien et ce qui ne va pas. Vous apprenez également à savoir ce qui est nécessaire ou essentiel et ce qui ne l'est pas, vous aidant ainsi à améliorer votre efficacité.

3. Nous vivons dans une communauté qui a des cultures et des croyances différentes. Ainsi, collecter des commentaires vous aide à améliorer votre travail avec la communauté diversifiée.

4. Nous travaillons avec des personnes ayant des personnalités, des relations et des personnages différents dans la communauté. Obtenir des commentaires nous aide à travailler efficacement d'une manière qui convient à chaque personne de la communauté.

5. Les commentaires vous indiquent si votre façon de travailler est réussie ou non. Cela vous aidera également à envisager d'autres moyens d'améliorer vos performances.

6. Grâce à la rétroaction, nous apprenons à savoir si nous avons blessé quelqu'un, ou si quelqu'un se sent mal à l'aise ou si nous ne respectons personne. Nous pourrions le faire sans le vouloir, alors les commentaires nous aident à identifier ces erreurs.

7. La rétroaction nous aide à nous concentrer sur ce dont les participants à une réunion ont besoin plutôt que sur ce dont nous avons besoin.

En utilisant les commentaires des participants:

1. Nous pouvons utiliser les commentaires pour mieux comprendre les besoins de la communauté.

2. Nous pouvons l'utiliser pour comprendre les changements dans la communauté.

3. Nous pouvons l'utiliser pour améliorer le programme lui-même.

4. La rétroaction aide à développer une culture organisationnelle qui englobe et applique ce qui a été obtenu des autres.

1.17 Décrire comment convenir de points d'apprentissage pour améliorer l'organisation des futures réunions

Notez les problèmes que vous rencontrez lors des réunions et discutez-en avec les responsables. Ainsi, les gens peuvent décider comment traiter ces problèmes à l'avenir.

Les problèmes doivent être résolus car ils affectent tous les participants et visiteurs d'une réunion. Si aucune mesure n'est prise, les problèmes non résolus peuvent nuire au bon fonctionnement de l'organisation.