Table des matières:
- Comment nous demandons des produits et services
- Suivi et évaluation des commandes
- Comment nous nous assurons d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix en services et produits
- Révision et liaison avec les fournisseurs et les prestataires de services
Pour gérer efficacement les entreprises et l'organisation, tous les produits et services doivent être en place au bon moment. Chaque entreprise a son propre fournisseur. Ils recueillent des informations sur les fournisseurs et les produits à travers diverses sources. Notre organisation utilisait __________ (supprimé à des fins de confidentialité) pour commander des articles de papeterie dans le passé, et a récemment déménagé à _______________ (supprimé à des fins de confidentialité) , car ils l'ont trouvé plus rentable. Les coûts des produits sont comparés et un devis global obtenu des fournisseurs. L'entreprise qui offre la meilleure offre et la qualité est choisie pour les services.
Nous appelons les fournisseurs et, si possible, organisons une visite chez le fournisseur pour voir la qualité du service qu'ils fournissent. Notre société prend des services à partir de _____________ (supprimé à des fins de confidentialité) . Donc, généralement, une visite est organisée pour vérifier si elles sont conformes à toutes les politiques et procédures, et aussi si ce sera un endroit plus sûr et meilleur pour le client. Nous vérifions également les devis pour trouver la meilleure qualité et le meilleur service.
Comment nous demandons des produits et services
Après avoir choisi le fournisseur, nous continuons à prendre des services de leur part. Chaque mois, les commandes sont passées selon les exigences pour les articles fixes et tous les jours pour les autres services. Lors d'une demande de service ou de produit, nous nous assurons de spécifier très clairement les besoins et les spécifications. Nous notons le nom du produit, un code si disponible, la quantité et les coûts. Cela n'est possible que si je connais les produits et services.
Lors de la sélection des produits et services, mon chef de bureau assure la liaison avec les fournisseurs et obtient des devis de divers fournisseurs. Les fournisseurs fournissent également des échantillons de produits que nous pouvons vérifier pour voir la qualité. Après des recherches approfondies sur les coûts et la qualité, mon chef de bureau décide de l'entreprise avec laquelle aller et reçoit des services de leur part.
La qualité est très importante lors du choix des services et des produits. Il doit répondre aux attentes des clients. La manière dont ces services profiteront aux employés est également tout aussi importante.
Une autre chose importante à garder à l'esprit est d'acheter uniquement les produits dont nous avons besoin, en gardant à l'esprit les exigences des clients et des employés. Sinon, l'argent dépensé pour les articles indésirables deviendra un gaspillage. Une planification claire aide à économiser le budget.
Lors de la recherche de fournisseurs et de produits, le chef d'entreprise se met en rapport avec les différents fournisseurs pour obtenir le meilleur devis. Cela aide l'organisation à économiser de l'argent et à respecter son budget.
Lors de la liaison avec les fournisseurs, tout le monde s'assure de maintenir son professionnalisme, d'effectuer les paiements à temps et de suivre les commandes et les livraisons. Nous nous assurons de passer la commande bien à l'avance et de donner au fournisseur suffisamment de temps pour livrer les produits ou services à temps.
La commande, la réception et tout ce qui concerne la fourniture et la réception de biens et de services appartiennent à ce qu'on appelle une chaîne d'approvisionnement. La chaîne d'approvisionnement commence des matières premières utilisées pour fabriquer le produit, jusqu'au produit livré pour le consommateur, y compris tout le monde, comme le grossiste, le détaillant, etc. Donc, tout le monde inclus dans cette chaîne est responsable de la performance et de la qualité.
Lors de la commande de produits, je prends le plus grand soin de m'assurer de fournir des détails clairs sur les produits dont j'ai besoin, notamment le code, la taille, la couleur et d'autres détails requis. Je vérifie que tous les articles commandés sont nécessaires et qui en a besoin. Je priorise la commande en fonction des besoins et ne commande que l'essentiel. Je les fais ensuite autoriser par mon manager. Je passe des commandes en utilisant un système appelé ____________ (supprimé à des fins de confidentialité) . Les commandes sont passées via le catalogue du fournisseur qui est déjà disponible sur le système. Une fois que nous recevons les commandes, elles sont soigneusement vérifiées par rapport à la facture pour voir que nous avons reçu tous les articles conformément à la facture, puis le reçu est signé. Aussi, je réceptionne ensuite la commande le ____________ (supprimé à des fins de confidentialité) afin d'alerter l'équipe des paiements que nous avons reçu la commande. Le système génère un numéro de bon de commande. J'écris ensuite le numéro du bon de commande sur la facture et je les poste à l'équipe des paiements, qui débloque les paiements au fournisseur.
Suivi et évaluation des commandes
Les commandes passées sont surveillées afin de garder une trace de ce qui se passe. Les commandes sont surveillées pour une livraison rapide et une qualité pour éviter que des problèmes ne surviennent. Les commandes d'équipements ICT sont effectuées via notre service desk ICT, et chaque produit, de la commande à la livraison, est suivi.
Les commandes et les services sont également évalués chaque mois pour vérifier s'ils sont conformes à la qualité et aux performances requises. Cela aidera également à améliorer les performances et à trouver des moyens d'améliorer les performances, car cela n'affectera pas un individu, mais l'équipe et l'organisation.
Une fois le suivi et l'évaluation terminés, il peut être utilisé pour améliorer l'efficacité des procédures impliquées. Il peut être amélioré en choisissant la bonne entreprise et en utilisant le bon système de commande. J'ai toujours une liste d'articles que je dois commander. J'envoie également un e-mail à l'équipe pour lui demander leurs exigences, puis je les rassemble et les mets sur la commande. Si je ne reçois pas la commande à temps, je prends contact avec mon responsable de bureau qui à son tour la poursuit avec le fournisseur. Lorsque la commande est reçue, je la réceptionne sur le système, afin que le fournisseur soit payé à temps.
Comment nous nous assurons d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix en services et produits
Nous travaillons en équipe pour obtenir un meilleur rapport qualité-prix pour les services que nous fournissons et recevons. Un meilleur rapport qualité-prix consiste à avoir le bon produit de qualité à un prix moins cher. Pour y parvenir, nous devrons négocier avec les fournisseurs ou prestataires de services, nous évitons les achats inutiles. Nous passons des commandes groupées lorsque cela est nécessaire car cela économise du temps et de l'argent. Pour maintenir tout cela, nous entretenons de bonnes relations avec le fournisseur.
Je me souviens avoir été en liaison avec un ____________ (retiré à des fins de confidentialité) 3 semaines avant en essayant de ______________ (supprimé à des fins de confidentialité) pour un client. Le _______________ (supprimé à des fins de confidentialité) m'a informé qu'il ne serait pas en mesure de fournir le service car il ne savait pas si quelqu'un avait besoin de ce service. Je les ai immédiatement informés de la perte pour notre organisation, si ce client n'a pas ___________ (retiré à des fins de confidentialité) . Notre organisation paiera de l'argent pour le service, sans que personne ne l'ait eu, car ils sont __________ (supprimés à des fins de confidentialité) . La dame au téléphone a eu un mot avec son directeur et a accepté de suivre ce que je demandais. C'est une façon d'économiser de l'argent pour l'organisation.
Les employés travaillant pour notre organisation ne sont pas autorisés à accepter des cadeaux ou des invitations sans autorisation ou divulgation. La politique stipule que « ___________________ (supprimé à des fins de confidentialité) ». Si un employé ne suit pas les politiques et procédures de l'organisation, il sera pris des mesures formelles et cela pourrait même entraîner un licenciement, car il s'agira d'une faute grave.
Nous recevons toujours des communications des fournisseurs de services concernant les nouveaux services qu'ils fournissent. Ils nous envoient des brochures mises à jour que nous remettons aux clients qui en ont besoin. Toute communication que je reçois est en cascade avec l'équipe et tout autre département qui, selon moi, en aura besoin.
Lors de la passation de commandes, j'ai une limite d'autorisation de ______________ (supprimée à des fins de confidentialité) . De plus, lorsqu'une facture est reçue pour un montant ou un service plus important, ou lorsqu'une commande doit être passée pour un montant plus élevé, je la parcoure et vérifie si c'est quelque chose dont nous avons vraiment besoin, puis je passe la commande..
Lors de la commande de produits, je m'assure que nous obtenons ce que nous voulons. Par exemple, lors de la commande d'un télécopieur, j'ai négocié avec mon responsable et mon équipe ICT, une machine chère, car une machine moins chère consommait trop d'encre ou de rubans, coûtant plus cher, alors qu'une machine coûteuse consommait moins d'encre. J'ai avancé l'argument de dépenser une fois, puis d'économiser de l'argent par la suite, plutôt que d'acheter une machine bon marché sur laquelle nous devrons dépenser de l'argent à chaque fois.
Lors de la commande de produits et de services, je m'assure de suivre et de respecter les politiques et procédures de l'organisation. Je m'assure que les factures que je reçois sont des factures authentiques et originales et non des copies de factures. Je commande des produits uniquement avec les entreprises avec lesquelles nous sommes sous contrat et autorisés à passer commande.
Lorsque je communique avec ____________ (supprimé à des fins de confidentialité) pour fournir des services aux clients, lorsqu'il n'y a pas de ___________ (supprimé à des fins de confidentialité) disponible, je conseille à l'équipe de demander ___________ (supprimé à des fins de confidentialité) . De cette façon, nous utilisons l'argent que nous avons payé, ne laissant pas nos services inutilisés, ne gaspillant ni ne perdons ainsi d'argent.
Révision et liaison avec les fournisseurs et les prestataires de services
Lors du choix des fournisseurs de papeterie ou de services de soins, les gestionnaires et les personnes âgées se rencontrent et, si nécessaire, organisent des visites chez les fournisseurs de services pour voir s'ils sont assez bons pour les clients, puis conviennent d'un contrat de services. Lors de la commande de papeterie, j'accepte les produits qui tomberont dans ma limite d'autorisation et je m'assure toujours de commander les produits requis et non ceux que je souhaite. Lorsqu'elle dépasse ma limite, je prends conseil auprès de ma responsable et je lui explique pourquoi c'est important avant de passer la commande.
Lors de la liaison avec les prestataires de services, je maintiens le professionnalisme. Je négocie les services dont nous avons besoin afin que nous puissions faire le meilleur pour nos clients. Comme expliqué ci-dessus, j'ai parlé aux foyers pour éviter la perte d'argent pour notre organisation, qui relève de mon autorité.
Lorsque des services sont fournis aux clients, j'envoie des contrats qui sont un contrat entre le fournisseur de services, le client et notre organisation. En tant qu'organisation, nous nous assurons que nous respectons tous ce qui est signé dans le contrat. Les services fournis sont toujours surveillés et des examens sont effectués pour s'assurer qu'ils respectent les contrats et les lois des organisations. Tous les problèmes qui surviennent sont soumis à la haute direction et des discussions sont prises et des décisions sont prises en tenant des réunions urgentes.
Des examens sont effectués périodiquement pour discuter des prestataires de services. Les problèmes qui surviennent sont pris au sérieux et les services reçus sont temporairement ou définitivement suspendus en tenant compte du bien-être des clients.