NVQ niveau 3: résoudre les problèmes commerciaux dans les affaires et l'administration

Schéma du processus de résolution de problèmes

Par Marcel Douwe Dekker (Travail personnel), vi

Chaque entreprise et entreprise a des problèmes. La différence entre une entreprise qui réussit et qui ne réussit pas réside dans la façon dont ils réagissent aux problèmes et les traitent afin qu'ils ne se reproduisent plus. Nous chercherons à comprendre les problèmes commerciaux et leurs causes, à comprendre les techniques de résolution des problèmes commerciaux, à comprendre les facteurs qui influencent les solutions aux problèmes commerciaux et à comprendre comment évaluer les approches pour résoudre les problèmes commerciaux.

Cet article a été rédigé pour aider les candidats qui souhaitent obtenir leur diplôme NVQ niveau 2 ou niveau 3 en commerce et administration. Il s'agit d'une unité de niveau 3 avec une valeur de crédit de 4.

Il y a sept résultats d'apprentissage dans cette unité.

1. Comprendre les problèmes commerciaux et leurs causes (1.1 à 1.3)

2. Comprendre les techniques de résolution des problèmes commerciaux (2.1 à 2.5)

3. Comprendre les facteurs qui influencent les solutions aux problèmes commerciaux (3.1, 3.2)

4. Comprendre comment évaluer les approches pour résoudre les problèmes commerciaux (4.1, 4.2)

5. Être capable de reconnaître et d'analyser les problèmes commerciaux (5.1 à 5.5)

6. Être capable de planifier et de mettre en œuvre sa propre solution au problème commercial (6.1 à 6.9)

7. Être capable d'évaluer sa propre solution au problème commercial (7.1 à 7.3)

Les acquis d'apprentissage 1, 2, 3 et 4 seront évalués en fonction des connaissances et de la compréhension; J'ai noté ici les informations basées sur les connaissances pour les 4 premiers résultats d'apprentissage uniquement. Les acquis d'apprentissage 5, 6 et 7 seront évalués en observant la capacité du candidat à résoudre des problèmes commerciaux. Cela peut se faire par l'observation de votre performance sur le lieu de travail, la preuve des problèmes résolus, l'examen des produits du travail, des interrogatoires, des discussions professionnelles, des témoignages de collègues ou de gestionnaires, des déclarations personnelles et d'autres preuves.

Remarque : Sur une note aimable, veuillez noter les résultats fondés sur les connaissances qui les relient à votre domaine de travail en citant des exemples et des expériences chaque fois que vous le pouvez. Veuillez ne pas re-présenter ce qui est publié ici. Merci. Bonne chance!

Comprendre les problèmes commerciaux et leurs causes

Dans cette section, nous examinerons les moyens de reconnaître les problèmes commerciaux lorsqu'ils existent, les moyens d'identifier les causes de ces problèmes commerciaux et également les moyens d'analyser les problèmes commerciaux.

1.1 Décrire les moyens de reconnaître l'existence d'un problème commercial

Les problèmes dans les entreprises existent dans toutes les petites et grandes entreprises / organisations, mais toutes les organisations ne les reconnaissent pas et ne les résolvent pas. La résolution des problèmes commerciaux est une partie très importante d'une entreprise et elle joue un rôle très important pour la réussite d'une entreprise.

Résolution de problème

kent.ac.uk

Les problèmes peuvent commencer à un niveau de risque plus faible, rester sans être identifiés pendant un certain temps et devenir très risqués. Les problèmes peuvent survenir tout d'un coup sans avertissement ou peuvent se développer lentement sur une période de plusieurs jours, semaines ou mois. Parfois, ce que nous pensons être un problème peut ne pas être du tout un problème. Afin d'éviter toutes ces situations, chaque entreprise ou organisation doit disposer de méthodes ou de moyens permettant de reconnaître ou d'identifier tout problème commercial.

Les rapports de gestion et les indicateurs de performance sont des données importantes qui aident à reconnaître les problèmes commerciaux. Les indicateurs de performance sont notés par rapport à une valeur attendue standard et il prévoit une mesure de la qualité du service, les coûts, la rapidité du service, la satisfaction du client, la perte et le profit et de nombreux autres facteurs. La variation de ces indicateurs vers un côté négatif vous avertira et vous aidera à reconnaître les problèmes commerciaux. Certains problèmes peuvent être temporaires et n'être qu'un problème ponctuel, tandis que d'autres peuvent commencer à un niveau inférieur et devenir très risqués.

Les problèmes commerciaux peuvent parfois être également observés à travers des observations et des expériences personnelles. Les commentaires des clients et des employés jouent un rôle important dans l'identification ou la reconnaissance des problèmes commerciaux.

Il existe plusieurs façons de reconnaître les problèmes commerciaux et chaque entreprise a sa propre façon de reconnaître les problèmes. Voici quelques-unes des façons dont les problèmes commerciaux peuvent être reconnus:

La première et la plus importante question à examiner est celle des objectifs de l'organisation. Les objectifs ne doivent pas être simplement fixés aveuglément ou simplement fixés, mais ils doivent suivre l' objectif SMART (S pecific M easurable A tainable R ealistic T imely). Ils doivent être précis avec un calendrier clair, sans lequel cet objectif ne pourra jamais être atteint. Par exemple, mettre à niveau un logiciel existant. Cela ne doit pas être défini comme cela, mais au lieu de cela, des caractéristiques spécifiques pour la mise à niveau doivent être définies, des enquêtes sur ce qui sera nécessaire pour atteindre cet objectif, le délai dans lequel cet objectif doit être atteint et ses résultats réalistes sont être fixé pour le but.
Les retours ou enquêtes ou questionnaires sont un moyen de collecter des statistiques de performance et des problèmes commerciaux auprès des employés. Cela aidera également à identifier les problèmes de gestion. Un point important à retenir ici est que la performance des managers n'est pas basée sur les bénéfices qu'ils réalisent, mais dépend également de la manière dont ils traitent les employés et de leur accessibilité.

De nombreux problèmes commerciaux peuvent être corrigés si les employés sont appréciés et bien traités en appréciant leur travail, en leur rappelant leur importance et en leur aidant, en accordant du crédit au besoin, en les encourageant et en interagissant avec eux.
Des réunions doivent être organisées fréquemment pour analyser et discuter des problèmes rencontrés au sein de l'entreprise et des départements. Cela peut être utilisé comme une occasion de discuter des objectifs, de fixer des objectifs et de suivre les progrès et d'établir des plans futurs.
Recherchez les problèmes de trésorerie. Si les flux de trésorerie ne sont pas maintenus, cela peut bloquer le développement et le flux normal de l'entreprise.
Vérifiez les chiffres de stock. Il est bon de vérifier s'il y a un excédent de stocks, de vérifier que vous avez le bon nombre d'employés, ni plus ni moins.

La prochaine étape consiste à vérifier les finances. Vérifiez que les déclarations sont exactes et complètes, sinon elles peuvent être dangereuses pour la performance de l'entreprise. Vérifiez les dépenses et identifiez les dépenses nécessaires et inutiles ( éliminez les dépenses inutiles ).
Regardez le côté marketing de l'entreprise pour voir si cela est fait et fait de la bonne manière. Comparez les produits et services et leurs coûts avec des organisations voisines ou des concurrents, ne sacrifiez pas la qualité.
Vérifiez que les processus de recrutement disposent de tous les documents formels et juridiques avec des lignes directrices et des informations sur les politiques d'embauche, les normes de travail, l'éthique du travail, la discipline, la paie et tout ce qui est pertinent. Cela aidera l'entreprise lorsque les employés iront en justice pour poursuivre l'entreprise ou le directeur pour tout problème.
Vérifiez que vous disposez de toutes les technologies pour effectuer les tâches au mieux et il est toujours préférable de rester au fait des dernières technologies.

Bien que tout ce qui précède soit des moyens de reconnaître les problèmes dans une entreprise, on peut éviter les problèmes en les parcourant quotidiennement, plutôt que de les empiler pour être traités plus tard. Entrez dans chaque détail, définissez des priorités et continuez à travailler vers l'objectif.

1.2 Expliquer comment identifier les causes possibles des problèmes commerciaux

Une fois que vous avez identifié les problèmes commerciaux, l'étape suivante consiste à identifier les causes de ces problèmes. Ce n'est qu'alors que nous pourrons rectifier ou résoudre les problèmes. Les causes des problèmes commerciaux peuvent être nombreuses, telles que le manque d'organisation, une mauvaise gestion, une mauvaise planification, des objectifs irréalistes, des stratégies faibles, le mécontentement des employés, une mauvaise gestion des finances, le non-suivi du flux commercial, etc.

Certains exemples d'indicateurs d'un problème commercial sont la baisse des bénéfices, le départ des clients, pas de nouveaux clients, pas de nouveaux objectifs, les employés quittant ou insatisfaits, le manque de ventes, etc. produits de mauvaise qualité, prix trop élevé, manque de technologie, vieux systèmes, mauvais entretien, etc. Dans toutes ces situations, «pourquoi» est le mot à rechercher. Vous devez découvrir pourquoi ce problème est survenu et cela vous aidera à identifier les causes des problèmes. Utilisez des organigrammes ou des histogrammes pour noter le processus d'analyse.

Résolution de problème

Teachengineering.org

Identifier les nombreux ou certains problèmes ne peut pas toujours être une tâche facile, car certains problèmes peuvent exister depuis longtemps, certains peuvent être cachés et difficiles à identifier, certains peuvent être dus à des facteurs externes à l'organisation et certains auraient été des problèmes qui existait depuis le début et aurait toujours été comme ça, « Toujours un problème ».

Voyons comment ces causes peuvent être identifiées. Certaines des façons dont les problèmes commerciaux peuvent être identifiés sont:

Vérifiez d' abord la direction et les personnes impliquées, car une mauvaise gestion peut être à l'origine de nombreux problèmes commerciaux. Rassemblez tous les rapports de gestion qui prévoient des informations relatives à l'entreprise et à ses finances.

Recherchez toutes les stratégies qui ont été utilisées pour améliorer ou même gérer l'entreprise. Vérifiez s'il y a eu des résultats positifs et sinon, vérifiez ce qui a été fait pour les rectifier.
Regardez tous les plans d'affaires, comment ils sont établis et ce qui est fait pour mettre en œuvre les plans. Vérifiez comment fonctionnent les plans, qui est impliqué et leur contribution à l'entreprise.
Vérifiez les stratégies de marketing, les méthodes et ce qui a été réalisé.
Vérifiez les états financiers, les dépenses, les revenus, les bénéfices et comment l'entreprise s'est améliorée ou a décliné au cours des derniers mois ou années. Vérifiez les raisons de ce changement.

Vérifiez toutes les politiques, procédures et législations pertinentes pour l'entreprise, ses employés et ses clients. Voyez s'ils sont tous à jour et qu'ils respectent les lois. Les politiques et les contrats doivent être là et tenus à jour à tout moment.
Un autre facteur important est de se pencher sur la gestion du personnel, le comportement du personnel, la façon dont il est traité, son degré de satisfaction et sa progression dans sa carrière. De plus, tout en travaillant à l'atteinte des objectifs, vérifiez si les employés sont bien formés et possèdent les connaissances et les compétences nécessaires pour faire le travail, etc.
Obtenez l' opinion et les commentaires des autres plutôt que de rechercher des causes par vous-même. Tenir des réunions, des consultations et des discussions et recueillir des idées et des informations.
Gardez un œil sur les concurrents et efforcez-vous toujours d'être les meilleurs.

1.3 Décrire les moyens d'analyser les problèmes commerciaux

Maintenant que les problèmes ont été reconnus et que les causes des problèmes ont été identifiées, il faut analyser les problèmes afin de trouver la meilleure solution. Les points importants à considérer sont:

Analyser et découvrir ce qui s'est passé, définir le problème
Le problème existe-t-il vraiment?
Analysez la raison pour laquelle cela s'est produit
Combien de temps ce problème persiste-t-il?
La série de causes qui ont conduit à ce problème, l'argent et les ressources que cela a coûté
Autres problèmes mineurs qui ont conduit à ce problème majeur
Effet ou impact de ce problème sur l'entreprise
Élaborer des solutions et des méthodes possibles pour réduire cela et éviter que cela ne se produise à l'avenir et comment elles seront mises en œuvre
Y a-t-il des risques impliqués?

Il existe différentes manières d'analyser les problèmes commerciaux. Certains d'entre eux sont discutés ici.

La première étape serait de définir les problèmes. Vous avez besoin d'informations claires sur les problèmes que vous avez identifiés, y compris les raisons pour lesquelles ils se sont produits et ce qui aurait pu être mieux fait pour les éviter. Vous devriez alors être en mesure de trouver des solutions à ce problème et de concevoir des méthodes ou des procédures pour éviter que cela se produise à l'avenir.
Vous devez identifier ce qui ne va pas dans les opérations de l'entreprise et comment cela affecte l'entreprise. Gardez une trace des intervalles ou du temps entre les récurrences de problèmes. Recherchez les effets de ce problème sur l'entreprise et les employés. Voir si ce problème crée d'autres problèmes dans différents aspects ou différentes parties de l'entreprise. Analysez les tâches qui dépendent de la cible qui pose problème. Rassemblez des informations sur qui est impliqué, ce qui est impliqué, quelle partie de l'entreprise est affectée et le temps pendant lequel elle a été en cours, combien cela a coûté à l'entreprise et aussi si cela était intentionnel.

Pendant cette période, continuez à surveiller la performance de l'entreprise et de toutes les personnes impliquées, y compris les employés, les clients et les fournisseurs. Cela vous aidera à analyser les problèmes, leurs effets secondaires et à tirer des conclusions sur certains faits et chiffres.
Observez le personnel et son comportement car cela est très important dans la gestion d'une entreprise. Parlez-leur et identifiez leurs préoccupations. Prenez des mesures pour les aider.
Pendant le processus d'analyse, vous devez constamment revoir les chiffres et les comparer avec les statistiques passées pour voir comment les performances évoluent. Essayez de réduire les problèmes énormes et complexes en les divisant en une série de petits problèmes. Cela aidera à les trier plus facilement. Vous devez évaluer les effets des problèmes sur l'entreprise et fournir des ressources satisfaisantes. Recherchez des indices sur la façon dont ce problème a pu survenir. Recherchez quelles informations supplémentaires, ressources et autres éléments auraient empêché ce problème de se produire.

2. Comprendre les techniques de résolution des problèmes commerciaux

Dans cette section, nous examinerons différentes façons de résoudre un problème commercial, l'importance du soutien et des commentaires des autres tout en résolvant les problèmes commerciaux, l'importance et le but de l'examen des progrès et des plans et les moyens de savoir si le problème est réellement résolu.

2.1 Décrire différentes façons de planifier pour résoudre un problème commercial

Lorsque vous envisagez de résoudre un problème commercial, rassemblez les personnes pertinentes pour une discussion ou une réunion et réfléchissez aux actions ou solutions à prendre pour résoudre le problème. Ne décidez pas seul. Formez des groupes avec des personnes de différents départements et niveaux d'expérience et rassemblez leurs opinions et leurs idées. Choisissez des actions ou des solutions appropriées parmi les nombreuses idées recueillies. Organisez davantage de réunions pour affiner le problème et la solution jusqu'à ce que vous arriviez à la meilleure solution possible.

Une fois que la solution la plus appropriée est trouvée, notez les actions nécessaires pour résoudre le problème. Vérifiez que tout le monde est d'accord. Vérifiez les impacts que cette solution peut avoir sur l'entreprise. Élaborez des plans pour éliminer les causes du problème. Vérifiez les coûts de mise en œuvre des solutions. Tous ces éléments doivent être enregistrés et analysés.

Résolution des problèmes en 7 étapes

En bref,

Identifiez le problème
Découvrez la cause du problème
Analysez le problème
Prenez les idées des gens pour trouver une solution
Arriver aux meilleures solutions possibles
Sélectionnez ceux que vous souhaitez mettre en œuvre
Mettre en œuvre la solution
Surveiller et évaluer

Lorsque toutes les actions ci-dessus sont terminées, vous devrez mettre en œuvre les actions ou les solutions. Continuez à surveiller l'impact que cela a sur le problème et l'entreprise. Vous devez être patient et attendre de voir le changement. Si le problème persiste, vous devrez organiser des discussions de groupe et des séances de brainstorming et continuer à le faire jusqu'à ce que le problème soit réglé.

Une fois le problème trié, vous devez développer des procédures à partir de la leçon apprise et les mettre en pratique, afin d'éviter que cela ne se produise à l'avenir.

2.2 Décrire différentes manières de résoudre les problèmes commerciaux

Il existe de nombreuses façons de résoudre un problème. Chaque problème est différent et la résolution des problèmes dépend de son expérience, de son approche du problème, de ses connaissances sur l'entreprise et de la recherche de la meilleure solution.

Vous devez utiliser la méthode de division et de conquête pour résoudre des problèmes complexes. Les problèmes complexes peuvent avoir tant d'autres problèmes mineurs qui se regroupent pour former le problème complexe. Ainsi, comme nous en avons discuté précédemment, nous devons diviser le problème en parties mineures ( diviser ) et d'abord résoudre les problèmes mineurs, jusqu'à ce qu'il ne reste plus que le problème majeur. Il sera alors plus facile de se concentrer sur ce problème et de le résoudre ( conquérir ). Les principales étapes impliquées dans cette logique ci-dessus sont:

Trouver le problème exact
Identifier les causes du problème
Analyser le problème
Élaborer des plans pour résoudre les problèmes
Mettre en œuvre les plans
Suivi du problème et évaluation des résultats

Donc, pour mener à bien le processus ci-dessus de résolution d'un problème, il faut prendre en compte plusieurs facteurs et considérer les différentes façons pertinentes de résoudre ce problème particulier.

Collectez toutes les informations sur le problème, les solutions et structurez-les. Par exemple, développez une carte conceptuelle ( représentation visuelle des faits et des hypothèses et des relations entre eux, celles-ci sont dessinées ou écrites dans des encadrés ).

Comment pouvez-vous utiliser Mind Maps pour résoudre des problèmes?

Les autres moyens de résoudre les problèmes sont:

Présentation de nouvelles technologies et de nouveaux produits
Embaucher des employés qualifiés
Bonnes procédures et politiques d'organisation
Accompagnement des employés, bonne formation
Suivre les progrès
Gérer les finances et l'argent
Restructuration du personnel et des services
Réduire les stocks indésirables
Mener des réunions fréquentes
Satisfaction et commentaires des clients
Répondre aux commentaires
Gestion de stock
Négociation avec les fournisseurs
Envoi des factures à temps et paiement des factures reçues à temps

Tout ce qui précède ou certains d'entre eux sont des moyens de résoudre les problèmes en fonction de chaque problème.

2.3 Donner les raisons du soutien et des commentaires des autres lors de la résolution de problèmes

Lorsqu'il s'agit d'organisations et d'entreprises et de tout problème lié à l'entreprise, il est toujours préférable de travailler ensemble en équipe ou en groupe du début à la fin. Il existe diverses raisons pour lesquelles le soutien et la rétroaction des autres sont justifiés lors de la résolution de problèmes. Elles sont:

Vous ne vous sentez pas dépassé et vous savez qu'il y a des gens avec vous chaque fois que vous avez besoin d'aide.
Lorsque vous résolvez des problèmes, vous pouvez être stressé ou anxieux et prendre de mauvaises décisions. Vous ne trouverez peut-être pas la bonne solution. Vous n'avez peut-être pas étudié ou analysé le problème correctement. Vous ne comprenez peut-être pas certains facteurs. Ainsi, avoir du soutien et des commentaires vous aide à surmonter tous ces problèmes.
Toutes les parties et étapes du processus sont partagées. Alors que ce soit un succès ou un échec, c'est partagé.
Vous ne devenez pas seul responsable de tout ce qui est lié à cette tâche.
Les commentaires vous aident à corriger les erreurs et les erreurs et vous aident à apprendre et à devenir meilleur.
Les commentaires aident également à améliorer les performances et à améliorer les moyens d'accomplir les tâches.
Les commentaires et le soutien vous aident à identifier le bien et le mal.

2.4 Expliquer l'objectif de l'examen régulier des progrès et de l'ajustement des plans pendant la résolution des problèmes

Une fois qu'une solution a été mise en œuvre, vous ne pouvez pas la laisser comme ça. Une surveillance et un examen constants sont nécessaires. Différents plans peuvent devoir être posés / ajustés et des solutions trouvées, pendant le processus de résolution de problèmes si les solutions précédentes n'ont pas fonctionné. Cela contribue également au succès à long terme de l'entreprise. Le but de cette opération est:

Vous apprenez et en savez beaucoup sur le processus de résolution de problèmes, vous vous motivez et vous trouvez des moyens innovants de résoudre les problèmes et de gérer l'entreprise avec succès.
Vous savez comment prioriser et quoi prioriser dans une entreprise.
L'examen vous aide à identifier les avantages et les inconvénients du problème.
Cela vous aide à suivre fréquemment l'entreprise et les problèmes.
Cela vous aide à éviter d'autres problèmes à l'avenir.
Cela aide à identifier en détail la véritable cause du problème.
Vous vous impliquez et restez motivé.
Des plans d'ajustement sont nécessaires pour les meilleures solutions. Si un plan ne fonctionne pas, vous devrez peut-être apporter des modifications au plan déjà existant ou créer un plan totalement différent.
Cela vous permettra de rester sur la bonne voie et vous aidera à identifier les meilleures solutions pour des problèmes particuliers à l'avenir.
Ce processus vous aidera à identifier les lacunes et les erreurs dans la structure de l'entreprise et ses politiques et procédures.
Vous travaillez ensemble et cela renforce la relation employeur-employé et la relation entreprise-client, aidant ainsi l'entreprise à se développer.
Cela permet d'économiser du temps, de l'argent et des ressources.

2.5 Décrire les moyens de reconnaître lorsqu'un problème a été résolu

Une fois que vous avez mis en œuvre la solution et déterminé que le problème a été résolu, vous devez vous assurer que le problème est complètement résolu. Il existe de nombreuses façons de savoir si un problème a été résolu. Certaines des différentes manières sont:

Définissez des objectifs et des attributs pour le problème, continuez à les surveiller et vérifiez s'ils sont atteints.
Vous pouvez effectuer divers tests et enquêtes pour vérifier si le problème a été résolu.
Les commentaires des employés si un problème interne et les commentaires des employés et des clients s'il s'agit d'un problème externe sont des moyens de vérifier si le problème a été résolu.
Vérifiez s'il y a des chances de récidive.
Vous pouvez vérifier manuellement le processus dans l'entreprise pour tout problème.
La collecte de données historiques, la comparaison des données récentes avec les anciennes sont d'autres moyens de vérifier et cela vous aide à voir comment les performances de l'entreprise ont varié sur une longue période de temps quand elle n'a eu aucun problème et quand elle a eu des problèmes.
Une fois que les performances sont revenues à la normale, le processus de surveillance doit se poursuivre pendant un certain temps pour s'assurer que le problème ne se reproduira pas.

Commentez s'il vous plait!

J'espère que vous avez tous trouvé les informations et conseils utiles ici. La partie suivante de cette section qui couvre les acquis d'apprentissage 3 et 4 se trouve sur le lien ci-dessous.

Résoudre les problèmes commerciaux - Diplôme NVQ niveau 3 en commerce et administration - 2

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