NVQ niveau 3: produire des documents dans un environnement professionnel

Passez en revue les politiques et procédures liées à la création de documents commerciaux de haute qualité.

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Introduction à cette unité

Il s'agit d'une unité optionnelle du groupe B au niveau 3 avec 4 crédits. Les candidats auront une connaissance approfondie et des compétences pratiques liées à l'objectif de produire des documents de haute qualité. Ils devront savoir quelles ressources sont disponibles dans l'organisation / l'entreprise et comment les utiliser, suivre toutes les politiques et procédures pour produire des documents, utiliser efficacement les ressources et respecter les spécifications.

1.1 Donner des exemples de différents types de documents qui peuvent être produits pour l'environnement commercial et expliquer les différents styles qui peuvent être utilisés.

Il existe de nombreux types de documents qui peuvent être produits dans un environnement professionnel. Ceux-ci comprennent: des documents fax, des cartes de visite, des mémos, des ordres du jour, des procès-verbaux, des feuilles de calcul, des graphiques d'analyse, des feuilles de données, des lettres, des diaporamas et bien d'autres. Ils ont tous des buts et des usages différents;

Cartes de visite

Ceux-ci sont utilisés pour donner au client des informations sur la manière de contacter l'entreprise. Cela peut être de petites cartes.

Document fax

Un autre type de document utilisé dans les affaires est un document Fax; Ceux-ci sont très utiles dans les affaires et sont les moyens les plus rapides de transmettre des documents. Ceux-ci sont au format papier, en couleur ou en noir et blanc.

Ordre du jour

Les agendas vous indiquent ce qui va se passer. Ils aident les gens à s'organiser pour qu'ils sachent exactement ce qu'ils doivent faire et ce qui va se passer. Ces documents sont en format papier lorsqu'ils sont emmenés aux réunions et peuvent être distribués par voie électronique.

Mémos

Les mémos sont utilisés pour une communication informelle avec une organisation et peuvent être en format papier ou électronique.

Minutes

Ceux-ci contiennent des détails sur ce qui s'est passé lors d'une réunion. Ceux-ci peuvent être imprimés sur papier pour les réunions et peuvent être distribués électroniquement.

Feuilles de calcul

Ceux-ci peuvent être utilisés à diverses fins, de statistique à analytique. Ceux-ci sont au format électronique, peuvent être gérés dans le même livre ou sous forme de feuilles différentes selon les besoins.

Graphiques d'analyse

Il peut s'agir de graphiques ou de diagrammes permettant de surveiller les statistiques de performances. Ils sont également au format électronique et peuvent être imprimés sur papier si nécessaire.

Feuilles de données

Ces feuilles peuvent être au format Word ou Excel. Ceux-ci peuvent être utilisés pour rassembler des données particulières à communiquer à l'intérieur ou à l'extérieur des organisations, ou également pour surveiller les statistiques et les performances.

Des lettres

Ce sont des documents utilisés pour différents types de communication dans tous les départements à des fins diverses. Il existe différents types de lettres, formelles, informelles, commerciales, etc.

Diaporamas

Ce sont des documents PowerPoint et sont utilisés à des fins de démonstration lors de réunions. Celles-ci sont au format électronique et peuvent être imprimées si besoin est.

1.2 Donnez des exemples et expliquez les différents formats utilisés pour le texte.

Lorsque vous enregistrez un document, vous pouvez définir le nom du fichier et l'emplacement de stockage du fichier sur votre ordinateur.

Vous pouvez également modifier le format de fichier. Lors du changement de format, c'est le design, la mise en page ou les polices qui changent. C'est un format totalement différent alors que le contenu reste le même.

Chaque traitement de texte a son propre format de stockage. De nombreux fichiers texte utilisent du texte brut (.txt), Rich Text Format (.rtf) ainsi que Microsoft Word (.doc) et maintenant.docx. Mais il existe des fonctionnalités pour importer et exporter au format Word .

Les fichiers RTF peuvent être lus par tous les logiciels de traitement de texte et leur taille est plus petite.

Le PDF est un autre format de fichier portable qui n'est pas modifiable. Cependant, il y en a quelques modifiables qui permettent certains champs qui ont des zones de texte qui permettent de saisir des données. Les fichiers PDF peuvent être convertis en Word et formatés, puis reconvertis en PDF si nécessaire. Mais les PDF sont toujours utilisés pour les documents finis qui ne nécessitent pas de modification supplémentaire. Si vous envoyez des documents à d'autres qui ne nécessitent pas ou ne devraient pas être modifiés, il est préférable de les envoyer au format PDF.

1.3 Quel est le but et les avantages de produire des documents de qualité et attrayants?

Les documents que vous produisez pour votre organisation sont une image ou une représentation de votre organisation. Ainsi, il crée automatiquement une impression sur le lecteur sur les normes de l'organisation et la façon dont elle valorise ses clients. Un document de bonne qualité semble également bon aux yeux du lecteur et est facile à suivre et à lire.

Des documents de bonne qualité attirent les clients et les fournisseurs, augmentant ainsi les bénéfices pour l'organisation. Cela aide à améliorer divers domaines et augmente la créativité dans ce que vous faites, ce qui à son tour attirera les clients. Un document bien produit comprendra étape par étape une explication ou un plan ou des statistiques de ce qui est demandé et aidera à identifier, gérer et surveiller les risques. Cela aidera à son tour l'organisation à prendre soin de ses clients et à être responsable.

De plus, la qualité de vos documents est le reflet de vous.

2.1 Expliquez les différentes ressources nécessaires pour produire des documents de qualité et attrayants.

Les ressources dont vous pourriez avoir besoin pour produire un document attrayant et de haute qualité sont

Pour la production

1. Un utilisateur de photocopieur et de photocopieur de haute qualité pour que vous obteniez une impression nette et nette

2. Une imprimante de haute qualité pour des impressions de qualité

3. Scanner, afin que vous puissiez numériser les documents dans leur forme originale.

4. Ordinateur pour traiter et faire fonctionner toutes les machines ci-dessus

5. Logiciel de haute qualité, par exemple Microsoft Word pour le traitement de texte

6. Un dactylographe capable ou qualifié pour produire le document afin que le document soit préparé dans le format et la mise en page requis

7. Probablement une couverture ou une reliure pour ce look soigné et fini

Pour la qualité

1. Images pour rendre les documents plus attrayants et plus conviviaux

2. Police lisible que tout le monde peut lire sans aucune difficulté

3. Taille de police décente pour qu'elle soit lisible par tout le monde

4. Mise en page simple pour un look soigné et agréable.

2.2 De quelles manières pouvez-vous utiliser différentes ressources pour produire des documents attrayants et de haute qualité?

En utilisant des papiers de haute qualité, des imprimantes à jet laser de qualité et un bon logiciel d'édition, un document de haute qualité et attrayant peut être produit.

2.3 Décrire les différents types de technologies disponibles pour la saisie, le formatage et l'édition de texte, ainsi que leurs principales caractéristiques.

Les différentes technologies disponibles pour la saisie, le formatage et l'édition de texte sont:

• Ordinateur avec écran, clavier et souris ou ordinateur portable
• Imprimante, scanner
• Logiciel de traitement de texte

Un moyen normal ou standard de saisir du texte dans un ordinateur (ou autrefois était une machine à écrire) consiste à utiliser un clavier. Il peut s'agir d'un clavier sans fil ou filaire ou d'un pavé tactile selon l'appareil que vous utilisez. Dans un clavier, l'utilisateur appuie sur la touche spécifique pour chaque caractère qui doit être saisi et celle-ci est transférée vers le logiciel de traitement de texte disponible, installé ou utilisé sur l'appareil. C'est généralement l'application Microsoft Word qui est normalement utilisée pour le traitement de texte dans la plupart des organisations.

Une autre forme de saisie de texte consiste à utiliser un scanner. Le scanner peut numériser au format JPEG ou PDF, selon les besoins. Les documents numérisés peuvent également être convertis en Word et des modifications apportées, dans certains cas. Il existe un logiciel disponible pour y parvenir.

Technologie disponible pour la saisie de texte

Le clavier (et la souris) servent à la saisie manuelle de texte. Peut être lent et / ou sujet aux erreurs selon les compétences de l'opérateur du clavier. Ceux-ci sont disponibles partout et sont généralement fournis avec un PC.

Les documents sont numérisés à l'aide d'un scanner, puis peuvent être convertis en texte à l'aide d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères. La précision de la conversion dépend de la qualité du système. Le document original doit être très clair et dans une police appropriée. Tous les systèmes ne peuvent pas gérer les graphiques sur l'original.

Technologie disponible pour le formatage et l'édition de texte

L'éditeur de texte le plus simple disponible est le bloc-notes. Il ne peut être utilisé que pour l'édition de base. vous ne pouvez pas choisir trop de polices ou de formats à la mode ou insérer des caractères. Ceci est essentiellement utilisé pour l'édition et la correction et il n'occupe pas trop d'espace en mémoire car sa taille est trop petite par rapport aux autres traitements de texte.

Lorsque vous devez opter pour des styles et des mises en page à la mode, le meilleur traitement de texte à utiliser sera Microsoft Word. Il dispose d'une variété de fonctionnalités intégrées qui permettent des niveaux plus élevés d'édition, de correction et d'amélioration du texte. Il a un choix innombrable de polices, mises en page, modèles, fonctions, couleurs, etc. disponibles. En raison de ces avantages, la taille du fichier est relativement grande par rapport au bloc-notes ou au bloc-notes, car tous ces détails de mise en forme sont enregistrés avec les caractères.

D'autres logiciels (tableur, applications de base de données) sont utilisés pour le tri du texte et d'autres données. Ceux-ci sont également utilisés à des fins statistiques et analytiques.

3.1 Quels sont les avantages de s'entendre sur le but, le contenu, le style et les délais de production des documents?

Tous les documents

• sont écrites à un public spécifique;
• avoir un message cohérent
• devrait contenir des informations dans le document qui soient faciles d'accès, claires, précises et lisibles;
• Atteignez réellement le public visé.
• Devrait atteindre le public cible à temps

Lorsque vous rédigez des documents ou préparez des documents, il doit toujours y avoir un but. Il doit également y avoir une certaine mise en page ou un style pour le document en fonction de l'objectif, il y aura également des délais pour le document. Tous ces aspects doivent donc être pris en compte et convenus avec votre responsable ou l'organisation ou l'équipe, quelle que soit la politique et la procédure. Cela décidera si le document sera une réplique exacte de ce qui est requis pour l'organisation et vous aidera à en créer un sans erreur et conforme aux exigences du public que vous atteignez. Ainsi, en planifiant tout cela bien à l'avance, vous finissez de préparer le document à temps avec un minimum de perte de temps et d'erreurs.

3.2 Décrivez les moyens d'organiser le contenu nécessaire aux documents.

Avant de commencer à travailler sur un document, vous devez savoir

• Comment le document doit être présenté
• Les informations à inclure.
• À qui s'adresse le document
• Combien de temps le document peut durer
• Objet du document
• Quels formats seront nécessaires
• Élaborez un brouillon
• Choisissez la bonne langue (formelle / informelle)

Toutes les informations nécessaires à la préparation du document doivent être stockées en toute sécurité avec des noms de fichiers clairs, une liste ou une base de données de ressources. La façon dont le document fini est présenté et organisé dépendra de l'utilisation du document, du format et du contenu. Cela doit donc être convenu avec le créateur et mis à jour régulièrement pour s'assurer que le produit fini est adapté à l'usage. Les sous-titres sont utiles pour qu'un point d'information particulier soit facile à trouver.

3.3 Décrivez les moyens d'intégrer et de mettre en page du texte et du non-texte.

Le texte et le non-texte peuvent être facilement intégrés à Microsoft Office Word. Microsoft Office Word vous permet d'insérer des images, des graphiques, des images clipart et du texte enveloppant et vous aide à travailler avec ses différentes fonctionnalités pour obtenir ce format cohérent. Il existe une variété de fonctionnalités différentes qui peuvent également être utilisées. Il existe également diverses autres applications bureautiques qui aident à intégrer et à mettre en page du texte et du non-texte, par exemple Excel et PowerPoint, qui aident à intégrer du texte et du non-texte dans des feuilles de calcul et des diapositives. Quelle que soit l'application utilisée, le formatage et les autres processus doivent être effectués, en gardant à l'esprit la façon dont vous avez besoin du document de sortie.

3.4 Comment vérifieriez-vous l'exactitude des documents complétés, comme l'orthographe et la grammaire, la ponctuation, l'exactitude? Pourquoi voudriez-vous faire cela?

La plupart des traitements de texte ont des vérificateurs orthographiques. Ainsi, lorsque vous tapez quelque chose sur un ordinateur, il vérifie constamment l'orthographe. Les vérificateurs orthographiques ne sont pas totalement précis et si vous tapez un mot différent au lieu de celui requis, le vérificateur orthographique ne l'identifiera pas. Vous aurez besoin d'un dictionnaire. Le correcteur orthographique n'aura pas tous les mots, vous devrez donc toujours ajouter de nouveaux mots lorsque vous en aurez besoin dans le dictionnaire. Vous pouvez également ajouter des mots et des noms que vous utilisez à plusieurs reprises mais pas dans le dictionnaire pour éviter de les vérifier systématiquement.

Une fois la vérification orthographique terminée, il est bon de faire également une vérification grammaticale, bien que les vérificateurs de grammaire ne soient pas très bons et ne détectent pas toutes les erreurs grammaticales. Il est donc préférable de lire le document vous-même une ou deux fois même après toutes ces vérifications et si vous le pouvez, il est bon de le faire lire par une autre personne expérimentée, car nous ne voyons toujours pas toutes les erreurs dans notre propre document écrit.

L'exactitude et l'exactitude sont vérifiées car les documents sont une image de l'organisation et ils doivent être de haute qualité. Cela aide également le lecteur à comprendre facilement ce que vous essayez d'expliquer ou de présenter.

Il existe des solutions de stockage numérique et physique pour les documents.

3.5 Expliquez pourquoi vous stockeriez des documents en toute sécurité. Donnez des exemples de la façon dont vous feriez cela.

Les documents importants, qu'ils soient mineurs ou majeurs, doivent être stockés en toute sécurité et conformément aux politiques et procédures de l'organisation. Il peut s'agir soit de stockage numérique, soit de stockage physique selon les besoins et en tenant compte de son caractère confidentiel. Le stockage numérique peut être le serveur, le lecteur ou les lecteurs flash de l'organisation qui sont tous sécurisés. Le stockage physique peut être des classeurs. Dans tous les cas, ils sont stockés pour de futures références et sont donc importants. Il faut également respecter la loi sur la protection des données.

Les fichiers et les enregistrements doivent être stockés pour se conformer à la réglementation afin d'assurer la sécurité de ces documents / données et sont vitaux pour le bon fonctionnement d'une entreprise. Les informations doivent être stockées en toute sécurité afin de ne pas pouvoir être divulguées à des tiers sans les autorisations correspondantes. C'est important car toutes les données qui ne sont pas sécurisées peuvent être diffusées sur Internet. Assurez-vous également de sauvegarder votre travail et de le sécuriser correctement.

Vous devez également toujours enregistrer les modifications apportées au document, au dessin ou à la feuille de calcul sur lequel vous travaillez aussi souvent que possible - en cas de panne de courant ou de panne informatique.

La plupart des entreprises s'appuient sur les données électroniques de nos jours et il est donc préférable de disposer d'une bonne solution de sauvegarde. Notre organisation sauvegarde les données chaque nuit sur son serveur et éventuellement sur des supports externes lorsque cela est nécessaire pour éviter la perte de données en cas de crashs inévitables.

3.6 À quoi servent la confidentialité et la protection des données lors de la préparation des documents?

La divulgation d'informations personnelles peut avoir de graves conséquences. Il n'y a probablement pas d'aspect plus important de toute entreprise que la protection des données et la confidentialité. Cela aide à sauver l'entreprise, ses valeurs et la confiance des clients.

3.7 Quel est le but et les avantages du respect des délais?

Il est important de respecter les délais, car cela économise du temps, de l'argent et des ressources et nous voulons toujours être en avance sur nos concurrents.

Le but et les avantages de respecter les délais sont que vous économisez sur les choses financières telles que la réduction des coûts et vous fait gagner un temps précieux. Si les délais ne sont pas respectés, vous dépensez plus d'argent sur les travaux en attente d'achèvement et cela affecte le chiffre d'affaires global, ce qui affecte considérablement votre budget.

Le non-respect du délai affecte également divers autres départements interdépendants. Des exemples peuvent être le service des finances, le service de la paie et le service de la comptabilité, et bien sûr tous les autres services qui sont connectés. Cela affecte ensuite le revenu global ou le bénéfice de l'organisation, ce qui à son tour aura un effet sur les salaires des employés, l'augmentation de salaire et les primes.