Nvq niveau 3: commande de produits et services dans le domaine des affaires et de l'administration

L'obtention du diplôme de niveau 3 en affaires et en administration nécessite une connaissance approfondie de la commande de produits et de services.

Introduction à cette unité

Cette unité est une unité facultative de niveau 3 du groupe B avec 5 crédits, une unité assez longue. À l'issue de cette unité, le candidat sera en mesure d'identifier et d'utiliser différents produits et services, rédiger des spécifications pour les produits et services et s'assurer que les produits et services sont conformes aux attentes et aux normes de l'organisation ou de l'entreprise.

Le candidat doit être en mesure d'expliquer la raison pour laquelle des produits de bonne qualité sont choisis, mais avec le meilleur rapport qualité-prix. Ils doivent également être en mesure d'expliquer comment négocier le meilleur rapport qualité-prix. Le candidat devra savoir comment et pourquoi entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs et prestataires de services, mais aussi savoir et comprendre ce qu'est une chaîne d'approvisionnement et comment elle fonctionne.

En plus de cet article, il y a une déclaration personnelle qui couvre une partie majoritaire de l'unité!

1.1 Identifier différentes sources d'informations sur les produits et services d'une organisation.

Les entreprises recherchent toujours des informations sur les produits qu'elles utilisent dans différentes sources et fournisseurs, afin de pouvoir prendre une bonne décision concernant ce dont elles ont besoin pour rendre leur entreprise efficace. Ils examinent les coûts des produits avec différentes entreprises; ils regardent le prix des services individuels et trouvent celui qui correspond le mieux, c'est-à-dire le produit qui convient le mieux à leur organisation en termes de coût et de qualité. Les informations à ce sujet peuvent être recueillies par le biais de catalogues, sites Web, journaux, brochures ou en appelant et en visitant des entreprises.

1.2 Expliquer comment utiliser différentes sources d'informations sur les produits et services.

Les informations sur les produits et services sont disponibles en ligne ou dans des brochures ou peuvent être obtenues directement auprès de l'entreprise. Il faut utiliser ces informations pour identifier le service ou le produit qui correspond le mieux aux besoins de l'entreprise et des employés. Différentes sources aident également à comparer différents produits et services afin de choisir le bon. Nous pouvons leur demander de nous envoyer des échantillons et des catalogues pour avoir un aperçu des coûts et de la qualité. Aussi pour les achats en gros, nous pouvons demander des devis et choisir le meilleur.

1.3 Décrivez comment rédiger une spécification pour un produit ou un service.

La spécification est une description des articles que vous souhaitez acheter et de ce que le fournisseur doit citer et fournir.

Lors de la rédaction d'une spécification pour un produit:

• Les directives doivent être claires et courtes.
• Il doit inclure les coûts, la quantité et préciser si c'est pour la livraison ou la collecte.
• Il doit également inclure des manuels ou des notes sur la santé et la sécurité.
• Assurez-vous de comprendre ce qui est requis.
• Faites des recherches approfondies sur le marché en discutant avec divers fournisseurs des coûts et des délais de livraison
• Identifier les risques potentiels associés à l'achat de produits
• Avoir une compréhension claire des biens et services de chaque fournisseur

1.4 Identifier les sources de produits et services qui répondent aux attentes de qualité d'une organisation.

Lorsque vous sélectionnez des produits et services pour une organisation, assurez-vous d'obtenir des devis de différents fournisseurs de services et entreprises, afin de pouvoir comparer les différents services et choisir celui qui est rentable. La deuxième chose à garder à l'esprit est la qualité. Comparez les différents services et visitez les entreprises pour voir quels services elles fournissent et constater la qualité des services avant de choisir quoi acheter. La qualité signifie beaucoup pour une organisation.

Une fois ce qui précède terminé, comparez pour choisir le meilleur service à la fois rentable et de bonne qualité, et achetez-le.

1.5 Expliquer le but de la sélection de produits et de services qui répondent aux attentes de qualité d'une organisation.

Chaque organisation réfléchit bien avant d'acheter des produits. Ils n'achètent que les choses nécessaires. Pour réussir dans leur entreprise, ils doivent acheter des produits ou des services avec une compréhension claire des exigences de leurs clients. Ce n'est que si l'organisation sélectionne des produits et services qui répondent aux attentes de qualité, qu'elle sera en mesure de fournir le meilleur service à ses clients.

Il est également essentiel pour les avantages des employés travaillant pour l'organisation. Pour qu'une organisation soit réussie et efficace, la qualité doit se répandre dans toutes les personnes, départements, activités et fonctions.

1.6 Décrivez comment négocier le meilleur rapport qualité-prix.

Il est important de négocier le meilleur rapport qualité-prix afin de respecter votre budget et d'économiser sur les dépenses. Avant de négocier, rassemblez autant d'informations sur les produits ou services que vous souhaitez acheter et ensuite assurez-vous que le service ou le produit est qualitatif et utile pour l'organisation. Vérifiez le même produit auprès de différentes entreprises; vous pouvez le faire en effectuant des recherches en ligne, en consultant des brochures, en appelant des entreprises ou en leur rendant visite personnellement.

Une fois décidé, optez pour un prix demandé et restez ferme sur celui-ci. Vous devriez être prêt à partir si le fournisseur n'est pas d'accord. Ils peuvent revenir vers vous pour négociation ou une autre entreprise peut vous proposer des tarifs compétitifs.

1.7 Expliquez le but de développer et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et les moyens de le faire.

Entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs est une bonne pratique commerciale. Cela profite à la fois à l'organisation qui est vous et au fournisseur. Les fournisseurs peuvent vous proposer des offres et faire preuve de souplesse dans vos activités commerciales si votre relation avec eux est bonne. Assurez-vous toujours de régler tous les comptes à temps, soyez attentionné envers les commerciaux, passez les commandes bien à l'avance, en laissant suffisamment de temps au fournisseur pour vous le livrer à temps, plutôt que de le faire à la dernière minute et soyez enfin très prudent sur les marchandises endommagées ou manquantes. Cela doit être traité avec prudence.

1.8 Décrivez une chaîne d'approvisionnement et son fonctionnement.

Selon Wikipédia et d'autres définitions sur le net,

Dans une chaîne d'approvisionnement, diverses activités ont lieu, comme la transformation d'un produit d'une ressource naturelle ou de matières premières en un produit final ou fini qui sera livré au client ou au client. La chaîne d'approvisionnement comprend toutes les parties impliquées comme l'équipe de production, l'entreprise, le fournisseur, l'organisation à laquelle elle est livrée et les clients qui l'achètent. Ce sont essentiellement les fabricants, les fournisseurs ou les grossistes, les détaillants et les consommateurs.

En bref, une chaîne d'approvisionnement fait passer un produit d'un fournisseur à un consommateur et chaque individu impliqué dans la chaîne contribue à la chaîne d'approvisionnement.

2.1 Décrire les procédures de commande et de fourniture de produits et de services pour une organisation.

La commande et la fourniture de produits et services pour une organisation est une tâche très importante, car elle implique de s'occuper des clients. Les produits peuvent inclure des éléments de base tels que des fournitures de bureau telles que du matériel d'impression, des articles de papeterie, des équipements informatiques, etc., qui peuvent coûter beaucoup d'argent. Les services peuvent inclure tout service provenant d'une organisation ou d'un fournisseur différent. Par exemple, notre organisation prend en charge les services du NHS et des maisons de retraite.

Lors de la commande de services et de produits, le responsable doit commander une quantité suffisante, afin qu'ils ne soient pas en rupture de stock et affectent le fonctionnement de l'organisation. Par exemple, si nous manquons d'enveloppes, de matériel d'impression, etc., cela peut affecter l'organisation de diverses manières.

Les procédures suivantes doivent être suivies lors de la commande de produits:

• Lors de la commande de fournitures de bureau, indiquez les détails clairs et exacts des produits, y compris le code produit si possible.
• La taille, la couleur et tout autre détail doivent être spécifiés
• Assurez-vous d'obtenir le bon de commande autorisé par le responsable du bureau
• La commande peut être effectuée via un bon de commande ou via des catalogues sur le système, et dans notre bureau, cela se fait sur SRM.
• Lorsque la commande de fournitures fixes est livrée, elle doit être minutieusement vérifiée article par article pour s'assurer que toutes les fournitures demandées dans la commande ont été correctement livrées et dans la bonne quantité commandée.
• Le bon de commande est signé par la personne qui vérifie les fournitures pour montrer que la commande livrée est acceptée.
• Tout article jugé incorrect ou endommagé de quelque façon que ce soit doit être retourné dès que possible et remplacé par le fournisseur afin d'éviter tout retard inutile.

2.2 Décrire les besoins et les priorités pour la commande et la fourniture de produits et services pour une organisation.

Lors de la commande de produits et de services pour une organisation, vérifiez s'ils sont vraiment essentiels pour l'organisation, et comment cela va contribuer au bon fonctionnement de l'organisation, quels sont les avantages et les inconvénients, qui en a besoin et ce qui sera les autres avantages de l'utilisation de ces produits et services. Priorisez également les produits en fonction de leurs besoins et ne commandez que les plus essentiels, car commander tout ce qui est demandé peut poser un problème plus tard dans l'exercice sur le budget.

2.3 Expliquez le but d'avoir des politiques organisationnelles pour l'acceptation des cadeaux et des marques d'hospitalité.

Il est important pour une organisation d'avoir en place une politique écrite qui régit les relations entre l'entreprise, son personnel et l'environnement externe. Chaque organisation a une politique concernant l'acceptation des cadeaux. Dans notre entreprise, accepter des cadeaux ou des marques d'hospitalité sans autorisation ou divulgation n'est pas acceptable . Cela clarifie les normes de l'organisation et indique aux employés ce que l'on attend d'eux et protège l'entreprise ou l'organisation. Accepter des cadeaux peut donner lieu à des soupçons de mauvaise conduite.

Selon la politique de cadeaux et d'hospitalité,

3.1 Expliquer l'objectif du suivi et de l'évaluation des procédures de commande et de fourniture de produits et services et les moyens de le faire.

Le suivi et l'évaluation des procédures de passation de marchés font partie intégrante de la gestion d'une organisation. Un niveau élevé d'attention et de concentration est impliqué pendant le processus d'approvisionnement. Toute commande doit être surveillée et évaluée pour éviter des pertes pour l'organisation.

Surveillance: Dans ce processus, les produits sont examinés en permanence. Les commandes sont surveillées pour voir si elles sont terminées dans les délais requis et si l'objectif est atteint, ce qui comprend le budget et d'autres besoins. En surveillant, on peut prendre les mesures nécessaires en cas de problème et éviter toute mauvaise pratique.

Évaluation: ceest fait pour analyser les progrès vers les objectifs et les buts qui ont déjà été établis. Dans toutes les organisations, les produits et services doivent être évalués sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle en fonction de leur capacité ou capacité. Il permet de savoir si les objectifs et les plans ont été atteints, ouvrant ainsi la voie à de futurs plans.

Ceux-ci peuvent être accomplis par

• Développer une liste de contrôle pour voir si les procédures d'approvisionnement sont suivies. Préparez la liste de contrôle avec une discussion entre les membres de l'équipe et les membres de l'organisation, car cela concerne tout le monde et pas seulement vous
• S'il y a des préoccupations, elles peuvent être identifiées en suivant un tableau ou un graphique. Les domaines de risque peuvent être identifiés et des solutions peuvent être recherchées auprès de personnes expérimentées.
• Vous devez suivre et tracer chaque approvisionnement, tout au long du processus d'approvisionnement.
• Déterminez également toujours si la méthode d'achat utilisée était appropriée pour les biens ou services acquis.
• Documentez tous les achats et transactions.

3.2 Décrivez les mesures qui peuvent être prises pour améliorer l'efficacité dans la commande et la fourniture de produits et services.

L'efficacité dans la commande et la fourniture de produits et de services peut être améliorée en procédant comme suit:

• Commandez via le système fourni par l'entreprise pour éviter tout problème.
• Choisissez l'entreprise la plus rentable et la plus qualitative
• Gardez toujours une liste d'articles à commander, si la commande est effectuée périodiquement, par exemple une fois par mois, afin de ne manquer aucun article.
• Si vous ne recevez pas une commande à temps, vérifiez auprès du fournisseur quelle en est la raison.
• Assurez-vous de choisir les bons articles avec des codes et une quantité corrects, et vérifiez toujours si les commandes dépassant un seuil ont été approuvées par le responsable.
• Une fois la commande livrée, vérifiez la facture et la réception de marchandises, la facture et envoyez-la à l'équipe centrale des paiements, afin que le fournisseur soit payé à temps.

3.3 Décrivez les moyens d'obtenir un meilleur rapport qualité-prix pour les produits et services fournis.

Tous les marchés publics de biens et de services doivent être basés sur l'optimisation des ressources. Le rapport qualité-prix ne consiste pas à obtenir le prix initial le plus bas, mais à la qualité et au coût d'un service de qualité

Un meilleur rapport qualité-prix grâce aux achats peut être obtenu de plusieurs manières:

• Obtenir un niveau ou une qualité de service accrus au même coût.
• Éviter les achats inutiles, car cela gaspille de l'argent.
• S'assurer que les besoins des utilisateurs sont satisfaits qualitativement.
• Vous pouvez toujours travailler avec d'autres services et passer des commandes en gros, car il peut y avoir de meilleures remises sur l'achat en gros.
• La relation entre vous et le fournisseur doit être bonne pour avoir des affaires rentables.

Pourquoi est-il important de sélectionner des produits et services offrant le meilleur rapport qualité-prix?

Lors du choix des produits et services, il est important de choisir ceux qui présentent le meilleur rapport qualité-prix à tout moment. Ceci est important car:

• Il a un juste équilibre entre le coût et la qualité et ces services sont les plus fiables.
• Le meilleur rapport qualité-prix laisse à la fois le fournisseur et le client heureux car l'équilibre exclut les désaccords.
• Il aide à construire une relation client-fournisseur
• Ces produits durent plus longtemps et économisent sur tant d'autres petites dépenses. Par exemple, lorsque vous regardez le coût d'un produit coûteux, il sera beaucoup moins cher par rapport au coût total à vie d'un produit acheté initialement moins cher et qui a ensuite subi d'autres petites dépenses tout au long de sa durée de vie.
• Les délais de livraison seront plus rapides, ce qui évitera des pertes dans l'entreprise et ses opérations.
• Les conditions de paiement seront flexibles et les prix ne varient pas souvent.
• De cette façon, vous économisez de l'argent sans sacrifier la qualité, mais le meilleur rapport qualité-prix ne signifie pas toujours économiser de l'argent. Par exemple, un fournisseur qui fournit un service de qualité avec des réponses rapides pour un prix plus élevé peut toujours être le meilleur rapport qualité-prix, car vous avez reçu des services de qualité pour l'argent que vous avez dépensé.