Nvq: gérer et distribuer le courrier et les paquets dans les affaires et l'administration

Dans chaque bureau, un grand volume de communications comme des lettres, des circulaires et des télégrammes sont envoyés à des tiers ou reçus d'eux. Au sein de l'organisation, des documents écrits sont échangés entre différents départements. Un traitement planifié et efficace du courrier est essentiel au succès de toute organisation commerciale. Il est décrit comme l'épine dorsale et une partie intégrante d'un bureau.

Un traitement efficace du courrier nécessite la mise en place de procédures précises impliquant un traitement étape par étape du courrier. Le courrier entrant doit être reçu et distribué avec rapidité et précision. La méthode exacte de traitement du courrier entrant diffère d'un bureau à l'autre.

Nous avons deux systèmes de messagerie différents dans notre organisation, le courrier interne et le courrier externe.

• Les services de courrier interne disponibles sont destinés à la distribution du courrier dans les bureaux et services de ____________ (supprimés à des fins de confidentialité) . Ils sont collectés et livrés quotidiennement.
• Les courriers externes sont envoyés via ______________ (supprimés à des fins de confidentialité) . Les services de messagerie externes sont utilisés lorsque les courriers ne peuvent pas ou ne couvrent pas les critères des services de messagerie internes. Par exemple, lorsque les courriers doivent être livrés à des clients, ou à d'autres entreprises, ou des correspondances ____________ (supprimées à des fins de confidentialité) . Ils sont également livrés et collectés quotidiennement.

Les courriers électroniques se composent de trois types principaux: entrants, sortants et interministériels. Le service de courrier aide l'entreprise à établir et à entrer en contact avec les clients et le grand public. Un service postal indépendant est constitué pour traiter tous les types de courrier au bureau. Les avantages des services postaux centralisés sont la spécialisation, une meilleure supervision, une économie, de meilleures performances, une utilisation optimale de l'équipement de la salle du courrier et un personnel formé.

La routine de courrier entrant comprend des étapes telles que la réception du courrier, le tri du courrier, l'ouverture du courrier, le marquage du courrier, l'enregistrement du courrier (registre d'arrivée) et la distribution du courrier.

La routine du courrier sortant implique également différentes étapes comme la collecte du courrier sortant, la saisie du courrier sortant (registre d'expédition, livret de messagerie), le pliage des lettres, la préparation des enveloppes, le tri, la pesée et l'estampage et enfin l'expédition.

Je collecte le courrier tous les jours le matin et l'après-midi, à la fois le courrier interne et externe. Je distribue le courrier adressé à une personne en particulier à cette personne en particulier, et tout autre courrier général pour le département est ouvert par moi. Je les regarde pour voir de quoi ils parlent et les distribue en conséquence. Lorsque ma responsable de localité est en congé annuel ou en congé maladie, je surveille également son courrier, et je traite les urgences, en contactant le responsable des services. Je m'assure également de les distribuer à temps, afin que la tâche spécifiée sur le courrier soit terminée dans les délais mentionnés et que le délai soit respecté.

Nous utilisons des services de courrier externe là où la livraison se fait à l'extérieur du comté et là où elle se fait pour d'autres entreprises ou clients. Il s'agira de zones qui ne relèvent pas des zones de bureau ______________ ( supprimées à des fins de confidentialité ). Nous utilisons le courrier interne lorsque les livraisons doivent être effectuées à des bureaux ou services relevant du ___________________ ( supprimé à des fins de confidentialité ). Les courriers internes permettent d'économiser du temps et de l'argent. Ainsi, tous les e-mails qui peuvent être envoyés par courrier interne sont envoyés par ce moyen et seuls les autres sont envoyés via un système de messagerie externe.

Je ramène les messages sortants à la réception dans l'après-midi. Je trie les articles en fonction de leur taille. Je laisse les mails internes sortants dans les cases correspondantes qui sont triées par zone. Aussi, je trie le courrier interne sortant en fonction de l'urgence et de l'importance en première ou en deuxième classe. Tous les postes à l'étranger doivent également être triés.

Avant l'envoi des courriers, des frais de port appropriés sont calculés, selon que les envois sont de première classe, de deuxième classe ou de livraisons enregistrées. Pour éviter tout retard, j'envoie le courrier au bon moment avec le bon affranchissement. Les colis ou courriers suspects sont traités avec le plus grand soin, et s'ils sont jugés suspects, ils seront signalés au responsable du bureau et consignés dans le registre des incidents à la réception.

Lors du traitement du courrier, je dois respecter et suivre certaines procédures.

1. Je regarde d'abord dans le courrier de chaque département, je les trie par taille et par classe, puis je trouve la meilleure méthode pour les envoyer - normal ou enregistré.
2. Je regarde ensuite les poids et les tailles et je cherche les coûts. Le poids peut être consulté sur la machine utilisée pour peser les poteaux.
3. Si, pour une raison quelconque, des livraisons spéciales par courrier sont nécessaires, je parlerai à mon responsable pour autorisation, puis au responsable du bureau, puis nous prendrons des dispositions pour que l'argent sorte de notre code de coût. Sinon, les services utilisés dans notre entreprise sont ___________ (supprimés à des fins de confidentialité) .
4. Là où je vois des articles qui disent la première classe enregistrée, j'enregistre tous les détails de la poste, y compris l'adresse de l'expéditeur et du destinataire et fais l'étiquetage nécessaire pour les livraisons urgentes et enregistrées.
5. Pour tous les colis postaux plus lourds que le poids normal et plus grands que la taille normale, j'utilise la machine utilisée pour peser les postes et les colis, et calculer les bons affranchissements. Pour le reste du courrier, nous avons un tableau qui indique les coûts en fonction de la taille pour la livraison en première et en deuxième classe.
6. Les postes sont affranchis en conséquence pour chaque département. Ainsi, les coûts pour chaque département vont sur leurs centres de coûts pertinents. Pour les autres livraisons enregistrées, les frais sont enregistrés dans un livre à la réception.
7. Tous les messages sont estampillés et triés et prêts à être expédiés tous les jours avant 15h45. Nous avons un membre de l'équipe de ________ (retiré pour des raisons de confidentialité) , qui vient chercher le courrier dans le bâtiment à la réception, tous les jours.

De nombreux problèmes peuvent survenir lors de la gestion du courrier et des colis.

1. Tous les messages et colis entrants sont tamponnés par les tampons de l'entreprise à la réception. Tous les courriers provenant d'adresses ou de personnes suspectes ou de tout colis qui ne semblent pas normaux ou qui semblent suspects sont laissés de côté, sans être traités.
2. Les courriers et colis suspects sont signalés au responsable du bureau. Le chef de bureau et les administrateurs à la réception consignent les incidents sur le livre des incidents et prennent les mesures nécessaires. Ils s'assureront également que ____________ (retiré à des fins de confidentialité) est informé des problèmes.

questions et réponses

Question: qu'est-ce que le courrier indésirable?

Réponse: Le courrier indésirable est une publicité non désirée ou non sollicitée ou du matériel promotionnel / publicitaire reçu par la poste ou par courrier électronique. Ceux-ci sont généralement envoyés par des sociétés de marketing pour introduire de nouveaux produits ou pour notifier des opportunités d'investissement, etc. Lorsqu'ils sont reçus non sollicités par e-mail, ils sont également appelés spam.