Nvq: expliquer les procédures de stockage et de récupération des informations

Découvrez l'objectif et les procédures liés au stockage et à la récupération d'informations dans l'administration des affaires.

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Cet article s'adresse aux candidats qui souhaitent obtenir leur diplôme NVQ niveau 2 ou 3 en commerce et administration. Il s'agit d'une unité de niveau 2 avec un total de 3 crédits. Cette unité traite du stockage et de la récupération d'informations pour une entreprise ou une organisation suivant les exigences de sécurité et de confidentialité. Je couvre la première partie du résultat d'apprentissage, qui aidera à comprendre les processus et les procédures de stockage et de récupération des informations.

Nous discuterons brièvement:

• Le but de stocker et de récupérer les informations requises.
• Différents types de systèmes d'information et leurs caractéristiques.
• Le but des exigences légales et organisationnelles en matière de sécurité et de confidentialité des informations.
• Le but de confirmer les informations qui doivent être stockées et récupérées.
• Moyens de vérifier l'exactitude des informations et pourquoi.
• Comment fournir des informations dans un format et dans un délai convenus.
• Les types d'informations qui peuvent être supprimées.
• Problèmes pouvant survenir avec les systèmes d'information et comment y faire face.

Cet article est une ressource pour ceux qui souhaitent obtenir leur diplôme NVQ niveau 2 ou 3 en commerce et en administration.

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Qu'est-ce que l'information?

Les informations peuvent être définies comme des faits qui ont été fournis par quelqu'un ou appris sur quelqu'un ou quelque chose ou des faits qui ont été recueillis par la recherche ou par d'autres moyens. Il peut également être défini comme un message transmis par certains moyens. Les informations peuvent être enregistrées et transmises et elles sont très importantes car elles contribuent aux résultats et aux décisions. Il doit être précis et préparé en temps opportun. Il doit être spécifique et s'en tenir à la nécessité ou au but (être pertinent), avoir un sens et avoir un sens, ce qui aidera à mieux comprendre.

Les informations peuvent être physiques ou électroniques et doivent être gérées efficacement. La gestion des informations relève de la responsabilité de l'organisation là où elles sont collectées, gérées, stockées, partagées, préservées, récupérées et livrées.

1.1 Expliquer le but du stockage et de la récupération des informations requises

Le stockage d'informations est le processus par lequel les informations sont déposées ou stockées dans un entrepôt (armoires, disque dur, clé USB, etc.) et la récupération d'informations est le processus d'obtention des ressources d'informations stockées correspondant aux besoins.

Le but principal du stockage de toute information est de faciliter la récupération à l'avenir lorsque cela est nécessaire. Cela fait également partie des pratiques commerciales d'une entreprise. Le stockage des documents doit être effectué selon une procédure appropriée afin de faciliter leur recherche. Selon le type d'informations, les informations peuvent être stockées dans des armoires ignifuges pour les copies papier ou sur des disques durs ou dans d'autres dispositifs de stockage électroniques pour les copies électroniques.

Selon la nature de l'entreprise ou de l'organisation ou de l'entreprise, différents types d'informations devront être stockés. Il peut s'agir de secrets liés à l'entreprise, de fichiers hautement confidentiels liés à l'entreprise ou aux employés ou aux clients / clients. Les fichiers doivent donc être stockés selon toutes les procédures de confidentialité et protégés conformément à la loi sur la protection des données car ce sont des informations nécessaires pour fournir un service de qualité et aussi pour le bon fonctionnement de l'entreprise.

Le but de la recherche d'informations est de fournir un service de qualité à la bonne personne au bon moment, avec toutes les informations requises en main. Ce n'est que si les données sont stockées de manière procédurale qu'elles peuvent être facilement récupérées. Les informations peuvent être récupérées à des fins de marketing, de communication, de surveillance, d'enquêtes et d'autres recherches qu'une organisation ou une entreprise pourrait mener. Des informations seront également récupérées dans les situations où des informations pourraient devoir être partagées avec des entreprises partenaires et avec la police ou Inland Revenue.

Le stockage et la récupération des données jouent un rôle majeur dans l'amélioration des performances d'une entreprise et cela peut se faire soit hors ligne, soit en ligne et dans divers formats.

1.2 Décrire les différents systèmes d'information et leurs principales caractéristiques

Les systèmes d'information sont la collecte du réseau matériel et logiciel, des données et des procédures que les personnes et les organisations utilisent pour la procédure de stockage et de récupération d'informations. Il s'occupe de la collecte des données, de la création de données, du traitement des données, de la distribution des données et de la récupération des données. Il contribue à améliorer l'efficience et l'efficacité d'une organisation.

Le système d'information antérieur n'avait que trois types.

• Système de traitement des transactions: Ce système est responsable du traitement des transactions commerciales quotidiennes. Les types de transactions varient d'une organisation à l'autre. Il aide à maintenir, ajouter, modifier et supprimer des données. Certains exemples sont la commande, la facturation, les dépôts de chèques, les systèmes de paie, les systèmes de réservation, le contrôle des stocks, etc. Ce système est utilisé par le personnel de première ligne.
• Système d'information de gestion: Ce système aide à réaliser les tâches requises pour la résolution de problèmes et la prise de décision. Ce sont des systèmes de niveau de gestion et aident au bon fonctionnement de l'organisation. Il aide à générer les rapports nécessaires à l'exécution et à la surveillance des niveaux de performance et des niveaux d'efficacité, des données pour la comptabilité et d'autres transactions. Quelques exemples sont les systèmes de gestion des ventes, la budgétisation, le personnel, le contrôle des stocks, etc. Ces informations doivent être très précises et pertinentes.
• Systèmes d'aide à la décision: Ce système aide à prendre des décisions à long terme et est utilisé pour aider les gestionnaires. Ce système utilise des ressources internes et externes et est utilisé pour analyser les informations existantes et en projeter les effets. Ils aident avec des rapports de synthèse, des prévisions, des graphiques, etc. Certains exemples sont des systèmes logistiques, des modèles de feuilles de calcul, etc.

Récemment, quelques autres systèmes d'information ont été ajoutés et ils sont

• Système d'information de la direction: Ce système facilite le flux d'informations, le reporting et l'analyse des données pour l'organisation. Il est utilisé par les dirigeants et les cadres supérieurs pour prédire l'avenir de l'entreprise et ce système présente des données provenant de ressources externes et internes. Il aide avec des rapports de synthèse et des prévisions.
• Entrepôt de données: Ce système aide au stockage électronique des informations et aide également à l'analyse, à la récupération, au partage et à la gestion des données.
• Office Automation: Ce système est un système d'information informatisé et aide à créer, modifier et rassembler des informations au format numérique. Ceux-ci ont été développés pour accroître l'efficacité des employés de bureau, des assistants administratifs, des gestionnaires, des professionnels, des secrétaires et de toute personne utilisant un ordinateur pour stocker et récupérer des informations et des données.

1.3 Expliquer le but des exigences juridiques et organisationnelles pour la sécurité et la confidentialité des informations

Toute information stockée dans une organisation doit suivre les procédures de sécurité et de confidentialité. La sécurité et la confidentialité des informations sont le processus par lequel les données sont tenues à l'écart de tout accès, divulgation, destruction, utilisation ou modification non autorisés. Il s'applique aux données physiques et électroniques. Toutes les organisations stockent une grande quantité d'informations confidentielles sur leurs employés, leurs clients, le statut de l'entreprise, les produits, les enquêtes, les finances, etc. Ainsi, lors du traitement de ces informations, il faut prendre soin de suivre les procédures de sécurité et de confidentialité, car si des informations entrent dans entre de mauvaises mains, cela pourrait entraîner de graves conséquences négatives. Cela affectera également l'éthique et le fonctionnement de l'organisation et entraînera des poursuites judiciaires.

De même, lors de la transmission d'informations à d'autres organisations ou individus, les procédures de confidentialité et de protection des données doivent être respectées. Les informations confidentielles telles que la date de naissance, les détails de la carte de crédit et de débit, la religion, l'appartenance ethnique, la situation financière, etc., ne peuvent être transmises qu'aux personnes qui ont autorité ou pour lesquelles le propriétaire a donné son consentement et doivent également respecter les lois sur la confidentialité règlements.

Il est important de s'assurer que les données enregistrées sont exactes et à jour.

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1.4 Expliquer l'objectif de la confirmation des informations à stocker et à récupérer

Les organisations, les entreprises et les entreprises stockent une grande quantité d'informations, mais stocker les mauvaises informations ne sert à rien. Donc, avant de stocker des informations, il faut être prudent au stade où les données sont collectées ou collectées. Il faut veiller à ce que les données soient correctes et à jour. Cela s'applique également à la récupération de données. Comme indiqué précédemment, la récupération de données est dans un but précis et il est inutile de récupérer des données obsolètes. Les systèmes doivent donc être mis à jour en permanence en vérifiant périodiquement les enregistrements périmés dans un laps de temps donné.

Ainsi, le but de la confirmation des informations qui doivent être stockées ou récupérées est d'éviter des informations inexactes, d'éviter des informations erronées, de prévenir des erreurs, et également d'éviter des coûts inutiles et des problèmes pouvant survenir à la suite d'informations erronées. Des informations erronées peuvent conduire à de graves conséquences. Par exemple, une adresse obsolète d'un client peut conduire à ce que toute communication envoyée au client se retrouve entre les mains d'une personne fausse ou dangereuse, ce qui peut avoir des effets désastreux sur l'entreprise et le client.

1.5 Décrire les moyens de vérifier l'exactitude des informations

L'exactitude des informations doit toujours être vérifiée, car des informations inexactes peuvent entraîner de graves conséquences. Les informations peuvent être relatives à tout ce qui concerne une organisation. En ce qui concerne les clients, cela peut être leur adresse, leur numéro de téléphone ou leurs impayés, en ce qui concerne les employés, cela peut être leurs évaluations, leurs salaires, encore une fois leur adresse et leurs numéros de téléphone, et pour l'entreprise, cela peut être les finances de l'entreprise., les bénéfices, les détails des employés et des clients et diverses autres informations.

Des alertes peuvent être définies sur les informations des clients et des employés pour s'assurer qu'ils sont contactés pour maintenir le système à jour. L'utilisation d'un bon logiciel à des fins de base de données aidera à maintenir les informations avec précision. Les audits externes et internes sont un autre moyen de maintenir les informations à jour.

1.6 Expliquer l'objectif de la vérification de l'exactitude des informations

Toutes les entreprises et organisations doivent vérifier que les informations qu'elles ont stockées sont exactes. Par exemple, l'argent entrant et sortant doit être correctement enregistré, sinon il semblera que l'entreprise n'a pas fait beaucoup de bénéfices et cela peut affecter le cours des actions de l'entreprise, affecter les employés car l'entreprise pourrait ne pas être en mesure de le faire. payer les employés et devront réduire le personnel, les prêteurs n'accepteront pas de prêter de l'argent, etc.

Des informations incorrectes peuvent avoir de graves effets négatifs et affecter la situation financière et les valeurs d'une entreprise. L'exactitude des informations aidera les dirigeants à planifier à l'avance pour l'avenir et les objectifs profanes. Ils pourront également prévoir à l'avance les lacunes.

1.7 Expliquer l'objectif de fournir des informations selon le format et les délais convenus

Les informations demandées doivent être dans le format convenu et doivent être présentées ou fournies dans les délais convenus. Chaque organisation aura un format d'entreprise standard pour tous les documents qu'elle traite. De même, lorsque vous traitez avec d'autres entreprises, il y aura des formats convenus sur lesquels les informations devront être présentées. Si les informations ne sont pas fournies dans le format convenu, elles devront être reformatées, ce qui nécessitera du temps supplémentaire et entraînera également une mauvaise réputation de l'organisation.

Très similaire à cela, les informations, si elles ne sont pas fournies dans un format correct, peuvent prendre du temps pour le reformatage, empêchant ainsi l'entreprise de suivre les délais. Si les informations ne sont pas fournies dans les délais convenus et arrivent après la date limite, les informations ne seront plus utilisées par la suite car le temps est déjà écoulé, ou il n'y aura pas le temps d'interpréter les informations si cela était nécessaire. Cela n'aidera pas au bon fonctionnement de l'organisation. Ainsi, dans le cadre des politiques et procédures de l'organisation, les informations doivent être fournies à temps dans le format convenu.

1.8 Décrivez les types d'informations qui peuvent être supprimées

Une entreprise peut continuer à recueillir / collecter des informations au fur et à mesure de son fonctionnement. Par exemple, si une entreprise a des enregistrements de clients ou de clients, de nouveaux clients arriveront tout le temps et la base de données aura de plus en plus d'informations au fur et à mesure que l'entreprise se développera et à la fin aura des données anciennes et inutilisées, des données non pertinentes, -données, etc., qui n'occuperont que de l'espace de stockage indésirable. Chaque entreprise aura une politique indiquant pendant combien de temps les données doivent être conservées dans leur base de données ou pendant combien de temps les fichiers physiques doivent être stockés dans les armoires de bureau. Passé ce délai, les informations indésirables peuvent être supprimées et les fichiers physiques indésirables peuvent être détruits en suivant les procédures de sécurité et de confidentialité. La suppression (fichiers électroniques) et le déchiquetage (fichiers physiques) sont les processus utilisés pour supprimer des informations.Il devrait y avoir un examen périodique des informations enregistrées et des systèmes automatisés devraient être en place pour signaler les enregistrements à examiner, puis supprimés le cas échéant.

Lorsque des données sont partagées entre des entreprises ou des organisations partenaires, des accords doivent être conclus sur la durée pendant laquelle les données seront conservées dans leur base de données, puis supprimées après cette période. Toutes les informations obsolètes et inexactes doivent être supprimées en toute sécurité afin d'éviter des erreurs et des effets préjudiciables.

Décrivez les problèmes qui peuvent survenir avec les systèmes d'information et comment les résoudre, si nécessaire

Les systèmes d'information sont les atouts importants d'une organisation. De nombreux problèmes peuvent créer des problèmes avec les systèmes d'information. Les informations électroniques peuvent être attaquées par des virus ou par des pirates. Les informations du fichier physique peuvent être endommagées en raison d'un incendie ou d'une inondation. La confidentialité peut être violée par des personnes qui ne sont pas autorisées à accéder aux informations. Le manque de communication peut également conduire à une mauvaise utilisation ou à un mauvais stockage des informations.

Un virus informatique peut infecter les programmes et toutes les informations de l'ordinateur ou du réseau. Pour empêcher les attaques de virus et les pirates, un logiciel de sécurité (antivirus) et des pare-feu appropriés doivent être utilisés et les systèmes doivent être surveillés à tout moment. Le partage d'informations doit être évité autant que possible sur Internet et, si nécessaire, des courriels et des procédures de communication sécurisés doivent être suivis. Les e-mails provenant de sources inconnues, suspectes ou non fiables doivent être supprimés. Les pièces jointes suspectes ne doivent jamais être ouvertes. Des précautions doivent être prises lors du téléchargement de fichiers à partir d'Internet, téléchargez uniquement à partir de sources fiables. Maintenez le logiciel antivirus à jour afin qu'il reconnaisse et traite les nouveaux virus.

Les informations doivent également être protégées par mot de passe afin que les personnes erronées / non autorisées n'aient pas accès à ces informations. Dans les cas où les données doivent être copiées sur des appareils portables externes, il est préférable de crypter les données. Il faut veiller à ne pas partager d’informations avec des personnes qui n’ont pas le pouvoir d’accéder aux informations. Il est toujours préférable d'avoir une sauvegarde de toutes les données, donc en cas de problème avec les systèmes, l'entreprise aura une sauvegarde avec laquelle travailler et ne perdra pas toutes les informations précieuses. En cas d'informations physiques, il est préférable de les stocker dans des armoires ignifugées et dans des lieux sûrs moins sujets aux catastrophes naturelles.

Les informations doivent être protégées de la corruption et leur accès doit être contrôlé. Des précautions doivent être prises pour protéger les informations contre une récupération non autorisée en mettant en place des procédures de récupération autorisées.

Bonne chance avec vos études

Cet article a été écrit avec une idée générale en ce qui concerne le stockage et la récupération des informations. Lorsque vous rédigez votre mission, assurez-vous de préparer les réponses pertinentes pour l'entreprise ou l'organisation pour laquelle vous travaillez. Cet article a été soumis ici pour vous donner un aperçu de ce que l'on attendra de vous sur vos papiers.

Bonne chance et j'espère que cela vous sera utile!

questions et réponses

Question: Comment les informations sont-elles enregistrées avec précision et stockées en toute sécurité conformément aux exigences du système?

Réponse: Veuillez vous référer à cette section de mon article: 1.5 Décrivez les moyens de vérifier l'exactitude des informations.

Question: Comment expliquerait comment les informations sont enregistrées avec précision et stockées en toute sécurité, conformément aux exigences du système?

Réponse: Votre question a reçu une réponse aux points 1.3 et 1.6. Veuillez voir ci-dessous:

"1.3 Expliquer le but des exigences juridiques et organisationnelles en matière de sécurité et de confidentialité des informations

Toute information stockée dans une organisation doit suivre les procédures de sécurité et de confidentialité. La sécurité et la confidentialité des informations sont le processus par lequel les données sont tenues à l'écart de tout accès, divulgation, destruction, utilisation ou modification non autorisés. Il s'applique aux données physiques et électroniques. Toutes les organisations stockent une grande quantité d'informations confidentielles sur leurs employés, leurs clients, le statut de l'entreprise, les produits, les enquêtes, les finances, etc. Lors du traitement de ces informations, il faut veiller à respecter les procédures de sécurité et de confidentialité, car si des informations mauvaises mains, cela pourrait avoir des conséquences graves et négatives. Cela affectera également l'éthique et le fonctionnement d'une organisation et entraînera des poursuites judiciaires.

Lors de la transmission d'informations à d'autres organisations ou individus, les procédures de confidentialité et de protection des données doivent être respectées. Les informations confidentielles telles que la date de naissance, les détails de la carte de crédit et de débit, la religion, l'appartenance ethnique, la situation financière, etc., ne peuvent être transmises qu'aux personnes qui ont autorité ou pour lesquelles le propriétaire a donné son consentement, et elles doivent également lois et règlements sur la confidentialité. "

"1.6 Expliquer l'objectif de la vérification de l'exactitude des informations

Toutes les entreprises et organisations doivent vérifier que les informations qu'elles ont stockées sont exactes. Par exemple, l'argent entrant et sortant doit être correctement enregistré, sinon, il semblera que l'entreprise n'a pas fait beaucoup de bénéfices. Cela peut affecter le cours des actions de l'entreprise et des employés car l'entreprise pourrait ne pas être en mesure de payer les employés et devra réduire le personnel et les prêteurs n'accepteront pas de prêter de l'argent, etc.

Des informations incorrectes peuvent avoir de graves effets négatifs et affecter la situation financière et les valeurs d'une entreprise. L'exactitude des informations aidera les dirigeants à planifier à l'avance pour l'avenir et les objectifs profanes. Ils seront également en mesure de prévoir les lacunes à l'avance. "

Question: Pourquoi une entreprise doit-elle lier le calendrier de développement de son système à l'échelle de temps des informations requises?

Réponse: Sans un calendrier de développement lié à l'échelle de temps, l'entreprise ne sera pas en mesure de faire un plan ou d'avoir une idée de la façon dont elle va mener à bien le projet. Quelle que soit la taille ou la portée du projet, le calendrier est toujours un élément clé de la gestion de projet. Cela indique à l'entreprise et à l'équipe quand chaque activité doit être effectuée, ce qui a déjà été terminé et la séquence dans laquelle les choses doivent être terminées. De cette façon, la vision qu'a l'entreprise du projet se transforme en un plan temporel.