Rencontrer et accueillir les visiteurs: procédures, objectif et responsabilités

Lorsque les visiteurs entrent dans l'environnement des affaires, ils doivent être accueillis et accueillis poliment.

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Lorsque vous rencontrez et accueillez des visiteurs / clients dans un environnement professionnel, vous disposez de ces premières secondes pour créer une bonne impression qui aura un impact durable.

Les visiteurs entrent dans un environnement commercial pour diverses raisons; il peut s'agir de clients (existants ou nouveaux), de représentants, de fournisseurs, de partenaires commerciaux, de personnes de différents départements / domaines / organisations, etc.

Le premier point de contact avec un visiteur dépend de la structure de l'organisation. Un environnement de bureau ou un environnement industriel est susceptible de disposer d'un espace d'accueil, où le responsable administratif d'accueil sera le premier point de contact, alors que dans un environnement de vente au détail, tout membre du personnel peut être le premier point de contact.

Il y a plusieurs choses à garder à l'esprit lors de la rencontre et de l'accueil des clients. Si vous êtes conscient et avez une bonne connaissance des pratiques commerciales, des politiques, des réglementations, des législations et, surtout, des compétences interpersonnelles et de communication, vous serez en mesure de créer cette première meilleure impression.

Le contenu ici est basé sur l'unité NVQ niveau 2 en affaires et en administration et cette unité a une valeur de crédit de 3. Nous discuterons des différentes procédures à suivre et de l'hospitalité que l'on s'attend à offrir lors de la réunion, de l'accueil et accueillir les visiteurs dans un environnement professionnel.

Il y a deux parties dans cet appareil. La première partie sera évaluée en fonction des connaissances et de la compréhension d'un candidat sur les procédures de rencontre et d'accueil des visiteurs et la deuxième partie sera évaluée en fonction de la performance du candidat; c'est-à-dire par l'observation, des déclarations personnelles, des témoignages, etc.

1. Comprendre les procédures pour rencontrer et accueillir les visiteurs

1.1. Décrivez les différentes raisons pour lesquelles les personnes visitent une entreprise, leurs exigences et comment leurs besoins peuvent être satisfaits

Compte tenu de l'environnement commercial et du type d'entreprise, on peut s'attendre à ce que des visiteurs pour diverses raisons visitent les locaux commerciaux. Il est de la responsabilité de l'organisation de faire en sorte que les visiteurs se sentent les bienvenus, de répondre à leurs exigences et besoins et de leur fournir des informations et des services liés à la visite.

Les différentes raisons pour lesquelles les gens peuvent visiter un local commercial sont:

• Requêtes concernant les produits et services
• Parlez à un membre du personnel des services existants
• Réclamations
• Commercialisation
• Diverses réunions, y compris les réunions du conseil / comité, des réunions de préoccupations graves, des discussions de groupe, etc.
• Collectes et livraisons
• Réparations et entretien
• Audits

Les différentes exigences pour les visiteurs visitant une entreprise peuvent être:

• Fournissez l'adresse correcte, y compris les codes postaux et les points de repère le cas échéant.
• Installations de stationnement - assurez-vous qu'il y a suffisamment de places de stationnement à une distance raisonnable et également qu'il y a des places de stationnement réservées aux personnes handicapées
• Certains clients peuvent avoir des besoins spéciaux, et donc des installations liées au type de clients ou de visiteurs que l'organisation s'attend à avoir en place.
• Des panneaux visibles pour guider les visiteurs vers la bonne zone sans aucune confusion. Les panneaux doivent également être professionnels. Vérifiez que les entrées sont claires, propres et accueillantes et reflètent la nature de l'entreprise.
• Assurez-vous qu'il y a quelqu'un pour accueillir et accueillir le visiteur dans la zone de réception, qu'il y a suffisamment de places assises, des toilettes, des brochures, des journaux, des magazines, etc.

Les différentes manières dont les besoins des visiteurs visitant une entreprise peuvent être satisfaits sont les suivantes:

• Gardez toujours les zones de réception facilement accessibles avec des panneaux indicateurs et d'autres informations si nécessaire.
• L'entrée doit être soignée et propre car elle reflète l'organisation.
• Toutes les nécessités et installations de base doivent être mises à disposition - parking, sièges, toilettes, journaux / magazines dans la salle d'attente, eau potable.
• Soyez prêt à répondre à toutes les questions liées à l'entreprise, dans la mesure du possible, fournissez des brochures / brochures ou d'autres ressources d'information.
• Les zones accessibles aux visiteurs doivent respecter les normes de santé et de sécurité.

1.2 Expliquer le but de traiter avec les visiteurs rapidement et avec courtoisie

Lorsque les visiteurs entrent dans l'environnement des affaires, ils doivent être accueillis et accueillis poliment. Si l'organisation sert quelque chose à manger ou à boire, demandez-leur s'ils aimeraient avoir quelque chose, sinon, vous pouvez leur demander s'ils aimeraient avoir de l'eau. Traitez chaque visiteur dès que vous le pouvez et répondez à leurs questions rapidement et poliment.

Il peut y avoir des moments où la zone de réception est occupée et les visiteurs doivent attendre un certain temps. Assurez-vous de vous excuser du retard et de les remercier d'avoir attendu.

Les objectifs de traiter les visiteurs rapidement et avec courtoisie sont les suivants:

• Les visiteurs sauront qu'ils sont respectés, qu'on leur accorde de l'importance et que l'entreprise considère également qu'ils sont importants.
• Les visiteurs conserveront en retour une attitude et un comportement professionnels.
• Les visiteurs feront confiance à l'entreprise et auront également une bonne remarque et une bonne impression sur l'organisation.
• Chaque employé et son comportement seront le reflet de l'organisation et, par conséquent, une réponse rapide et courtoise laissera une bonne image de l'organisation.
• Les visiteurs recommanderont l'organisation à d'autres et répandront la bonne parole et utiliseront également cette organisation à l'avenir.

1.3 Expliquer le but de présenter une image positive de soi et de l'organisation

Lorsque les visiteurs visitent un environnement professionnel, leur premier point de contact sera la personne à la réception (la plupart des organisations en ont un), ou du moins la personne qui rencontre et salue. Comme nous le savons tous, la première impression fait toujours une différence et, par conséquent, présenter une image positive de vous et de l'organisation est très important. Habillez-vous et présentez-vous proprement. Respectez le code vestimentaire de l'organisation. Souriez, gardez un contact visuel, écoutez, soyez positif et faites de votre mieux pour les aider avec leurs questions.

Le but de cette opération est:

• À ce moment précis, vous représentez l'organisation pour le visiteur. Ainsi, votre comportement et votre approche reflèteront l'organisation dans son ensemble. Vous et l'organisation serez jugés ou évalués en fonction de votre approche et de votre service.
• Cela crée un sentiment de confiance chez le visiteur.
• Les visiteurs ont une impression positive de l'organisation.
• Il contribue à instaurer la confiance entre l'organisation et ses clients et employés.
• Il attire des clients de qualité, ce qui améliorera les activités de l'organisation, augmentant ainsi le profit de l'organisation.

1.4 Expliquer le but de suivre les procédures de santé, de sûreté et de sécurité dans les relations avec les visiteurs, y compris ses propres responsabilités

Diverses procédures de santé et de sûreté / sécurité sont en place dans chaque organisation. Ces procédures doivent être suivies de manière responsable par les employés à tout moment, ce qui inclut également le traitement des visiteurs.

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Le but de suivre ces procédures est:

• Faire de l'organisation et de son environnement un lieu plus sûr pour visiter et travailler
• Avoir toutes les installations de premiers secours requises dans des conditions adéquates.
• Prévenir les risques pour la santé des employés et des visiteurs.
• S'assurer que les machines et tous les appareils ou équipements qui fonctionnent dans les locaux de l'organisation sont sûrs à utiliser.
• Pour aider à prendre des mesures préventives ou à mettre en place des plans d'urgence en cas de besoin.
• Pour enregistrer et signaler les accidents, les blessures et tout autre problème de santé et de sécurité.
• S'assurer que les pratiques de travail sont sûres et que les mesures de santé et de sécurité ont été mises en œuvre et sont suivies.
• Les sols, les escaliers et les autres zones doivent être sûrs à utiliser

• Confirmer que si des matières dangereuses, le cas échéant, sont stockées dans une méthode sûre, dans un endroit sûr et qu'elles sont manipulées et utilisées de manière sûre, car elles peuvent causer des dommages de plusieurs façons
• S'assurer qu'il y a une ventilation adéquate dans les zones où les visiteurs ont accès et où les employés travaillent
• Maintenir la température des zones de travail et de visite à des niveaux adéquats et également que les toilettes, les toilettes et les toilettes soient en bon état afin que les visiteurs puissent les utiliser sans problèmes ni difficultés
• Les zones de visite et de travail doivent être exemptes de matières inflammables, de matières explosives et d'autres matières radioactives nocives.

• Les énormes machines et équipements doivent être tenus à l'écart des zones de visite afin d'éviter les accidents
• Des panneaux d'avertissement doivent être placés dans les zones requises.
• Assurez-vous qu'il n'y a pas de fils de fuite et veillez à éviter tout risque pour la santé et la sécurité
• Obtenez une formation appropriée si vous utilisez un équipement sur le lieu de travail et conformez-vous aux politiques de santé et de sécurité et aux procédures d'accident de l'organisation.
• Assurez-vous que vous avez enregistré les visiteurs selon les procédures de l'organisation afin d'assurer la sécurité.

J'espère que vous avez trouvé les informations ici utiles et intéressantes. N'hésitez pas à faire part de vos commentaires et à partager vos pensées et vos expériences.

Merci pour la visite.

Livingsta.

Une note aimable aux candidats NVQ: Ceci est uniquement pour référence et veuillez ne pas reproduire. Veuillez également vous rapporter à votre environnement professionnel et à votre description de poste lors de la rédaction de vos unités. Bonne chance!