Gérer les budgets: comprendre comment rapporter les performances par rapport aux budgets

La gestion de l'argent est une partie très importante de chaque entreprise et vie personnelle et elle permet d'avoir le contrôle de l'argent d'une manière plus efficace et efficiente. Les budgets sont des outils financiers pour une entreprise et les rapports de performance sont des évaluations de tâches ou de projets dans des environnements commerciaux. Les rapports de performance aident à identifier ou à suivre les écarts dans les budgets; par exemple où l'argent a été dépensé et d'où les revenus ont été générés. Les rapports de performance peuvent également inclure des informations autres que les finances; par exemple, besoin de nouveaux équipements, inventaires, personnel, etc.

3: Comprendre comment rapporter les performances par rapport aux budgets

Cet article répond à l'unité NVQ Niveau 4, "Gérer les budgets" et a une valeur de crédit de "5".

Afin de bien comprendre l'objectif du budget, qui est la première partie de cette unité, veuillez suivre le lien ci-dessous

Gérer les budgets - Comprendre l'objectif des budgets

Pour une compréhension détaillée de la gestion des budgets, qui est la deuxième partie de cette unité, veuillez suivre le lien ci-dessous

Gérer les budgets - Comprendre comment gérer les budgets

3.1 Expliquer l'objectif et les avantages de la communication d'informations sur la performance par rapport au budget

Afin de rendre compte des informations sur les performances par rapport au budget, il faut vérifier si les budgets estimés vont bien avec les résultats réels obtenus. Le responsable du budget ou le responsable du budget est chargé de surveiller de près tous ces faits et données. Il est également du devoir des autres membres du personnel impliqués de fournir au gestionnaire des informations précises en fonction de leur propre niveau de responsabilité. En retour, les gestionnaires doivent fournir des commentaires sur les performances et également fournir des suggestions et des conseils sur les actions ou variations prévues.

Le reporting des informations sur les performances est un processus dans lequel toutes les données issues des principes de base sont collectées et des informations sur les performances sont développées, ce qui clarifie les détails sur la manière dont les ressources sont utilisées et les objectifs sont atteints.

Le but et les avantages de rendre compte des informations sur la performance par rapport au budget sont:

• Il améliore l'efficacité du reporting financier
• Il permet d'examiner les risques ou d'estimer les risques et perspectives futurs
• Il permet d' identifier et de comparer les performances entre l'exercice en cours et l'exercice écoulé et d'établir une estimation des futures procédures budgétaires.
• Il aide à identifier les écarts dans le budget et les résultats obtenus. Il aide en outre à planifier et à fixer des objectifs pour les performances futures. Les écarts si favorables indiquent de bonnes performances, tandis que les écarts qui ne sont pas favorables indiquent des performances médiocres.

• Cela permet de réduire les coûts et d' augmenter les bénéfices - essentiellement le contrôle des dépenses.
• L'argent excédentaire sur le budget peut être utilisé pour développer ou développer l'entreprise. Les rapports de performance jouent ici un bon rôle.
• Cela aide à planifier les prochaines étapes à suivre pour qu'une tâche soit accomplie.
• Aide à compléter les prévisions pour tous les futurs projets potentiels, le besoin de mesures de gestion ou de changements dans les politiques et procédures

• Aide à identifier les erreurs à tout moment de la tâche ou du projet réel ou de tout ce qui est lié à l'entreprise
• Aide à décider si le budget et les dépenses sont raisonnables.
• Il aide à identifier qui est responsable envers qui et pour quoi et reflète également les plans financiers
• Aide à corriger les problèmes qui nécessitent des mesures à prendre et cela peut être fait avant que le problème ne devienne incontrôlable.

3.2 Expliquez comment vérifier l'exactitude des calculs budgétaires.

La précision de la budgétisation est une compétence très importante lorsqu'il s'agit de gérer une entreprise ou une organisation. Les écarts de budget par rapport à celui qui est prévu peuvent entraîner des insuffisances et mettre l'entreprise en danger. Si l'on est minutieux tout au long du processus de budgétisation, ils sont susceptibles d'élaborer un budget plus précis.

Comment vérifier l'exactitude des calculs budgétaires? Examinons quelques méthodes pour y parvenir!

• Assurez-vous toujours que chaque élément de dépense et de revenu lié à l'entreprise est inclus dans le budget; par exemple, même des articles mineurs comme de petites factures, de petites dépenses quotidiennes, etc.
• Vérifiez que vous avez ajouté toutes les informations relatives à la gestion quotidienne de l'entreprise dans le processus de budgétisation; même les tâches mineures et leurs dépenses
• Lors de l'estimation des coûts, faites toujours des hypothèses réalistes; ceci peut être réalisé en effectuant des recherches approfondies sur ce poste particulier du budget. Vous devriez être en mesure d'expliquer votre hypothèse avec un raisonnement logique.

• Ne décidez pas vous-même des estimations; prenez plutôt des informations et des idées de tous les membres impliqués de l'organisation. De cette façon, il est très peu probable que la précision s'écarte.
• Ayez toujours des fonds supplémentaires pour couvrir les écarts, cela aidera la fonction commerciale dans les limites du budget alloué, évitant ainsi les écarts de précision
• Examinez chaque ligne du poste budgétaire comme les frais de formation, les dons, les événements de collecte de fonds, la papeterie, etc., et faites une estimation avec le plus grand soin. En bref, listez TOUS les revenus et dépenses.
• Catégorisez les éléments, afin qu'il soit plus facile de vérifier sur chaque tâche ou objectif leurs détails de budgétisation. Par exemple, les dépenses de formation, les dépenses de salaire du personnel, les dépenses de rénovation, de transport, de justice, d'assurance, etc. Faites cela pour les revenus et les dépenses.

• Ajoutez autant de détails que possible pour obtenir un chiffre précis.
• Faites une estimation du total, une estimation des éléments individuels et additionnez-les pour obtenir le total; les deux devraient correspondre; par exemple, trouvez des sous-totaux de catégories et additionnez les sous-totaux; trouver le total global de tous les éléments. Le total global doit être égal à la somme des sous-totaux.
• Ayez un format standard dans lequel vous listerez vos éléments budgétaires et effectuerez les calculs. Calculez les totaux à l'aide de formules et aussi manuellement. Vérifiez toujours les calculs en double / triple.

• Faites des listes de contrôle et prenez l'aide des autres pour vérifier l'exactitude des éléments, des estimations et des calculs.
• Notez les montants / coûts pour chaque article individuel
• Soyez prêt à répondre à toutes les questions ou doutes pouvant découler de la paperasse budgétaire. Ajoutez des notes et des commentaires si nécessaire, car cela vous fera gagner du temps pour répondre aux questions, rendra le budget plus clair et transparent. Consultez le budget et les états financiers antérieurs et faites des comparaisons.
• Prenez les commentaires avant de finaliser, pas d'une seule personne, mais faites participer un nombre suffisant de personnes qualifiées et expérimentées. Par exemple, des personnes du service financier, des comptables, de l'équipe de projet, du directeur, du conseil, etc.

3.3 Expliquer le but et les avantages de l'enregistrement des informations qui aideront à la préparation future des budgets

Lorsque vous préparez un budget pour une année donnée, conservez une trace de toutes les informations que vous avez utilisées pour élaborer le budget, y compris les notes, les commentaires, les déclarations et la documentation qui vous aideront dans la budgétisation future de l'organisation ou de l'entreprise.

Le but et les avantages de le faire sont:

• Il aide à coordonner le processus de budgétisation dans divers domaines fonctionnels et à les intégrer aux fins de l'organisation. Vous savez que vous avez en main les plans et le matériel prêts pour le prochain exercice, plutôt que de recommencer à zéro.
• Cela vous aide à apprendre et à éviter les erreurs de ce que vous avez appris et vécu au cours de l'année écoulée.
• Vous êtes motivé et le processus devient beaucoup plus facile. Vous ne considérez pas la budgétisation comme une tâche mouvementée, mais faites-la plutôt avec motivation. Cela améliore la satisfaction au travail.

• Il contribue à l'amélioration continue, vous aide à éviter les erreurs du passé et à prendre des mesures alternatives pour obtenir de meilleurs résultats.
• Aide à améliorer les performances des départements et de l'organisation dans son ensemble. Vous avez les bases en main et vous savez où chercher les ressources et comment les dépenser judicieusement.
• Vous avez une meilleure compréhension du suivi, du contrôle et de la révision des budgets. Vous pouvez également améliorer les rapports sur les performances et constater à coup sûr une énorme différence dans la budgétisation et les rapports sur les performances.
• Réduit les incertitudes dans la plupart des domaines, réduit les conflits pouvant survenir et améliore la prise de décision.

• Vous aide à rester concentré et à suivre dans quelle direction l'entreprise va. Vous pouvez vous asseoir et examiner les performances et les facteurs qui contribuent ou affectent la croissance de l'entreprise
• Vous aide à vous concentrer sur l'avenir de l'entreprise plutôt que sur les situations et les performances actuelles.

J'espère que vous avez trouvé les informations ici utiles et intéressantes. N'hésitez pas à faire part de vos commentaires et à partager vos pensées et vos expériences.

Merci pour la visite. Bonne chance.

Livingsta.