Intégrer les données externes avec le SRI de votre entreprise

Intégration de données externes dans le SIRH

Cet article fournit un aperçu complet de l'intégration de données externes dans un SIRH de base, des opportunités et des défis de cette intégration, et fournit les meilleures pratiques à garder à l'esprit lors de la planification de l'intégration. Bien que ce sujet s'applique à tous les domaines des données RH et RH, l'objectif principal de cet article examine l'intégration des enquêtes sur les salaires et des données de marché.

Un système d'information sur les ressources humaines (SIRH) est défini comme un système d'enregistrement de toutes les données relatives aux ressources humaines. Un SIRH efficace offre aux organisations la capacité de gérer les flux de travail des activités RH courantes telles que le recrutement, l'intégration, le suivi des avantages et les rapports (Celergo.com, 2017). Il n'est pas rare que les différentes fonctions des RH utilisent un système spécialisé pour gérer le travail quotidien de la fonction. Traditionnellement, l'organisation achète un SIRH de base qui sert de système d'exploitation de base et héberge des données RH telles que les employés:

Nom
adresse
numéro de sécurité sociale
titre du poste
Statut FLSA, etc.

Une fois le système de base établi, les organisations trouvent généralement le besoin de se doter de systèmes supplémentaires pour répondre aux besoins croissants de l'entreprise. Dans un monde parfait, les besoins supplémentaires de la fonction RH peuvent être satisfaits en achetant et en mettant en œuvre des modules du système central. Dans certaines situations, les modules complémentaires du système central ne prennent pas correctement en charge les processus métier. Dans ces cas, il faut décider soit de changer les processus organisationnels, d'acheter un logiciel différent qui soutiendra le processus commercial actuel, soit de développer des systèmes locaux totalement personnalisés. De plus en plus, les experts SIRH sont appelés à intégrer divers systèmes RH (Kavanagh et Johnson, 2018). En plus de l'intégration du système, les experts du SIRH peuvent également être invités à intégrer des éléments de données dans le système qui aident les dirigeants de l'organisation à prendre des décisions.

Systèmes d'information intégrés

Kavanagh et Johnson (2015) définissent les systèmes d'information intégrés comme «des systèmes construits sur des plates-formes communes qui permettent l'utilisation d'une seule instance de données dans plusieurs applications et le transfert transparent de données entre les systèmes» (p. 165). Au minimum, l'intégration des données implique de relier les informations dans deux systèmes, mais les besoins commerciaux peuvent nécessiter plus de deux liens. Les intégrations impliquent souvent de relier des opérations transactionnelles dans un système qui déclenchent une action dans le système suivant. Un exemple de ceci est un système de suivi des candidats (ATS) lié à plusieurs systèmes. À titre d'exemple, une fois qu'un candidat est sélectionné et confirmé,l'ATS déclenche l'entrée dans le système de paie, ce qui déclenche l'entrée dans le système de temps et de présence et avertit le service des badges qu'un nouvel employé commence et qu'un badge doit être créé afin que l'employé puisse entrer et sortir de l'horloge. Dans cet exemple, les données sont transférées de manière transparente sans nécessiter une intervention humaine supplémentaire au-delà du déclenchement initial dans l'ATS. Ce type de support de flux de travail soulage les professionnels des ressources humaines d'une grande partie des tâches transactionnelles et administratives qui faisaient traditionnellement partie de la fonction RH et permet aux RH de devenir des partenaires commerciaux stratégiques et de soutenir la prise de décision organisationnelle.les données sont transférées de manière transparente sans nécessiter d'intervention humaine supplémentaire au-delà du déclencheur initial dans l'ATS. Ce type de support de flux de travail soulage les professionnels des ressources humaines d'une grande partie des tâches transactionnelles et administratives qui faisaient traditionnellement partie de la fonction RH et permet aux RH de devenir des partenaires commerciaux stratégiques et de soutenir la prise de décision organisationnelle.les données sont transférées de manière transparente sans nécessiter d'intervention humaine supplémentaire au-delà du déclencheur initial dans l'ATS. Ce type de support de flux de travail soulage les professionnels des ressources humaines d'une grande partie des tâches transactionnelles et administratives qui faisaient traditionnellement partie de la fonction RH et permet aux RH de devenir des partenaires commerciaux stratégiques et de soutenir la prise de décision organisationnelle.

En intégrant des systèmes et d'autres données, les experts du SIRH ont le potentiel de créer et de produire des mesures significatives et de fournir une aide à la décision complète. En intégrant la rémunération, le marché du travail et le temps nécessaire pour remplir les données pour l'activité de recrutement, les RH peuvent être en mesure d'identifier des éléments exploitables pour améliorer le recrutement et / ou l'administration de la rémunération. Pour illustrer ce point, l'exemple suivant est fourni de recrutement d'infirmières:

Exemple de recrutement d'infirmières

Le délai moyen global pour pourvoir les postes vacants au centre médical ABC est de 40 jours. Cependant, le délai moyen pour pourvoir les postes d'infirmières est de 70 jours. Certains peuvent prétendre qu'il y a une pénurie de personnel infirmier, ce qui augmente le temps de pourvoir. En combinant les données, un professionnel qualifié du SIRH découvre cependant que lorsque les recruteurs annoncent des postes vacants en utilisant le 75e centile du salaire de référence du marché, le temps de pourvoir diminue à 50 jours…

… par rapport aux périodes où la philosophie standard de rémunération de l'entreprise a été utilisée et le temps de remplissage était en moyenne de 80 jours. Avec cette information, la direction peut prendre la décision de changer la philosophie de rémunération d'ABC Medical Center en ce qui concerne les infirmières. Dans cet exemple simpliste, les données ont été extraites du SIRH de base, de l'ATS et du marché du travail et utilisées pour prendre une décision qui a un impact sur le budget de l'organisation. L'intégration des données donne à l'organisation la capacité de comprendre les conditions changeantes et de réaliser leur impact au fil du temps - ou immédiatement - pour influencer le changement.

Avantages de l'intégration de données

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une organisation choisirait d'intégrer des données externes au SIRH de base. Comme expliqué dans l'exemple ci-dessus, les données intégrées permettent aux dirigeants d'obtenir des analyses juste à temps ainsi que des rapports ad hoc. En intégrant les ensembles de données, le SIRH crée de la valeur en mettant à disposition des fonctionnalités de reporting à guichet unique. Dans le cas de la planification de la rémunération, les systèmes intégrés peuvent inclure des lignes directrices sur le mérite en fonction de l'emplacement et dans l'échelle salariale appropriée en fonction des cotes de rendement. De cette façon, l'intégration des données élimine le besoin pour les gestionnaires d'interpréter une matrice complexe et réduit la probabilité d'erreurs basées sur des calculs manuels et l'interprétation des politiques. De plus, la planification de la rémunération qui n'est pas effectuée à l'aide d'un système intégré en temps réel est longue et coûteuse.Dans une enquête sur le libre-service des RH de 2002, le Cedar Group a estimé qu'en Amérique du Nord, les entreprises ont réalisé une économie de 5,29 $ par transaction moyenne grâce à un système automatisé de planification de la rémunération (Wright, 2004). Si ce chiffre est vrai, même les petites et moyennes entreprises ont tout à gagner à intégrer les données et à automatiser la planification de la rémunération pour créer ce type d'application en libre-service pour les gestionnaires.

Le SIRH intégré assure également une conformité fédérale sans souci. Pour les organisations qui sont tenues de déclarer des données chaque année, les efforts de collecte de données peuvent être fastidieux et prendre du temps. Un système intégré qui suit la formation requise, par exemple, pourrait facilement être manipulé pour créer des rapports standard de la Commission mixte. Il en va de même pour les rapports EEO-1 et Vets-100. En plus de la conformité prévue, les systèmes intégrés permettent aux organisations de fournir des réponses en temps opportun aux auditeurs et de produire des données pour mener des auto-audits. L'intégration des données des plateformes Web en libre-service des employés augmente également l'efficacité et diminue les erreurs en demandant aux employés de soumettre leurs propres données dans le SIRH.

Défis à considérer

L'intégration de données externes n'est pas entièrement positive et comporte certainement un ensemble de défis à prendre en compte pour une organisation. L'intégration des données et des systèmes est coûteuse et nécessite souvent des solutions de contournement ou des correctifs pour fournir des données utiles pour l'aide à la décision. Si une organisation souhaite intégrer un système local à un système de fournisseur ou intégrer deux ou plusieurs systèmes de fournisseur, un expert en SIRH ayant une connaissance technique des protocoles et des langages de programmation pour le partage de données entre les systèmes sera nécessaire (Kavanagh et Johnson, 2018). Si ce programmeur ne fait pas actuellement partie du personnel de l'organisation, le responsable du SIRH devra budgéter le poste supplémentaire. Bien que le SIRH hautement intégratif puisse offrir une plus grande efficacité grâce à l'utilisation du libre-service pour les candidats, les employés et les gestionnaires,certains soutiennent que ces systèmes peuvent transférer le travail des RH aux gestionnaires et aux employés, surchargeant ainsi les supérieurs hiérarchiques et les employés hiérarchiques, ce qui aurait pour effet à long terme de réduire la productivité globale des organisations. Les systèmes d'avantages sociaux peuvent ne pas être bien accueillis par les employés qui estiment avoir besoin d'un soutien supplémentaire pour prendre des décisions (Stone et al. 2015). De plus, certains employés peuvent ne pas être à l'aise avec l'utilisation de la technologie et préférer les formulaires papier à la saisie par ordinateur.certains employés peuvent ne pas être à l'aise avec l'utilisation de la technologie et préférer les formulaires papier à la saisie par ordinateur.certains employés peuvent ne pas être à l'aise avec l'utilisation de la technologie et préférer les formulaires papier à la saisie par ordinateur.

Un autre défi majeur à prendre en compte est la flexibilité du système, qui est essentielle au succès de l'intégration des données. Dans l'exemple de l'automatisation de la rémunération, les plans de rémunération évoluent au fil du temps et le SIRH doit être en mesure de suivre ces changements. Les changements peuvent inclure l'éligibilité, les règles commerciales (ex: montants d'augmentation minimum et maximum), les budgets, les directives, les dates d'accès, les calculs et même les présentations à l'écran. L'ajout ou la suppression d'éléments de rémunération de base, de plans de primes ou de plans d'actions est nécessaire pour offrir une certaine souplesse aux changements de programme typiques (Wright, 2004). Les systèmes doivent également offrir la flexibilité nécessaire pour répondre également aux besoins changeants liés à la conformité. La planification de la rémunération des employés exonérés et des employés non exonérés, par exemple, peut suivre des lignes directrices différentes.L'intégration des données de rémunération peut également fournir aux gestionnaires des indicateurs pour indiquer les problèmes de conformité potentiels - par exemple, des indicateurs pour les femmes et les employés appartenant à des minorités lorsque leurs salaires sont inférieurs aux employés masculins et majoritaires de qualification similaire. Ce type d'indicateur peut être compliqué à mettre en œuvre car il oblige le système à extraire des données de plusieurs systèmes différents (SIRH de base, ATS, données du marché salarial), à appliquer des calculs (ratio compa basé sur le taux horaire ou le salaire annuel en fonction du statut FLSA), et émettre un indicateur ou un indicateur au gestionnaire en fonction de la définition de l'entreprise de ce qui constitue un élément à revoir (Wright 2004).Ce type d'indicateur peut être compliqué à mettre en œuvre car il oblige le système à extraire des données de plusieurs systèmes différents (SIRH de base, ATS, données du marché salarial), à appliquer des calculs (ratio compa basé sur le taux horaire ou le salaire annuel en fonction du statut FLSA), et émettre un indicateur ou un indicateur au gestionnaire en fonction de la définition de l'entreprise de ce qui constitue un élément à revoir (Wright 2004).Ce type d'indicateur peut être compliqué à mettre en œuvre car il oblige le système à extraire des données de plusieurs systèmes différents (SIRH de base, ATS, données du marché salarial), à appliquer des calculs (ratio compa basé sur le taux horaire ou le salaire annuel en fonction du statut FLSA), et émettre un indicateur ou un indicateur au gestionnaire en fonction de la définition de l'entreprise de ce qui constitue un élément à revoir (Wright 2004).

Meilleures pratiques pour intégrer les données

Wright (2004) propose huit suggestions à observer lors de l'intégration des données et de leur utilisation pour automatiser la planification de la rémunération. Les suggestions sont applicables à toutes les fonctions RH et les experts SIRH doivent être conscients des recommandations.

Planifiez soigneusement. L'intégration des données ne doit pas être une décision de dernière minute ou après coup. Les données de tous les systèmes impliqués dans le couplage doivent être cartographiées pour garantir que les ensembles de données sont compatibles pour le transfert.
La fonctionnalité doit être mise en place progressivement au fil du temps. Il est conseillé aux organisations de ne pas essayer de faire trop trop vite. En mettant en œuvre par étapes, les organisations se donnent la possibilité de répondre aux défis et de réorienter les ressources si nécessaire.
Il est important de rechercher et de respecter les meilleures pratiques propres à l'industrie. Les besoins d'un établissement médical seraient probablement très différents de ceux d'un fabricant. Il n'existe pas de solution universelle pour les besoins d'intégration de données et les experts SIRH doivent en être conscients lors du démarrage d'un projet.
Les RH doivent vérifier la fréquence des exceptions aux règles de gestion pour déterminer si le système nouvellement intégré doit être configuré pour tenir compte des exceptions.
Les organisations doivent tenir compte des implications des calculs basés sur l'arrondissement. Cette astuce est spécifique aux données de rémunération mais est importante à prendre en compte. Si les chiffres sont arrondis, cela peut avoir un impact inattendu sur le budget et perturber les projections budgétaires. Cela semble être une petite affaire, mais avec le temps, cela pourrait s'avérer coûteux.
Validez les données requises dans le SIRH de base et prévoyez le temps de mettre en œuvre le nettoyage des données programmé si nécessaire
Wright insiste sur la nécessité de tester toutes les modifications du système avant leur mise en ligne. Il est important que tous les scénarios possibles soient testés dans le système pour s'assurer que la sécurité est intacte et que le système intégré fonctionne comme prévu.
Et enfin, la huitième recommandation est de planifier la communication de gestion du changement. On dit que les implémentations du SIRH échouent non pas à cause de problèmes matériels ou logiciels, mais à cause du leader du changement et des problèmes de personnel et d'organisation liés au changement (Kavanagh et Johnson, 2015).

En conclusion, l'intégration de données externes présente plusieurs avantages. L'intégration des données permet une meilleure aide à la décision et metrix. Bien que des gains d'efficacité soient finalement réalisés, il y a des coûts initiaux associés à l'intégration des données que les experts du SIRH doivent prendre en compte. De plus, certains employés et gestionnaires peuvent être réticents à utiliser les fonctions de libre-service dont dépendent les données intégrées. Si les dirigeants appliquent des méthodes efficaces de gestion du changement et planifient les ressources en conséquence, l'intégration des données aura probablement un impact positif sur la fonction RH et l'entreprise en général.

Sources:

Intégration du SIRH avec la paie mondiale - Quatre clés du succès. (2017, 06 octobre). Consulté le 24 février 2018 sur

Kavanagh, MJ et Johnson, RD (2018). Systèmes d'information sur les ressources humaines (4e éd.). Los Angeles, Californie: Sage.

Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM et Johnson, R. (2015). L'influence de la technologie sur l'avenir de la gestion des ressources humaines. Human Resource Management Review, 25 (Human Resource Management: Past, Present and Future - Volume 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Wright, A. (2004). Ne vous contentez pas de moins: les programmes de rémunération globale ont besoin d'outils de rémunération globale. Examen des régimes d'avantages sociaux des employés, 58 (9), 14.