Département des ressources humaines: effectuer une analyse de poste - avantages et inconvénients

Le but typique d'une analyse de poste est de maintenir le personnel actuel sans provoquer de surcharge de travail. Cependant, le but ultime d'une analyse de poste est de définir une description de poste. Une description de poste est nécessaire afin d'embaucher l'employé le plus qualifié pour un poste particulier. Une fois que vous avez terminé une analyse de poste, vous comprendrez mieux les tâches et les responsabilités dont un poste a besoin.

Cela peut aider la direction à déterminer s'il faut embaucher un employé à temps plein, à temps partiel, contractuel ou temporaire. Connaître les inconvénients d'une analyse de poste aidera également à la réaliser. Vous serez armé pour la bataille si des affrontements se produisent entre les employés.

Cet article examinera l'historique d'une analyse de poste, diverses perspectives d'une analyse de poste, la définition formelle d'une analyse de poste, quand elle est faite, pourquoi elle est faite, les inconvénients d'en faire une, comment accomplir la tâche (unique et méthodes traditionnelles) et des liens pour plus d’informations.

Michele Jones

Michele Jones

La théorie de l'analyse des emplois a été créée par deux psychologues, Fredrick Taylor et Lillian Moller Gilbreth, au début du XXe siècle (Muchinsky, 2012).

Imaginez-vous en tant qu'employé…

Tu es occupé. Vous avez un horaire complet pour la journée. Vous avez toujours su que vous et le greffier enregistrez certaines des mêmes informations, de sorte que vos tâches se chevauchent. Cependant, vous savez également que rester occupé accélère votre journée, vous ne l'avez donc jamais souligné.

Tout à coup, vous êtes interrompu. Vous êtes convoqué à une réunion et vous recevez des instructions sur la façon de compléter votre partie d'une analyse de poste, ce qui, d'après ce que vous pouvez comprendre, n'est qu'un mot sophistiqué pour dire ce que vous faites pendant la journée.

La partie peu sûre de vous pense: «Pourquoi ont-ils besoin de savoir ce que je fais toute la journée? Je fais le travail, n'est-ce pas? Essaient-ils d'apprendre ce que je fais toute la journée pour pouvoir passer des tâches à d'autres? Sont-ils en train de me laisser partir? Peut-être que je ne devrais pas être complètement honnête. Peut-être que je devrais ajouter plus de tâches aux exigences de mon poste… »

Imaginez-vous en tant que représentant des ressources humaines…

Le conseil d'administration a décidé qu'il souhaitait que vous réalisiez des analyses de poste sur tous les salariés de l'entreprise. Vous connaissez de nombreuses façons d'accomplir cette tâche, mais vous savez également qu'il y a des pièges.

Actuellement, les problèmes que vous traitez dans le domaine des ressources humaines incluent les conflits entre les employés concernant qui est responsable de qui, les différends entre les employés concernant la responsabilité de quelles tâches et les différends entre les employés concernant qui a accompli quelle réalisation.

En d'autres termes, vous êtes jusqu'au cou dans les querelles parmi les employés. Bien sûr, cela fait partie du travail. Le problème est que ces conflits affectent directement cette tâche. Tenter de savoir qui est le «vrai» superviseur, qui fait quelle tâche et qui a accompli quelle réalisation sont des éléments qui doivent faire partie d'une analyse de poste.

Un des avantages d'une analyse des emplois est qu'elle peut limiter les querelles politiques en clarifiant les rapports hiérarchiques et les domaines de responsabilité, de sorte que ce problème peut se résoudre d'une certaine manière (Fisher, Schoenfeldt et Shaw, 2006).

Ainsi, bien que l'analyse des emplois présente des avantages et des objectifs importants, tant les employés que les analystes d'emploi peuvent avoir des problèmes avec cette affectation. Que vous soyez un employé ou un analyste d'emploi, essayez de visualiser le revers de la médaille afin de voir quelles difficultés peuvent survenir.

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Qu'est-ce qu'une analyse d'emploi?

Une analyse de poste est la procédure par laquelle le service des ressources humaines rassemble, documente et analyse des informations sur le contenu et les exigences du poste. Il démontre la relation claire entre les tâches du poste et les connaissances, compétences et capacités requises pour exécuter les tâches (US Office of Personnel Management, 2007).

Afin d'obtenir une analyse précise, le service des ressources humaines doit s'appuyer sur les superviseurs et les employés afin de fournir une analyse complète des postes, l'organigramme du service et toute autre information sur tout changement dans le service qui a affecté ce poste particulier.

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Quand le service des ressources humaines s'attend-il généralement à faire une analyse de poste?

• Lors de fusions ou d'acquisitions
• Quand les nouvelles entreprises prennent le pas sur les anciennes
• Lorsqu'une entreprise procède à des évaluations de performances
• Lorsque des changements sont en cours dans l'entreprise

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Le Département du travail des États-Unis a créé une base de données de 20 000 descriptions de poste basée sur des analyses de poste effectuées par les départements des ressources humaines. La base de données s'appelle O'NET. La recherche est gratuite et contient un outil d'exploration de carrière qui aide les utilisateurs à découvrir de nouvelles carrières. Explorez le dictionnaire en ligne des titres professionnels (O'NET) créé aujourd'hui par le Département du travail des États-Unis pour en savoir plus.

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Pourquoi des analyses d'emplois sont-elles effectuées?

1. Identifier ce qu'il faut pour faire le travail avec succès en comprenant:

• Comment le travail est fait
• Lorsque les tâches du poste sont nécessaires
• Qui est concerné par l'emploi
• Quelles qualités sont nécessaires pour effectuer le travail
• Quelles fonctions et tâches sont accomplies régulièrement
• Quelles exigences mentales et physiques sont considérées comme nécessaires

2. Pour réaffecter, éliminer, découvrir ou répartir les responsabilités et tâches supplémentaires

3. Créer une description de poste et documenter les attributs du poste

4. Améliorer les processus ou les procédures

5. Développer une meilleure performance des employés

6. Gérer efficacement les systèmes de formation et de promotion

7. Aider les employés à maximiser leurs talents et à faire progresser leur carrière

8. Trouver la meilleure qualité d'employés pour chaque poste particulier

9. Déterminer si une personne handicapée est capable d'accomplir les tâches d'un poste avec ou sans aménagements spéciaux

10. Aider à la défense juridique concernant la sélection de l'entreprise ou l'élimination du pourvoi de postes; Pour plus d'informations sur la relation entre une analyse des emplois et la loi, consultez le site Web de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi.

11. Classer correctement les emplois en fonction de leur titre et de leur échelle de salaire appropriés

Pourquoi les analyses de poste présentent-elles des inconvénients?

• Chaque personne peut être traitée différemment puisqu'elle accomplit des tâches différentes.
• De nombreux travailleurs n'aiment pas s'adapter à un nouvel environnement.
• Des attitudes perturbatrices peuvent survenir si les gens se sentent menacés dans leur travail.
• Les qualifications mentales peuvent être difficiles à détecter car elles ne peuvent pas être directement observées.
• Une fois l'analyse terminée, il peut être déterminé que certains postes doivent être éliminés.
• Les préjugés personnels de la part de l'analyste d'emploi peuvent fausser les données collectées.
• Si les gens ne se sentent pas en sécurité dans leur position actuelle, ils peuvent déformer la vérité sur ce qu'ils font vraiment en une journée.
• Une analyse des tâches prend beaucoup de temps car des informations précises sont souhaitées.
• Si les travailleurs ne comprennent pas ce qu'est une analyse de poste, ils peuvent ne pas participer de manière utile.
• Effectuer une analyse des emplois peut être très difficile si les emplois changent souvent.
• La coordination d'une analyse complète des emplois demande beaucoup de main-d'œuvre et de coopération.

• Une histoire choquante de l'échec de terminer une analyse d'emploi

  Cette histoire est un exemple d'un désavantage associé à une analyse d'emploi. L'embauche d'un candidat qui n'est pas qualifié pour un poste est le résultat de l'échec de cette entreprise à mener une analyse de poste réussie.

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Comment les analyses de poste sont-elles effectuées?

Souvent, le service des ressources humaines propose sa propre façon de faire une analyse de poste afin de créer des descriptions de poste uniformes en fonction de leurs méthodes. Il existe cependant d’autres moyens d’analyser les emplois.

Il existe de nombreuses méthodes uniques et traditionnelles qui peuvent être mises en œuvre pour faire une analyse de poste afin de faciliter les employés au cours de cette procédure. Six exemples de manières d'accomplir cette tâche seront illustrés ci-dessous.

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1. Participation des employés

Demandez à chaque employé de remplir une analyse de poste. Tous les employés devraient être tenus d'effectuer une analyse de poste. S'il y a des questions ou des problèmes pour remplir une analyse de poste, le service des ressources humaines doit assister chaque employé.

Cela permettra au service des ressources humaines de voir où il y a une surcharge ou où les tâches peuvent être déplacées. Le service peut analyser les informations obtenues auprès des employés et des superviseurs et déterminer si des changements doivent être apportés.

Si le poste d'un employé est réputé éliminé, c'est généralement l'objectif de l'entreprise de lui trouver un autre rôle et de le recycler si nécessaire. Une bonne entreprise doit croire que les personnes talentueuses accepteront de relever le défi d'un nouveau poste et profiteront d'une croissance de carrière avec les responsabilités supplémentaires qui vont avec.

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2. Un système de bonus

Une fois l'analyse de chaque emploi terminée, une entreprise peut décider qu'une prime devrait être accordée à ceux qui sont jugés éligibles. Cette admissibilité pourrait être déterminée sur la plus récente évaluation du rendement du superviseur et la durée de l'emploi de l'employé au sein de l'entreprise. Le pourcentage du bonus doit être le même pour tous les employés éligibles.

Un tel calendrier de primes inciterait les superviseurs et les employés à participer volontiers et volontiers à une analyse de poste. Ils y verraient peut-être une opportunité plutôt qu'une menace.

Avec un calendrier de bonus, un système d'incitation pourrait être mis en place afin que ceux qui sont négligés par le bonus soient également motivés. Fondamentalement, le système pourrait donner «l'espoir» aux travailleurs non rémunérés. Ils pourraient apprendre pourquoi ils n'ont pas reçu de bonus et ce qu'ils pourraient faire à l'avenir pour améliorer la performance de leur poste.

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3. Détails de l'analyse des emplois

Pour obtenir une analyse précise d'un poste, les employés peuvent avoir besoin de tenir un journal de leurs activités pendant plusieurs jours afin d'observer comment ils passent leur temps au travail. L'analyse des emplois doit également être approuvée par chaque superviseur.

L'analyse doit énumérer:

• Le nom du département
• Un résumé du poste de leurs responsabilités générales ou de leur objectif principal
• Un compte rendu détaillé de toutes les tâches impliquées dans l'exercice de leur fonction
• Une estimation du temps moyen passé à exécuter chaque tâche totalisant cent pour cent, en les classant par ordre d'importance
• Une liste des employés dont les activités sont coordonnées ou supervisées par ce poste
• Une liste identifiant les types de responsabilités de supervision impliquées, telles que l'attribution du travail, l'embauche ou l'évaluation du rendement

Le superviseur doit décrire brièvement l'expérience minimale, la formation et tout permis requis pour le poste.

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4. Deux approches de l'analyse des emplois

Deux approches populaires de l'analyse des emplois sont axées sur les tâches et les travailleurs. La méthode axée sur les tâches se concentre sur les tâches impliquées dans l'exécution du travail. La méthode orientée travailleur s'efforce d'examiner les qualités humaines nécessaires pour accomplir le travail avec succès.

Ces caractéristiques sont généralement classées en quatre sections appelées KSAO:

• Connaissance
• Compétences
• Capacités
• Autre (personnalité, intérêts et expériences)

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5. Méthodes d'analyse des emplois

Certaines des façons de mener une analyse de poste comprennent des méthodes traditionnelles et des méthodes uniques. De nombreux départements RH proposent leurs propres méthodes d'analyse des tâches. Ils peuvent souhaiter le faire en raison de la manière dont ils prévoient d'utiliser leur analyse de poste.

La principale raison de faire une analyse de poste est de proposer une description de poste appropriée. De nombreux spécialistes des ressources humaines souhaitent rendre toutes leurs descriptions de poste similaires. Ils veulent qu'ils aient le même format et qu'ils soient créés en utilisant la même méthode.

Façons uniques de faire une analyse des tâches
Des échantillons de travail
Analyse de fond
Questionnaires
Observations - directes et indirectes
Entretiens avec des employés ou des superviseurs
Enquêtes sur les incidents critiques
Journaux de travail
La technique de la grille de répertoire
Listes de contrôle
Analyse hiérarchique des tâches

Qu'est-ce qu'un PAQ? Le PAQ est un instrument d'analyse d'emploi qui est complété par un analyste d'emploi professionnel et mesure la validité des composantes de l'emploi des qualités trouvées dans les tests d'aptitude. Qu'est-ce que JASR? Cette méthode est rapide et axée sur les tâches.

Méthodes traditionnelles d'analyse des tâches
Entretiens personnels
Enquêtes
Évaluations de travail
Entretiens téléphoniques
Revues de procédure et de processus
Questionnaire d'analyse de position (PAQ)
Entretiens d'événement comportemental
Analyse des emplois à la vitesse de la réalité (JASR)
Feuilles de travail d'analyse des tâches

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6. Le processus d'analyse des tâches en 6 étapes

De nombreuses entreprises utilisent un processus en six étapes pour effectuer une analyse des emplois. En règle générale, il est organisé comme suit:

1. Collectez les données et décidez de la meilleure façon de les utiliser. Cela peut impliquer la rédaction de descriptions de poste, la détermination de normes de rendement ou la réalisation d'autres études professionnelles.
2. Énumérez les tâches et les qualifications requises pour exécuter le travail avec succès. Examiner les organigrammes et les diagrammes de processus.
3. Identifiez les tâches critiques ou les emplois représentatifs pour l'analyse principale.
4. Analysez le travail en collectant des données sur les activités du poste, les conditions de travail et les capacités requises pour effectuer le travail. Évaluez les capacités en identifiant les compétences les plus critiques.
5. Revoir les conclusions avec le travailleur et son superviseur. Une fois confirmées, éliminez les tâches qui ne sont pas liées aux compétences.
6. Documentez toutes les conclusions et élaborez une description de poste précise avec les spécifications du poste.

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La chose la plus difficile, mais aussi la plus importante, lors d'une analyse de poste est de convaincre tout le monde. De nombreuses options ont été fournies dans cet article pour vous guider dans la manière d'y parvenir. Une note de service, une réunion formelle ou une entrevue individuelle peut être préférable. Expliquer aux participants à l'analyse des emplois les raisons pour lesquelles elle est réalisée peut les aider à comprendre la décision de l'entreprise.

Démonstration O'NET - Analyse des tâches

Les références

Fisher, CD, Schoenfeldt, LF et Shaw, JB (2006). Gestion des ressources humaines (6e éd.). Boston: Houghton Mifflin.

Muchinsky, PM (2012). Psychologie appliquée au travail. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.

Bureau américain de la gestion du personnel. (2007). Manuel des opérations d'examen délégué: Un guide pour les bureaux d'examen des agences fédérales. Extrait le 30 novembre 2013 de