Comment rédiger des politiques et des procédures pour votre entreprise

Ceci est un guide sur la façon de rédiger des politiques et des procédures pour votre lieu de travail.

David Livermore

Qu'est-ce qu'une politique et une procédure?

Alors, qu'est-ce qu'une politique et une procédure? En termes simples, ce sont des instructions étape par étape sur la façon de faire quelque chose dans votre organisation. Cela pourrait être quelque chose de général comme ce que l'on attend de tous les employés ou comment accomplir une tâche spécifique. Quoi qu'il en soit, une politique et une procédure peuvent mettre ces idées sur papier pour que tout le monde puisse les voir et les suivre.

Cet article couvrira les éléments suivants:

• Ce qu'il faut inclure dans une politique et une procédure
• Comment formater une politique et une procédure.
• Un exemple d'un
• Conseils
• Les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'une politique et d'une procédure.

Éléments à inclure dans une politique et une procédure

Voici ce qui est nécessaire dans chaque politique et procédure.

• En - tête - Cela devrait inclure le nom de votre organisation, le service, etc. Cela permettra d'identifier à qui la procédure est destinée.
• Titre - Le titre de la procédure. Essayez de ne pas faire trop long. Rendez-le facile à retenir et à consulter.
• Numéro de procédure - Ceci est également pour une référence facile. Cela permet aux procédures d'être dans un certain ordre dans un livre, un classeur, une base de données en ligne, etc. Non seulement elles doivent être dans l'ordre numérique, mais il doit y avoir un espacement égal entre le numéro de procédure (c'est-à-dire 100, 105, 110, etc.).
• Date d' entrée en vigueur - La date à laquelle la procédure a été mise en vigueur pour la première fois. Peut être important pour essayer d'établir un calendrier pour une certaine tâche.
• Date de révision - Si des modifications ont été apportées à la procédure à un moment donné, cette date doit être remplacée par la date à laquelle la procédure a été révisée. Cela tient tout le monde au courant des changements actuels.
• Date de révision - Si la procédure a été revue pour voir si des modifications doivent être apportées, cette date doit être modifiée. Peu importe si aucune modification n'a été apportée, cette date doit être remplacée par celle de la dernière révision.
• Autorisé par - Nom de la personne qui a autorisé la publication de la politique et de la procédure. Ce serait un chef de département ou un superviseur.
• Politique - Cela devrait aller dans le qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment. Cependant, cette partie doit être brève. Tout au plus, cela devrait être un aperçu des raisons pour lesquelles la politique est en vigueur.
• Directive - Si quelque chose doit être fait ou s'il y a une instruction générale que la personne doit suivre, cela devrait être dans la directive. N'incluez pas cela à moins qu'il y ait quelque chose de critique qui doit être remarqué immédiatement.
• Procédure - Ce sera la majorité de votre politique et procédure. Il fournit les étapes détaillées sur la façon d'accomplir ce que la politique dicte.
• Numéro de page - Il doit y avoir un numéro de page sur chaque page.
• En-têtes de page - Les en-têtes de page doivent inclure le titre et le numéro de procédure de la politique et de la procédure.
• Initiales - Il doit s'agir des initiales de la dernière personne qui a examiné la politique et la procédure. Il doit également inclure la date de sa dernière révision.
• Exemples - Ceux-ci seront sur des pages séparées qui n'auront pas d'en-tête, de numéros de page, etc. Ce sont des exemples de ce qui est décrit à des étapes importantes de la procédure.

Comment mettre en forme une politique et une procédure

Il existe quelques règles de base pour rédiger une politique et une procédure:

• Police - La police doit être couramment utilisée et reconnue, mais n'est pas considérée comme non professionnelle. Comic Sans, par exemple, est une police non professionnelle.
• Taille de la police - Au mieux, vous ne devriez pas avoir une grande taille de police utilisée tout au long de la procédure. Il doit toujours être cohérent d'une procédure à l'autre.
• Couleurs - Les couleurs ne sont pas vraiment nécessaires. La procédure doit être sur un fond blanc avec une police noire. Cependant, les couleurs peuvent être utilisées dans des exemples.
• Espacement - La partie de la procédure doit être espacée de manière appropriée pour une lecture facile. S'il n'y a pas d'espaces entre les étapes, le texte s'exécute ensemble lorsque quelqu'un lit la stratégie.
• Marges - Celles-ci doivent être établies quelle que soit la norme de votre organisation pour les autres documents. Cela rend les utilisateurs plus enclins à lire et à utiliser la procédure.

Vous trouverez ci-dessous les exigences de style recommandées pour chacune des catégories que j'ai énumérées ci-dessus.

• En - tête - L'en-tête doit toujours être au centre, en gras, en majuscules et tout en haut de la stratégie. Il doit également avoir la plus grande taille de police par rapport au reste de la politique et de la procédure.
• Titre et numéro de procédure - Les deux doivent être sur la même ligne, car ils sont tous deux utilisés comme référence dans la politique et la procédure. Ceux-ci peuvent être de la même taille ou légèrement plus petits que l'en-tête, mais doivent également être en gras et en majuscules. Le titre doit être à l'extrême gauche, avec le numéro de procédure à l'extrême droite.
• Date de mise en vigueur, de révision et de révision - J'ai vu cela de différentes manières. Parfois, ils sont dans leur propre colonne, tandis que d'autres fois je les ai vus dans leur propre ligne. C'est une préférence personnelle, mais ils doivent toujours être en dessous du titre et avoir une police de petite taille. Tout comme les catégories précédentes, celles-ci doivent être en gras et en majuscules.
• Autorisé par - Il peut s'agir de la dernière ligne de la partie supérieure de la politique et de la procédure. Cela doit être en gras, en majuscules et à l'extrême gauche du document.
• Politique - Il devrait y avoir quelque chose pour indiquer que la politique commence à ce stade. En règle générale, vous pouvez mettre le mot «politique» en majuscules et en gras, tandis que la politique elle-même n'est pas expliquée en caractères gras ou en majuscules. Vous voudrez également justifier le texte sur le document.
• Directive - C'est quelque chose que vous voulez généralement vous démarquer, donc il sera en gras et en majuscules. Justifiez le paragraphe pour qu'il soit bon sur la politique et la procédure.
• Procédure - C'est la partie la plus difficile à expliquer car elle est très détaillée. Fondamentalement, vous voudrez séparer vos étapes autant que possible. Vous ne voulez pas de paragraphes d'informations, vous voulez du texte simple à suivre. Donc, divisez autant que vous le pouvez en utilisant différents types de listes à différentes indentations. Par exemple, A.1.ia, chacun à une indentation différente de celle qui le précède. Cependant, lorsque vous passez au "B", il doit être le même indentation que le "A" devant lui. L'exemple ci-dessous en montre un exemple concret.
• Numéro de page - Doit être centré dans le pied de page du document. Faites le numéro de chaque page ou affichez la page en cours et le nombre total de pages (c.-à-d. Page 1 sur 2). La première page n'a pas besoin d'avoir un numéro de page dessus.
• En-têtes de page - L'en-tête de chaque page suivante après la première doit avoir le même aspect que pour le titre et le numéro de procédure se trouve sur la première page.
• Initiales - À la fin de chaque procédure, la personne qui examine / révise la procédure doit inclure ses initiales et la date de sa dernière révision / révision.
• Exemples - Ceux-ci sont distincts de la procédure en cours de rédaction. Ils peuvent inclure des captures d'écran d'un programme, des tableaux à consulter, etc. Au point pertinent de la procédure, il convient de se référer à l'exemple (par exemple, l'exemple A). Ensuite, dans le coin supérieur droit de chaque exemple, il devrait y avoir une référence à quel exemple il s'agit.

Meilleure police à utiliser pour la politique et la procédure

Je recommande quatre polices:

1. Arial - Cette police est considérée comme la norme de l'industrie pour la plupart des documents. De nombreux ordinateurs utilisent par défaut cette police et elle est facile à lire. Vous ne pouvez jamais vous tromper avec cette police.
2. Times New Roman - Une autre norme de l'industrie. Il est également utilisé comme police par défaut pour certains programmes informatiques. Certaines personnes considèrent que c'est un style ancien que la première génération d'utilisateurs d'ordinateurs reconnaît.
3. Calibri - Pour une approche plus douce, vous pouvez utiliser cette police. C'est agréable pour les yeux et adoucit l'apparence d'un document. Étant donné que la politique et la procédure peuvent être ennuyeuses à lire et à écrire, cela pourrait être l'une des meilleures polices à utiliser.
4. Georgia - Il s'agit d'une police rarement utilisée, mais qui peut vous sauter dessus. Je considère que c'est un croisement entre Arial et Times New Roman.

Je n'utiliserais aucune façade trop difficile à lire ou qui ne semble pas professionnelle. Personne ne prendra la politique et la procédure au sérieux si une police non professionnelle est utilisée.

L'image ci-dessous montre les quatre polices en action.

Exemples des polices mentionnées ci-dessus.

David Livermore

Un exemple de politique et de procédure.

David Livermore

Formatage utilisé dans l'exemple de stratégie et de procédure ci-dessus

Ce tableau couvre la mise en forme que j'ai utilisée dans l'exemple ci-dessus. La police utilisée est Arial et le texte est défini par défaut du côté let sauf indication contraire.

Catégorie	Format
Entête	14 pt., Gras, Centre
Titre	14 pt., Gras
Numéro de procédure	14 pt., Gras
Rendez-vous	12 pt., Gras, Centre
Autorisé par	12 pt., Gras, Centre
Politique	12 pt., "Politique" est en gras, justifié
Directif	12 pt., Audacieux, justifié
Procédure	12 pt., Justifié
Numéro de page	10 pt., Centre
En-tête de page	12 pt., Gras
Initiales	12 pt.

Conseils concernant la politique et la procédure

Voici quelques conseils généraux à suivre en matière de politique et de procédure.

• Revoyez souvent les procédures. Ce n'est pas parce que vous écrivez une procédure qu'elle est terminée. Périodiquement, vous devez revenir en arrière et revoir votre procédure pour tout changement. Certains recommandent de les revoir tous les quelques années, mais j'aime les revoir chaque année, si possible. De plus, lorsque quelque chose change dans l'organisation qui affecte une procédure, la politique et la procédure doivent être modifiées immédiatement.
• Faites réviser la procédure avant de la rendre disponible. Demandez à quelques personnes de revoir la procédure pour vérifier qu'elle a du sens. Incluez les nouveaux employés ainsi que les plus expérimentés dans ce processus. Ils peuvent fournir des informations auxquelles vous n'avez peut-être pas pensé. Si vous avez un comité régulier qui examine les procédures, c'est encore mieux.
• Demandez à chacun de confirmer qu'il a examiné la procédure une fois qu'elle a été publiée. Une fois que j'ai fini d'écrire ou de réviser une procédure, je l'envoie à l'ensemble de mon personnel. Ils signent et datent lorsqu'ils l'examinent. J'envoie également un courrier électronique au personnel pour l'informer des changements apportés à une politique et à une procédure. De cette façon, j'ai une documentation que j'ai notifiée à tout le monde. Dans les grandes organisations, cela devrait être géré par les superviseurs au niveau de l'équipe ou de la section.
• Développez une table des matières. Si vous finissez par développer de nombreuses politiques et procédures, développez une table des matières pour faciliter la localisation d'une politique spécifique.
• Laissez une certaine marge de manœuvre dans une procédure. On ne devrait pas s'attendre à ce que le personnel suive la politique et la procédure à la lettre. Il devrait servir de guide pour faire le travail. Tant qu'aucune erreur n'a été commise et qu'aucune loi n'a été enfreinte, une certaine marge de manœuvre peut être autorisée lors du suivi d'une procédure.
• Gardez la procédure aussi courte que possible. N'incluez pas tous les scénarios ou situations qui pourraient survenir. Si quelque chose se produit une fois par an, pourquoi développer une procédure à ce sujet? Cela pourrait être mieux servi dans un mémo ou un e-mail.
• Vérifiez que vous n'enfreignez aucune règle ou loi dans une procédure. Dans les grandes organisations, vous devrez peut-être vérifier que vous ne mettez pas en danger l'employeur ou l'employé lors de l'élaboration d'une procédure. Si nécessaire, incluez la base juridique pour laquelle une politique et une procédure ont été élaborées dans la partie politique de la procédure.
• Recherche le sur Google. Avant de commencer à rédiger une stratégie, effectuez une recherche en ligne pour voir si une autre organisation a rédigé une stratégie similaire. Ne plagiez pas la procédure. Au lieu de cela, lisez-le et créez le vôtre en vous basant sur les idées de celui que vous trouvez.

Les avantages de l'utilisation des politiques et des procédures

Voici les avantages de l'élaboration d'une politique et d'une procédure:

• Permet une manière uniforme de faire les choses. Sans une politique et une procédure en place, cela pourrait permettre aux gens de faire les choses comme ils le souhaitent. Ils pourraient faire des faux pas ou provoquer des erreurs dans le processus. La politique et la procédure résolvent ce problème.
• Cela élimine la demande constante de questions du personnel. En tant que superviseur, je reçois constamment des questions de mon personnel. Maintenant que notre politique et notre procédure sont entièrement mises à jour, je peux simplement leur indiquer la procédure pour répondre à leurs questions. Cependant, des éclaircissements sur la procédure sont parfois nécessaires.
• La politique et la procédure tiennent les employés responsables. Si cela est fait correctement, l'utilisation de politiques et de procédures peut obliger votre personnel à respecter une norme spécifique. Quelqu'un ne peut pas dire qu'il n'était pas au courant de quelque chose ou qu'il n'y a rien à quoi se référer. Grâce à la politique et à la procédure, il tient le personnel au courant de ce qu'on attend d'eux.
• Idéal pour former de nouveaux employés. Lorsque je reçois un nouvel employé, je passe le premier ou les deux premiers jours à travailler en étroite collaboration avec eux. Je leur montre l'essentiel du travail, puis je m'en vais. La seule chose que je leur laisse, c'est la politique et la procédure. Comme ils ont des questions, je les dirige vers cette procédure. Ils apprennent le travail et où aller s'ils ont des questions. De plus, cela me libère pour faire mon travail.
• Il peut fixer des objectifs. L'avantage d'avoir des tâches par écrit est que cela peut fixer des objectifs pour votre personnel. La procédure peut décrire ce qui doit être fait et quand il doit se coucher un par un. Le personnel peut considérer cela comme un objectif pour lui-même dans le but de promouvoir, de gagner des augmentations, etc.

Les inconvénients de l'utilisation de la politique et de la procédure

Voici les inconvénients de l'élaboration d'une politique et d'une procédure:

• Cela étouffe la créativité. Le personnel a l'impression de n'avoir aucune liberté dans sa prise de décision. Ils ne sortiront pas des sentiers battus ou ne trouveront pas de nouvelles solutions créatives à un problème s'ils sentent qu'ils doivent toujours suivre une procédure établie. Je dis toujours à mon personnel que les procédures sont censées être des lignes directrices, pas des règles strictes et rapides. Tant que vous atteignez l'objectif avec succès, le comment n'a pas d'importance.
• Nécessite une mise à jour constante qui peut prendre du temps. Chaque fois que quelque chose change, quelqu'un doit revenir à une politique pour la réviser. Lorsqu'une nouvelle tâche survient, quelqu'un doit rédiger la procédure sur la façon de le faire. C'est un processus très long. Chaque semaine, je m'occupe de la mise à jour, de la révision ou de la planification de la mise à jour d'une politique et d'une procédure.
• Cela peut freiner la croissance d'une organisation. Beaucoup d'employés reviennent à la phrase selon laquelle «quelque chose a toujours été fait de cette façon, alors pourquoi changer cela?». Ce n'est pas la même chose que d'empêcher quelqu'un d'être créatif. Au lieu de cela, la politique et la procédure peuvent empêcher le changement dans une organisation si quelqu'un a un document qui déclare que quelque chose a toujours été fait d'une certaine manière.
• Les employés peuvent interpréter une étape d'une procédure de plusieurs manières. Quelqu'un peut lire une étape dans un sens, tandis qu'un autre peut lire une étape d'une manière différente, alors que l'auteur de la procédure aurait pu signifier quelque chose de complètement différent. Les mots sur un morceau de papier sont sujets à interprétation. Ainsi, lorsqu'une procédure est élaborée, en particulier une procédure longue, il devrait y avoir une communication verbale à ce sujet.
• Ils sont ennuyeux à écrire. J'ai parfois passé plusieurs jours d'affilée à rédiger et réviser la procédure. Cela peut être un processus très long et long, donc ce n'est pas la chose la plus excitante de mon travail. Le problème avec cela étant ennuyeux est que vous êtes plus susceptible de faire des erreurs, c'est pourquoi il est important que plusieurs personnes vérifient la politique après toute révision.

© 2014 David Livermore